Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP

Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP

Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Gegenstand der Ausschreibung sind Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 3.500 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen im Turnus von 14 Kalendertagen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 455.000 Blatt aus etwa 3.500 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-02-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-01-29.

Wer?

• Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-01-29	Auftragsbekanntmachung
2025-02-11	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-01-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP
Referenznummer: 2025-1/22
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: 2025-1/22
Beschreibung der Beschaffung:

Die Papierakten sollen im Turnus von 14 Kalendertagen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 455.000 Blatt aus etwa 3.500 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich. Der AG hat vier Dienststellen, von denen jede für die Bearbeitung von Fällen in einer bestimmten Region in Rheinland-Pfalz zuständig ist. Koblenz Baedeker Str. 2-20, 56073 Koblenz Mainz Schießgartenstraße 6, 55118 Mainz Landau Reiterstraße 16, 76829 Landau Trier Moltkestraße 19, 54292 Trier. Weitere Informationen über den AG können im Internet unter der Adresse http://www.lsjv.rlp.de abgerufen werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Vergabeunterlagen.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Bürohilfsarbeiten 📦
Land: Deutschland 🇩🇪
Dauer
Datum des Beginns: 2025-04-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Beschreibung
Weitere Informationen zur Verlängerung: nach Vereinbarung um maximal drei Monate bis 31.03.2026.
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Referenzen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-02-25 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6 Wochen
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-02-20 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: führt zum Ausschluss des Angebotes.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: s. Unterlagen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: s. Vergabeunterlagen.
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 17 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP
Nationale Registrierungsnummer: 07-0013049100000-38
Postanschrift: Rheinallee 97-101
Postleitzahl: 55118
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle
E-Mail: kessler.kai@lsjv.rlp.de 📧
Telefon: +496131967-0 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Kommunikation
Dokumente URL: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPYFZ0/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPYFZ0 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPYFZ0 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 6 Wochen
Datum des Beginns: 2025-04-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPDYYPYFZ0
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland-Pfalz
Nationale Registrierungsnummer: 07-0011801100100-43
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Postleitzahl: 55116
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de 📧
Telefon: +49 6131 162234 📞
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-01-29+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 021-064755 (2025-01-29)

Auftragsbekanntmachung (2025-02-11)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-02-11+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

- Teil B, Leistungsbeschreibung Punkt 2.2: Der AN darf für den Aktentransport Unterauftragnehmer vorsehen. - Teil A, Bewerbungsbedingungen Punkt 2.4.3 Nachunternehmen und Unteraufträge sind für den Bereich der Vernichtung von Original-Unterlagen und für den Transport der Original-Unterlagen zugelassen. - Teil A Anlage 10, Vertragsentwurf Punkt 11.1: Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer nur für den Bereich der Vernichtung von Original-Dokumenten und für den Transport der Original-Unterlagen nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers einsetzen. Der Auftraggeber wird die Zustimmung nur aus wichtigem Grund verweigern.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-02-11 📅
Andere zusätzliche Informationen

Aktualisierung der folgenden Dateien: - Teil B, Leistungsbeschreibung Punkt 2.2 - Teil A, Bewerbungsbedingungen Punkt 2.4.3 - Teil A Anlage 10, Vertragsentwurf Punkt 11.1

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: e0a5582f-de1f-4393-9ff2-3886535f30cb-01
Quelle: OJS 2025/S 030-094468 (2025-02-11)

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