Betreuung, Customizing, Service und Support der enaio-Software

WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH

Seit 2021 wird in der WBM die Software enaio© von Optimal Systems als Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Aktuell befindet sich die Version 9.10 im Einsatz. Lizenziert sind ca. 150 Nutzer: innen, die organisationsübergreifend die Lösung anwenden. Der bestehende Dienstleistungsvertrag mit dem Dienstleister über die Betreuung der Software in den Bereichen Service, Support und Customizing, Service & Support, Schulung / Einweisung nähert sich dem Ende. Weil weiterer Unterstützungsbedarf besteht, soll über die vorliegende Ausschreibung ein neuer Vertragspartner gefunden werden, der der WBM DMS-Expert: innen mit dem geforderten Fachknowhow anbieten kann.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-08-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-07-29.

Wer?

• WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH

Wie?

• Softwareprogrammierung und -beratung › Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-07-29	Auftragsbekanntmachung
2025-08-28	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-07-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Betreuung, Customizing, Service und Support der enaio-Software
Referenznummer: 2025-0076
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 0
Beschreibung der Beschaffung:

Postleitzahl: 10178
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-10-01 📅
Datum des Endes: 2027-09-30 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis mit dem in diesem Vergabeverfahren beauftragten Bieter vor vollständiger Leistungserbringung aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer vergleichbarer Gründe (z. B. Vertragsaufhebung im gegenseitigen Einvernehmen) beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen unter Einhaltung der angebotenen Preise an einen anderen Bieter dieses Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächstwirtschaflicheren Angebot.

Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von zwei Jahren. Die Laufzeit beginnt am 01.10.2025. Der Vertrag kann einmal um ein weiteres Jahr verlängert werden. Der Auftragsumfang ist auf maximal drei Jahre begrenzt.

Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Das Konzept wird mit 40 % bewertet.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-08-29 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-08-29 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 33 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2025-08-29 10:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-08-22 12:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Es gelten die Regelungen des § 56 VgV.
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Erklärung, dass eine gültige Haftpflichtversicherung vorliegt: Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sachschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung, mit mindestens 100.000 Euro für Vermögensschäden und eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000,00 EUR

Eignungskriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Bestätigung, dass eine Unternehmenszertifizierung nach DIN ISO…

… 9001 oder vergleichbar vorliegt oder das Unternehmen sich im Zertifizierungsprozess befindet.

… 27001 oder vergleichbar vorliegt oder das Unternehmen sich im Zertifizierungsprozess befindet.

Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Es sind Profile zweier Mitarbeitenden gefordert, welche für die Dienstleistungserbringung vorgesehen sind: - einen enaio-Experten (Senior Level) und - einen enaio-Fachmann (Consultant Level). Mindestanforderungen für den enaio-Experten: - Abgeschlossenes IT-Studium oder IT-Fachausbildung - Mind. 5 Jahre Berufs-/Projekterfahrung mit vergleichbaren DMS-Projekten - Nachweis von tiefgreifenden enaio©-Kenntnissen durch zwei Referenzprojekte. Die wahrgenommenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zu erläutern. Aus den Referenzen und deren Beschreibung muss hervorgehen, dass der enaio-Experte in folgenden Themengebieten Erfahrungen aufweisen kann: o Bereitstellung und Entwicklung von Akten (Schränken) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen o Erfahrung in Entwicklung von geschäftsprozess-basierten Workflows innerhalb der Akten (Schrän-ke) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen o Konzeption und Planung, Projektunterstützung von enaio© bereitgestellten Schnittstellen (API etc.) und Drittanbieter-Software o Umsetzung von Berechtigungsverfahren (User/Gruppen) in enaio© - Nachweis technischer enaio© Weiterbildungen im Bereich DMS (z.B. © © Essentials, enaio© Advanced, enaio© Systemdiagnose, API, Rest API) - Gute Windows-Server Kenntnisse (mind. Windows Server 2019) - Kenntnisse im Bereich von Fachverfahren, die an eine DMS-Software angebunden werden, wie ERP, CAFM und elektronischer Rechnungseingang - Erfahrungen und Kenntnisse zu ERP-Lösungen im Bereich der Wohnungswirtschaft - Erfahrungen im Umgang mit Rechte- und Rollen sowohl Stammdatenmanagement - Sehr gute Erfahrungen im Bereich der Dokumentation von Anwendungslandschaften, wie beispielsweise dem DMS Mindestanforderung für den enaio-Fachmann (Consultant Level): - Abgeschlossenes IT-Studium oder IT-Fachausbildung - Mind. 3 Jahre Berufs-/Projekterfahrung mit vergleichbaren DMS-Projekten - Nachweis von grundlegenden enaio©-Kenntnissen durch mind. ein Referenzprojekt. Die wahrgenomme-nen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zu erläutern. Die Referenzen müssen mit den ausgeschriebe-nen Leistungen vergleichbar sein und die weiteren folgende Voraussetzungen erfüllen: o Umsetzung/Modellierung der enaio© DMS-Software - Windows-Server Basiskenntnisse (mind. Windows Server 2019) - Erfahrungen und Kenntnisse zu ERP-Lösungen im Bereich der Wohnungswirtschaft - Erfahrungen im Umgang mit Rechte- und Rollen sowohl Stammdatenmanagement - Sehr gute Erfahrungen im Bereich der Dokumentation von Anwendungslandschaften, wie beispielsweise dem DMS

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es sind Profile zweier Mitarbeitenden gefordert, welche für die Dienstleistungserbringung vorgesehen sind:
- einen enaio-Experten (Senior Level) und
- einen enaio-Fachmann (Consultant Level).

Mindestanforderungen für den enaio-Experten:
- Abgeschlossenes IT-Studium oder IT-Fachausbildung
- Mind. 5 Jahre Berufs-/Projekterfahrung mit vergleichbaren DMS-Projekten
- Nachweis von tiefgreifenden enaio©-Kenntnissen durch zwei Referenzprojekte. Die wahrgenommenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zu erläutern. Aus den Referenzen und deren Beschreibung muss hervorgehen, dass der enaio-Experte in folgenden Themengebieten Erfahrungen aufweisen kann:
o Bereitstellung und Entwicklung von Akten (Schränken) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
o Erfahrung in Entwicklung von geschäftsprozess-basierten Workflows innerhalb der Akten (Schrän-ke) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
o Konzeption und Planung, Projektunterstützung von enaio© bereitgestellten Schnittstellen (API etc.) und Drittanbieter-Software
o Umsetzung von Berechtigungsverfahren (User/Gruppen) in enaio©
- Nachweis technischer enaio© Weiterbildungen im Bereich DMS (z.B. © © Essentials, enaio© Advanced, enaio© Systemdiagnose, API, Rest API)
- Gute Windows-Server Kenntnisse (mind. Windows Server 2019)
- Kenntnisse im Bereich von Fachverfahren, die an eine DMS-Software angebunden werden, wie ERP, CAFM und elektronischer Rechnungseingang
- Erfahrungen und Kenntnisse zu ERP-Lösungen im Bereich der Wohnungswirtschaft
- Erfahrungen im Umgang mit Rechte- und Rollen sowohl Stammdatenmanagement
- Sehr gute Erfahrungen im Bereich der Dokumentation von Anwendungslandschaften, wie beispielsweise dem DMS

Mindestanforderung für den enaio-Fachmann (Consultant Level):

- Abgeschlossenes IT-Studium oder IT-Fachausbildung
- Mind. 3 Jahre Berufs-/Projekterfahrung mit vergleichbaren DMS-Projekten
- Nachweis von grundlegenden enaio©-Kenntnissen durch mind. ein Referenzprojekt. Die wahrgenomme-nen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zu erläutern. Die Referenzen müssen mit den ausgeschriebe-nen Leistungen vergleichbar sein und die weiteren folgende Voraussetzungen erfüllen:
o Umsetzung/Modellierung der enaio© DMS-Software
- Windows-Server Basiskenntnisse (mind. Windows Server 2019)
- Erfahrungen und Kenntnisse zu ERP-Lösungen im Bereich der Wohnungswirtschaft
- Erfahrungen im Umgang mit Rechte- und Rollen sowohl Stammdatenmanagement
- Sehr gute Erfahrungen im Bereich der Dokumentation von Anwendungslandschaften, wie beispielsweise dem DMS

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sachschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung, mit mindestens 100.000 Euro für Vermögensschäden und eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000,00 EUR zu erbringen.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Beschreibung der Ausschlussgründe: Es gelten Ausschlussgründe nach §§ 123und 124 GWB.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Nationale Registrierungsnummer: 11-2100005003-97
Abteilung: Zentraler Einkauf
Postanschrift: Dircksenstraße 38
Postleitzahl: 10178
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@wbm.de 📧
Telefon: +49 30 2471 3654 📞
URL: https://www.wbm.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/196845 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

1) Die Vergabeunterlagen für das Offene Verfahren stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung. Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Angebote zugelassen. 2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 22.08.2025, 12:00 Uhr über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten zum täglichen Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren den folgenden Link zu nutzen: https://www.wbm.de/unternehmen/ausschreibungen/rss-feed/ 3) Der Bieter muss sämtliche Angaben zwingend in dem Angebot machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen. 4) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen. Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss der Bieter/der Bietergemeinschaften führen; 5) Die Angaben zu Referenzen und Umsatz von Bietern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bietergemeinschaft können addiert werden. 6) Eine Nichteinhaltung der als Mindestanforderung gekennzeichneten Kriterien führt zwingend zum Ausschluss. 7) Eine Änderung der Zusammensetzung der Bietergemeinschaft ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Die Bewerber-/Bietergemeinschaft muss nachweisen, dass durch den Austausch von Unternehmen die nachgewiesene Eignung der Bewerber-/Bietergemeinschaft nicht nachteilig geändert wurde. Die vorgenannten Ausführungen gelten entsprechend im Hinblick auf benannte Drittunternehmen, wie Unterauftragnehmer, verbundene Unternehmen und sonstige Dritte, auf die sich der Bewerber im Rahmen seines Angebotes zum Nachweis seiner Eignung berufen hat.

Zusätzliche Informationen

1) Die Vergabeunterlagen für das Offene Verfahren stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung. Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Angebote zugelassen.

2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 22.08.2025, 12:00 Uhr über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten zum täglichen Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren den folgenden Link zu nutzen: https://www.wbm.de/unternehmen/ausschreibungen/rss-feed/

3) Der Bieter muss sämtliche Angaben zwingend in dem Angebot machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen.

4) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen. Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss der Bieter/der Bietergemeinschaften führen;

5) Die Angaben zu Referenzen und Umsatz von Bietern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bietergemeinschaft können addiert werden.

6) Eine Nichteinhaltung der als Mindestanforderung gekennzeichneten Kriterien führt zwingend zum Ausschluss.

7) Eine Änderung der Zusammensetzung der Bietergemeinschaft ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Die Bewerber-/Bietergemeinschaft muss nachweisen, dass durch den Austausch von Unternehmen die nachgewiesene Eignung der Bewerber-/Bietergemeinschaft nicht nachteilig geändert wurde. Die vorgenannten Ausführungen gelten entsprechend im Hinblick auf benannte Drittunternehmen, wie Unterauftragnehmer, verbundene Unternehmen und sonstige Dritte, auf die sich der Bewerber im Rahmen seines Angebotes zum Nachweis seiner Eignung berufen hat.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Nationale Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Abteilung: - Geschäftsstelle -
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +49 30 90138316 📞
Fax: +49 30 90137613 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-29+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 144-497887 (2025-07-29)

Auftragsbekanntmachung (2025-08-28)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-28+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Andere zusätzliche Informationen

Der Termin für die Abgabe der Angebote verschiebt sich vom 29.08.2025, 10:00 Uhr auf den 03.09.2025, 10:00 Uhr.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 67943e55-42db-420e-ba90-216652631a8d-01
Quelle: OJS 2025/S 165-563893 (2025-08-28)

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