Agenturrahmenvertrag über Medialeistungen

Kurze Beschreibung

Die TSL sucht im Wege der Neuvergabe eine Mediaagentur für die nächsten max. vier Jahre zur Platzierung der Werbung für die von der TSL durchgeführten Lotterien und Wetten im Rahmen der gesetzlichen Restriktionen der Werbung für Glücksspiel. Neben der Platzierung der Werbung in den
Mediengattungen (u. a. Print, Funk, TV, OOH, DOOH sowie jegliche Online-Werbung) ist die Mediaagentur
auch für die Abwicklung und Beauftragung von Werbe- und Medienkooperationen mit Medien,
Institutionen, Vereinen, Verbänden zuständig, sofern die TSL dafür nicht Sponsoring- oder Kooperationsverträge
abgeschlossen hat sowie für Social Media und Suchmaschinenmarketing. Die gesuchte
Agentur soll auf Erfahrungen in den Bereichen Markeneinführung, Produkt-(Re-)Launches und Markenentwicklung
in regulierten Märkten verweisen können und in der Lage sein, das Marketing der TSL
zielgruppengenau in allen Medien umzusetzen und konzeptionell weiterzuentwickeln.

Beschreibung der Beschaffung

Die TSL sucht im Wege der Neuvergabe eine Mediaagentur für die nächsten max. vier Jahre zur Platzierung der Werbung für die von der TSL durchgeführten Lotterien und Wetten im Rahmen der gesetzlichen Restriktionen der Werbung für Glücksspiel. Neben der Platzierung der Werbung in den Mediengattungen (u. a. Print, Funk, TV, OOH, DOOH sowie jegliche Online-Werbung) ist die Mediaagentur auch für die Abwicklung und Beauftragung von Werbe- und Medienkooperationen mit Medien, Institutionen, Vereinen, Verbänden zuständig, sofern die TSL dafür nicht Sponsoring- oder Kooperationsverträge abgeschlossen hat sowie für Social Media und Suchmaschinenmarketing. Die gesuchte Agentur soll auf Erfahrungen in den Bereichen Markeneinführung, Produkt-(Re-)Launches und Markenentwicklung in regulierten Märkten verweisen können und in der Lage sein, das Marketing der TSL zielgruppengenau in allen Medien umzusetzen und konzeptionell weiterzuentwickeln.

Zusätzliche Informationen

Die Nachforderung von leistungsbezogenen
Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der
Bewertungs-/ Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen (§ 56 Abs.3
VgV). Angebote, die nicht rechtsverbindlich unterschrieben bzw. signiert
sind, werden zwingend von der Wertung ausgeschlossen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Handelsregisterauszug: Einschlägige Nachweise zur Befähigung der Berufsausübung im Staat der Niederlassung gemäß Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU; Bieter mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland,
die zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet sind, haben einen Handelsregisterauszug vorzulegen, der zum Zeitpunkt der Abgabe des Angebots nicht älter als sechs Monate ist,

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Eigenerklärungen, Nachweise und Unterlagen insbesondere über die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sind als gesonderte Anlagen beizufügen:
a. Eigenerklärungen bezüglich des Bestehens oder des Abschlusses einer Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage 11),
b. Vorlage einer allgemeinen Bankauskunft über die wirtschaftliche Situation und/oder das Zahlungsverhalten für den Bieter, die Mitglieder der Bietergemeinschaft und die Nachunternehmer,
c. Erklärung entweder über das Bruttoschaltvolumen oder „Billing-Volumen“ (brutto) des Bieters in den Kalenderjahren 2023, 2022 und 2021 (bei Bietergemeinschaften anzugeben für jedes
Mitglied). Hier ist das sog. „Billingvolumen“ gemeint. Unter dem Begriff „jährliches Billingvolumen“ ist nach allgemeinem Branchenverständnis die Summe der von einer Media-Agentur bei den Medien platzierten Kunden-Etats in einem Kalenderjahr zu verstehen. Die „Billingvolumina“ sämtlicher werbetreibenden Kunden ist in vielen Ländern, u.a. auch in Deutschland, von der unabhängigen Nielsen Company (US) LLC („Nielsen“) erfasst und wird von dieser in einer Datenbank kostenpflichtig, aber grundsätzlich für jedermann zugänglich, bereitgestellt.
Mindestbedingung: Als Nachweis der Eignung wird für Einzelbieter bzw. sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft zusammen ein Bruttoschaltvolumen oder ein RECMA Billing-Volumen in den Kalenderjahren 2023, 2022 und 2021 in Höhe von jeweils 4,0 Mio. Euro (brutto) verlangt. Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe der Vergabestelle der TSL mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Die Vergabestelle der TSL entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie die Vergabestelle der TSL unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Eigenerklärungen, Nachweise und Unterlagen im Hinblick auf die besonderen Anforderungen an die Fachkunde und technische Leistungsfähigkeit sind in Form von Eigenerklärungen als gesonderte Anlagen dem Angebot beizufügen. Sie dienen ausdrücklich nicht der Ermittlung qualitativer Unterschiede zwischen den einzelnen Bietern.: Mindestens drei Referenzaufträge (es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen) die geeignet sind, die Leistungsfähigkeit in Bezug auf den ausgeschriebenen Auftragsgegenstand nachzuweisen. Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist). Der Bewerber hat für jede vorgelegte Referenz die Kontaktdaten des jeweiligen Leistungsempfängers anzugeben (Nennung des Auftraggebers), wünschenswert mit konkretem Ansprechpartner, postalischer Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Anlage 15). Mindestens ein Referenzprojekt der mindestens drei geforderten Referenzen muss von einem Lotterie- Unternehmen bzw. einer Gesellschaft des Deutschen Lotto- und Totoblock (DLTB) stammen. Mindestens eines der mindestens drei geforderten Referenzen muss Erfahrung in der Arbeit, Planung und Steuerung mit den Hauptkanälen Paid Social, Google Ads (SEA), SEO und Google Display nachweisen. Es ist zulässig, dass eine Referenz mehrere bzw. alle vorbenannten Merkmale aufweist. Auch dann müssen mind. zwei weitere Referenzen der letzten drei Jahre angegeben werden, die geeignet sind, die Leistungsfähigkeit in Bezug auf den ausgeschriebenen Auftragsgegenstand nachzuweisen.
Alle Referenzprojekte:
- haben (hatten) eine Laufzeit von mindestens zwei Jahren,
- vertreten die Leistungen der Mediaanalyse, Mediaforschung & Marktforschung, Media-Strategie,
- Beratung und -Planung, Verhandlung / Einkauf, Kampagnen-Durchführung und Überwachung einschl. Reporting und Abrechnung,
- haben (hatten) ein betreutes Bruttoschaltvolumen inkl. MwSt. pro Jahr von mindestens 2,5 Mio. Euro,
- haben (hatten) die Zielgruppe B2B oder G2B,
- haben (hatten) mindestens drei unterschiedliche Mediengattungen bedient (Printmedien, Radio und Internet).
Nutzbar sind nur Referenzen, bei denen insbesondere keiner der nachfolgenden Fälle vorliegt bzw. vorlag:
- Rückabwicklung des Vertrages,
- Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund,
- Geltendmachung von nicht unwesentlichen Vertragsstrafen,
- nicht unwesentliche Reduzierung des Leistungsumfangs gegenüber dem, bei initialer Beauftragung, definierten,
- nicht unwesentliche Überschreitung des initialen Kostenansatzes (Auftragswertschätzung) bzw. Angebotspreises.
Referenzen, bei denen die vorgenannten Pflichtangaben nicht oder nicht vollständig gemacht werden, werden bei der Eignungsprüfung nicht berücksichtigt. Fehlende Angaben werden nicht nachgefordert. Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist). Es sind nur drei Referenzen gefordert. Es ist dem Bieter unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist undin den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt die TSL, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen. Die Vergabestelle der TSL behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung
nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot der TSL mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Die TSL entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 Euro oder zwischen 100.000 und 200.000 Euro).Benennung Mitarbeiteranzahl Vollzeitstellen (Anlage 13) Die TSL wird die Fähigkeit zur Erbringung der geforderten Dienstleistung in Bezug auf Humanressourcen einschätzen. Zudem setzt die TSL als Mindestanforderung an die Eignung, die Beschäftigung von derzeit mind. zehn MA (Vollzeit) im Tätigkeitsbereich der ausgeschriebenen Leistung voraus.Beschreibung der technischen Ressourcen:
Die TSL erbittet von den Bietern Ausführungen zu den technischen Ressourcen für die Durchführung des Auftrags. Dies betrifft Ressourcen zum Abspielen von Medien in TV, Funk, Print (Großfläche und Zeitung) und digitalen Medien. Es geht sowohl um die eigenen technischen Ressourcen, die die Bieter selbst im Haus haben, als auch um die Darstellung der Abläufe (bitte insgesamt maximal fünf DIN A4- Seiten). Beschreibung (Eigenerklärung im Original) und ggf. Nachweis der Maßnahmen zur Gewährleistung
der Qualität (Qualitätssicherungskonzept) Bitte beschreiben Sie insbesondere die Anwendung Ihres Organisationsprinzips, um Betriebsabläufe und komplexe Auftragssituationen qualitäts- und termingerecht realisieren zu können. Das Konzept beschreibt, bezogen auf den ausgeschriebenen Auftrag, konkret und schlüssig, über welche Qualifikation und Erfahrung das zum Einsatz kommende Personal im Bereich des Auftrags-gegenstands verfügen wird.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Folgende Eigenerklärungen insbesondere zur Zuverlässigkeit sind auf Formblättern vorzulegen:
- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Anlage 7),
- Eigenerklärung zum BMWK-Rundschreiben (Anlage 12),
- Eigenerklärung zur Verfügbarkeit von Mitteln anderer Unternehmen gemäß § 47 VgV (Anlage 8),
- Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO (Anlage 6).

Beschreibung der Ausschlussgründe

Der Bieter erklärt mit der Unterzeichnung der Eigenerklärung (LF Anlage 16), dass er alle Anforderungen und
Verpflichtungen, die aufgrund des Thüringer Vergabegesetzes an ihn gestellt
werden, bei der Ausführung des Auftrags einhalten wird.
Wichtiger Hinweis: Diese Eigenerklärung ist der Vergabestelle mit Abgabe des
Angebotes vollständig ausgefüllt vorzulegen. Wird keine signierte
Eigenerklärung abgegeben, wird der Teilnahmeantrag gemäß § 8 Abs. 1 S. 3
ThürVgG vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Fehlt die Unterschrift und/oder
das Datum oder wird die Eigenerklärung nicht den Unterlagen beigefügt, kann das
zum Ausschluss des Angebotes / Teilnahmeantrages (gemäß § 8 Abs. 1 S. 3
ThürVgG) vom Vergabeverfahren führen.
Es gelten zusätzlich die gesetzlichen Ausschlussvoraussetzungen nach §§ 123 bis
126 GWB. Die Bewerber haben eine verbindliche Erklärung abzugeben, dass die
Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 48 VgV i.V. mit §§ 122, 123 und
124 GWB nicht vorliegen (Formblatt LF Anlage 7).
Zur Bekämpfung der Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des
Wettbewerbs haben die Bewerber auch Auskünfte darüber zu geben, ob und auf
welche Art der Bewerber wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden
ist. Dies gilt insbesondere für Bietergemeinschaften. Bei Aufträgen ab einer Höhe
von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) wird die Vergabestelle für den Bieter, der
im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll und im Falle der
Eignungsleihe vom eignungsverleihenden Unternehmen, vor der
Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach §
150a Gewerbeordnung anfordern und seit dem 01.06.2022 zusätzlich gemäß § 6
WRegG eine Abfrage des Wettbewerbsregisters durchführen.
Soll die Zuschlagserteilung bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro (ohne
Umsatzsteuer) an eine Bietergemeinschaft erteilt werden, ist für jedes Mitglied der
Bietergemeinschaft eine Registerabfrage durchzuführen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch
auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren
gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes
Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen
Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich bei der TSL zu rügen (§ 160 Abs. 3
Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen
erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten
Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge gegenüber der TSL geltend gemacht
werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 3 GWB).
Teilt die TSL dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so
besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung
einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer des Freistaates Thüringen
(Thüringer Landesverwaltungsamt, Vergabekammer des Freistaates Thüringen,
Jorge-Semprún-Platz 4, 99423 Weimar, Telefon: +49 (0) 361/ 57332-1254, EMail:
vergabekammer@tlvwa.thueringen.de) zu stellen.
Bewerber, deren Teilnahmeanträge nicht für die zweite Phase berücksichtigt
werden sollen, werden über die Gründe für ihre Nichtberücksichtigung
unverzüglich informiert. Bieter, deren Angebote in Phase 2 für den Zuschlag nicht
berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs.1 GWB
darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertrage nach Absendung dieser
Information durch die TSL geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder
auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag
nach Absendung der Information durch die TSL.
Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 2 GWB nur
festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30
Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als sechs Monate
nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die
Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet
die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach
Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der
Europäischen Union.