Digitalisierungsdienstleistungen

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Digitalisierung von im Staatsarchiv Bremen verwahrten Akten (Entschädigungsverfahren StAB 4.54 - E) außerhalb des Betriebs des Auftraggebers.Das zu digitalisierende Archivgut ist nationales Archivgut gem. § 6 Abs. 1 Nr. 2 Kulturgutschutzgesetz und hat Unikatcharakter. Die Leistungserbringung muss daher auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland erfolgen.
Zu digitalisieren sind über 8.100, in Mappen verwahrte Archivguteinheiten. Gelagert sind diese Vorgänge in rund 1.360 Standardarchivkartons. In einem Archivkarton befinden sich bis zu 1.000 Blatt, häufig, aber nicht durchgängig doppelseitig verwendet. Entsprechend sind zusammen maximal 2.720.000 Vorder- und Rückseiten zu scannen (geschätzt!).
Das Schriftgut ist nach 1945 entstanden und hat überwiegend DIN-A4-Format. Blätter im DIN-A5-Format oder andere Kleinformate kommen regelmäßig vor. Überformate sind seltene Ausnahmen. Die Papierqualität ist gemischt, gerade bei älteren Vorgängen auch fragil. Alterstypische mechanische Schäden sind nicht ausgeschlossen.
Das Schriftgut ist entmetallisiert und wird durch eine vom Archiv angebrachte Fadenbindung gesichert. Die Paginierung durch die Behörde ist uneinheitlich und z.T. nicht vorhanden.
Dieses Schriftgut ist unter Einhaltung der unten genannten Spezifikationen (Verwendung von Auflichtscannern, Digitalkameras oder Ähnlichem, Scanqualität, Dateiformate, Ordnerstrukturen, Dateinamen usw.) für den Auftraggeber zu digitalisieren. Die Aufbewahrung erfolgt in klimatisierten Räumen.
Der Auftrag ist als eine Dienstleistung zu erbringen (ggf. unter Bildung einer Bietergemeinschaft, mittels Nachunternehmern sowie durch Eignungsleihen).
Die Leistungserbringung hat in mehreren Tranchen (mindestens vier, Maximalgröße einer Tranche: 400 Standardarchivkartons) zu erfolgen und soll möglichst innerhalb von 12 Mona-ten, maximal 15 Monate nach Abholung der ersten Tranche abgeschlossen sein. Die Abholung der ersten Tranche muss spätestens zwei Monate nach Zuschlagserteilung erfolgen. Die Abholung und der Rücktransport der Tranchen erfolgen nach Absprache. Die Tranchen sind so zu bilden, dass jede Tranche maximal drei Monate im Betrieb des Auftragnehmers verbleibt. Für jede Tranche umfasst der Auftrag die folgenden fünf Teilleistungen:
1. Schonender Transport des Archivguts ab Lagerungsort zum Auftragnehmer
Die Abholung erfolgt hinter der ersten verschlossenen Tür.
2. Scannen des Archivguts
Vor dem Scanvorgang ist die Bindung des Archivguts zu lösen; diese ist nach dem Scanvorgang nicht wiederherzustellen. Nach dem Scanvorgang sind die Unterlagen zurückzulegen. Die zu scannenden Seiten sind gemäß der ursprünglichen Reihenfolge innerhalb der Archivguteinheit mit Hilfe eines Stempels zu paginieren.
Die Vorlagen sind in ununterbrochener Reihenfolge des Ordnungszustands der Vorlage mit Hilfe von Auflichtscannern, Digitalkameras oder einem vergleichbar vorlagenschonenden Scanverfahren aufzunehmen. Die Blätter sollen doppelseitig aufgenommen werden, also bspw. zwei DIN-A4-Seiten nebeneinander (linke Bildhälfte: Blattrückseite, rechte Bildhälfte: Blattvorderseite des Folgeblatts). Leere Seiten, leere Rückseiten oder leere Doppelseiten sind, soweit die Doppelaufnahme dieses ermöglicht, nicht zu scannen und nicht zu paginieren. Von der doppelseitigen Aufnahme kann abgewichen werden, wenn der Einzelfall es notwendig macht, bspw. bei Überformaten.
Während des und/oder im Anschluss an den Scanvorgang findet eine Sichtkontrolle auf Grobfehler statt (mangelhafte Scanqualität, fehlende Seiten am Anfang und am Ende der Aufnahmen zu einer Archivguteinheit usw.).
Die Digitalisierung erfolgt in Farbe mit einer Farbtiefe von 24 Bit sowie einer Punktdichte von 300 dpi bei einer doppelseitigen Aufnahme. Sollte im Ausnahmefall eine Einzelbildaufnahme anzufertigen sein, ist die Punktedichte auf 462 dpi zu erhöhen.
3. Speicherung der Digitalisate
Von den Scans sind drei Versionen separat zu speichern:
Masterdateien im verlustfrei komprimierten jpg2000-Format.
Benutzungsderivate: komprimiert (95% high quality bicubic), unveränderte Kantenlänge, jpg-Format. Die Benutzungsderivate sind um eine Fußzeile zu ergänzen (Anlage: Muster Fuß-zeile).
Thumbnails: komprimiert, 150x200 px, 72 dpi, jpg-Format. Damit die erzeugten Digitalisate ohne weitere Umbenennungen weiterverarbeitet werden können, müssen die Namen der Ablageverzeichnisse und die Dateinamen vorgegebenen Konventionen gehorchen.
4. Schonender Rücktransport des (wie im Ursprungszustand geordneten) Archivguts vom Auftragnehmer zum Lagerungsort
Die Bereitstellung erfolgt hinter der ersten verschlossenen Tür.
5. Bereitstellung der Digitalisate
Die Digitalisate sind dem Auftraggeber auf Festplatten zu liefern. Für die Zeit bis zur Einspielung der Digitalisate in das Speichersystem des Auftraggebers, mindestens aber für ein halbes Jahr, hält der Auftragnehmer einen weiteren vollständigen Datensatz im eigenen System vor.
Qualitätssicherung
Ergänzend zu den oben skizzierten Leistungen plant der Auftragnehmer Maßnahmen der Qualitätssicherung. Diese vom Auftragnehmer durchgeführte Qualitätssicherung bezweckt, dass die gelieferten Digitalisate vom Auftraggeber möglichst ohne weitere Aufwände nachgenutzt werden können.
Weitere Details zum Gegenstand und der Leistungserbringung gehen aus der Leistungsbeschreibung hervor.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Mit der Digitalisierung von maximal 2.720.000 Seiten gilt der Auftrag als erfüllt. Sollte nach dieser Auftragserfüllung noch eine unvorhergesehene Restmenge von unbearbeitetem Schriftgut vorhanden sein, behält sich der Auftraggeber vor, das Vorhandensein von Haushaltmitteln vorausgesetzt, auf Grundlage von § 132 Absatz 2 Nr. 1 GWB die Digitalisierung dieser überplanmäßigen Restmenge zu gleichen Konditionen zu beauftragen. Die Laufzeit kann sich auf insgesamt bis zu 15 Monaten verlängern. Voraussetzungen sind: Überplanmäßige Restmengen werden beauftragt und/oder der Auftragnehmer kann den Auftrag nicht in 12 Monaten fertigstellen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Der Transport muss auf direktem Landwege innerhalb der rechtlich vorgesehenen täglichen Lenkzeit für LKW-Fahrer von maximal neun Stunden zum Ort der Leistungserbringung erfolgen. Das Angebot muss die Einhaltung dieser Vorgabe nachweisen, bspw. durch den Ausdruck aus einem gängigen Routenplaner

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Das Archivgut ist für den Hin- und Rücktransport, die Zeit der Aufbewahrung beim Auftragnehmer und gegen Bearbeitungsschäden angemessen zu versichern. Der Versicherungswert darf 500.- € pro Standardarchivkarton nicht unterschreiten. Der Nachweis kann durch eine Betriebshaftpflicht über mindestens 200.000.- € oder auf andere geeignete Weise erfolgen. Sollte der Abschluss einer ergänzenden Transportversicherung erforderlich sein, so ist dieses im Angebot auszuweisen und der Nachweise über einen Abschluss ist nach Zuschlagserteilung nachzureichen

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Wie branchenüblich erfolgt die Leistungsabrechnung nach der tatsächlich angefallenen Zahl der erzeugten Scans. Grundlage hierfür ist ausschließlich der im Angebot verbindlich ausgewiesene Preis pro Scan zzgl. ggf. anfallender Nebenkosten. Somit hat der Auftragnehmer kei-nen Anspruch auf Erfüllung der in Leistungsbeschreibung: A. geschätzten Maximalmenge an zu digitalisierenden Seiten.

Zusätzliche Informationen

1. Rügen sind ausschließlich an den unter Beschaffer genannten Auftraggeber zu senden.
2. Werden im Vergabeverfahren Bescheinigungen von Auftraggebern oder amtlichen Stellen gefor-dert, sind sie - soweit sie nicht in Deutsch verfasst wurden - inklusive einer beglaubigten deutschspra-chigen Übersetzung einzureichen.
3. Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen:
Bewerber/Bieter können Auskünfte zum Vergabeverfahren einholen. Entsprechende Fragen und
Anforderung weiterer Informationen (Bieterfragen) sind ausschließlich in Textform über das Vergabe-portal https://vergabe.bremen.de/ zu richten.
Telefonische oder Telefax eingereichte Fragen sind unzulässig und werden nicht beantwortet

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

a) Ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht, kann einen Nachprüfungsverfahren gem. der §§ 160 ff GWB bei der unten genannten Überprüfungsstelle einleiten.
b) der Antrag ist unzulässig, soweit
- der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Vergabebekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Beschaffer gerügt werden,
- mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
c) Die Ausführung zur Unzulässigkeit (vorstehend unter lit. b) gelten nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit. Solange ein wirksamer Zuschlag (Vertragsschluss) noch nicht erteilt ist, kann als Rechtsbehelf ein Nachprüfungsantrag gemäß § 160 GWB bei der unten ge-nannten Überprüfungsstelle gestellt werden. Bieter müssen Vergabeverstöße unverzüglich bei oben genanntem Beschaffer unter Angabe der oben genannten internen Kennung rügen, bevor sie einen Nachprüfungsantrag stellen. Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sol-len, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB informiert.