Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Gegenstand der Ausschreibung sind Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 3.500 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen im Turnus von 14 Kalendertagen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 455.000 Blatt aus etwa 3.500 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-02-25.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-01-29.
Auftragsbekanntmachung (2025-01-29) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP
Referenznummer: 2025-1/22
Kurze Beschreibung:
“Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein...”
Kurze Beschreibung
Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Gegenstand der Ausschreibung sind Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 3.500 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen im Turnus von 14 Kalendertagen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 455.000 Blatt aus etwa 3.500 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.
Die Papierakten sollen im Turnus von 14 Kalendertagen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 455.000 Blatt aus etwa 3.500 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich. Der AG hat vier Dienststellen, von denen jede für die Bearbeitung von Fällen in einer bestimmten Region in Rheinland-Pfalz zuständig ist. Koblenz Baedeker Str. 2-20, 56073 Koblenz Mainz Schießgartenstraße 6, 55118 Mainz Landau Reiterstraße 16, 76829 Landau Trier Moltkestraße 19, 54292 Trier. Weitere Informationen über den AG können im Internet unter der Adresse http://www.lsjv.rlp.de abgerufen werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Vergabeunterlagen.
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Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Bürohilfsarbeiten📦 Dauer
Datum des Beginns: 2025-04-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Referenzen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-02-25 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“s. Unterlagen” Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“s. Vergabeunterlagen.”
“Bekanntmachungs-ID: CXPDYYPYFZ0” Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland-Pfalz
Nationale Registrierungsnummer: 07-0011801100100-43
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Postleitzahl: 55116
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de📧
Telefon: +49 6131 162234📞 Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2025/S 021-064755 (2025-01-29)
Auftragsbekanntmachung (2025-02-11)
Änderungen Neuer Wert
Text:
“- Teil B, Leistungsbeschreibung Punkt 2.2: Der AN darf für den Aktentransport Unterauftragnehmer vorsehen. - Teil A, Bewerbungsbedingungen Punkt 2.4.3...”
Text
- Teil B, Leistungsbeschreibung Punkt 2.2: Der AN darf für den Aktentransport Unterauftragnehmer vorsehen. - Teil A, Bewerbungsbedingungen Punkt 2.4.3 Nachunternehmen und Unteraufträge sind für den Bereich der Vernichtung von Original-Unterlagen und für den Transport der Original-Unterlagen zugelassen. - Teil A Anlage 10, Vertragsentwurf Punkt 11.1: Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer nur für den Bereich der Vernichtung von Original-Dokumenten und für den Transport der Original-Unterlagen nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers einsetzen. Der Auftraggeber wird die Zustimmung nur aus wichtigem Grund verweigern.
“Aktualisierung der folgenden Dateien: - Teil B, Leistungsbeschreibung Punkt 2.2 - Teil A, Bewerbungsbedingungen Punkt 2.4.3 - Teil A Anlage 10,...”
Aktualisierung der folgenden Dateien: - Teil B, Leistungsbeschreibung Punkt 2.2 - Teil A, Bewerbungsbedingungen Punkt 2.4.3 - Teil A Anlage 10, Vertragsentwurf Punkt 11.1
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Quelle: OJS 2025/S 030-094468 (2025-02-11)