Externe Auslagerung, Archivierung und Digitalisierung von Patientenakten innerhalb der bestehenden Systemlandschaft ORBIS mit HYDMedia

Krankenhaus GmbH Alb-Donau-Kreis

Das Beschaffungsvorhaben besteht in der Digitalisierung und Auslagerung von Patientenpapierakten aus dem Archiv der drei Klinikstandorte in ein externes Archiv. Es ist von einer Gesamtseitenanzahl von ca. 1.100.000 Seiten auszugehen, die digitalisiert werden sollen. Der Auftraggeber verfügt derzeit über ca. 6.000 laufende Meter Akten. Die Verteilung der Aktenstandorte gestaltet sich wie folgt: • ca. 3.000 lfd. Meter in Ehingen • ca. 1.200 lfd. Meter in Langenau • ca. 1.800 lfd. Meter in Blaubeuren Die Dokumente liegen in Formaten bis maximal DIN A3 vor. In den Röntgenakten befinden sich vereinzelt Fremdbefunde, mit Dokumentationen bis einschließlich des Behandlungsjahres 2014. Das digitale Archiv von HYD Media besteht bereits innerhalb der Dedalus Systemlandschaft und soll entsprechend erweitert werden. Die vorgesehene Software ist bereits als Notfallarchiv und für das LE-Portal (Austausch mit Medizinischem Dienst) im Einsatz und über eine Schnittstelle zu Orbis aufrufbar. Die ADK Krankenhaus GmbH betreibt drei Kliniken in Blaubeuren, Ehingen und Langenau weshalb eine Komplettlösung der drei Kliniken erforderlich ist

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-07-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-06-27.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2025-06-27 Auftragsbekanntmachung
2025-07-01 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2025-06-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Externe Auslagerung, Archivierung und Digitalisierung von Patientenakten innerhalb der bestehenden Systemlandschaft ORBIS mit HYDMedia
Referenznummer: AV25AB0D-EU
Kurze Beschreibung:
Das Beschaffungsvorhaben besteht in der Digitalisierung und Auslagerung von Patientenpapierakten aus dem Archiv der drei Klinikstandorte in ein externes Archiv. Es ist von einer Gesamtseitenanzahl von ca. 1.100.000 Seiten auszugehen, die digitalisiert werden sollen. Der Auftraggeber verfügt derzeit über ca. 6.000 laufende Meter Akten. Die Verteilung der Aktenstandorte gestaltet sich wie folgt: • ca. 3.000 lfd. Meter in Ehingen • ca. 1.200 lfd. Meter in Langenau • ca. 1.800 lfd. Meter in Blaubeuren Die Dokumente liegen in Formaten bis maximal DIN A3 vor. In den Röntgenakten befinden sich vereinzelt Fremdbefunde, mit Dokumentationen bis einschließlich des Behandlungsjahres 2014. Das digitale Archiv von HYD Media besteht bereits innerhalb der Dedalus Systemlandschaft und soll entsprechend erweitert werden. Die vorgesehene Software ist bereits als Notfallarchiv und für das LE-Portal (Austausch mit Medizinischem Dienst) im Einsatz und über eine Schnittstelle zu Orbis aufrufbar. Die ADK Krankenhaus GmbH betreibt drei Kliniken in Blaubeuren, Ehingen und Langenau weshalb eine Komplettlösung der drei Kliniken erforderlich ist
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Datenarchivierung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: PRJ-2025-0294
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Archivierungssysteme 📦
Postleitzahl: 89584
Stadt: Ehingen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Alb-Donau-Kreis 🏙️
Dauer: 5 Tage
Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-07-04 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronischer Katalog: Zulässig
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Zusätzliche Informationen:
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweise ist nicht ausgeschlossen
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe: Ausschlussgründe nach BGB und VgV

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Krankenhaus GmbH Alb-Donau-Kreis
Nationale Registrierungsnummer: 490435
Postanschrift: Hopfenhausstraße 2
Postleitzahl: 89584
Postort: Ehingen
Region: Alb-Donau-Kreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: m.bismark@adk-gmbh.de 📧
Telefon: 073915865926 📞
Fax: 073915865489 📠
Adresse des Käuferprofils: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av25ab0d-eu 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av25ab0d-eu 🌏
Teilnahme-URL: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av25ab0d-eu 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av25ab0d-eu 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer Baden‑Württemberg
Nationale Registrierungsnummer: DE811469 974
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Ein Nachprüfungsantrag gemäß § 160 GWB ist unzulässig, soweit: – der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und nicht unverzüglich gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB), – Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB), – Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB), – mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, nicht berücksichtig worden zu sein, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Wurde die Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht, kann ein Nachprüfungsantrag gemäß § 135 Abs. 2 GWB spätestens 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung gestellt werden. Zuständige Vergabekammer: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe Durlacher Allee 100 76137 Karlsruhe Deutschland Tel.: +49 721 926-8730 Fax: +49 721 926-3985 E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de
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Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-06-27+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 123-422920 (2025-06-27)
Auftragsbekanntmachung (2025-07-01)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-01+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:
Zu Abschnitt 2.1 bzw. 5.1: Der Auftraggeber stellt klar, dass ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gem. §14 Abs. 4 Nr. 2b) VgV durchgeführt wird. Die Bekanntmachung erfolgte lediglich aus informatorischen Gründen.
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: d8b34e35-38a2-4195-a3c0-e3c354c8bcdd-01
Quelle: OJS 2025/S 124-426089 (2025-07-01)
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