Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer Betriebsunterstützung "Managed Service EASY-Archiv" durch das offene Verfahren.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-28.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-09-26.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Auftragsbekanntmachung (2025-09-26) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Betriebsunterstützung Managed Service EASY-Archiv
Referenznummer: 2025-30
Kurze Beschreibung:
“Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer...”
Kurze Beschreibung
Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer Betriebsunterstützung "Managed Service EASY-Archiv" durch das offene Verfahren.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Software-Beratung📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Geplant ist ein Leistungsumfang von durchschnittlich vier Personentagen pro Monat. Nähere Angaben sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.”
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Unterstützung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Konfiguration📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Die Leistungserbringung erfolgt üblicherweise remote.”
Ort der Leistung: Essen, Kreisfreie Stadt🏙️ Dauer
Datum des Beginns: 2025-12-01 📅
Datum des Endes: 2029-12-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-28 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-28 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 62
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachweis von mind. 4 qualifizierten Mitarbeitenden, welche den Managed Service erbringen...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachweis von mind. 4 qualifizierten Mitarbeitenden, welche den Managed Service erbringen sollen mit Lebenslauf und Referenzen in Bezug auf die Tätigkeit Managed Service EASY Archiv. Die vorgesehenen Mitarbeitenden müssen in Summe in der Lage sein, eigenständig die Leistungen zu erbringen und die deutsche Sprache mindestens auf Niveau C1 beherrschen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens drei , nach Art und Umfang (Technologie,...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens drei , nach Art und Umfang (Technologie, Größenordnung und Aufgabenspektrum) mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzleistungen in den letzten drei Jahren.
Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular ´Referenzen´ zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.
Referenzen sind nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags vergleichbar, wenn die im Folgenden genannten Merkmale jeweils erfüllt sind:
- Betriebsunterstützung im Bereich EASY-Archiv
- Leistungserbringung seit mind. 2 Jahren
- Umfang von mind. 4 Personentagen
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis Betriebshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Nachweis Betriebshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vor-zulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.
Die Versicherung sollte den Zusatzbaustein "Produkthaftpflichtversicherung" beinhalten.
Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.
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Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Einzureichende Unterlagen:
- Eigenerklärung Datenschutz ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- EVB-IT Dienstvertrag ( Keine oder anderweitige...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Einzureichende Unterlagen:
- Eigenerklärung Datenschutz ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- EVB-IT Dienstvertrag ( Keine oder anderweitige Formerfordernis vorzulegen): Ausgefüllt und unterschreiben (Digitale Signatur möglich) einzureichen
- Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Im Fällen von Bietergemeinschaften/Unterauftragnehmern/Eignungsleihe ist das Formular 521 zusätzlich jeweils von allen Bietergemeinschaftsmitgliedern/Unterauftragnehmern/Eignungsleihern einzureichen.
- Formular 522 Eigenerklärung Mindestlohngesetz ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Formular 523 Eigenerklärung EU-Sanktionspaket ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Formular 531 Bietergemeinschaftserklärung ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): sofern zutreffend
- Formular 533a Informationen zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): sofern zutreffend
- Formular 533b Nachweis Unterauftragtnehmer ( mittels Eigenerklärung vorzulegen
“Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTNF61K7K
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum...”
Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTNF61K7K
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 20.10.2025, 12:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de📧
Telefon: +49 221-1473055📞
Fax: +49 221-1472889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 186-633627 (2025-09-26)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-04-23) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Managed Service Easy
Referenznummer: 2026-05
Kurze Beschreibung:
“Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer...”
Kurze Beschreibung
Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer Betriebsunterstützung "Managed Service EASY-Archiv" zu beschaffen.
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Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): -1 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): -1 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): -1 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Erbringung eines Managed Service sowie Abrufkontingent ohne Abnahmeverpflichtung” Dauer
Datum des Beginns: 2026-05-01 📅
Vergabekriterien
Preis (Gewichtung): 100.00000000
Verfahren Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb ✅ Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union in den nachstehend aufgeführten Fällen
Keine Angebote oder keine geeigneten Angebote/Anträge ✅ Art des Verfahrens
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung):
“Die Leistung wurde bereits unter der Vergabenummer 2025-30 als offenes Verfahren ausgeschrieben. Das Verfahren wurde ohne eingegangene Angebote aufgehoben....”
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung)
Die Leistung wurde bereits unter der Vergabenummer 2025-30 als offenes Verfahren ausgeschrieben. Das Verfahren wurde ohne eingegangene Angebote aufgehoben. Nach der Aufhebung des Verfahrens hat das Fachteam mit dem einzig bekannten Bieter in dem Bereich Kontakt aufgenommen (die Fa. EASY als Hersteller der Software hatte zudem noch Bieterfragen gestellt). In dem Gespräch wurde deutlich, dass der Bieter Probleme mit der Vertragsgestaltung hat, er aber weiterhin Interesse an dem Auftrag hat. Es wurde daher ein Verhandlungsverfahren mit der Fa. Easy durchgeführt. Eine Internetrecherche und Rücksprache mit Beratern in dem Bereich hat keine weiteren geeigneten Bieter ergeben. An den Unterlagen werden nur kleinere Änderungen vorgenommen. Ansonsten bleiben die grundlegenden Anforderungen aus der Allgemeinen Leistungsbeschreibung und dem Vertrag bestehen.
In einem offenen oder einem nicht offenen Verfahren sind keine oder keine geeigneten Angebote oder keine geeigneten Teilnahmeanträge abgegeben worden und die ursprünglichen Bedingungen des Auftrags wurden nicht grundlegend geändert(§ 14 Abs. 4 Nr. 1 VgV).
Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 1
Datum des Vertragsabschlusses: 2026-04-21 📅
Titel: easy, 45127 Essen
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstes Angebot: -1 💰
Niedrigstes Angebot: -1 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: -1 EUR 💰
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: easy
Nationale Registrierungsnummer: DE166990820
Postanschrift: Jakob-Funke-Platz1, EASY Software Deuschland GmbH
Postleitzahl: 45127
Postort: Essen
Region: Essen, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: robert.drouve@easy.de📧
Telefon: 01638450438📞