Abholung, Beförderung und Zustellung von Sendungen (Tagespost) | SBK Siemens-Betriebskrankenkasse | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2025-09-02	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Die Auftraggeberin unterliegt einem stark umkämpften Markt. Die Auftraggeberin versteht sich als Qualitätskasse bei der Erbringung ihrer Dienstleistung. Dieses Qualitätsverständnis erwartet die Auftraggeberin auch von ihren vertraglichen gebundenen Versanddienstleistern hinsichtlich Zustellqualität und Zustellzeit.
Die Auftraggeberin hat ihre Postausgangsstrukturen seit einigen Jahren zentralisiert. Aufgrund des Ende des bisherigen Vertrages, muss die Dienstleistung neu vergeben werden.
Die Auftraggeberin hat von Montag bis Freitag Ausgangspost. Es handelt sich um wichtige Dokumente z.B. Versicherungsbescheinigungen. Leistungsbewilligungen oder- Ablehnungen. Beitragsnachweise usw. Aus diesem Grund ist die Zustellung der Ausgangspost an den Werktagen, also von Montag bis Samstag, notwendig.
Gegenstand der Ausschreibung ist daher die tägliche gewerbsmäßige Abholung, ggf. die Freimachung, die Beförderung und die bundesweite Zustellung dieser Sendungen.
Weitere Leistungsinhalte sind die Nutzung von Nachsendeaufträgen, Übermittlung von neuen Adressen und der Rückversand von unzustellbaren Sendungen.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer muss nachstehende Mengen verarbeiten können:
Aufgrund der Sendungsentwicklungen der letzten Jahre plant die Auftraggeberin im Jahr 2026 mit einer Gesamtversandmenge von ca. 3.500.000 Sendungen.
Das tägliche Versandvolumen beträgt in der Regel zwischen 8.000 und 50.000 Stück.
In 2024 stellen sich die täglichen Briefmengen wie folgt dar:
Sendungsmengen bis 20.000 an 228 Arbeitstagen
Sendungsmengen zwischen 20.000 bis 25.000 an 10 Arbeitstagen
Sendungsmengen zwischen 25.000 bis 50.000 an 11 Arbeitstagen
Sendungsmengen über 50.000 Sendungen an 1 Arbeitstag
Versandmengen über 50.000 Sendungen pro Tag werden gesondert vom Druckdienstleister angekündigt.
Zusätzlich zu den ca. 3.500.000 Sendungen Tagespost kann es zum Versand von großen Briefversandaktionen (über 50.000 Sendungen pro Tag) kommen.
Im Jahr 2024 wurde aufgrund gesetzlicher Vorgaben 2 große Briefversandaktionen durchgeführt.
Aktuell plant die Auftraggeberin mit ca. 1 Versandaktion pro Jahr mit einer Gesamtversandmenge von ca. 750.000 Sendungen. Diese Versandaktionen finden wahrscheinlich nicht jedes Jahr statt. Es können aber auch weitere Versandaktionen dazu kommen. Wir informieren den Auftragnehmer rechtzeitig über geplante Versandaktionen inkl. deren Gesamtversandmenge sowie die Mengen je Versandtage. Die Produktion dieser großen Versandaktionen kann sowohl am Hauptabholstandort als auch am Back-up-Standort des Druckdienstleisters durchgeführt werden.
In den folgenden Jahren plant die Arbeitgeberin mit einer ähnlichen Versandmenge.
Die Zahlen dienen dem Auftragnehmer als Kalkulationsgrundlage. Eine Prognose auf eine zukünftige Sendungsentwicklung kann nicht abgegeben werden. Unterjährige Schwankungen bzw. Spitzen bewegen sich bislang in der genannten Bandbreite. Schwankungen in den Versandmengen müssen vom Auftragnehmer ohne Verzögerungen bewältigt werden können.
Die detaillierten Bedingungen sind im Vertrag und der Leistungsbeschreibung (zu finden unter "Vergabeunterlagen, Dokumente, Vertragsbedingungen") beschrieben. Frist Bieterfragen: Fragen, die bis zu diesem Termin gestellt werden, werden beantwortet. Für später gestellte Fragen kann das nicht zugesichert werden.

Beschreibung der Optionen

Optionale Bestandteile
Kosten für die Bereitstellung von erweiterten Angaben in einem Reporting
Die Auftraggeberin hat aktuell keine Daten darüber vorliegen, in welchen Umfang die Sendungen in welche Zustellregionen verschickt werden.
Daher ist die Auftraggeberin an einem Reporting mit Angaben der Sendungsmengen je Abholtag nach Zustellregionen (entweder je Leitregion (ersten beiden Stellen der Postleitzahl) oder Postleitzahl und Angaben zum Zustelldatum Leitregion/ Postleitzahl interessiert.
Bitte übermitteln Sie uns mit Ihrem Angebot ein Musterreporting.
Dies stellt keine Mindestanforderung dar. Im Preisblatt unter Ziffer 7.1 kann dazu unter optionale Position ein Preis angeben werden. Diese Preisposition kommt nur zum Tragen, wenn sich die Auftraggeberin für die Nutzung des Reports entscheidet. Die Entscheidung darüber trifft die Auftraggeberin im Rahmen der Implementierungsphase.
Hinweis: die Anforderung zum Reporting in Punkt 3.14 dieser Leistungsbeschreibung stellt ein Pflichtkriterium dar.