Praxis-as-a-Service

Kurze Beschreibung

Digitales Praxissystem bestehend aus Praxisverwaltungssoftwarelösung (PVS), VPN-Konnektor und VPN-Dienst sowie Kartenterminals. Das digitale Praxissystem ist ein as a Service-Modell, sodass alle erforderlichen Serviceleistungen (Wartung, Service und fortlaufende Umsetzung der Anforderungen der gematik) während der Vertragslaufzeit in der Miete beinhaltet sind. Hinzu kommen die Bereitstellung und Nutzung des KIM-Dienstes (Kommunikation im Medizinwe-sen). Darüber hinaus gehören zum Vertragsgegenstand Schulungen sowohl im Zuge der Ersteinführung der Lösung als auch in der Phase des Betriebes.

Beschreibung der Beschaffung

Digitales Praxissystem bestehend aus Praxisverwaltungssoftwarelösung (PVS), VPN-Konnektor und VPN-Dienst sowie Kartenterminals. Das digitale Praxissystem ist ein as a Service-Modell, sodass alle erforderlichen Serviceleistungen (Wartung, Service und fortlaufende Umsetzung der Anforderungen der gematik) während der Vertragslaufzeit in der Miete beinhaltet sind. Hinzu kommen die Bereitstellung und Nutzung des KIM-Dienstes (Kommunikation im Medizinwe-sen). Darüber hinaus gehören zum Vertragsgegenstand Schulungen sowohl im Zuge der Ersteinführung der Lösung als auch in der Phase des Betriebes.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es wird eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen verlangt:
• 5 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleis-tung für alle Schadensfälle und
• 5 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und
• 2,5 Mio. Euro für Vermögensschäden und Datenschutzschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle.
Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrecht zu erhalten.
Der Bieter erklärt mit Abgabe des Angebots in der eVergabe (dort im Abschnitt „Eignung“ unter Ziffer Teil A 2.2.1.1), diesen Nachweis fristgerecht und unaufgefordert vorzulegen. Der gültige Nachweis ist spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag vorzulegen. Bei Bietergemeinschaften muss Versicherungsschutz für jedes Mitglied bestehen.
Die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist im Falle von Bietergemeinschaften von dem führenden Unternehmen für die Bietergemeinschaft einzureichen.
Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung nicht der geforderten und zugesagten Höhe ent-sprechen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt wer-den; das Angebot ist dann zwingend, ggf. auch rückwirkend, vom Verfahren auszuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es sind mindestens zwei vergleichbare Referenzprojekte, welche in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurden, anzugeben. Hierzu ist die ANLAGE Referenzbeschreibung vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach für Benennung mehrerer Referenzprojekte) mit dem Angebot einzureichen.
Ein Referenzprojekt ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar,
wenn es den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesent-lichen entspricht.
Dies ist der Fall, wenn die Bereitstellung (inkl. Service und Support) eines Praxisverwaltungssystems für die Bereiche Kurativ- und Arbeitsmedizin gemäß der Leistungsbeschreibung als SaaS-Lösung geliefert wurde.
In der Referenz ist zu dem darzustellen, wie die Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und die hierfür relevanten Erfahrungen anhand des Referenzprojekts. Des Weiteren ist auf folgende Aspekte einzugehen:
• Art des Geschäftsmodells des Auftraggebers und ggf. von Ihnen erbrachte Leis-tungen zum Customizing der SaaS-Lösung
• Von Ihnen realisierte technische Lösungen zur Nutzung des Praxisverwaltungssystems über verschiedene Standorte hinweg
• Art und Umfang der von Ihnen geleisteten Einführungsbegleitung bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft
• Bei Beteiligung mehrerer Unternehmen, die Angabe der Aufgabenteilung und des eigenen Aufgaben- und Verantwortungsbereiches
• Betreuung der Kunden während des Vertragslaufzeit (Art und Umfang).
Insbesondere wird im Rahmen der Vergleichbarkeit berücksichtigt, in wieweit die Referenz-projekte mit dem Auftraggeber vergleichbare Referenzauftraggeber beschreiben.
Ein Referenzprojekt gilt als erfolgreich abgeschlossen,
• wenn es nach dem o.g. Stichtag eingeführt wurde und
• wenn die Inbetriebnahme der Software beim Kunden nach Migration und Konfiguration planmäßig verlaufen ist und
• die vereinbarte Vertragslaufzeit geendet hat und nicht vorzeitig beendet worden ist. Sind Referenzprojekte noch nicht erfolgreich abgeschlossen, müssen diese gemessen vom Tag des Ablaufs der Angebotsfrist dieser Vergabe seit mindestens sechs Monaten bestehen, um berücksichtigt werden zu können.
Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, mehrere Referenzen einzureichen, um die erforderliche Eignung nachzuweisen. Dies kann auch mit einer einzigen Referenz, die den Auftragsgegenstand in außergewöhnlichem Maße widerspiegelt, erreicht werden. Die Vergabestelle ermöglicht es dem Bieter allerdings, mehrere Referenzen einzureichen, um die Abdeckung des Auftragsge-genstandes zu erleichtern.
Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanz-ahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin:
Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit eine Betrachtung von 2 vergleichbaren Referenzen grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 2 Referenzen keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst 2 vergleichbare Referen-zen einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen.
Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschreibung die Prognose nicht zu, dass der Bieter den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch ausdrücklich im Vordruck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde.
Der Auftraggeber und die Vergabestelle werden ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bieter auf Anforderung eine/n Ansprechpartner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprech-partner/in nicht in angemessener Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätig-ten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen.
Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Referenzen insgesamt betrachtet.

Zusätzliche Informationen

Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
• deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
• Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten,
• dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftragge-ber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewähr-leistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftrag-nehmer,
• Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
• Erklärung zur Fremdfirmenordnung von Dataport,
• Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG),
• Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022,
• Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung

Das Offene Verfahren gemäß § 119 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkun-gen (GWB) und § 15 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) ist ein streng formalisiertes Verfahren.
Das Vergabeverfahren erfolgt nach den Abschnitten 1, 2 und 7 der VgV. Die Ausführungen und Bestimmungen in den Vergabeunterlagen konkretisieren diese Regelungen der VgV, die uneingeschränkt gelten.
Die in Teil A – Allgemeiner Teil (Bewerbungsbedingungen) genannten Normen sind jeweils mit einem Hyperlink versehen, über den Bieter die jeweilige Norm online aufrufen können. Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass die Links funktionieren oder die verlinkten Webseiten die Normen in der aktuell geltenden Fassung darstellen. Es gelten die genannten Normen in der jeweils zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geltenden Fassung.
In den Vergabeunterlagen werden unter anderem Anforderungen an das Angebot gestellt, Bedingungen definiert und Angaben verlangt (Bsp.: Angaben über den Bieter); werden diese nicht entsprechend den Vergabeunterlagen bei Erstellung des Angebotes berücksichtigt, kann das Angebot gemäß § 57 VgV vom Verfahren ausgeschlossen werden. Es ist für eine erfolgreiche Teilnahme am Verfahren daher unbedingt erforderlich, die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig zu lesen.
Erkennt ein Bieter Fehler, Unklarheiten, Widersprüche oder Ähnliches in den Vergabeunter-lagen, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen (siehe auch Ziffer 4.1.2).
Zur Klarheit wird darauf hingewiesen, dass mit dem Begriff „Vergabeunterlagen“ sämtliche im Rahmen des Vergabeverfahrens auftraggeberseitig elektronisch zur Verfügung gestellten Dokumente und Informationen umfasst sind.
nformationen und Kommunikation
Zur Teilnahme an der Kommunikation mit der Vergabestelle sind eine Registrierung des inte-ressierten Unternehmens (siehe Hinweis oben, Seite 2) sowie die Einrichtung mindestens einer Benutzerkennung in der eVergabe-Software erforderlich. Zur Kommunikation im Vergabeverfahren sowie zur Angebotserstellung und -einreichung können vom Bieter mehre-re Benutzerkennungen verwendet werden. Der Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Stammdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse der Benutzerkennungen aktuell gehalten werden.
Interessierte Unternehmen, die nach dem Download der Vergabeunterlagen Informationen der Vergabestelle zum laufenden Vergabeverfahren erhalten möchten (siehe dazu auch Zif-fer 4.1.3 Fragen- und Antwortenforum), können dies im Bieterassistenten entweder mit der Funktion „Nachrichten bestellen“ oder durch die Aufnahme der Angebotsbearbeitung veran-lassen.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus technischen Gründen im laufenden Vergabever-fahren E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Mitteilungen der Vergabestelle aus-schließlich an die E-Mail-Adresse der Benutzerkennung gesendet werden, die die Bearbeitung des Angebotes erstmalig initiiert hat. Der Bieter hat daher dafür Sorge zu tragen, dass die Kenntnisnahme und Bearbeitung eingehender Nachrichten jederzeit sichergestellt ist.
Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deut-scher Sprache über den Bieterassistenten (Abschnitt „Nachrichten“) statt.
Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z.B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleich-behandlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z.B. E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall wird die Vergabestelle Nachrichten ebenfalls an die im Verga-beverfahren bekannte E-Mail-Adresse des Bieters (s.o.) senden.
Für das Angebot sind nur die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vergabeunterla-gen zu verwenden.
Dem Bieter obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen gemäß bei-gefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage un-vollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters.