Beschaffung ERP-System inkl. Schulung, Implementierung und Support | Hanns-Seidel-Stiftung e.V. | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2025-10-30	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Anschaffung einer modularen ERP-Standardsoftware als Ablösung der vorhandenen Lösung “Entire” mit folgenden Teilkomponenten:
o Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr im In- und Ausland
o Kosten- und Leistungsrechnung/ Controlling/ Budget
Weitere Erläuterungen sind dem Gesamtkonzept (Anlage-Nr. 14), der Leistungsbeschreibung sowie den Vergabeunterlagen zu entehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Anschaffung einer modularen ERP-Standardsoftware als Ablösung der vorhandenen Lösung “Entire” mit folgenden Teilkomponenten:
-Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr im In- und Ausland
-Kosten- und Leistungsrechnung/ Controlling/ Budget
Weitere Erläuterungen sind dem Gesamtkonzept (Anlage-Nr. 14) zu entehmen. Die Sofware soll eine Workflowkomponenten beinhalten bzw. an das bestehende Workflowmanagement zur digitalen Bearbeitung der Belege (Docuframe) angebunden werden können. Eine digitale Signatur muss unterstützt werden. Die Software muss zwingend bundes- und landesgesetzliche statische Vorgaben erfüllen können und muss die branchenspezifischen Besonderheiten einer weltweit agierenden Stiftung abbilden können.
Folgende Leistungen sind Gegenstand des Verfahrens:
-Formulierung der erforderlichen Spezifikationen für Hard- und Software zum Betrieb des angebotenen Systems
-Unterstützung bei der Installation der Software
-Einrichtung einer Systemlandschaft für die Projekt- und Produktivphase/ Schulungsumgebung
-Erstellung von technischen Konzepten auf Grundlage des bereitgestellten Gesamtkonzeptes
-Einrichtung und Anpassung des Systems (Customizing) sowie Durchführung ggf. erforderlicher Zusatzprogrammierungen
-Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Fachverfahren durch Schnittstellen
-Konzeption und Umsetzung von Altdatenübernahme
-Konzeption und Durchführung von Schulungen
-fachli. Unterstützung im Nachgang der Produktivsetzungsphase
-laufender Support und Pflege (48 Monate)
-Lieferung von Lizenzen

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Anlage 5_Reiter persönliche Lage)
1.Umsatzzahlen
- Die Bieterin/ der Bieter muss den in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielten Jahresumsatz angeben.
- Die Bieterin/ der Bieter muss den erzielten Umsatz mit Leistungen in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren angeben.
2.Anzahl Mitarbeiter
- Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigungszahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. (festangestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)
3.Zertifizierungen
-Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der die geforderten Zertifizierungen des Unternehmens ersichtlich werden.
4.Partnerstatus
- Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der der Partnerstatus des Unternehmens ersichtlich werden.

Für jede Anforderung wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß des in Anlage 5 angegebenen Bewertungshinweises vergeben. Die konkrete Bepunktung ergibt sich aus den Angaben in Anlage 5, Blatt „persönliche Lage“. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Durch Addition aller gewichteten Eignungspunkte ergibt sich ein Gesamtwert für den Bereich. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Die Vergabestelle erwartet drei vergleichbare Referenzen pro Bieter, die in den letzten drei Jahren erbracht wurden. (Die Referenzen sind ausschließlich mittels des als Anlage 5 beigefügten Formulars zu beschreiben.) Die Vergabestelle bewertet die in Anlage 5 benannten Referenzen des Bieters gemäß dem dort angegebenen Punkteschema.
Für jede Referenz wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß des in Anlage 5 angegebenen Bewertungshinweises vergeben. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Die pro Referenz vergebenen Eignungspunkte werden anschließend addiert. Aus allen abgegebenen Referenzen eines Bieters wird dann der arithmetische Mittelwert der Eignungspunkte gebildet. Bei der Mittelwertbildung wird von drei Referenzen ausgegangen. Das heißt, werden nur zwei Referenzen abgegeben, fließen für eine fehlende Referenz 0 Punkte in die Mittelwertbildung ein, bei nur einer abgegebenen Referenz fließen 2 x 0 Punkte in die Mittelwertbildung ein.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Die Vergabestelle erwartet Angaben zur fachlichen Eignung fü folgende Bereiche:
1. Fachliche Eignung Projektleiter
- Die Bieterin/ der Bieter hat Angaben zu machen aus denen die Berufserfahrung des vorgesehenen Projektleiters ersichtlich wird.
- Die Bieterin/ der Bieter hat einen Nachweis über Zertifizierung im Bereich Projektmanagement für den vorgesehenen Projektleiter anzugeben.
- Angabe von Referenzen über vergleichbare Projekte des vorgesehenen Projektleiters
- Angabe von (Teil-)Projektleitungserfahrungen des vorgesehenen Projektleiters
2.Fachliche Eignung Projektteam
- Angabe der Größe des Projektteams (Ziffer 3.1)
- Nachweis über Projekterfahrung von drei vorgesehenen Projektmitarbeitern (Ziffer 3.2)
Wie auch für die Referenzen wird für die Angaben des Bieters zur fachlichen Eignung pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert vergeben. Die konkrete Bepunktung ergibt sich aus den Angaben in Anlage 5, Blatt „Fachliche Eignung“. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Durch Addition aller gewichteten Eignungspunkte ergibt sich ein Gesamtwert für die fachliche Eignung. Beachten Sie die Angaben in der Anlage 5 - fügen Sie zum Nachweis der Antworten entsprechende Zertifikate bzw. Nachweise bei.