Rahmenvertrag Technischer Support Kino

Kurze Beschreibung

Technische Betreuung und Durchführung von Kinoveranstaltungen im Kino im Dortmunder U im Rahmen der Aktivitäten des Teams "Marketing und Veranstaltungsmanagement" des Dortmunder U / Kulturbetriebe der Stadt Dortmund

Beschreibung der Beschaffung

Die ausgeschriebenen Firmenleistungen innerhalb des Rahmenvertrags sollen die hauseigenen Veranstaltungsformate abdecken, die das Team "Marketing und Veranstaltungsmanagement" betreut und verantwortet, also die regelmäßigen Kinoreihen im Kino im U, Filmvorführungen im Rahmenprogramm zu Sonderausstellungen, Filmvorführungen im Rahmen des Ferienprogramms, des "Familiensonntag", im Rahmen von "Kleiner Freitag" sowie im Rah-men von Großveranstaltungen). Sollten auch die Partnerinstitutionen oder Externe auf eine entsprechende Leistung zurück-greifen wollen, ist eine separate Anfrage und Beauftragung notwendig. Dabei gelten die Konditionen des Rahmenvertrags. Entsprechend ergeben sich folgende Firmenleistungen: Technischer Support und Betreuung von Filmvorführungen im Kino im U Vorbereitung und Durchführung von Filmvorführungen - Datenhandling / Aufbereitung / techn. Kontrolle von zugesandten Filmkopien - Vorbereitung von 35mm-Filmmaterial für die analoge Projektion im Überblendbetrieb - Konvertierung, Upload und Aufbereitung von digitalen Filmdateien für die Projektion im Kino - Erstellung von digitalen Vorführfassungen aus Blu-ray oder Videofile (sowie nach Absprache deren Beschaffung) - bei Bedarf Einbindung oder Aufbereitung von Untertiteln - Vorbereitung Bühnensetting und ggf. Betreuung von Proben sowie Bühnenbeleuch-tung und Mikrofonie - Filmvorführung von analogem 35mm-Filmmaterial sowie von 2D Filmmaterial auf digitalen Datenträgern - Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Kinoveranstaltung - Überwachung und Bedienung der Sound- und Lichttechnik sowie des Vorhangs - Proben, Überwachung und technische Betreuung von Kino- und Abendveranstaltungen mit Gästen - Absprachen mit jeweiligen Verantwortlichen (vorwiegend Team "Marketing und Ver-anstaltungsmanagement" des Dortmunder U, aber ggf. auch: Partnerinstitutionen im Dortmunder U, Kurator*innen, externe Kooperationspartner) Aufzeichnung, Bearbeitung und Upload vom digitalem Ton- und/oder Videomaterial bei Kinoveranstaltungen (z. B. Publikumsgespräche) - Erstellung Trailer, Trailer-Recherche & Erstellung Vorführfassung mit Termin-Tafeln - Erstellung Plakate & Lobby Screens Reparaturen und Wartung an der Kino- und Saaltechnik - Bedienung, Wartung und ggf. Reinigung und Reparatur der analogen und der digitalen Projektions-, Licht- sowie Mikrofontechnik - Behebung kleiner Schäden oder EDV-Fehler - Ansprechpartner bei Jahreswartung in Abstimmung mit der entsprechenden Rahmenvertragsfirma - Technisches Briefing für externe Veranstaltungstechniker*innen inkl. Übergabeprotokoll sowie Vor- und Nachbereitung Weitere Firmenleistungen und Kostenaufstellungen Besprechungen finden regelmäßig im 1-Monats-Rhytmus mit einer festen Ansprech-person telefonisch oder persönlich im Dortmunder U statt. Der Auftragnehmer koope-riert eng mit den Ansprechpartner*innen des Dortmunder U sowie nach Absprache ei-genständig mit den beteiligten Einrichtungen im Dortmunder U und steht für alle not-wendigen Abstimmungsgespräche regelmäßig und flexibel zur Verfügung. Von daher sind für die Leistungsausführung Kenntnisse und Vernetzung mit der lokalen und regionalen Kultur- und Kreativszene zwingend erforderlich; Kenntnisse über die Einrichtungen im Haus und deren Programminhalte sind ebenfalls erforderlich, Erfahrungen mit den Partnern des Dortmunder U gewünscht. Während der Vertragslaufzeit werden die Leistungen direkt und ausschließlich vom Team "Marketing und Veranstaltungsmanagement" des Dortmunder U/ Kulturbetriebe der Stadt Dortmund abgerufen. Dies erfolgt im Rahmen von Projekt- bzw. Veranstaltungsanfragen und Stundenkalkulationen. Umfang und Zeitpunkt der Abrufe werden durch den tatsächlichen Bedarf bestimmt; aktuell wird von durchschnittlich 150 Veranstaltungen im Jahr ausgegangen. Abgerechnet wird jedoch nach den tatsächlich er-brachten Leistungen. ? Sollten weitere Institutionen des Dortmunder U außerhalb des Wirkungsbereichs des Teams "Marketing und Veranstaltungsmanagement" oder Externe auf die Firmenleistungen zugreifen wollen, ist eine separate Anfrage und Beauftragung außerhalb des Rahmenvertrags notwendig. Hier gelten die Konditionen des Rahmenvertrags. Außerdem ist zu berechnen, dass in den Sommerferien des Landes Nordrhein-Westfalen kein oder nur ein eingeschränkter Kinobetrieb stattfindet. Auch zwischen Mitte Dezember und Mitte Januar finden in der Regel keine regelmäßigen Veranstaltungen im Kino statt. ? Die meisten Veranstaltungen im Kino werden mehrere Monate im Voraus geplant, aber das Team "Marketing und Veranstaltungsmanagement" behält es sich vor, die Firma in seltenen Fällen mit einer Abruffrist von 48 Std. mit dem technischen Support im Kino zu verpflichten, um bei Bedarf auch kurzfristig Veranstaltungen im Kino durchführen zu können Da die künftigen Projekte noch nicht abschließend gelistet werden können und sich das Dortmunder U vorbehalten möchte, noch weitere, aktuell nicht bekannte Projekte umzusetzen, kann die ausgeschriebene Leistung weder nach Projekten noch nach Veranstaltungen gelistet und bepreist werden, weshalb Stundensätze für die oben beschriebenen Firmenleistungen anzugeben sind. Bei den einzutragenden Preisen handelt es sich um Festpreise, die für den gesamten Vertragszeitraum einschl. Optionsjahre Gültigkeit haben. Sie erstrecken sich auf alle anfallenden Leistungen inkl. Anfahrt, Vor- und Nachbereitung, sowie sämtlicher Nebenkosten.

Zusätzliche Informationen

Die Kommunikation im Verfahren, d.h. die Beantwortung von Bieterfragen, Nachsendung von Unterlagen, Änderungen, Fristverlängerungen und weiteren Informationen erfolgt über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr. Zur Teilnahme am Verfahren ist es zwingend erforderlich, dass Einsicht in die dortigen Unterlagen genommen wird. Im Vergabemarktplatz wird die Möglichkeit angeboten, am Verfahren teilzunehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens, sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letz-ten drei Geschäftsjahre. - Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes über abge-führte Steuern (nicht älter als 6 Monate).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eine Liste der in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleis-tungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts so-wie des öffentlichen oder privaten Empfängers. - Erklärung, aus der die durchschnittlich jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich sind. - 4 Referenzen (in den letzten 3 Jahren) im Bereich Technischer Support und Betreuung von Filmvorführungen mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungs-zeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers 1) mind. 1 Referenz bei einem Kino mit einem regelmäßigen Filmprogramm 2) mind. 1 Referenz innerhalb eines unregelmäßigen Formats (z. B. Filmfestival) 3) mind. 1 Referenz mit digitalen Vorführfassungen (Blu-ray, Videofiles, DCPs) 4) mind. 1 Referenz mit analogen Filmkopien (35mm) - Vorausgesetzt wird eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung mit entspre-chenden Berufserfahrungen in einem für die Aufgabenerledigung geeigneten technischen Beruf oder eine mindestens 3-jährige Erfahrung in der Ausübung einer Tätigkeit entspre-chend den hier aufgeführten bzw. gleichartigen Aufgaben sowie universelle Praxiserfah-rungen im Bereich Film, Bühne oder Veranstaltungstechnik bzw. vergleichbar.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Vergabestelle behält sich vor, die abgegebenen Angaben und Erklärungen hinsichtlich der Eignung zu überprüfen. Hierzu verlangt sie vom Bieter die Vorlage entsprechender Bescheinigungen (z.B. von Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer, Finanzamt, Krankenkasse). Kopien der verlangten Bescheinigungen sind zugelassen. Dieses gilt auch, wenn das Original den Vermerk "Nur im Original oder als beglaubigte Kopie" trägt. Präqualifizierte Unternehmen können anstelle der verlangten Unterlagen und Angaben den Namen und das Ordnungsmerkmal angeben, unter der sie bei einer Präqualifizierungsstelle eingetragen sind. Eine Marktteilnahme von weniger als 3 Jahren ist zulässig, wenn die Eignung in vergleichbarer Weise nachgewiesen werden kann.

Bekanntmachungs-ID: CXPSYYFDZTK


Aktenzeichen L069/25: Der Auftraggeber ist an die Bestimmungen des Runderlasses des Innenministeriums Nordrhein-Westfalen "Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung" vom 26.04.2005 - IR 12.2.2006-Nr.3.1 und 3.3 gebunden. Mit Angebotsabgabe sind Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 und124 GWB abzugeben. Der Auftraggeber wird bei Dienstleistungen ab einer Auftragssumme von 25.000 EUR für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, den Nachunternehmer und den Verleiher von Arbeitskräften einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt anfordern. Subunternehmer: Bei der Beauftragung von Subunternehmen oder der sonstigen Einschaltung Dritter können sich die Bieter zum Nachweis Ihrer Leistungsfähigkeit und Fachkunde auch dieser Unternehmen bedienen. Bei Angebotsabgabe in Verbindung mit einem Subunternehmer ist eine Verpflichtungserklärung über das Bereitstellen entsprechender Mittel zur Auftragserfüllung einzureichen. Darüber hinaus ist von den Bietern anzugeben, in welcher Höhe sie beabsichtigen, Leistungen an Subunternehmen zu vergeben. Bietergemeinschaften: Die Anforderungen an Bietergemeinschaften sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird(§168 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich zehn Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Fax oder E-Mail und 15 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Post, wobei die Frist jeweils unabhängig vom Zugang der Information beim betroffenen Bewerber oder Bieter am Tag nach Absendung der Information beginnt (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens setzt ferner voraus, dass erkannte Vergabeverstöße innerhalb der in § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB genannten Fristen gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden.