Druck und Zusammenstellung der Briefwahlunterlagen für den Ratsbürgerentscheid Olympia am 19.04.2026

Stadt Krefeld

Die Stadt Krefeld möchte sich an der Bewerbung der Region Rhein/Ruhr für die Olympischen Spiele beteiligen. Hierzu wurde gemeinsam mit dem Deutschen Olympischen Sportbund, der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen und den anderen 15 potenziellen Ausrichterstädten vereinbart, am 19.04.2026 in allen Kommunen einen Ratsbürgerentscheid durchzuführen. Dieser Ratsbürgerentscheid wird als reine Briefwahl durchgeführt. In Krefeld sind für diesen Bürgerentscheid ca. 180.000 Personen stimmberechtigt. Allen Wahlberechtigten müssen spätestens am 20.03.2026 personalisierte Briefwahlunterlagen erhalten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-01-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-12-12.

Wer?

• Stadt Krefeld

Wie?

• Bürohilfsarbeiten › Erstellen von Adressenlisten, Postversand
• Formulare › Wahlformulare

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-12-12	Auftragsbekanntmachung
2025-12-23	Auftragsbekanntmachung
2026-01-05	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-12-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Druck und Zusammenstellung der Briefwahlunterlagen für den Ratsbürgerentscheid Olympia am 19.04.2026
Referenznummer: 2025-31-2-str-0003
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Erstellen von Adressenlisten, Postversand 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: 2025-31-2-str-0003
Beschreibung der Beschaffung:

Der Auftrag umfasst sämtliche Arbeitsschritte von der Datenübernahme über den Druck und die Kuvertierung bis hin zur postfertigen Übergabe der Briefwahlunterlagen an einen noch durch die Stadt Krefeld zu bestimmenden Versanddienstleister. Der zu beauftragende Dienstleister stellt sicher, dass alle Arbeiten den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere des Kommunalwahlgesetzes NRW, der Kommunalwahlordnung NRW, der Satzung zur Durchführung von Bürgerentscheiden der Stadt Krefeld und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), entsprechen. Ergänzung: Darüber hinaus sind die Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG-NRW) einzuhalten. Der Auftragnehmer hat auf Anforderung entsprechende Nachweise zu erbringen.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Wahlformulare 📦
Land: Deutschland 🇩🇪
Dauer
Datum des Beginns: 2026-02-10 📅
Datum des Endes: 2026-03-20 📅
Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 60.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität (Einzelheiten finden sich in der Leistungsbeschreibung)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-13 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-01-13 14:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 27 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-01-13 14:00:00 📅
Elektronischer Katalog: Zulässig
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Zusätzliche Informationen: Die Stadt Krefeld kann fehelnde Unterlagen nachfordern.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -standards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: ISO 14001
Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: ISO 9001
Eignungskriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: ISO 27001
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mind. drei Referenzen über in den letzten fünf Jahren ausgeführte Dienstleistungsaufträge im Bereich Briefwahlen mit Angabe des Auftragswerts, der Erbringsungszeitpunktes sowie des Auftraggebers. Darunter fallen Europawahlen, Bundestagswahlen, Landtagswahlen, Kommunalwahlen, Volks- und Bürgerentscheide, Sozialwahlen, Kammerwahlen, nationale oder regionale Wahlen im Ausland oder vergleichbares. Konkret müssen in jeder Referenz mind. 100.000 personalisierte Briefwahlunterlagen mind. bestehend aus einem Wahlschein, einem Wahlbrief, einem Stimmzettel und einem Stimmzettelumschlag produziert und zusammengestellt worden sein.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung, dass eine Haftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in vorgegebener Höhe von mind. 3.000.000 Euro (mindestens 250.000 Euro je Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres) spätestens ab Zuschlagserteilung bestehen und während der Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird. Nach Zuschlagserteilung wird auf Verlagen eine Kopie der entsprechenden Versicherungspolice vorgelegt (Ziffer 2.2 des Angebotsvordruck).

Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Auf die Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) wird verwiesen. Mit dem Angebot sind vorzulegen: - Eigenerklärung Ausschlussgründe - Eigenerklärung Sanktion EU - Eigenerklärung, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistungen erfüllt sind (Ziffer 3; Erklärung durch Einreichen des Angebotsformulars) - Eigenerklärung über die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitnehmerentsendegesetzes (Ziffer 3; Erklärung durch Einreichen des Angebotsformulars) - Eigenerklärung, dass der Bewerber nicht wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften in den letzten 2 Jahren mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden ist (Ziffer 3; Erklärung durch Einreichen des Angebotsformulars)

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Krefeld
Nationale Registrierungsnummer: 05114-31001-36
Postanschrift: Von-der-Leyen-Platz 1
Postleitzahl: 47798
Postort: Krefeld
Region: Krefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: bastian.strobel@krefeld.de 📧
Telefon: 02151861479 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYD3DXJ1/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYD3DXJ1 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYD3DXJ1 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXPTYD3DXJ1# Zusätzliche Informationen bezüglich Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe, sofern in Anspruch genommen: 1. Bietergemeinschaften haben in den Angeboten jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu benennen. Die diesbezügliche Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular - 531 EU KR) muss von sämtlichen Mitgliedern unterschrieben sein und ist mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot einzureichen. Der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot ist von dem Bevollmächtigen einzureichen. Etwaige Eigenerklärungen, die von allen beteiligten Mitgliedern der Gemeinschaft einzureichen sind, gelten durch elektronische Abgabe unter Nennung des Namens, Vornamens oder der Unternehmensbezeichnung auf dem Formular der Eigenerklärung als eingereicht. Die Gründe zur Bildung der Bewerber- /Bietergemeinschaft sind auf Anforderung darzulegen. Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch. ----- 2. Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (Unterauftragnehmer), so muss er die hierfür vorgesehenen Leistungen in seinem Angebot benennen (Formular 533a KR). Die Vergabestelle kann vor Zuschlagserteilung zu einem von ihr zu bestimmenden Zeitpunkt vom Bieter den Nachweis verlangen, dass ihm die erforderlichen Mittel der Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen (Formular - 533b KR). Hinsichtlich etwaiger Ausschlussgründe nach § 123 GWB bzw. § 124 GWB wird auf § 36 Abs. 5 VgV verwiesen. Die Vergabestelle kann anlassbezogen die Vorlage der Nachweise der Unterauftragnehmer gegenüber dem Bieter vor Zuschlagserteilung verlangen. ----- 3. Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so muss er die hierfür vorgesehenen Kapazitäten im Angebot benennen. Der Bieter hat nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind (Formular - 534a KR). Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, können diese auf Verlangen des Auftraggebers gemeinsam für die Auftragsausführung haften. Die Haftungserklärung (Formular - 534b KR) ist vom Eignungsleiher zu unterschreiben und eingescannt mit dem Angebot einzureichen. Hinsichtlich etwaiger Ausschlussgründe nach § 123 GWB bzw. § 124 GWB wird auf § 47 Abs. 2 Satz 3 i. V. m. § 42 Abs. 1 VgV verwiesen. Die Vergabestelle kann anlassbezogen die Vorlage der Nachweise der Eignungsleiher gegenüber dem Bieter zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens verlangen.

Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXPTYD3DXJ1#

Zusätzliche Informationen bezüglich Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe, sofern in Anspruch genommen: 1. Bietergemeinschaften haben in den Angeboten jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu benennen. Die diesbezügliche Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular - 531 EU KR) muss von sämtlichen Mitgliedern unterschrieben sein und ist mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot einzureichen. Der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot ist von dem Bevollmächtigen einzureichen. Etwaige Eigenerklärungen, die von allen beteiligten Mitgliedern der Gemeinschaft einzureichen sind, gelten durch elektronische Abgabe unter Nennung des Namens, Vornamens oder der Unternehmensbezeichnung auf dem Formular der Eigenerklärung als eingereicht. Die Gründe zur Bildung der Bewerber- /Bietergemeinschaft sind auf Anforderung darzulegen. Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch. ----- 2. Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (Unterauftragnehmer), so muss er die hierfür vorgesehenen Leistungen in seinem Angebot benennen (Formular 533a KR). Die Vergabestelle kann vor Zuschlagserteilung zu einem von ihr zu bestimmenden Zeitpunkt vom Bieter den Nachweis verlangen, dass ihm die erforderlichen Mittel der Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen (Formular - 533b KR). Hinsichtlich etwaiger Ausschlussgründe nach § 123 GWB bzw. § 124 GWB wird auf § 36 Abs. 5 VgV verwiesen. Die Vergabestelle kann anlassbezogen die Vorlage der Nachweise der Unterauftragnehmer gegenüber dem Bieter vor Zuschlagserteilung verlangen. ----- 3. Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so muss er die hierfür vorgesehenen Kapazitäten im Angebot benennen. Der Bieter hat nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind (Formular - 534a KR). Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, können diese auf Verlangen des Auftraggebers gemeinsam für die Auftragsausführung haften. Die Haftungserklärung (Formular - 534b KR) ist vom Eignungsleiher zu unterschreiben und eingescannt mit dem Angebot einzureichen. Hinsichtlich etwaiger Ausschlussgründe nach § 123 GWB bzw. § 124 GWB wird auf § 47 Abs. 2 Satz 3 i. V. m. § 42 Abs. 1 VgV verwiesen. Die Vergabestelle kann anlassbezogen die Vorlage der Nachweise der Eignungsleiher gegenüber dem Bieter zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens verlangen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postleitzahl: 50606
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221 147-3045 📞
Fax: +49 221 147-2889 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-12+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 241-832765 (2025-12-12)

Auftragsbekanntmachung (2025-12-23)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-19 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-01-19 14:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-01-19 14:00:00 📅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

ISO 9001 oder eine gleichwertige Bescheinigung von Stellen anderer Staaten.Ein gleichwertiger Nachweis nach § 49 Absatz 1 Satz 3 VgV wird nur dann akzeptiert, wenn sämtliche Voraussetzungen dieser Vorschrift kumulativ vorliegen.

ISO 27001 oder eine gleichwertige Bescheinigung von Stellen anderer Staaten. Ein gleichwertiger Nachweis nach § 49 Absatz 1 Satz 3 VgV wird nur dann akzeptiert, wenn sämtliche Voraussetzungen dieser Vorschrift kumulativ vorliegen.

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-23+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Die Stadt Krefeld hat sich entschieden auf das Eignungskriterium ISO 14001 zu verzichten. Die Eignungskriterien ISO 9001 und ISO 27001 wurden nun so korrigiert, dass auch von den Bietern gleichwertige Zertifikate vorgelegt werden dürfen. Es werden daher nach § 49 Absatz 1 Satz 2 VgV wegen der grenzüberschreitenden Chancengleichheit gleichwertige Bescheinigungen von Stellen anderer Staaten anerkannt. Ein gleichwertiger Nachweis nach § 49 Absatz 1 Satz 3 wird akzeptiert, wenn sämtliche Voraussetzungen dieser Vorschrift vorliegen. Die Angebotsfrist wurde vom 13.01.2026 auf den 19.01.2026, 12:00 Uhr verlängert.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-12-23 📅
Andere zusätzliche Informationen
Änderung der Eignungskriterien und Angebotsfrist
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 020b8b42-aad6-4cea-bf2a-d72349723145-01
Quelle: OJS 2025/S 248-861851 (2025-12-23)

Auftragsbekanntmachung (2026-01-05)

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de 📧
Telefon: +49 251 411-1604 📞
Fax: +49 251 411-2165 📠
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-05+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

In den Verfahrensangaben wurden die Informationen zur zuständigen Vergabekammer enstprechend des Zuständigkeitswechsels abgeändert.

Andere zusätzliche Informationen

Zuständigkeitswechsel Vergabekammer Ab 01.01.2026 ist die Vergabekammer Westfalen bereits für Nachprüfungen von Vergaben aus dem Regierungsbezirk Düsseldorf zuständig. Dies bedeutet, dass Neueingänge von Verfahren mit Sitz der Vergabestelle im Regierungsbezirk Düsseldorf von der Vergabekammer Westfalen bearbeitet und entschieden werden.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 265947b5-0e22-4806-84b6-7316851c1ccc-01
Quelle: OJS 2026/S 003-005252 (2026-01-05)

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Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

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