Beschaffung von Toner, Tinte und sonstigem IT-Verbrauchsmaterial für das Land Hessen, der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main sowie die Föderale IT-Kooperation in drei Losen

Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Beschaffung von Toner, Tinte und sonstigem IT-Verbrauchsmaterial für das Land Hessen, die Johann Wolfgang Goethe-Universität in Frankfurt am Main sowie die Föderale IT-Kooperation in drei Losen

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-03-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-02-19.

Wer?

• Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt, Kreisfreie Stadt
• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
• Darmstadt › Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
• Kassel › Fulda
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Rheinhessen-Pfalz › Mainz, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-02-19	Auftragsbekanntmachung
2025-03-24	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-02-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung von Toner, Tinte und sonstigem IT-Verbrauchsmaterial für das Land Hessen, der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main sowie die Föderale IT-Kooperation in drei Losen
Referenznummer: VG-3000-2024-0061
Kurze Beschreibung:
“Beschaffung von Toner, Tinte und sonstigem IT-Verbrauchsmaterial für das Land Hessen, die Johann Wolfgang Goethe-Universität in Frankfurt am Main sowie die...”
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 13 371 405 EUR 💰
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 3
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 3

1️⃣
Beschreibung der Beschaffung:
“Im Folgenden soll DV-Verbrauchsmaterial für Drucker verschiedener Herstelller (Toner-Kartusche, Tinten-Patrone, Druckkopf, Fotoleiter-Trommel,...”

Beschreibung der Beschaffung

Im Folgenden soll DV-Verbrauchsmaterial für Drucker verschiedener Herstelller (Toner-Kartusche, Tinten-Patrone, Druckkopf, Fotoleiter-Trommel, Fixiereinheit, Wartungs-Kit, Toner-Abfallbehälter, Resttintenbehälter etc.) einschließlich sämtlicher Nachfolgeprodukte und neuer Produkte dieser Warengruppe beschafft werden.

Für Los 1 muss mit mehreren tausend Bestellungen pro Jahr gerechnet werden.
Im Altvertrag wurden 18.685 Bestellungen aufgegeben.

Es steht dem Bieter frei, auch Original-Produkte der jeweiligen Hersteller anzubieten. Dies könnte z. B. notwendig werden, wenn es für ein bestimmtes Produkt keine alternativen Hersteller gibt. Falls Markennamen genannt werden, können auch gleichwertige Produkte anderer Marken angeboten werden.

Es werden sowohl
- Original-Produkte (Tinten- oder Tonerkartuschen der Original-Hersteller der entsprechenden Drucker) als auch
- Kompatible Produkte (komplette Nachbauten von Original-Tinten- oder -Tonerkartuschen) oder
- Wiederaufbereitete Produkte (gebrauchte Module, die nach dem Sammeln, Reinigen, Prüfen, Reparieren bzw. Ergänzen wieder befüllt werden)
zugelassen.
Die Inhalte der angebotenen Tonerkartuschen müssen mindestens die Seitenleistungen der Original-Tonerkartuschen ermöglichen. Die Inhalte der angebotenen Tintenpatronen müssen mindestens den Inhalten (in ml) der Original-Tintenpatronen entsprechen.

Bei diesen "neuen Produkten" handelt es sich um Produkte, die mit den beschriebenen Leistungen vergleichbar sind oder noch nicht am Markt erhältliche Produkte, die das Leistungsspektrum erweitern und zur Erreichung des mit der Ausschreibung verfolgten Zwecks benötigt werden.
Es handelt sich hierbei ausschließlich um Toner, Tinten, Trommeln etc. von Druckern, die innerhalb der Rahmenvertragslaufzeit neu auf den Markt kommen bzw. neu in den Katalog des Drucker-Standardangebotes der HZD aufgenommen werden. In geringem Umfang könnte es sich hierbei auch um Toner, Tinten, Trommeln etc. von Druckern handeln, deren Existenz im Land Hessen der Vergabestelle bei Erstellung der Leistungsbeschreibung nicht bekannt war. Insofern handelt es sich hier um eine Aktualisierung des Rahmenvertrages während der Laufzeit. Das Volumen dieser "neuen Produkte" wird auf ca. 20 % des Gesamtvolumens geschätzt.
Die Preise für diese "neuen Produkte" ergeben sich aus einem pauschalen, prozentualen Aufschlag des Bieters auf seinen Einkaufspreis, der dem Preisblatt im Register "Neue Produkte" zu entnehmen ist.

Refill-Produkte, bei denen lediglich Toner oder Tinte nachgefüllt und keine qualitätssichernde Aufarbeitung (d. h. Reinigung, Prüfung sowie Reparatur bzw. Ergänzung von Komponenten) vorgenommen wird, dürfen nicht eingesetzt werden.

Weitere Details sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen:
“Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 15.000.000 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen...”
Ort der Leistung: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Ort der Leistung: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Ort der Leistung: Fulda 🏙️
Ort der Leistung: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-05-26 📅
Datum des Endes: 2027-05-25 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag zweimal automatisch um jeweils in weiteres Jahr (max. 48 Monate).”
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Beschreibung der Beschaffung:
“Im Folgenden soll DV-Verbrauchsmaterial außer Drucker-Zubehör aus Los 1 (CD, DVD, BD, Leerhüllen, Magnet-Bänder, Beschriftungsbänder, Reinigungsmaterial...”
Zusätzliche Informationen:
“Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 700.000 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen...”
Vergabekriterien
Preis (Gewichtung): 100.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

3️⃣
Beschreibung der Beschaffung:
“Im Folgenden soll folgndes IT-Verbrauchsmaterial für Drucker verschiedener Hersteller beschafft werden: - Brother Toner - HP Tinte / Plotter - Lexmark...”

Beschreibung der Beschaffung

Im Folgenden soll folgndes IT-Verbrauchsmaterial für Drucker verschiedener Hersteller beschafft werden:
- Brother Toner
- HP Tinte / Plotter
- Lexmark Toner

Für Los 3 muss mit mehreren tausend Bestellungen pro Jahr gerechnet werden.
Das Los beinhaltet ausdrücklich auch sämtliche Nachfolgeprodukte und zukünftige neue Produkte der jeweiligen Warengruppen. Die Preisgestaltung zukünftiger
neuer Produkte orientiert sich an einem Aufschlag des Bieters auf seinen Einkaufspreis, der abgefragt und - ausgehend von einem geschätzten (€-) Volumen - bewertet wird.

Bezüglich des Volumens für das Los 3 werden von der Johann Wolfgang Goethe Universität folgende Bedarfe angenommen:
Brother Toner: 1.694 Toner
Lexmark Toner: 1.056 Toner

Der Bedarf an HP Tinte / Plotter ist so gering, dass der Gesamtumsatz daran keinen nennenswerten Teil des Gesamtumsatzes ausmacht.

Es handelt sich bezüglich aller genannten Zahlen um eine grobe Schätzung. Eine Mindestabnahmemenge im Rahmen dieses Loses wird nicht vereinbart.

Es werden sowohl
- Original-Produkte (Tinten- oder Tonerkartuschen der Original-Hersteller der
entsprechenden Drucker) als auch
- Kompatible Produkte (komplette Nachbauten von Original-Tinten- oder -
Tonerkartuschen) oder
- Wiederaufbereitete Produkte (gebrauchte Module, die nach dem Sammeln,
Reinigen, Prüfen, Reparieren bzw. Ergänzen wieder befüllt werden)
zugelassen.
Die Inhalte der angebotenen Tonerkartuschen müssen mindestens die Seitenleistungen der Original-Tonerkartuschen ermöglichen. Die Inhalte der angebotenen Tintenpatronen müssen mindestens den Inhalten (in ml) der Original-Tintenpatronen entsprechen.

Es steht dem Bieter frei, auch Original-Produkte der jeweiligen Hersteller anzubieten.
Dies könnte z.B. notwendig werden, wenn es für ein bestimmtes Produkt keine alternativen Hersteller gibt.
Falls Markennamen genannt werden, können auch gleichwertige Produkte anderer Marken angeboten werden

Refill-Produkte, bei denen lediglich Toner oder Tinte nachgefüllt und keine Qualität
sichernde Aufarbeitung (d.h. Reinigung, Prüfung sowie Reparatur bzw. Ergänzung
von Komponenten) vorgenommen wird, dürfen nicht angeboten werden.

Weitere Details sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen:
“Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 288.072,00 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen...”
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0003

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-03-25 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-03-25 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Mindestanfroderungen Los 1: Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die...”

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mindestanfroderungen

Los 1:
Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.
a) Lieferungen aus einem Katalog beliebiger folgender Artikel: Tintenpatronen/Tonerkartuschen/Druckköpfen/Fotoleiter-Trommeln/Fixiereinheiten/Wartungs-Kits/Toner-Abfallbehälter/ Resttintenbehälter - bei insgesamt mindestens 1.000 Lieferungen pro Jahr für mindestens einen Kunden mit mindestens 10 Lieferadressen;
b) Mindestens ein Jahr Erfahrung mit einem E-Procurement-System oder Internet Shop-System (elektronische Bestellsysteme)
c) Rücknahme der gebrauchten Tintenpatronen/Tonerkartuschen über ein Sammelsystem, welches dem Kunden zur Verfügung gestellt wird.
Alle Anforderungen a), b) und c) müssen zusammen in einer Referenz nachgewiesen werden

Los 2:
Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.
a) Lieferungen aus einem Katalog beliebiger folgender Artikel:
CD, DVD, BD, Leerhüllen, Magnet-Bänder, Beschriftungsbänder, Reinigungsmaterial [Tücher, Reinigungsflüssigkeit, Druckluftspray etc.], Feinstaubfilter - bei insgesamt mindestens 500 Lieferungen pro Jahr für mindestens einen Kunden mit mindestens 5 Lieferadressen;
b) Mindestens ein Jahr Erfahrung mit einem E-Procurement-System oder Internet Shop-System (elektronische Bestellsysteme).
Alle Anforderungen a) und b) müssen zusammen in einer Referenz nachgewiesen werden

Los 3:
Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht:
a) Lieferungen aus einem Katalog beliebiger folgender Artikel: Tintenpatronen/Tonerkartuschen/Druckköpfen/ Fotoleiter-Trommeln/ Fixiereinheiten/Wartungs-Kits/Toner-Abfallbehälter/ Resttintenbehälter - bei insgesamt mindestens 1.000 Lieferungen pro Jahr für mindestens einen Kunden mit mindestens 10 Lieferadressen
b) mindestens ein Jahr Erfahrung mit einem E-Procurement-System oder Internet Shop-System (elektronische Bestellsysteme)
c) Rücknahme der gebrauchten Tintenpatronen/Tonerkartuschen über ein Sammelsystem, welches dem Kunden zur Verfügung gestellt wird.
Alle Anforderungen müssen zusammen in einer Referenz nachgewiesen werden.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die...”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Nationale Registrierungsnummer: 06-25153000-14
Postanschrift: Mainzer Straße 29
Postleitzahl: 65185
Postort: Wiesbaden
Region: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@hzd.hessen.de 📧
Telefon: +49 611340-0 📞
Fax: +49 611340-1150 📠
URL: https://vergabe.hessen.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag umfasst die gemeinsame Beschaffung ✅
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1902a03c6cc-6a531e7899494000 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabe.hessen.de 🌏

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Ein Bewerber kann den Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ganz oder teilweise durch die Teilnahme an...”

Ein Bewerber kann den Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen.

Neben den in Ziffer 5.1.9 dieser EU-Bekanntmachung geforderten Unterlagen zu Beleg der Eignung haben die Bieter zusätzlich die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen:

(1) Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB (Dateien "Eigenerklaerung_Par_123_GWB" und "Eigenerklaerung_Par_124_GWB"). Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.

(2) Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.

(3) Erklärung Unternehmensdaten (Datei "Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient lediglich statistischen Zwecken. Sie stellt kein Eignungskriterium dar.

Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, die Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie die im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird über den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG i.V.m. § 6 Abs. 1 WRegG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister angefordert.

Los 1 und Los 3:
Den Zuschlag für das jeweilige Los 1 und 3 erhält der Bieter mit der höchsten Punktzahl, die nach der folgenden Formel errechnet wird: Gesamtpunkte = Leistungspunkte / Preispunkte. Es wurde ein Schwankungsbereich (SB) von 5 % (fünf Prozent) in Abweichung vom führenden Wert Z festgelegt. Unter den Angeboten, bei denen das Leistungs-Preis-Verhältnis Z nicht mehr als 5 % vom führenden Angebot abweicht,entscheidet allein die Summe der gewichteten Leistungspunktzahlen in dem Kriterienkatalog.
Preis
Der Gesamtpreis ergibt sich aus den Gesamtheit der einzelnen Verkaufspreisen der Produkte sowie aus der voraussichtlichen Gesamtsumme an "neuen Produkten". Daraus ergibt sich eine wertungsrelevante Gesamtsumme.
Leistung
Jeder Bieter hat mit seinem Angebot einen Kriterienkatalog einzureichen Hierbei können maximal 10 Punkte erreicht werden.

Los 2:
Den Zuschlag für Los 2 erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot in Bezug auf den Preis. Entscheidend ist hier die Gesamtangebotssumme (brutto), die sich aus den Summen der entsprechenden Positionen im Preisblatt ergibt.

Details zur konkreten Bewertung und Berechnung ergeben sich aus den Ausschreibungsbestimmungen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Nationale Registrierungsnummer: DE 812056745
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Postleitzahl: 64283
Postort: Darmstadt
Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Telefon: +49 6151 126603 📞
Fax: +49 611327648534 📠
URL: https://www.rp-darmstadt.hessen.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“§ 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 036-116309 (2025-02-19)

Auftragsbekanntmachung (2025-03-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 13 371 405 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-03-31 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-03-31 10:00:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Korrektur Preisblatt Los 3 (Version 3) sowie Angebotsfristverlängerung.”
Quelle: OJS 2025/S 059-189939 (2025-03-24)

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