Full-Service-Promotionagentur

Beschreibung der Beschaffung

Von den Bietern werden kreative Konzepte, innovative Lösungen und eine professionelle Umsetzung der NDR Promotion, Hospitality-Einsätze und Gästeführungen an den NDR Standorten mit Personal erwartet. Unerlässlich sind maßgeschneiderte, verlässliche und zur jeweiligen Marke passende Planungen und Konzepte.
Die Einzelaufträge werden entsprechend der Bedingungen der Rahmenvereinbarung vergeben. In dem Rahmenvertrag sind folglich nicht alle Bedingungen für die Einzelauftragsvergabe enthalten. Der Rahmenvertrag wird durch den jeweiligen Einzelauftrag konkretisiert. Er legt den konkreten Leistungsumfang und Leistungszeitraum fest.
Die Abrufbestellungen erfolgen durch die MitarbeiterInnen der NDR Bereiche/Programme.

Per anno schätzt der NDR eine Bandbreite von circa 100 Projekten/Events/Einsätzen/Führungen und daraus resultierend ein Auftragsvolumen von circa EUR 90.000,-- netto p. a.
Allerdings ist dies lediglich ein Schätzwert, der sowohl nach unten als auch nach oben abweichen kann. Eine Verpflichtung seitens des NDR dieses Volumen zu beauftragen besteht nicht.
Sollte sich während der Vertragslaufzeit eine Überschreitung des o. g. Schätzwertes ergeben, so ist unverzüglich eine vorherige, schriftliche Genehmigung des NDR einzuholen. Eine Unterschreitung des o. g. Schätzwertes berechtigt nicht zu Nachforderungen.
Reisekosten und Spesen werden nur nach vorheriger Freigabe durch den jeweiligen NDR Fachbereich auf Basis der NDR Reisekostenordnung erstattet.

Die Agentur muss in der Lage sein, basierend auf den Marketingparametern des NDR schlüssige Markenkommunikation, die glaubwürdig, direkt und emotional erlebbar ist, zu gestalten - von der Idee über die Umsetzung vor Ort bis zur Nachbereitung.
Ein fundiertes Markenverständnis, Realisierungskompetenz und ein solides Qualitätsmanagement bilden hierfür die Grundlage. Promoter werden zu Markenbotschaftern und GastgeberInnen des NDR. Diese Tatsache setzt voraus, dass dem strengen Auswahlverfahren auf Basis eines nachvollziehbaren Kriterienkatalogs eine kontinuierliche und professionelle Schulung durch den Auftragnehmer der Promoter folgt. Hierbei sind fundierte Kenntnisse über den NDR, seine Programme, der ARD und dem öffentlich-rechtlichen Rundfunk unabdingbar. Aber auch Spaß am Präsentieren, Begeisterung im Umgang mit Menschen sowie ein hohes Maß an Loyalität sind für die Qualifizierung unerlässlich.

Der Auftragnehmer erbringt für die geforderte Leistung folgende Leistungsbestandteile:

- Vorhalten eines Promoterpools für die Standorte in Kiel, Schwerin, Hamburg, Hannover (klassische Promotion, Hospitality Aufgaben, Walking Acts, sowie NDR Besucherführungen)

- Auswahl, Schulung, Disposition und Briefing der Promoter

- termingerechte und inhaltlich adäquate Durchführung der Promotioneinsätze

- personelle Unterstützung bei Gästeführungen an den NDR Betriebsstätten

- Erstellung von aussagefähigen Feedbackbögen mit Foto vom Aktionsort auf Anforderung

- maßgeschneiderte Strategien, auf Anforderung

- kreative Konzeptansätze, auf Anforderung

- innovative Lösungen

- ressourcengenaue Planungen

- professionelle Umsetzung

- markenadäquates Recruiting

- individuelle Qualifizierung

- Steuerung, Koordination und Handling

- Evaluierung & Controlling | Reisekosten lt. NDR Reisekostenverordnung

- Qualitätsmanagement

- Reporting

- Übernahme Bestand Promoterkleidung (inkl. Kleider, Hemden Mäntel etc.) sowie Promotionmaterial I Lagerung & Logistik & Reinigung

Der Auftragnehmer hat für eine sach- und fachgerechte Einlagerung und Handling der Promoterbekleidung sowie etwaiges Promotionmaterials Sorge zu tragen. Der Lagerbestand ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren.
Für einige Promotioneinsätze ist es notwendig, dass Fahrzeuge vom Auftragnehmer zum Veranstaltungsort gebracht werden. Daher ist es erforderlich, dass Promoter verfügbar sind, die im Besitz eines gültigen Führerscheins der Klasse B/BE/C1 mit abgelaufener Probezeit sind sowie eigenständig Zugriff auf Fahrzeuge habe.
Die Einsätze finden auch an Wochenenden statt, so dass hier eine Erreichbarkeit vom Auftragnehmer gewährleistet sein muss.
Eine erfolgreiche below-the-Line Maßnahme ist heute durch Vernetzung von Maßnahmen und Kommunikationskanälen geprägt, d.h. wir suchen einen Full-Service-Dienstleister bei der Planung, Durchführung und Auswertung unserer Promotionaktivitäten.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Dem NDR wird das dreimalige, einseitig auszuübende Recht eingeräumt, die Vertragslaufzeit um jeweils weitere 12 Monate zu gleichen Konditionen zu verlängern. Die Gesamt-Vertragslaufzeit beträgt höchstens 48 Monate. Die Verlängerungsoption ist jeweils mindestens drei Monate vor dem Laufzeitende des Vertrages seitens des NDR (einseitige Option) schriftlich zu ziehen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen dar (inkl. Beteiligungsverhältnisse). Gehen Sie dabei besonders auf Ihre Dienstleistungen bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand ein. Insbesondere Spezialisierungen in für den NDR relevanten Bereichen. Bitte erläutern Sie außerdem die vorhandene Fachexpertise, die eine Relevanz bezüglich des Angebotsgegenstands hat. (Erläuterung darf nicht mehr als 2 DIN A4 Seiten je Bieter, einseitig bedruckt, Arial, 11 Pkt.-Schriftgröße, 1,5-facher Zeilenabstand umfassen).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Bitte schlüsseln Sie Ihre Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen für eingesetzte Promoter bzw. Mitarbeiter wie folgt auf:
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Ausbezahlter Stundenlohn: Bitte geben Sie an, ob der ausgezahlte Betrag dem gesetzlichen Mindestlohn entspricht/darüber hinausgeht.
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Vertragskonstruktion und Beschäftigungsmodell: Arbeiten die Promoter bzw. Mitarbeiter auf Basis eines festen Arbeitsvertrages, als freie Mitarbeiter oder gibt es ein anderes Vertragsmodell? Welche Auszahlungsstruktur ergibt sich daraus für den Mitarbeiter?
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Brutto-Stundenlohn: Bitte teilen Sie uns mit, welchen Brutto-Stundenlohn die Promoter bzw. Mitarbeiter erhalten. Falls die Mitarbeiter selbst für die Versteuerung und die Sozialabgaben verantwortlich sind, möchten wir dies ebenfalls wissen.
Wir erwarten eine detaillierte, schlüssige und lückenlose Aufschlüsselung, sodass wir interessierten Promotern jederzeit mitteilen können, was sie im Falle einer Beschäftigung überwiesen bekommen und welche etwaigen Abgabeverpflichtungen sie danach noch nachkommen müssen.
Sofern Drittplattformen zur Personalakquise eingesetzt werden, beschreiben Sie bitte zusätzlich:

- Die monetäre Auszahlungsstruktur im Detail

- Den jeweiligen Anforderungsprozess, wenn der NDR einen neuen Einsatz plant und beim Dienstleister eine Anfrage stellt. Welches Prozedere schlägt der Anbieter im Detail vor?

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Drei Referenzen über erfolgreich durchgeführte Projekte im Zeitraum 2022 bis 2024 mit vergleichbaren Anforderungen unter Nennung des Referenz-Unternehmens, des Ansprechpartners, Tel-Nr. des Ansprechpartners und Auftragsvolumen sowie einer Kurzbeschreibung des Auftrags samt genauer Tätigkeitsbeschreibung.

Zur Beurteilung der Qualifikationen der einzusetzenden Mitarbeitenden, stellen Sie bitte das für die Leistungserbringung zuständige Team namentlich vor. Benennen Sie deren fachliche Qualifikationen.
Für den NDR muss nachvollziehbar sein, dass das eingesetzte Personal in der Lage ist, die beschriebenen Aufgaben aufgrund der fachlichen Qualifikation zu erledigen (Erläuterung darf nicht mehr als 5 DIN A4 Seiten, einseitig bedruckt, Arial, 11 Pkt. Schriftgröße, 1,5-facher Zeilenabstand umfassen).

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6FYTMEQ2UYP


(1) Die Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle sowie Beantwortung von Fragen zu diesem Verfahren erfolgt ausschließlich über das Vergabeportal. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind.
(2) Etwaige Fragen von Unternehmen sollten bis spätestens 8 Tage vor Abgabefrist über das Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bewerber nur in Textform und anonymisiert beantwortet.