25 E 060 Digitalisierung, Verscannung der Bauakten

Stadt Regensburg

Im Zuge der Umstellung der Stadtverwaltung Regensburg auf elektronisches Dokumentenmanagement werden die bei der Stadt Regensburg vorhandenen Bauakten mit der Zielsetzung digitalisiert, die Beweiskraft des Digitalisats im Vergleich zum Papieroriginal aufrecht zu erhalten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-01-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-12-05.

Wer?

• Stadt Regensburg

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Mittelfranken › Ansbach, Kreisfreie Stadt
• Oberpfalz › Regensburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-12-05	Auftragsbekanntmachung
2025-12-19	Auftragsbekanntmachung
2026-02-11	Auftragsbekanntmachung
2026-03-17	Auftragsbekanntmachung
2026-04-14	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-12-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: 25 E 060 Digitalisierung, Verscannung der Bauakten
Referenznummer: 25 E 060
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 25 E 060
Postleitzahl: 93047
Stadt: Regensburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Regensburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Vergabekriterien
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-13 23:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-01-14 07:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 75 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2026-01-14 07:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-01-13 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen: Unterlagen werden gem. 56 VgV nachgefordert.
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=290213 - Registereintragungen - Angabe zur Mitgliedschaft der Berufsgenossenschaft

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=290213 Die Anforderung des Nachweises vergleichbarer Referenzen gemäß FB 124 Eigenerklärung zur Eignung gilt auch für präqualifizierte Bieter. Präqualifizierte Bieter können sich dazu des PQ-Verzeichnisses bedienen, soweit dort Nachweise entsprechend vergleichbarer Referenzen hinterlegt sind. Präqualifizierte Bieter sollten prüfen, ob die im PQ-Verzeichnis hinterlegten Nachweise vergleichbare Referenzen betreffen und die Hinterlegung ggf. entsprechend anpassen. Alternativ können die Referenzen auf mit dem Angebot übermittelt werden. Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die Auftragsausführung haften; die Haftungserklärung ist gleichzeitig mit der "Verpflichtungserklärung" abzugeben (siehe Teilnahmebedingungen).

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=290213 Nachweis der Zertifizierung DIN EN ISO 9001 oder schlüssige Beschreibung der Qualitätsmanagement-Strategie in Bezug auf die zu erbringende Leistung sowie schlüssige Beschreibung der nach TR-RESISCAN (TR-03138 Ersetzendes Scannen; Herausgeber: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) vorgesehenen Maßnahmen in Bezug auf die zu erbringende Leistung (siehe Ziffer 5.1 bis 5.8), z.B. in Form eines firmeneigenen Qualitäts- und Sicherheitskonzepts. Es muss hierzu insbesondere zu folgenden Punkten eine schlüssige Beschreibung in Bezug auf die zu erbringende Leistung erfolgen: - Verarbeitungsort und Räumlichkeiten - Transportwege u. Logistik -Scanprozess -Scansystem -Organisatorische Maßnahmen -Personelle Maßnahmen -Technische Maßnahmen (in der Leistungsbeschreibung auf Seite 102 formuliert) Angaben zum Fachpersonal u. deren Berufserfahrung (in der Leistungsbeschreibung auf Seite 103 formuliert) Nennung ständige/r Ansprechpartner (in der Leistungsbeschreibung auf Seite 104 formuliert) Angaben zur technischen Ausstattung (in der Leistungsbeschreibung auf Seite 104 formuliert) Ausgefüllter und unterschriebener Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV - Anlage 3)

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Eine Bietergemeinschaft hat mir ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben, - in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, - in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, - dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, - dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Siehe Vergabeunterlagen
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Es gelten die gesetzlichen Ausschlussvoraussetzungen nach §§ 123 bis 126 GWB. Der Bieter hat anzugeben, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und ob er selbst bzw. ein nach Satzung oder Gesetz für den Bieter Vertretungsberechtigter in den letzten zwei Jahren - gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder - gem. § 98c des Aufenthaltsgesetzes - gem. § 21 Abs. 1 Arbeitnehmerentsendegesetz oder - gem. § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist. Es können weitere Ausschlussgründe in den Vertragsunterlagen genannt sein.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Regensburg
Nationale Registrierungsnummer: 09-9003625-22
Postanschrift: D.-Martin-Luther-Str. 3
Postleitzahl: 93047
Postort: Regensburg
Region: Regensburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabeamt
E-Mail: vergabestelle@regensburg.de 📧
Telefon: +49 9415075629 📞
Fax: +49 9415074629 📠
URL: https://www.regensburg.de/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.vergabe.bayern.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/290213 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Der Bieter hat anzugeben inwieweit sein Unternehmen einen Bezug zu Russland hat. Dafür ist die "Eigenerklärung Bezug Russland" (FB 127/L127/III.127) auszufüllen und als Teil des Angebotes abzugeben. Diese Erklärung ist auch für Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher gem. den Bedingungen der Erklärung abzugeben. Angebote können ausschließlich von registrierten Bewerbern über die Vergabeplattform (www.vergabe.bayern.de bzw. iTWOtender) in Textform eingereicht werden. Die Kommunikation (Fragen, Auskünfte) erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform. Dabei ist das Tool Frage stellen bzw. Fragen/Antworten zu verwenden.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Nordbayern bei der Regierung von Mittelfranken
Nationale Registrierungsnummer: 09-0630053-66
Abteilung: Nachprüfungsstelle
Postanschrift: Promenade 27
Postleitzahl: 91522
Postort: Ansbach
Region: Ansbach, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Nachprüfungsstelle
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de 📧
Telefon: +49 981531277 📞
Fax: +49 981531837 📠
URL: http://www.regierung.mittelfranken.bayern.de/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Regensburg - Vergabeamt
Nationale Registrierungsnummer: 09-9003625-22.1
Abteilung: Vergabeamt
Postanschrift: D.-Martin-Luther-Str. 3
Postleitzahl: 93047
Postort: Regensburg
Region: Regensburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Kontaktperson: Vergabeamt
E-Mail: vergabestelle@regensburg.de 📧
Telefon: +49 9415075629 📞
Fax: +49 9415074629 📠
URL: https://www.regensburg.de/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-05+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 236-811967 (2025-12-05)

Auftragsbekanntmachung (2025-12-19)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-02-17 23:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-02-18 07:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-02-18 07:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-02-17 23:59:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-19+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Neuer Wert
Text: Der Einreichungstermin wird neu auf den 17.02.2026 festgesetzt.
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: f9a8f67a-8265-41f2-b706-dfcbc8625bdc-01
Quelle: OJS 2025/S 247-859494 (2025-12-19)

Auftragsbekanntmachung (2026-02-11)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-14 23:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-04-15 07:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 122 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-04-15 07:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-04-14 23:59:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-11+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Neuer Wert
Text:

Der Einreichungstermin wird neu auf den 14.04.2026 festgesetzt. Die Bindefrist wird bis zum 14.08.2026 verlängert.

Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 7fec58aa-acdd-41db-8bd2-76b13e9f0a1d-01
Quelle: OJS 2026/S 030-102159 (2026-02-11)

Auftragsbekanntmachung (2026-03-17)
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=290213 Es sind zwei vergleichbare Referenzen aus den letzten 8 Jahren mit mindestens folgenden Angaben zu benennen: Ansprechpartner; Art der ausgeführten Leistung; Auftragssumme; Ausführungszeitraum. Die Referenzen müssen einen Digitalisierungsumfang von mehr als 10.000 Akten haben und inhaltlich Schriftgut, Pläne und archivarisches Gut abdecken. Der Bieter hat eine gültige Zertifizierung wahlweise: - DIN EN ISO 9001:2015 oder - TR-RESISCAN vorzuweisen. Zur Gewährleistung eines rechtskonformen ersetzenden Scannens sind die in der TR-RESISCAN (TR-03138 Version 1.5) festgelegten Anforderungen zu erfüllen. Dies kann entweder durch ein gültiges TR-RESISCAN-Zertifikat nachgewiesen werden oder alternativ durch ein eigenes Umsetzungskonzept. Die Erbringung eines Nachweises zur Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen nach Art. 28 und 32 DSGVO, z.B. in Form eines standortbezogenen Sicherheitskonzepts, ist erforderlich (siehe Nr. 2.3 des in Anlage 3 beigefügten AVV). Beim Scanprozess kommt nur qualifiziertes Personal mit mindestens zweijähriger einschlägiger Berufserfahrung in der Digitalisierung von Akten zum Einsatz. Die Besichtigung des Aktenbestandes vor Angebotsabgabe ist verpflichtend. Der Bieter muss die vorgefundenen Gegebenheiten (z.B. Transportwege) in seinem Angebot berücksichtigen.

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-17+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Neuer Wert
Text:

Die Leistungsbeschreibung, die Anlagen 1-5 sowie das Leistungsverzeichnis wurden inhaltlich angepasst.

Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: ab914949-e7f8-4ec1-b782-7b151330bdba-01
Quelle: OJS 2026/S 055-192874 (2026-03-17)

Auftragsbekanntmachung (2026-04-14)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-26 23:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-05-27 07:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 127 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-05-27 07:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-05-26 23:59:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-14+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Neuer Wert
Text:

Der Einreichungstermin wird neu auf den 26.05.2026 festgesetzt. Die Bindefrist wird bis zum 30.09.2026 verlängert.

Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 5ea66ff8-9339-436f-a9da-8b45bac7bfaf-01
Quelle: OJS 2026/S 074-260226 (2026-04-14)

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