14748 Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Sozialakten
Kreis Gütersloh
Nach der Einführung der elektronischen Akte im Kreis Gütersloh kommt es weiterhin zu analogen Aktenzuläufen im zentralen Posteingang, welche regelmäßig gescannt werden müssen. Die analog eingehenden Akten sind für unterschiedliche Bereiche und Aufgabengebiete. U.a. betrifft es den Bereich Jugend, Soziales, Ausländer und Kataster. Die Akten enthalten personenbezogene Daten, darunter auch Sozialdaten nach verschiedenen Sozialgesetzbüchern. Diese sind besonders schutzbedürftig und erfordern eine Verarbeitung unter strikter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften (DSGVO und SGB). Derzeit wird mit einem wöchentlichen Zulauf von ca. 150 analogen Akten, sowie einigen Steh-Ordnern gerechnet, welche ersetzend gescannt werden müssten.
DeadlineDie Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-09-12.
Wer? Wie? Wo?- • Detmold › Gütersloh
- • Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
Geschichte der Beschaffung
| Datum | Dokument |
|---|---|
| 2025-09-12 | Auftragsbekanntmachung |
| 2025-10-14 | Auftragsbekanntmachung |
| 2025-10-16 | Auftragsbekanntmachung |
| 2025-10-21 | Auftragsbekanntmachung |
Auftragsbekanntmachung (2025-09-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: 14748 Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Sozialakten
Referenznummer:
Kurze Beschreibung:
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung:
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Gütersloh 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-12-01 📅
Datum des Endes: 2027-11-30 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung:
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätskriterium
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50
Titel
Los-Identifikationsnummer:
Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-16 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-16 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 32 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2025-10-16 09:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Ausschlussgrund:
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kreis Gütersloh
Nationale Registrierungsnummer:
Postanschrift: Herzebrocker Str. 140
Postleitzahl: 33334
Postort: Gütersloh
Region: Gütersloh 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: submission@kreis-guetersloh.de 📧
Telefon: +49 5241-851912 📞
URL: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/7b1f0c1e-9672-438a-8e46-7ba6040b2ad0 🌏
Teilnahme-URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/7b1f0c1e-9672-438a-8e46-7ba6040b2ad0 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer:
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Gütersloh 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +49 2514111691 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-12+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 176-601481 (2025-09-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: 14748 Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Sozialakten
Referenznummer:
1.3-25-T-14748
Kurze Beschreibung:
Nach der Einführung der elektronischen Akte im Kreis Gütersloh kommt es weiterhin zu analogen Aktenzuläufen im zentralen Posteingang, welche regelmäßig gescannt werden müssen. Die analog eingehenden Akten sind für unterschiedliche Bereiche und Aufgabengebiete. U.a. betrifft es den Bereich Jugend, Soziales, Ausländer und Kataster. Die Akten enthalten personenbezogene Daten, darunter auch Sozialdaten nach verschiedenen Sozialgesetzbüchern. Diese sind besonders schutzbedürftig und erfordern eine Verarbeitung unter strikter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften (DSGVO und SGB). Derzeit wird mit einem wöchentlichen Zulauf von ca. 150 analogen Akten, sowie einigen Steh-Ordnern gerechnet, welche ersetzend gescannt werden müssten.
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Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung:
0001
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Gütersloh 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-12-01 📅
Datum des Endes: 2027-11-30 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung:
Dem Auftraggeber steht jeweils die Option zu, die Vereinbarung zweimalig um weitere 12 Monate bis maximal zum 30.11.2029 zu verlängern. Das vorstehende Optionsrecht muss bis zum 31.08.2027 bzw. 31.08.2028 ausgeübt werden.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätskriterium
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0001
Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-16 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-16 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
Die Eröffnung erfolgt aufgrund der Form der Angebotsabgabe "elektronisch in Textform" ohne Bieter.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️ Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 32 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2025-10-16 09:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
Die Eröffnung erfolgt aufgrund der Form der Angebotsabgabe "elektronisch in Textform" ohne Bieter.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:
Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Aufträge werden nur an
fachkundige, und leistungsfähige (geeignete)
Bieter vergeben, die nicht in entsprechender
Anwendung der Bestimmungen der §§ 123 oder
124 GWB ausgeschlossen worden sind. Geeignet
im Sinne des § 122 Abs. 2 GWB ist ein Bieter, der
1. die Befähigung und Erlaubnis zur
Berufsausübung besitzt, 2. über die wirtschaftliche
und finanzielle Leistungsfähigkeit und 3. die
technische und berufliche Leistungsfähigkeit
verfügt.
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Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrug
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 19 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Korruption
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlungsunfähigkeit
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kreis Gütersloh
Nationale Registrierungsnummer:
2
Postanschrift: Herzebrocker Str. 140
Postleitzahl: 33334
Postort: Gütersloh
Region: Gütersloh 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: submission@kreis-guetersloh.de 📧
Telefon: +49 5241-851912 📞
URL: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/7b1f0c1e-9672-438a-8e46-7ba6040b2ad0 🌏
Teilnahme-URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/7b1f0c1e-9672-438a-8e46-7ba6040b2ad0 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
ACHTUNG: Die Angebotsabgabe ist nur elektronisch in Textform zugelassen. Ihr Angebot müssen Sie daher in dieses Vergabeportal einstellen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer:
14dfd697-1dde-4650-bb8e-e68ec899ebe5
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Gütersloh 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +49 2514111691 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
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Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-12+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 176-601481 (2025-09-12)
Auftragsbekanntmachung (2025-10-14)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-22 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-22 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 37 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-10-22 09:00:00 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-14+02:00 📅
Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
terminliche Gründe
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 7b1f0c1e-9672-438a-8e46-7ba6040b2ad0-01
Quelle: OJS 2025/S 199-680593 (2025-10-14)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-22 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-22 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 37 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-10-22 09:00:00 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-14+02:00 📅
Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
terminliche Gründe
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 7b1f0c1e-9672-438a-8e46-7ba6040b2ad0-01
Quelle: OJS 2025/S 199-680593 (2025-10-14)
Auftragsbekanntmachung (2025-10-16)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-27 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-27 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 28 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-10-27 09:00:00 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-16+02:00 📅
Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
terminliche Gründe
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 5f6eccb4-aa74-4ac8-9ccb-ca299318a16d-01
Quelle: OJS 2025/S 201-687796 (2025-10-16)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-27 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-27 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 28 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-10-27 09:00:00 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-16+02:00 📅
Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
terminliche Gründe
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 5f6eccb4-aa74-4ac8-9ccb-ca299318a16d-01
Quelle: OJS 2025/S 201-687796 (2025-10-16)
Auftragsbekanntmachung (2025-10-21)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-29 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-29 09:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-10-29 09:00:00 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-21+02:00 📅
Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
terminliche Gründe
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: c51ac541-8ba6-4eaa-b282-0ab688f7269c-01
Quelle: OJS 2025/S 203-697083 (2025-10-21)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-29 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-29 09:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-10-29 09:00:00 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-21+02:00 📅
Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
terminliche Gründe
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: c51ac541-8ba6-4eaa-b282-0ab688f7269c-01
Quelle: OJS 2025/S 203-697083 (2025-10-21)
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