Beratungsleistungen - Unterstützungsleistungen im Transformationsprojekt Notdienst - insbesondere PMO Gesamtprogramm, Projektleitung und -unterstützung

Beschreibung der Beschaffung

Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein organisiert - entsprechend ihrem gesetzlichen Auftrag - die Versorgung von Patienten und Patientinnen im Notdienst (Betrieb von Notdienstpraxen, Fahrdienst, Videosprechstunde sowie der Patientenhotline 116117). Im Zuge des Gesamt-Programms zur Transformation des Notdienstes wurde in den vergangenen Monaten eine Gesamtprogrammsteuerung mit einem zentralen PMO sowie einem Programm-Management etabliert. Dieses steuert auf Basis einheitlicher Standards den Fortschritt und die relevanten Schnittstellen im Rahmen der aktuellen Fokus-Projekte.


Leistungsgegenstand:

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber in den folgenden Kernthemen:

1) Unterstützungsleistung im aufgesetzten PMO zur Steuerung aller Projekte im Kontext der Notdienst Reform. Die übergeordnete Programm Governance wurde durch die KVNO bereits definiert. Die Leitung des PMO wird von der KVNO gestellt. Der Auftragnehmer soll die folgenden Aufgaben übernehmen:
a. Unterstützung des übergeordneten PMO zur Verankerung aller Projekte im Rahmen der Notdienst Reform unter einer zentralen Steuerung
b. Durchführen von Vorgaben und Strukturen für die Projektleitungen hinsichtlich eines einheitlichen, regelmäßigen Reportings in Richtung des Vorstands und der Geschäftsführung
c. Übernahme von koordinativen Aufgaben und Konsolidierung von Arbeitsergebnissen zur Sicherstellung einer zentralen Steuerung
d. Unterstützung der Projektleitungen soweit erforderlich in fachlicher Hinsicht
e. Aufsetzen geeigneter Maßnahmen zur Einführung eines Controllings der Gesamttransformation

2) Unterstützung der Umsetzungsvorbereitungen der Phase 1 des Projekts "Digitales Gesundheitsleitsystem für den vertragsärztlichen Notdienst":
a. Bereitstellung eines Projektleiters
b. Bereitstellung unterstützender Projektressourcen
c. Bereitstellung eines Enterprise/IT-Architekten

3) Unterstützung der Umsetzungsvorbereitungen des Projektes "Fahrdienstreform (aufsuchender ärztlicher Bereitschaftsdienst)":
a. Validierung und Finalisierung der umzusetzenden Gebietszuschnitte im Fahrdienst hinsichtlich Fahrzeiten, Ressourcenauslastung, etc.
b. Abstimmung und Dokumentation aller notwendigen operativen Prozessanpassungen bzw. Neudefinition von Prozessen (Personalrekrutierung und -planung, Einsatzplanung, Qualitätskontrolle, Abrechnung, etc.)
c. Planung der benötigten Infrastruktur innerhalb der Fahrdienstgebiete für den operativen Betrieb (Technische Ausstattung hinsichtlich Hardware und Software (Praxisverwaltungssystem), Räumlichkeiten, Mobilitätskonzept, etc.)
d. Unterstützung bei der Anpassung von Organisationsplänen und Dienstplanungen, insbesondere hinsichtlich der notwendigen Ressourcenplanung auf Basis der angepassten Fahrdienstbezirke
e. Validierung der Gesamtkosten anhand projektindividueller Entscheidungen hinsichtlich der konkreten Operationalisierung im Rahmen der Umsetzungsvorbereitungen
f. Unterstützung des Bereichs "Honorarabrechnung" bei der Umsetzung einer angepassten Vergütungssystematik für die Poolärzte
g. Unterstützung bei der Festlegung und Einhaltung von Qualitätskriterien hinsichtlich der Poolärzte
h. Operative Vorbereitung des Go-live und Bewertung Ramp-up Konzept
i. Aufarbeitung von Projektergebnissen und Entscheidungsvorlagen im Rahmen des regelmäßigen Reportings
j. Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen für die Gremienarbeit (Ausschüsse, Vertreterversammlung, etc.), Verhandlungen mit Krankenkassen sowie zu kommunikativen Zwecken (z.B. Kreisstellen)
k. Generelle Unterstützung der Projektleitung
l. Bereitstellung eines Teilprojektleiters für das Thema "Fahrdienst-App"

Der Auftragnehmer behält sich vor, zu den vereinbarten Konditionen weitere Beratungs- und Unterstützungsleistungen beim Auftragnehmer abzurufen, die erst im Laufe des Projektes relevant werden oder auch im Rahmen der Ramp-Up und Go-Live-Phasen im Projekt.


Details zur Ausgangssituation, dem aktuellen Projektstand und dem Leistungsinhalt sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Der Auftragnehmer behält sich vor, zu den vereinbarten Konditionen weitere Beratungs- und Unterstützungsleistungen beim Auftragnehmer abzurufen, die erst im Laufe des Projektes relevant werden oder auch im Rahmen der Ramp-Up und Go-Live-Phasen im Projekt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Unternehmensbeschreibung
Liefern Sie mit Angebotsabgabe eine Unternehmensbeschreibung, mindestens unter Angabe von:
- Name des Unternehmens, Besitzverhältnisse, Adresse vom Hauptsitz und ggf. Niederlassungen, Ansprechpartner, Rechtsform des Unternehmens
- Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre (ggf. Umsatzspanne)
- positiver Bonitätsnachweis (z. B. Bankauskunft oder Selbstauskunft einer etablierten Auskunftsdatei)

Mindestanforderungen:
- Jahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, von jeweils über 1.000.000,- Euro netto
- positiver Bonitätsnachweis (z. B. Bankauskunft oder Selbstauskunft einer etablierten Auskunftsdatei)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Anzahl Mitarbeitende für die Jahre 2024, 2023 und 2022
Mindestanforderung: mindestens 8 festangestellte Mitarbeitende im ausgeschriebenen Leistungsbereich (Beratungsleistungen)

2. Referenzen
Liefern Sie mit Angebotsabgabe einen Nachweis von mindestens 3 mit dem Ausschreibungsgegestand vergleichbaren Referenzen unter Beschreibung von:
- genaue Aufgabenstellung und Gesamtlösungsdarstellung
- Durchführungszeitraum
- Besonderheiten
Mindestanforderungen:
- Durchführung innerhalb der letzten 36 Monate
- Auftragsvolumen größer 150 TEUR
- vergleichbare Anforderungen zur Leistungserbringung gem. Beschreibung in der Leistungsbeschreibung
- mindestens eine Referenz im Bereich Notdienst (explizit Ärztlicher Bereitschaftsdienst)