Rahmenvereinbarung über den Bezug von Veeam Lizenzen

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zum Bezug von IT-Dienstleistungen für den Bereich Veeam-Lizenzen. 

Gesucht wird ein Dienstleister, der die Administration von Veeam-Lizenzverträgen sowie deren Nutzung für die Bezugsberechtigten federführend übernimmt.
Zudem soll der Dienstleister den Abschluss künftiger Beitritte zum ELA-Veeam-Lizenzvertrag begleitet. Wesentliches Element der Leistungserbringung ist die proaktive Berichtsfunktion an die Auftraggeberin und die Erarbeitung von Vorschlägen zur Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen.

Das für diese Rahmenvereinbarung in Aussicht stehende Auftragsvolumen wurde, so genau wie möglich, umschrieben. Der Bedarf ist jedoch nicht verbindlich und abschließend festlegbar. Dieser gibt nur eine geschätzte Auftragsmenge und einen voraussichtlichen Zeitraum für die Leistungserbringung wieder. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass die Leistungen in einer anderen Größenordnung oder/und einem anderen Zeitraum abgerufen werden.

Es wird von einer Abnahme von folgenden Produkten ausgegangen:
- Veeam Data Platform Premium Edition Universal License; 10 Universal Lizenzen, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Data Platform Premium Capacity Pack; 1TB Increments für Installationen unter 250TB, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Data Platform Advanced Edition Universal License; 10 Universal Lizenzen, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Data Platform Advanced Capacity Pack; 1TB Increments für Installationen unter 250TB, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Kasten for Kubernetes; 1 Worker Node Lizenz, 1 Jahr Basic Support
- Veeam Backup for Microsoft 365; 1 User Lizenz, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Data Cloud for Microsoft 365 Flex Edition; 1 User Lizenz, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Management Pack for Microsoft System Center; 1 User Lizenz, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Recovery Orchestrator; 10 orchestrierte Instanzen, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Backup for Entra ID Standalone for Veeam Data Platform Premium; 1 User Lizenz, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Backup for Entra ID Standalone for Veeam Data Platform Advanced; 1 User Lizenz, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Data Cloud Vault Foundation Edition; 1 TB, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Data Cloud Vault Advanced Edition; 1 TB, 1 Jahr Produktion Support
- Veeam Data Platform Advanced Edition Universal License; 10 Universal Lizenzen, 1 Jahr Produktion Support: 590 Stk.
- Tagessatz Consulting und Beratungsleistung (inkl. Reise- und Übernachtungskosten etc.): 5 PT

Das geschätzte Auftragsvolumen für die gesamte Laufzeit von vier Jahren beläuft sich auf ca. 5.000.000,00 Euro netto. Eine Mindestabnahme wird nicht vereinbart. Für die geschätzten Abrufmengen besteht keine Abnahmeverpflichtung. Die Abrufmenge kann sich daher verringern.

Grundlage der Rahmenvereinbarung ist eine im Vorfeld dieser Ausschreibung verhandelte Konditionenvereinbarung Nr. Q-4040453 zwischen der BITBW und Veeam, die der BITBW Sonderkonditionen über unterschiedliche Veeam Produkte bis einschließlich 30. November 2027 sichert.

Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst 24 Monate (Mindestvertragslaufzeit).
Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag zweimalig um jeweils ein Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume).
Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung durch die Auftraggeberin erfolgt. Für den zweiten optionalen Verlängerungszeitraum gilt selbiges.

Der Vertrag endet in jedem Fall mit dem Erreichen der maximalen Gesamtauftragsgrenze von 5.000.000,00 EUR netto; 5.950.000,00 EUR brutto (inkl. optionaler Leistungen). Die geschätzte Abnahmemenge ist der Anlage 3 zum Vertrag - Preisblatt zu entnehmen.
Wird der Auftragswert durch eine Auftragsänderung während der Vertragslaufzeit gem. § 132 GWB erhöht, so endet der Vertrag mit dem Erreichen dieses neuen Auftragswertes.
Vom Vertragsende unberührt bleibt die Verpflichtung des Auftragnehmenden zur vertragskonformen Leistungserbringung der im Vertragszeitraum erfolgten Beauftragungen.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag zweimalig um jeweils ein Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume).
Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung durch die Auftraggeberin erfolgt. Für den zweiten optionalen Verlängerungszeitraum gilt selbiges.

Zusätzliche Informationen

Es wird darauf hingewiesen, dass die Aufklärung innerhalb der gesetzten Frist vorzunehmen ist und das Angebot gemäß § 57 VgV ausgeschlossen werden könnte, wenn die Nachlieferung nicht innerhalb der Frist erfolgt, verweigert wird oder unzureichend ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Aktueller Nachweis (nicht älter als ein Jahr) einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Haftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung eines Versicherungsunternehmens aus einem Mitgliedstaat der EU. Entweder eine aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft oder eine Kopie der Police. (A)

- Eigenerklärung, dass die Versicherung bei Angebotsabgabe nicht gekündigt ist und für den Leistungszeitraum ein Versicherungsschutz bestehen bleibt.
(A)

- Eigenerklärung, ob beabsichtigt wird Unterauftragnehmer einzusetzen. (A)

- Eigenerklärung, dass über das Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde. (A)

- Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. A)

- Eigenerklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (u.a. auch zur Berufsgenossenschaft) ordnungsgemäß nachgekommen wird. (A)

- Eigenerklärung, dass keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen haben, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen. (A)

- Eigenerklärung, dass weder das Unternehmen, noch Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten erscheint. (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter die Tariftreue- und Mindestentgeltbestimmungen nach dem Landestariftreue- und Mindestentgeltgesetz einhält, vgl. Anlage 8 zum Vertrag - Verpflichtungserklärung Mindestentgelt und ggf. Anlage 9 zum Vertrag - Verpflichtungserklärung Mindestentgelt Unterauftragnehmer. (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter die Anforderungen aus Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung vollständig erbringen kann und für die erbrachten Dienstleistungen das Muster Leistungsnachweise verwenden wird. (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter bzw. die von ihm angebotenen Personen im Falle einer Zuschlagserteilung mit der Anlage 11 zum Vertrag - Einwilligung Zuverlässigkeitsüberprüfung einverstanden sind, die Anlage ausfüllen und zeitnah vor der Leistungserbringung der BITBW übergeben wird. (A)

- Weitere Anforderungen ergeben sich aus den Allgemeinen Angaben und dem Angebotsblatt Unternehmen. (A)

- Kontaktdaten des/der Sabotageschutzbeauftragten oder Sicherheitsbevollmächtigten (m/w/d), über welchen die Kommunikation der Sicherheitsüberprüfung stattfindet. (A)

Bei (A) handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung, kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: - Aktueller Nachweis (nicht älter als 1 Jahr), dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. (A)
Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind (soweit erforderlich) oder einen anderen geeigneten Nachweis (z. B. bereinigter Steuerbescheid) vor, der Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit gibt.

- Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen. (A)

- Eigenerklärung, dass keine Verstöße der in § 124 GWB aufgezählten fakultativen Ausschlussgründe vorliegen. (A)

- Eigenerklärung, dass keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 42 Abs. 1 VgV i.V.m. § 124 GWB vorliegen (A)

Wir erklären, dass es sich bei dem Bieter nicht um
a) russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen,

b) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder

c) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handelt.

Des Weiteren wird bestätigt, dass das Vorgenannte auch nicht auf Unterauftragnehmer/Nachunternehmer, Lieferanten oder Unternehmen deren Leistung zur Vertragserfüllung in Anspruch genommen wird, zutrifft. Dies gilt, soweit mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unterauftragnehmer/Nachunternehmer, Lieferanten oder Unternehmen deren Leistung zur Vertragserfüllung in Anspruch genommen wird, entfallen. (A)

- Angabe, von Name und Hauptsitz seines Unternehmens. (A)

- Angabe, ob der Bieter gemäß der KMU-Definition der Europäischen Kommission (EU-Empfehlung 2003/361) zur Gruppe der Kleinstunternehmen, kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) gehört. (A)

- Angabe der nationale Identifikationsnummer an. (A)

- Angabe, ob das Unternehmen börsennotiert ist. (A)

- Angabe der Staatsangehörigkeit(en) des/der Eigentümer*in bzw. der Eigentümer*innen an. (A)

Bei (A) handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung, kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Eigenerklärung, dass der Auftraggeberin immer die aktuelle Ansprechperson für die Vertragsabwicklung bekanntgegeben wird. (A)

- Nachweis von zwei Projektreferenzen der letzten 36 Monate (01/2022 - 01/2025), die der Bieter als verantwortliches Unternehmen im Rahmen des Managements von Veeam-Produkten erbracht hat. Die Referenzen müssen in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein. Weiter muss nebenstehende Inhalte über die Referenzen angegeben werden: (A)
Projektgröße: Über 250.000 EUR netto Veeam Lizenzumsatz (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter den Partnerstatus "Veeam Value-Added Reseller Gold" besitzt. (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter über
- Mindestens zwei Personen mit Zertifizierung "Veeam Certified Engineer" (VMCE)
- Mindestens eine Person mit Zertifizierung "Veeam Certified Architect" (VMCA)
verfügt. (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter alle in Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung genannten Kriterien erfüllt. (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter als Ergebnis des jährlichen Meetings zusichert der Bieter, dass alle Bezugsberechtigten ihren jeweils aktuellen Lizenzvertragsstatus und die sich daraus ergebenden Optimierungsmöglichkeiten in elektronischer Form erhalten. (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter eine Reaktionszeit der Ansprechperson von maximal 24 Stunden nach Eingang einer Anfrage zusichert. (A)

- Eigenerklärung, dass eine ständig erreichbare Ansprechperson für sämtliche Anfragen in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung zur Verfügung steht. (A) Diese Person ist von 08:00 - 17:00 Uhr von Mo-Fr erreichbar (hiervon ausgenommen sind Tage, die auf einen am Sitz der Auftraggeberin gesetzlichen Feiertag fallen). (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter alle in Anlage 1 zum Vertrag - Ergänzende Vereinbarungen - unter Kapitel 5 (Preisgestaltung) genannten Kriterien erfüllt. (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter alle in Anlage 1 zum Vertrag - Ergänzende Vereinbarungen - unter Kapitel 7 (Rechnungsstellung) genannten Kriterien erfüllt. (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter die nachfolgend aufgelisteten Gesetze, Richtlinien und Standards im Rahmen der Leistungserbringung berücksichtigt: (A)
- Datenschutzgesetz des Bundes (BDSG), des Landes (LDSG BW) und DS-GVO

- Eigenerklärung, dass der Bieter mit Zuschlag im Bedarfsfall die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (vgl. Muster Auftragsverarbeitung DS-GVO) bezüglich im Auftrag verarbeiteter personenbezogener Daten mit der Auftraggeberin geschlossen wird. (A)

- Eigenerklärung, dass der Bieter (inklusive etwaiger Unterauftragsnehmer) keine personenbezogenen Daten (inkl. Diagnose- oder Telemetriedaten) für eigene Zwecke im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeitet. (A)

- Wird eine Drittlandübermittlung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung durch den Bieter nicht ausgeschlossen, sind die Anforderungen des Kapitels V der DS-GVO zu berücksichtigten und nachfolgendes mit Angebotsabgabe zur Verfügung zu stellen: (A)
- Angabe unter welchen Bedingungen des Kapitels V der DS-GVO die Drittlandübermittlung erfolgen soll. Falls sich der Bieter auf die neuen Standarddatenschutzklauseln* stützt, Übermittlung des Musters der Kommission, welches für den Abschluss verwendet werden soll, inklusive:
o Angabe, welche personenbezogenen Daten inkl. Diagnose-/Telemetrie-/Metadaten in welches Drittland übermittelt werden sollen (Kategorien personenbezogener Daten nebst Arten der personenbezogenen Daten, Zweck).
o Angabe der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter nebst Sitz, Funktion und welche personenbezogene Daten diese verarbeiten.
o Angabe der vertraglichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ergriffen werden, um eine datenschutzkonforme Drittlandübermittlung und Verarbeitung zu gewährleisten (z. B. Pseudonymisierung, ausreichende Verschlüsselung).
o Die durch den Bieter durchgeführte Drittlandübermittlungs-Folgenabschätzung (Transfer Impact Assessment).
o Angabe, wie die Auftraggeberin bei Zugriffen oder Anträgen auf Offenlegung an den Auftragsverarbeiter (oder einen seiner Unterauftragsverarbeiter), durch Behörden eines Drittlandes auf personenbezogene Daten, unterrichtet wird (Informationskanal, z. B. per E-Mail). (A)

- Eigenerklärung, dass die nachfolgend aufgelisteten Gesetze, Richtlinien und Standards im Rahmen der Leistungserbringung berücksichtigen werden: (A)
- Standards und Kompendium des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, insbesondere der Standards 200-2 und 200-3 im Rahmen der Erstellung eines Info-Sicherheitskonzepts


Bei (A) handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung, kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen.

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach §160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.