Nach der Einführung der elektronischen Akte im Kreis Gütersloh kommt es weiterhin zu analogen Aktenzuläufen im zentralen Posteingang, welche regelmäßig gescannt werden müssen. Die analog eingehenden Akten sind für unterschiedliche Bereiche und Aufgabengebiete. U.a. betrifft es den Bereich Jugend, Soziales, Ausländer und Kataster. Die Akten enthalten personenbezogene Daten, darunter auch Sozialdaten nach verschiedenen Sozialgesetzbüchern. Diese sind besonders schutzbedürftig und erfordern eine Verarbeitung unter strikter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften (DSGVO und SGB). Derzeit wird mit einem wöchentlichen Zulauf von ca. 150 analogen Akten, sowie einigen Steh-Ordnern gerechnet, welche ersetzend gescannt werden müssten.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-16.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-09-12.
Auftragsbekanntmachung (2025-09-12) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: 14748 Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Sozialakten
Referenznummer: 1.3-25-T-14748
Kurze Beschreibung:
“Nach der Einführung der elektronischen Akte im Kreis Gütersloh kommt es weiterhin zu analogen Aktenzuläufen im zentralen Posteingang, welche regelmäßig...”
Kurze Beschreibung
Nach der Einführung der elektronischen Akte im Kreis Gütersloh kommt es weiterhin zu analogen Aktenzuläufen im zentralen Posteingang, welche regelmäßig gescannt werden müssen. Die analog eingehenden Akten sind für unterschiedliche Bereiche und Aufgabengebiete. U.a. betrifft es den Bereich Jugend, Soziales, Ausländer und Kataster. Die Akten enthalten personenbezogene Daten, darunter auch Sozialdaten nach verschiedenen Sozialgesetzbüchern. Diese sind besonders schutzbedürftig und erfordern eine Verarbeitung unter strikter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften (DSGVO und SGB). Derzeit wird mit einem wöchentlichen Zulauf von ca. 150 analogen Akten, sowie einigen Steh-Ordnern gerechnet, welche ersetzend gescannt werden müssten.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Nach der Einführung der elektronischen Akte im Kreis Gütersloh kommt es weiterhin zu analogen Aktenzuläufen im zentralen Posteingang, welche regelmäßig...”
Beschreibung der Beschaffung
Nach der Einführung der elektronischen Akte im Kreis Gütersloh kommt es weiterhin zu analogen Aktenzuläufen im zentralen Posteingang, welche regelmäßig gescannt werden müssen. Die analog eingehenden Akten sind für unterschiedliche Bereiche und Aufgabengebiete. U.a. betrifft es den Bereich Jugend, Soziales, Ausländer und Kataster. Die Akten enthalten personenbezogene Daten, darunter auch Sozialdaten nach verschiedenen Sozialgesetzbüchern. Diese sind besonders schutzbedürftig und erfordern eine Verarbeitung unter strikter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften (DSGVO und SGB). Derzeit wird mit einem wöchentlichen Zulauf von ca. 150 analogen Akten, sowie einigen Steh-Ordnern gerechnet, welche ersetzend gescannt werden müssten.
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Ort der Leistung: Gütersloh🏙️ Dauer
Datum des Beginns: 2025-12-01 📅
Datum des Endes: 2027-11-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätskriterium
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-16 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-16 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
“Die Eröffnung erfolgt aufgrund der Form der Angebotsabgabe "elektronisch in Textform" ohne Bieter.”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 32
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Aufträge werden nur an
fachkundige, und leistungsfähige (geeignete)
Bieter vergeben, die nicht in entsprechender
Anwendung der Bestimmungen der §§ 123...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Aufträge werden nur an
fachkundige, und leistungsfähige (geeignete)
Bieter vergeben, die nicht in entsprechender
Anwendung der Bestimmungen der §§ 123 oder
124 GWB ausgeschlossen worden sind. Geeignet
im Sinne des § 122 Abs. 2 GWB ist ein Bieter, der
1. die Befähigung und Erlaubnis zur
Berufsausübung besitzt, 2. über die wirtschaftliche
und finanzielle Leistungsfähigkeit und 3. die
technische und berufliche Leistungsfähigkeit
verfügt.
“ACHTUNG: Die Angebotsabgabe ist nur elektronisch in Textform zugelassen. Ihr Angebot müssen Sie daher in dieses Vergabeportal einstellen” Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 14dfd697-1dde-4650-bb8e-e68ec899ebe5
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Gütersloh🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de📧
Telefon: +49 2514111691📞 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 176-601481 (2025-09-12)
Auftragsbekanntmachung (2025-10-14) Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-22 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-22 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 37
Auftragsbekanntmachung (2025-10-16) Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-27 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-27 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 28
Auftragsbekanntmachung (2025-10-21) Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-29 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-29 09:00:00 📅