Beratung der Landeshauptstadt Potsdam bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen

Kurze Beschreibung

Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) strebt eine umfassende Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse an, um moderne, effiziente und medienbruchfreie Abläufe zu etablieren. Ziel ist es, durchgängige digitale und medienbruchfreie Prozesse zu entwickeln, die den gesamten Lebenszyklus eines Vorgangs abdecken - vom Eingang über die Bearbeitung bis hin zum Ausgang. Auf dem Weg zur Zielerreichung sind folgende Rahmenbedingungen für die Fachbereiche kennzeichnend: - Die Prozesserhebung, -analyse und -optimierung muss unter den Gegebenheiten des laufenden Geschäfts erfolgen. Dieses ist teilweise hochgradig dynamisch und fordernd. - Es stehen nur begrenzte personelle Ressourcen zur Verfügung. Dies hat auch eine unterschiedliche Akzeptanz in einzelnen Organisationseinheiten für die Priorisierung oder Umsetzung der Maßnahmen zur Folge. Zielsetzung dieses Auftrages ist, die bedarfsbezogene Beratung und Unterstützung der Landeshauptstadt Potsdam bei der schrittweisen Digitalisierung ihrer Prozesse. Dies umfasst alle Bereiche, die nicht bereits durch bestehende Verträge der LHP als Auftraggeber abgedeckt sind.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftrag umfasst zwei zentrale Leistungsbausteine: - Leistungsbaustein (LB) 1: bedarfsorientierte Aufnahme und Analyse von Prozessen der Verwaltung sowie Ableitung von Handlungsempfehlungen zur Optimierung und Digitalisierung, - Leistungsbaustein (LB) 2: bedarfsorientierte Begleitung und Beratung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung und Digitalisierung, Die Arbeitsschritte des Leistungsbausteins 1 werden durch den Auftragnehmer grundsätzlich wie folgt strukturiert: a) Durchführung vorbereitender Maßnahmen wie die Sichtung und Bewertung vor-handener Dokumente (z.B. Dienstanweisungen) sowie der prozessspezifischen und allgemeinen organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen (z. B. vorlie-gende Prozessbeschreibungen, -modelle). b) Strukturierte Aufnahme der IST-Prozesse durch Interviews und/oder Workshops mit internen und externen Akteuren bzw. Nutzern im Prozess zur Gewährleistung der aktiven Beteiligung der Mitarbeiter*innen. Dabei werden alle für die Digitalisierung er-forderlichen Informationen erhoben und erfasst (bspw. Schnittstellen zu Fachverfah-ren). Nicht Gegenstand ist eine technische Beschreibung von Schnittstellen in der IT-Landschaft. Im Ergebnis wird eine strukturierte Dokumentation erwartet: Das Pro-zessmodell als funktionale Abbildung (inkl. Prozessbeschreibung, Prozesssteckbrief) innerhalb der PICTURE Prozessplattform sowie eine Erläuterung zur Vorgehenswei-se als PDF-Datei. c) Prozessanalyse auf Basis eines systematischen Analyserasters und unter Einbe-ziehung von Best Practice Beispielen sowie der Berücksichtigung technischer Unter-stützungen (Fachverfahren, DMS etc.). Die Erkenntnisse dieses Arbeitsschrittes werden innerhalb des nachfolgenden Arbeitsschrittes zusammen mit den Hand-lungsempfehlungen verschriftlicht und der Landeshauptstadt Potsdam in geeignetem Format (gängige Office-Formate) zur Verfügung gestellt. d) Erarbeitung konkreter Handlungsempfehlungen für die Prozessoptimierung und Digitalisierung. Diese beinhalten die Modellierung von Soll-Prozessen sowie die Dar-stellung und Abwägung von Umsetzungsrisiken und -chancen. Außerdem sind hier Umsetzungserfordernisse systematisch im Hinblick auf Organisation, Technik, Per-sonalwirtschaft, Führung und Zusammenarbeit zu beschreiben. Im Ergebnis werden die Handlungsempfehlungen in einer schriftlichen Abschlussdokumentation für jeden Prozess (entsprechend des Prozessmanagementstandards der LHP) festgehalten und dem Auftraggeber digital im PDF-Format übergeben. Die Leistungen im Falle eines Abrufs für den Leistungsbaustein 2 sind: a) Beratung bei der Überführung der Optimierungsvorschläge aus 2.1 dieser Leis-tungsbeschreibung sowie damit zusammenhängender Maßnahmen und Optimie-rungsideen der LHP in Entwürfe für Arbeitsanweisungen und/oder Richtlinien für die zuständigen Organisationseinheiten. (z.B. Implementierung von E-Government-Lösungen, Nutzung von Datenanalysetools zur Ressourcenpla-nung/Personalbedarfsmessung) b) Beratung bei der Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zum Chan-ge- und Akzeptanzmanagement für die Umsetzung von Handlungsempfehlungen aus 2.1 dieser Leistungsbeschreibung sowie damit zusammenhängender Maßnah-men und Optimierungsideen der LHP (z.B. Erstellung von Arbeitsmitteln zur Kommu-nikation, Durchführung von Workshops, Handlungsleitfäden). c) Konzeptionieren und Durchführen von Schulungen und Trainings zum Aufbau und Weiterentwicklung von Digitalisierungs- und Prozessmanagementkompetenzen für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte der Landeshauptstadt Potsdam (z. B. pro-zessorientiertes Führen, digitale Kollaboration). Sofern Räumlichkeiten erforderlich sind, werden diese durch den AG zur Verfügung gestellt. Die Erstellung sowie die Festlegung des Formats von Schulungs- und Informationsmaterialien erfolgt in Ab-sprache mit dem AG. d) Beratung bei der Formulierung der fachlichen und funktionalen Anforderungen für IT-Ausstattung und -Systeme (z.B. grundsätzliche Anforderungen an technische Schnittstellen). e) Wahrnehmung von Koordinationsaufgaben im Rahmen der Umsetzung von Maßnahmen in Abstimmung mit der Projektleitung (z.B. Erstellung und Controlling von Meilensteinplanung, Stakeholderanalyse). f) Beratung bei der Entwicklung von Berichtsformaten und Key Performance In-dicators (KPIs) für die Prozesseigentümer, als Grundlagen zum Einpflegen in das BPMS der Landeshauptstadt. g) Beratung der Führungskräfte bei der Priorisierung von Maßnahmen und der Fest-legung von Schrittfolgen zur Digitalisierung ihres Leistungsportfolios. h) Analyse und Identifikation bestehender Digitalisierungsbarrieren (z.B. tech-nisch, organisatorisch, strukturell, personalwirtschaftlich). Im Ergebnis erwarten wir die Erstellung von Handlungsempfehlungen zum Abbau der Digitalisierungsbarrieren in schriftlicher Form sowie die Beratung bei der Umsetzung. i) Beratung zum Schnittstellenmanagement z.B. durch Schnittstellenbeschreibun-gen, durch Vorschläge zur Entwicklung und Anpassung von Schnittstellen. Eine Arbeitnehmerüberlassung erfolgt im Zusammenhang mit diesem Verfahren nicht. Der Auftraggeber erteilt dem vom Auftragnehmer eingesetzten Personal keine Weisungen, diese erfolgen allein vom Auftragnehmer.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot ist/sind einzureichen: - Eigenerklärung über Unteraufträge/Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (Formular 4.3 EU), sofern einschlägig. Es sind Angaben zu tätigen, welche Teile des Auftrages das Unternehmen, unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (§ 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV) bzw. welche Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu nehmen (sofern einschlägig). Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich. Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle im Vergabeverfahren sind einzureichen: - Verpflichtungserklärung durch Nachunternehmer bzw. Eignungsleihe (Formular 4.4 EU, sofern einschlägig).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot ist/sind einzureichen: - Eigenerklärung über die Unternehmensdarstellung (Bieter) mit folgenden Angaben: Name des Unternehmens, Rechtsform, Registerart, Nummer der Eintragung, Registergericht, Genehmigungsnummer/-behörde, Unternehmensträger (z.B. Inhaber, Gesellschafter), Stammmkapital (soweit einschlägig), Vertretungsberechtigte Personen bzw. Organe (z.B. Geschäftsführer) sowie Geschäftsfelder des Unternehmens (Formular 4.5). Im Falle einer Bietergemeinschaft muss die Erklärung zur Unternehmensdarstellulng von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eigenerklärung über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 3 Mio. EUR pauschal je Versicherungsfall für Personenschäden, von mind. 1 Mio. EUR pauschal je Versicherungsfall für Sachschäden und von mind. 250.000 EUR je Versicherungsfall für Vermögensschäden (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV). Für den Fall, dass aktuell über keine Haftpflichtversicherung zu den jeweiligen o. g. Deckungssummen je Versicherungsfall verfügt wird, ist eine Erklärung ausreichend, dass im Falle der Beauftragung, eine entsprechende Haftpflichtversicherung abgeschlossen und eine Kopie der Police als Nachweis im Falle der Beauftragung eingereicht wird (Formular 4.10). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung Haftpflichtversicherung für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Mit dem Angebot sind einzureichen: - Formular zur "Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO" ausgefüllt, nebst der Erklärung zur datenschutzrechtlichen Zuverlässigkeit und zu den technisch-organisatorischen Maßnahmen und einer datenschutzrelev. Produktbeschreibung (sofern eisnschlägig) - Eigenerklärung der Bietergemeinschaft (Formular 4.2 EU,sofern einschlägig) - Eigenerklärung EU-Sanktion Russland gem. Verordnung 2022/576 des Rates (Formular 4.12) - Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem BbgVergG (Formular 5.3) = Bietergemeinschaft 4.12/5.3 von jedem Mitglied Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind einzureichen: - Vereinbarung zw. dem Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmer/Verleiher von Arbeitskräften und (ggf. weiteren) Nachunternehmern oder Verleihern zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem BbgVergG (Formular 5.4,sofern einschlägig) weitere Bedingungen: - Vertragsbedingungen - Infoblatt Datenverarbeitung (Vertrag)

Bekanntmachungs-ID: CXP9YCRHE4L


(1) Die Kommunikation infolge von Bieterfragen, über sonstige Änderungen o.ä. erfolgt ebenfalls über den Vergabemarktplatz, so dass sich die Bieter fortlaufend selbst über den Vergabemarktplatz zum Verfahren, den Stand der Vergabeunterlagen, sowie etwaige Änderungen informieren müssen. Die kostenlose Registrierung zur Teilnahme am Verfahren wird daher empfohlen, da dann der registrierte Bieter automatisch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert wird. Auch können im Verfahren Nachrichten an die Vergabestelle gesendet werden. (2) Sollte sich im Vergabeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, der der Bekanntmachungspflicht unterliegt, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren. Bei Registrierung zum Verfahren auf dem Vergabemarktplatz erfolgt jedoch ebenfalls eine automatische Benachrichtigung über eine Bekanntmachungsänderung oder weitere Bekanntmachungen. (3) Für die Erstellung von Angeboten sind zwingend die vom Auftraggeber über den Vergabemarktplatz in den Vergabeunterlagen bereit gestellten Vordrucke/Formblätter zu verwenden. Änderungen an diesen Vordrucken/Formblätter sind - soweit nicht durch den Auftraggeber explizit zugelassen - unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. Im Übrigen gelten die weitergehenden Anforderungen und Konkretisierungen in den Vergabeunterlagen. (4) Beteiligt sich eine Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern als Bietergemeinschaft am Verfahren oder wird auf Kapazitäten und Leistungen Dritter (z. B. Nachunternehmer) zum Nachweis der Eignung oder zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistungsanforderungen zurück gegriffen, sind die Einzelheiten bezüglich der Voraussetzungen sowie den von diesen einzureichenden Nachweise und Erklärungen den veröffentlichten Vergabeunterlagen zu entnehmen. (5) Bei der Erarbeitung und Übersendung des Angebots ist zudem Folgendes zu beachten: 1. Die Bieter haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins das Angebot über den Vergabemarktplatz Brandenburg einzureichen. 2. Das Angebot und dessen Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden. 3. Es sollen nur die geforderten Erklärungen/Unterlagen/Nachweise dem Angebot beigefügt werden. Von der Übersendung allgemeingültiger Firmenunterlagen, Broschüren, Mappen o. ä. ist bitte abzusehen. Diese werden nicht berücksichtigt. 4. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Angebot in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. 5. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bieter. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, dass insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) jederzeit verlangt oder eingeholt werden können. (6) Die Angebotsunterlagen werden nicht zurückgegeben. Es erfolgt keine Entschädigung für die Erstellung einzureichender Unterlagen bzw. Angeboten. (7) Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zur Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der unionsweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten. § 160 GWB: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.