Betriebsunterstützung Managed Service EASY-Archiv

Essener Systemhaus

Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer Betriebsunterstützung "Managed Service EASY-Archiv" durch das offene Verfahren.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-09-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• easy

Wer?

• Essener Systemhaus

Wie?

Wo?

• Düsseldorf › Essen, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-09-26	Auftragsbekanntmachung
2026-04-23	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-09-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Betriebsunterstützung Managed Service EASY-Archiv
Referenznummer: 2025-30
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Software-Beratung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2025-30
Beschreibung der Beschaffung:

Geplant ist ein Leistungsumfang von durchschnittlich vier Personentagen pro Monat. Nähere Angaben sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Software-Beratung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Software-Konfiguration 📦

Software-Unterstützung 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort: Die Leistungserbringung erfolgt üblicherweise remote.
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Postleitzahl: 45145
Stadt: Essen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-12-01 📅
Datum des Endes: 2029-12-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Software-Konfiguration 📦

Software-Unterstützung 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-28 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-28 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 62 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-10-28 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-10-20 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: Dokumente werden gemäß den Bestimmungen der VgV nachgefordert.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachweis von mind. 4 qualifizierten Mitarbeitenden, welche den Managed Service erbringen sollen mit Lebenslauf und Referenzen in Bezug auf die Tätigkeit Managed Service EASY Archiv. Die vorgesehenen Mitarbeitenden müssen in Summe in der Lage sein, eigenständig die Leistungen zu erbringen und die deutsche Sprache mindestens auf Niveau C1 beherrschen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens drei , nach Art und Umfang (Technologie, Größenordnung und Aufgabenspektrum) mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzleistungen in den letzten drei Jahren. Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular ´Referenzen´ zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor. Referenzen sind nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags vergleichbar, wenn die im Folgenden genannten Merkmale jeweils erfüllt sind: - Betriebsunterstützung im Bereich EASY-Archiv - Leistungserbringung seit mind. 2 Jahren - Umfang von mind. 4 Personentagen

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis Betriebshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vor-zulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist. Die Versicherung sollte den Zusatzbaustein "Produkthaftpflichtversicherung" beinhalten. Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einzureichende Unterlagen: - Eigenerklärung Datenschutz ( mittels Eigenerklärung vorzulegen) - EVB-IT Dienstvertrag ( Keine oder anderweitige Formerfordernis vorzulegen): Ausgefüllt und unterschreiben (Digitale Signatur möglich) einzureichen - Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Im Fällen von Bietergemeinschaften/Unterauftragnehmern/Eignungsleihe ist das Formular 521 zusätzlich jeweils von allen Bietergemeinschaftsmitgliedern/Unterauftragnehmern/Eignungsleihern einzureichen. - Formular 522 Eigenerklärung Mindestlohngesetz ( mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Formular 523 Eigenerklärung EU-Sanktionspaket ( mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Formular 531 Bietergemeinschaftserklärung ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): sofern zutreffend - Formular 533a Informationen zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): sofern zutreffend - Formular 533b Nachweis Unterauftragtnehmer ( mittels Eigenerklärung vorzulegen

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und…

… § 123 Abs. 1 Nr. 1 GWB

… § 123 Abs. 1 Nr. 2 und 3 GWB

… § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB

… §123 Abs. 1 Nr. 6, 7 und 8 GWB

… § 123 Abs. 1 Nr. 10 GWB

… § 123 Abs. 4 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 5 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 8 und 9 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Essener Systemhaus
Nationale Registrierungsnummer: DE119651740
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Postleitzahl: 45145
Postort: Essen
Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: einkauf@esh.essen.de 📧
Telefon: 000 📞
URL: https://www.esh-essen.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTNF61K7K/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTNF61K7K 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTNF61K7K 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTNF61K7K Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 20.10.2025, 12:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221-1473055 📞
Fax: +49 221-1472889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-26+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 186-633627 (2025-09-26)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-04-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Managed Service Easy
Referenznummer: 2026-05
Kurze Beschreibung:

Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): -1 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): -1 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): -1 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 2026-05
Beschreibung der Beschaffung: Erbringung eines Managed Service sowie Abrufkontingent ohne Abnahmeverpflichtung
Dauer
Datum des Beginns: 2026-05-01 📅
Vergabekriterien
Preis (Gewichtung): 100.00000000

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb ✅
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union in den nachstehend aufgeführten Fällen
Keine Angebote oder keine geeigneten Angebote/Anträge ✅
Art des Verfahrens
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung):

Die Leistung wurde bereits unter der Vergabenummer 2025-30 als offenes Verfahren ausgeschrieben. Das Verfahren wurde ohne eingegangene Angebote aufgehoben. Nach der Aufhebung des Verfahrens hat das Fachteam mit dem einzig bekannten Bieter in dem Bereich Kontakt aufgenommen (die Fa. EASY als Hersteller der Software hatte zudem noch Bieterfragen gestellt). In dem Gespräch wurde deutlich, dass der Bieter Probleme mit der Vertragsgestaltung hat, er aber weiterhin Interesse an dem Auftrag hat. Es wurde daher ein Verhandlungsverfahren mit der Fa. Easy durchgeführt. Eine Internetrecherche und Rücksprache mit Beratern in dem Bereich hat keine weiteren geeigneten Bieter ergeben. An den Unterlagen werden nur kleinere Änderungen vorgenommen. Ansonsten bleiben die grundlegenden Anforderungen aus der Allgemeinen Leistungsbeschreibung und dem Vertrag bestehen. In einem offenen oder einem nicht offenen Verfahren sind keine oder keine geeigneten Angebote oder keine geeigneten Teilnahmeanträge abgegeben worden und die ursprünglichen Bedingungen des Auftrags wurden nicht grundlegend geändert(§ 14 Abs. 4 Nr. 1 VgV).

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 1
Datum des Vertragsabschlusses: 2026-04-21 📅
Titel: easy, 45127 Essen
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstes Angebot: -1 💰
Niedrigstes Angebot: -1 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: -1 EUR 💰
Kennung des Angebots: 1 - 571124
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: easy
Nationale Registrierungsnummer: DE166990820
Postanschrift: Jakob-Funke-Platz1, EASY Software Deuschland GmbH
Postleitzahl: 45127
Postort: Essen
Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: robert.drouve@easy.de 📧
Telefon: 01638450438 📞
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 633627-2025

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTPBXTAD0#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de 📧
Telefon: +49 251411-1604 📞
Fax: +49 251411-2165 📠
URL: https://www.bezreg-muenster.de/kontaktseite-vergabekammer-westfalen 🌏
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-23+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 080-281807 (2026-04-23)

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