Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in dem genannten Fachdienst der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde. A. Einen der Bereiche, die es zu digitalisieren gilt, stellt der Fachdienst Infrastruktur (Straßenbau) dar. Der Kreis Rendsburg-Eckernförde führt hier derzeit die elektronische Akte mit dem Dokumentenmanagementsystem „ENAIO“ der Firma Optimal Systems. Damit die elektronische Akte zielgerichtet eingesetzt werden kann, ist es zwingend erforderlich, die laufenden Fallakten im Bestand des genannten Fachdienstes komplett zu digitalisieren und in ENAIO abzulegen B. Darüber hinaus ist geplant, auch in den restlichen relevanten Fachdiensten des Kreises Rendsburg-Eckernförde ebenso zu verfahren und die laufenden Fallakten zu digitalisieren. Dies ist über einen Zeitraum von 3-4 Jahren geplant. Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Aufbewahrung, Rücklieferung oder Vernichtung (nach Wunsch der entsprechenden Fachdienste/Fachgruppen), A. ca. 2.800 laufenden Fallakten (s. Aktenstatistik) des Fachdienstes Infrastruktur (Straßenbau) und B. ca. 41.100 laufenden Fallakten (s. Aktenstatistik) der restlichen Fachdienste/Fachgruppen. Eine Abrufverpflichtung von Seiten des Auftraggebers liegt nicht vor. Für diese Rahmenvereinbarung gilt folgender Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum: 1.275.000€ netto. Bei Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vorgesehenen Laufzeit.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-01-12.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-12-09.
Auftragsbekanntmachung (2025-12-09) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung Bestandsakten-Digitalisierung Kreis Rendsburg-Eckernförde
Referenznummer: ZV-K4-25-0486000-4121.05
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in dem genannten Fachdienst der Kreisverwaltung...”
Kurze Beschreibung
Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in dem genannten Fachdienst der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde.
A. Einen der Bereiche, die es zu digitalisieren gilt, stellt der Fachdienst Infrastruktur (Straßenbau) dar. Der Kreis Rendsburg-Eckernförde führt hier derzeit die elektronische Akte mit dem Dokumentenmanagementsystem „ENAIO“ der Firma Optimal Systems. Damit die elektronische Akte zielgerichtet eingesetzt werden kann, ist es zwingend erforderlich, die laufenden Fallakten im Bestand des genannten Fachdienstes komplett zu digitalisieren und in ENAIO abzulegen
B. Darüber hinaus ist geplant, auch in den restlichen relevanten Fachdiensten des Kreises Rendsburg-Eckernförde ebenso zu verfahren und die laufenden Fallakten zu digitalisieren. Dies ist über einen Zeitraum von 3-4 Jahren geplant.
Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Aufbewahrung, Rücklieferung oder Vernichtung (nach Wunsch der entsprechenden Fachdienste/Fachgruppen),
A. ca. 2.800 laufenden Fallakten (s. Aktenstatistik) des Fachdienstes Infrastruktur (Straßenbau) und
B. ca. 41.100 laufenden Fallakten (s. Aktenstatistik) der restlichen Fachdienste/Fachgruppen.
Eine Abrufverpflichtung von Seiten des Auftraggebers liegt nicht vor.
Für diese Rahmenvereinbarung gilt folgender Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum:
1.275.000€ netto.
Bei Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vorgesehenen Laufzeit.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in dem genannten Fachdienst der Kreisverwaltung...”
Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in dem genannten Fachdienst der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde.
A. Einen der Bereiche, die es zu digitalisieren gilt, stellt der Fachdienst Infrastruktur (Straßenbau) dar. Der Kreis Rendsburg-Eckernförde führt hier derzeit die elektronische Akte mit dem Dokumentenmanagementsystem „ENAIO“ der Firma Optimal Systems. Damit die elektronische Akte zielgerichtet eingesetzt werden kann, ist es zwingend erforderlich, die laufenden Fallakten im Bestand des genannten Fachdienstes komplett zu digitalisieren und in ENAIO abzulegen
B. Darüber hinaus ist geplant, auch in den restlichen relevanten Fachdiensten des Kreises Rendsburg-Eckernförde ebenso zu verfahren und die laufenden Fallakten zu digitalisieren. Dies ist über einen Zeitraum von 3-4 Jahren geplant.
Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Aufbewahrung, Rücklieferung oder Vernichtung (nach Wunsch der entsprechenden Fachdienste/Fachgruppen),
A. ca. 2.800 laufenden Fallakten (s. Aktenstatistik) des Fachdienstes Infrastruktur (Straßenbau) und
B. ca. 41.100 laufenden Fallakten (s. Aktenstatistik) der restlichen Fachdienste/Fachgruppen.
Eine Abrufverpflichtung von Seiten des Auftraggebers liegt nicht vor.
Für diese Rahmenvereinbarung gilt folgender Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum:
1.275.000€ netto.
Bei Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vorgesehenen Laufzeit.
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Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:selbst#
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien...”
Zusätzliche Informationen
#Besonders auch geeignet für:selbst#
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.
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Ort der Leistung: Rendsburg-Eckernförde🏙️ Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-01 📅
Datum des Endes: 2030-03-31 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“01.04.2026 - 31.03.2028 mit der Option des Auftraggebers einer einmaligen Verlängerung von maximal 2 Jahren (31.03.2030).” Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept inkl. Zeit- und Ablaufplan
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Organisation und Erfahrung des konkret für die Durchführung des Auftrags vorgesehenen Personals/Projektteams. Nachhaltigkeit bei der Durchführung der Aufträge.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-12 08:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-01-12 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
“Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Submission/Angebotsöffnung nicht zugelassen.”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 76
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“7. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
7. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“8. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung.”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“9. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
9. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2022-2024).
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“10. Erklärung (Formblatt) über mindestens 3 und maximal 5 Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Geschäftsjahren (2022 – 2024) erbrachten und im...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
10. Erklärung (Formblatt) über mindestens 3 und maximal 5 Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Geschäftsjahren (2022 – 2024) erbrachten und im Umfang vergleichbaren Leistungen für öffentliche oder private Auftraggeber, unter Angabe von Name des Auftraggebers, Leistungsumfang, Auftragssumme, Dauer des Vertrages, Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Aktenvolumen und Zeitraum der Verarbeitung.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“11. Eigenerklärung, dass in jeder Transportkolonne des Auftragnehmers eine Person vorhanden ist, die über ausreichende Erfahrung bei der Durchführung...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
11. Eigenerklärung, dass in jeder Transportkolonne des Auftragnehmers eine Person vorhanden ist, die über ausreichende Erfahrung bei der Durchführung datenschutzkonformer Transporte verfügt und die deutsche Sprache fließend spricht (mindestens Sprachniveau C1).
12. Folgende Zertifikate müssen eingereicht werden: ISO/IEC 27001 (IT-Sicherheitsmanagement) und DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement).
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Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
“Arbeitsgemeinschaft (mindestens GbR)”
“Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge,...”
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.
Soweit in dieser Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen auf Formblätter verwiesen wird, sind diese zu verwenden.
Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:
(Hinweis: die nachfolgende und auch in den Ziff. 5.1.9 und 5.1.10 aufgeführte Nummerierung bezieht sich auf diejenige aus der/den Vergabeunterlagen beigefügter "Anlage 14 vorzulegende Nachweise")
1. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen, dass Sie die Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB, § 124 GWB und § 128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.
2. Aussagekräftige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens inkl. eines Leistungsportfolios (max.4 DIN-A4-Seiten).
3. Eigenerklärung, dass das Wettbewerbsregister keine negativen Eintragungen enthält. Die GMSH wird einen Wettbewerbsregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.
4. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022.
5. Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen (Formblatt).
6. Ggf. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt).
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Nationale Registrierungsnummer: t:04319884542
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postleitzahl: 24105
Postort: Kiel
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de📧
Telefon: +49 4319884542📞
Fax: +49 4319884702 📠
URL: https://www.e-vergabe-sh.de🌏 Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Nationale Registrierungsnummer: 01-2002-79-FB412
Postanschrift: Küterstrasse 30
Postleitzahl: 24103
Postort: Kiel
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: e-vergabe-beschaffung@gmsh.de📧
Telefon: +49 4315991940📞
URL: https://www.e-vergabe-sh.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 238-820547 (2025-12-09)
Auftragsbekanntmachung (2025-12-18) Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-23 07:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-01-26 09:00:00 📅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“10. Die Bieter müssen Erfahrungen im Umgang und mit der Digitalisierung kommunaler Aktenbestände besitzen und entsprechende Referenzprojekte vorweisen...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
10. Die Bieter müssen Erfahrungen im Umgang und mit der Digitalisierung kommunaler Aktenbestände besitzen und entsprechende Referenzprojekte vorweisen können. Es sollten bereits Erfahrungen in ähnlichen Projekten im öffentlichen Sektor vorliegen.
Als Nachweis ist eine Aufstellung von gleichgearteten Projekten mit Angaben über Referenzkunden, Aktenvolumen und Zeitraum der Verarbeitung einzureichen.