Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand der Ausschreibung ist die Digitalisierung von im Staatsarchiv Bremen verwahrten Akten (Entschädigungsverfahren StAB 4.54 - E) außerhalb des Betriebs des Auftraggebers.Das zu digitalisierende Archivgut ist nationales Archivgut gem. § 6 Abs. 1 Nr. 2 Kulturgutschutzgesetz und hat Unikatcharakter. Die Leistungserbringung muss daher auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland erfolgen.
Zu digitalisieren sind über 8.100, in Mappen verwahrte Archivguteinheiten. Gelagert sind diese Vorgänge in rund 1.360 Standardarchivkartons. In einem Archivkarton befinden sich bis zu 1.000 Blatt, häufig, aber nicht durchgängig doppelseitig verwendet. Entsprechend sind zusammen maximal 2.720.000 Vorder- und Rückseiten zu scannen (geschätzt!).
Das Schriftgut ist nach 1945 entstanden und hat überwiegend DIN-A4-Format. Blätter im DIN-A5-Format oder andere Kleinformate kommen regelmäßig vor. Überformate sind seltene Ausnahmen. Die Papierqualität ist gemischt, gerade bei älteren Vorgängen auch fragil. Alterstypische mechanische Schäden sind nicht ausgeschlossen.
Das Schriftgut ist entmetallisiert und wird durch eine vom Archiv angebrachte Fadenbindung gesichert. Die Paginierung durch die Behörde ist uneinheitlich und z.T. nicht vorhanden.
Dieses Schriftgut ist unter Einhaltung der unten genannten Spezifikationen (Verwendung von Auflichtscannern, Digitalkameras oder Ähnlichem, Scanqualität, Dateiformate, Ordnerstrukturen, Dateinamen usw.) für den Auftraggeber zu digitalisieren. Die Aufbewahrung erfolgt in klimatisierten Räumen.
Der Auftrag ist als eine Dienstleistung zu erbringen (ggf. unter Bildung einer Bietergemeinschaft, mittels Nachunternehmern sowie durch Eignungsleihen).
Die Leistungserbringung hat in mehreren Tranchen (mindestens vier, Maximalgröße einer Tranche: 400 Standardarchivkartons) zu erfolgen und soll möglichst innerhalb von 12 Mona-ten, maximal 15 Monate nach Abholung der ersten Tranche abgeschlossen sein. Die Abholung der ersten Tranche muss spätestens zwei Monate nach Zuschlagserteilung erfolgen. Die Abholung und der Rücktransport der Tranchen erfolgen nach Absprache. Die Tranchen sind so zu bilden, dass jede Tranche maximal drei Monate im Betrieb des Auftragnehmers verbleibt. Für jede Tranche umfasst der Auftrag die folgenden fünf Teilleistungen:
1. Schonender Transport des Archivguts ab Lagerungsort zum Auftragnehmer
Die Abholung erfolgt hinter der ersten verschlossenen Tür.
2. Scannen des Archivguts
Vor dem Scanvorgang ist die Bindung des Archivguts zu lösen; diese ist nach dem Scanvorgang nicht wiederherzustellen. Nach dem Scanvorgang sind die Unterlagen zurückzulegen. Die zu scannenden Seiten sind gemäß der ursprünglichen Reihenfolge innerhalb der Archivguteinheit mit Hilfe eines Stempels zu paginieren.
Die Vorlagen sind in ununterbrochener Reihenfolge des Ordnungszustands der Vorlage mit Hilfe von Auflichtscannern, Digitalkameras oder einem vergleichbar vorlagenschonenden Scanverfahren aufzunehmen. Die Blätter sollen doppelseitig aufgenommen werden, also bspw. zwei DIN-A4-Seiten nebeneinander (linke Bildhälfte: Blattrückseite, rechte Bildhälfte: Blattvorderseite des Folgeblatts). Leere Seiten, leere Rückseiten oder leere Doppelseiten sind, soweit die Doppelaufnahme dieses ermöglicht, nicht zu scannen und nicht zu paginieren. Von der doppelseitigen Aufnahme kann abgewichen werden, wenn der Einzelfall es notwendig macht, bspw. bei Überformaten.
Während des und/oder im Anschluss an den Scanvorgang findet eine Sichtkontrolle auf Grobfehler statt (mangelhafte Scanqualität, fehlende Seiten am Anfang und am Ende der Aufnahmen zu einer Archivguteinheit usw.).
Die Digitalisierung erfolgt in Farbe mit einer Farbtiefe von 24 Bit sowie einer Punktdichte von 300 dpi bei einer doppelseitigen Aufnahme. Sollte im Ausnahmefall eine Einzelbildaufnahme anzufertigen sein, ist die Punktedichte auf 462 dpi zu erhöhen.
3. Speicherung der Digitalisate
Von den Scans sind drei Versionen separat zu speichern:
Masterdateien im verlustfrei komprimierten jpg2000-Format.
Benutzungsderivate: komprimiert (95% high quality bicubic), unveränderte Kantenlänge, jpg-Format. Die Benutzungsderivate sind um eine Fußzeile zu ergänzen (Anlage: Muster Fuß-zeile).
Thumbnails: komprimiert, 150x200 px, 72 dpi, jpg-Format. Damit die erzeugten Digitalisate ohne weitere Umbenennungen weiterverarbeitet werden können, müssen die Namen der Ablageverzeichnisse und die Dateinamen vorgegebenen Konventionen gehorchen.
4. Schonender Rücktransport des (wie im Ursprungszustand geordneten) Archivguts vom Auftragnehmer zum Lagerungsort
Die Bereitstellung erfolgt hinter der ersten verschlossenen Tür.
5. Bereitstellung der Digitalisate
Die Digitalisate sind dem Auftraggeber auf Festplatten zu liefern. Für die Zeit bis zur Einspielung der Digitalisate in das Speichersystem des Auftraggebers, mindestens aber für ein halbes Jahr, hält der Auftragnehmer einen weiteren vollständigen Datensatz im eigenen System vor.
Qualitätssicherung
Ergänzend zu den oben skizzierten Leistungen plant der Auftragnehmer Maßnahmen der Qualitätssicherung. Diese vom Auftragnehmer durchgeführte Qualitätssicherung bezweckt, dass die gelieferten Digitalisate vom Auftraggeber möglichst ohne weitere Aufwände nachgenutzt werden können.
Weitere Details zum Gegenstand und der Leistungserbringung gehen aus der Leistungsbeschreibung hervor.