Beschaffung ERP-System inkl. Schulung, Implementierung und Support

Hanns-Seidel-Stiftung e.V.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Anschaffung einer modularen ERP-Standardsoftware als Ablösung der vorhandenen Lösung “Entire” mit folgenden Teilkomponenten: o Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr im In- und Ausland o Kosten- und Leistungsrechnung/ Controlling/ Budget Weitere Erläuterungen sind dem Gesamtkonzept (Anlage-Nr. 14), der Leistungsbeschreibung sowie den Vergabeunterlagen zu entehmen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-12-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-10-30.

Wer?

• Hanns-Seidel-Stiftung e.V.

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-10-30	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-10-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung ERP-System inkl. Schulung, Implementierung und Support
Referenznummer: 2025-ERP-IT-NEU
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Software-Implementierung 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 650 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 2025-ERP-IT-NEU
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Anschaffung einer modularen ERP-Standardsoftware als Ablösung der vorhandenen Lösung “Entire” mit folgenden Teilkomponenten: -Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr im In- und Ausland -Kosten- und Leistungsrechnung/ Controlling/ Budget Weitere Erläuterungen sind dem Gesamtkonzept (Anlage-Nr. 14) zu entehmen. Die Sofware soll eine Workflowkomponenten beinhalten bzw. an das bestehende Workflowmanagement zur digitalen Bearbeitung der Belege (Docuframe) angebunden werden können. Eine digitale Signatur muss unterstützt werden. Die Software muss zwingend bundes- und landesgesetzliche statische Vorgaben erfüllen können und muss die branchenspezifischen Besonderheiten einer weltweit agierenden Stiftung abbilden können. Folgende Leistungen sind Gegenstand des Verfahrens: -Formulierung der erforderlichen Spezifikationen für Hard- und Software zum Betrieb des angebotenen Systems -Unterstützung bei der Installation der Software -Einrichtung einer Systemlandschaft für die Projekt- und Produktivphase/ Schulungsumgebung -Erstellung von technischen Konzepten auf Grundlage des bereitgestellten Gesamtkonzeptes -Einrichtung und Anpassung des Systems (Customizing) sowie Durchführung ggf. erforderlicher Zusatzprogrammierungen -Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Fachverfahren durch Schnittstellen -Konzeption und Umsetzung von Altdatenübernahme -Konzeption und Durchführung von Schulungen -fachli. Unterstützung im Nachgang der Produktivsetzungsphase -laufender Support und Pflege (48 Monate) -Lieferung von Lizenzen

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Postleitzahl: 80636
Stadt: München
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-02-28 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): L = Leistungspunktzahl (Bewertungspunkte x Gewichtung und anschließende Summierung) des zu bewertenden Angebots
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Z = Leistungspunkte (L)/ Gesamtpreis (P)
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung 📦

Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-12-15 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-12-15 10:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): 80636 München (Vergabestelle)
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Öffnung der Angebote erfolgt nach Ablauf der Angebotsfrist. Bieter bzw. Teilnahmer am Verfahren sind bei der Öffnung nicht zugelassen.

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 10 Wochen
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-12-15 10:30:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: 80636 München (Vergabestelle)
Zusätzliche Informationen:

Öffnung der Angebote erfolgt nach Ablauf der Angebotsfrist. Bieter bzw. Teilnahmer am Verfahren sind bei der Öffnung nicht zugelassen.

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber behält sich vor nach § 52 (2) bis (4) VgV fehlende Nachweise und Erklärungen nachzufordern.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Anlage 5_Reiter persönliche Lage) 1.Umsatzzahlen - Die Bieterin/ der Bieter muss den in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielten Jahresumsatz angeben. - Die Bieterin/ der Bieter muss den erzielten Umsatz mit Leistungen in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren angeben. 2.Anzahl Mitarbeiter - Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigungszahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. (festangestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) 3.Zertifizierungen -Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der die geforderten Zertifizierungen des Unternehmens ersichtlich werden. 4.Partnerstatus - Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der der Partnerstatus des Unternehmens ersichtlich werden. Für jede Anforderung wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß des in Anlage 5 angegebenen Bewertungshinweises vergeben. Die konkrete Bepunktung ergibt sich aus den Angaben in Anlage 5, Blatt „persönliche Lage“. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Durch Addition aller gewichteten Eignungspunkte ergibt sich ein Gesamtwert für den Bereich. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Vergabestelle erwartet drei vergleichbare Referenzen pro Bieter, die in den letzten drei Jahren erbracht wurden. (Die Referenzen sind ausschließlich mittels des als Anlage 5 beigefügten Formulars zu beschreiben.) Die Vergabestelle bewertet die in Anlage 5 benannten Referenzen des Bieters gemäß dem dort angegebenen Punkteschema. Für jede Referenz wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß des in Anlage 5 angegebenen Bewertungshinweises vergeben. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Die pro Referenz vergebenen Eignungspunkte werden anschließend addiert. Aus allen abgegebenen Referenzen eines Bieters wird dann der arithmetische Mittelwert der Eignungspunkte gebildet. Bei der Mittelwertbildung wird von drei Referenzen ausgegangen. Das heißt, werden nur zwei Referenzen abgegeben, fließen für eine fehlende Referenz 0 Punkte in die Mittelwertbildung ein, bei nur einer abgegebenen Referenz fließen 2 x 0 Punkte in die Mittelwertbildung ein.

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Vergabestelle erwartet Angaben zur fachlichen Eignung fü folgende Bereiche: 1. Fachliche Eignung Projektleiter - Die Bieterin/ der Bieter hat Angaben zu machen aus denen die Berufserfahrung des vorgesehenen Projektleiters ersichtlich wird. - Die Bieterin/ der Bieter hat einen Nachweis über Zertifizierung im Bereich Projektmanagement für den vorgesehenen Projektleiter anzugeben. - Angabe von Referenzen über vergleichbare Projekte des vorgesehenen Projektleiters - Angabe von (Teil-)Projektleitungserfahrungen des vorgesehenen Projektleiters 2.Fachliche Eignung Projektteam - Angabe der Größe des Projektteams (Ziffer 3.1) - Nachweis über Projekterfahrung von drei vorgesehenen Projektmitarbeitern (Ziffer 3.2) Wie auch für die Referenzen wird für die Angaben des Bieters zur fachlichen Eignung pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert vergeben. Die konkrete Bepunktung ergibt sich aus den Angaben in Anlage 5, Blatt „Fachliche Eignung“. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Durch Addition aller gewichteten Eignungspunkte ergibt sich ein Gesamtwert für die fachliche Eignung. Beachten Sie die Angaben in der Anlage 5 - fügen Sie zum Nachweis der Antworten entsprechende Zertifikate bzw. Nachweise bei.

Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Zur Eignungsprüfung sind vom Bieter Angaben und Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Anlage 3 der Vergabeunterlagen - zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB), zur Befähigung der Berufsausübung sowie zur wirtschaftlichen, finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Anlage 5 der Vergabeunterlagen) zu machen und mit den Angebot vorzulegen. Zur Beurteilung der wirtschaftlichen, finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit dienen insbesondere die Angaben in der Anlage 5 der Vergabeunterlagen. Dort genannte Mindestanforderungen sind zwingend einzuhalten und führen beim Nichtvorliegen zum Ausschluss. Speziell für für die Abfrage der wirtschaftlichen, finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit dienen die Angaben in der Anlage 5 der Vergabeunterlagen. Die Vergabestelle bewertet die in der Anlage 5 genannten Angaben des Bieters demäß den dort angegebenen Punkteschema. Für die Angaben wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß der angegebenen Bewertungshinweise vergeben. Dieser Eignungspunkt wird mit der zugehörigen Gewichtung multipliziert. Die Gesamtwertung wird abschließend zu 60% aus dem arithmetischen Mittel der Referenzbewertung, 10% der persönlichen Lage und 30% der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ermittelt. Es müssen insgesamt 50% der möglichen Gesamteignungspunkte erreicht werden, bei Unterschreitung wird das betreffende Angebot aus der weiteren Wertung ausgeschlossen. Insofern wirkt sich diese Regelung als Ausschlusskriterium aus. Über die Summe aller als [B]-Kriterien im Hauptwertungsbereich - funktionale Anforderungen - wird eine Mindesleitungspunktzahl von 80% der im Hauptwertungsbereich maximal zu erreichenden Leistungspunkten festgelegt. Bei Unterschreitung der Mindestleistungspunktzahl wird das betreffende Angebot aus der weiteren Wertung ausgeschlossen. Insofern wirkt sich diese Regelung als Ausschlusskriterium aus.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Hanns-Seidel-Stiftung e.V.
Nationale Registrierungsnummer: 993-KdB-67
Postanschrift: Lazarettstraße 33
Postleitzahl: 80636
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: ZA3-2 Beschaffung, Bau, Liegenschaften und Innere Dienste
E-Mail: zschau@hss.de 📧
Telefon: +49 89 1258 210 📞
URL: https://www.hss.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=812681 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=812681 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern/ Regierung von Oberbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 89 2176-2411 📞
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-30+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 211-726149 (2025-10-30)

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