Scan Bestandsakten Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) Saarland

Landesverwaltungsamt Saarland

Die Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) des Saarlandes ist eine Abteilung des Landesverwaltungsamtes (LaVA) im Geschäftsbereich des Ministeriums für Inneres, Bauen und Sport (MIBS) des Saarlandes. Der IT-Betrieb des LaVA wird durch das IT-Dienstleistungszentrum des Landes (IT-DLZ) bereitgestellt. Die ZAB verwendet das Fachverfahren ADVIS des Herstellers Kommunix zur Verwaltung der Stammdaten von Ausländern im Saarland sowie zur Bearbeitung von Geschäftsvorgängen. Dokumente, die mit ADVIS aus Office-Dokumentvorlagen erstellt werden, sowie elektronisch eingehende Dokumente und Akten, werden derzeit in Papierform geführt. GEgenstand der Ausschreibung sind die Digitalisierung der Bestandsakten sowie die damit verbundenen logistischen und unterstützenden Dienstleistungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-09-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-07-31.

Wer?

• Landesverwaltungsamt Saarland

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-07-31	Auftragsbekanntmachung
2025-08-21	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-07-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scan Bestandsakten Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) Saarland
Referenznummer: 2025-I-045
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 1
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Lebach
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung:

Saarlouis 🏙️

Saarpfalz-Kreis 🏙️

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 70
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projektmanagement-Struktur
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-09-04 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-09-04 12:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 24 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-09-04 12:05:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-08-26 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Der öffentliche Auftraggeber kann den Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

oder vergleichbarer Registerauszug Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen nach den Vorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Diese sind zwingend ins Deutsche zu übersetzen. zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als 6 Mo-nate

. Abgabe der Eigenerklärung

. Abgabe der Eigenerklärung.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

. Die Versicherung muss folgende Mindestdeckungssummen je Schadensereignis aufweisen: 1 Mio. EUR für Personenschäden 1 Mio. EUR für Vermögens- und Sachschäden. Die Deckungssummen müssen in jedem Versicherungsjahr zumindest zweimal zur Verfügung stehen.

eTransportversicherung muss die mit dem Transport der Akten verbundenen Risiken abdecken, Vorlage der Eigenerklärung

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Spezifischer Jahresumsatz
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

. Der Dienstleister hat drei Referenzprojekte von öffentlichen Auftraggebern vorzulegen, die jeweils ein Mindestvolumen von 16.000.000 Blatt umfassen, nach dem Jahr 2020 durchgeführt und innerhalb eines Zeitraums von höchstens einem Jahr erfolgreich abgeschlossen wurden.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

. Das im Auftragsfall vom Bieter eingesetzte Personal muss die nachfolgenden geforderten Mindestanforderungen in Bezug auf persönliche Qualifikation und Erfahrung erfüllen Projektleitung: 3 Jahre Berufserfahrung als Projektleitung in Projekten zur Digitalisierung und Prüfungszertifikat über eine Projektmanagementausbildung von PMI, PRINCE oder vergleichbaren Anbietern; ODER 5 Jahre Berufserfah-rung als Projektleitung in Projekten zur Digitalisierung; Deutschkenntnisse auf Niveau C1 (GER) Stellv. Projektleitung: 3 Jahre Berufserfahrung als Projektleitung oder stellv. Projektleitung in Projekten zur Digitalisierung und Prüfungszertifikat über eine Projektmanagementausbildung von PMI, PRINCE oder vergleichbaren Anbietern; ODER 5 Jahre Berufserfahrung als Projektleitung oder stellv. Projektleitung in Projekten zur Digitalisierung Deutschkenntnisse auf Niveau C1 (GER) Ansprechpartner in der zentralen Anlaufstelle (SPOC – Single Point of Contact) Deutschkenntnisse auf Niveau C1 (GER) Im operativen Betrieb eingesetzte Mitarbeitende Deutschkenntnisse auf Niveau B2 (GER) Die Erklärung, dass der Bieter Personal anbieten und im Projekt einsetzen wird, das vorstehenden Mindestanforderungen erfüllt, sowie die Angabe der entsprechenden Personen die Funktionen Projektleitung, stellvertretende Projektleitung und Ansprechpartner in der zentralen Anlaufstelle im Angebot ist Mindeststandard. Hierfür ist das Formular SCA 4 Erklärungen und Angaben zur Eignungsprüfung, 4.3 Angaben zum Personaleinsatz zu verwenden.

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

. Der Bieter legt ein Qualitätsmanagementkonzept (Eigenerklärung), in dem die in ISO 9001 vorgesehenen Inhalte dargestellt sind, oder den Nachweis der Zertifizierung nach ISO 9001:2015 vor.

Eignungskriterium: Informationssicherheit
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass der für die Leistungserbringung eingesetzte IT-Verbund (inkl. Logistik und Digitalisierung) über ein Informationssicherheitsmanagementsystem auf dem Niveau einer Basis-Erfüllung auf Basis des IT-Grundschutz-Kompendiums des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) verfügt. Hierzu ist ein entsprechendes Sicherheitskonzept, in dem die in nach dem IT-Grundschutz-Kompendium des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik vorgesehenen Inhalte dargestellt sind, oder eine Zertifizierung des Informationssicherheitssystems gem. BS-Grundschutz-Kompendium nach ISO/IEC 27001 vorzulegen

Eignungskriterium: Supply-Chain-Management
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

. Weiterhin ist sicherzustellen, dass die Anforderungen des NIS 2-Umsetzungsrechtsakts der EU (2024/2690) erfüllt sind. Diese beinhalten unter anderem die Umsetzung von Risiko- und Notfallmanagementmaßnahmen. Für die Entwicklung ist ein sicherer Entwicklungszyklus (SDLC) in allen Phasen anzuwenden. Die Umsetzung der Anforderungen des NIS 2-Umsetzungsrechtsakts der EU (2024/2690) muss durch Vorlage entsprechender Konzepte nachgewiesen werden

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

. Der Dienstleister besitzt eine Zertifizierung nach BSI Richtlinie TR-03138 (TR-RESISCAN), Schutzbedarf "hoch",

. Sofern der AN die Vernichtung selbst durchführt, muss er als Fachbetrieb für Aktenvernichtung nach DIN 66399 zertifiziert sein, ein Nachweis der Zertifizierung ist vorzulegen. Sofern der AN die Vernichtung nicht selbst durchführt, ist ein zertifizierter Fachbetrieb für Aktenvernichtung zu beauftragen, der die vorgenannte Anforderung erfüllt. Wird der Unterauftragnehmer im Angebot benannt, ist ein Nachweis der Zertifizierung vorzulegen.

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

s. § 124 Abs. 1 GWB

s. § 123 Abs. 1 GWB

unter anderem § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes; § 14 Saarländisches Tariftreuegesetz- und Fairer-Lohn-Gesetz - STFLG

s. § 123 Abs. 4 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landesverwaltungsamt Saarland
Nationale Registrierungsnummer: 98005_10000308
Postanschrift: Am Markt 7
Postleitzahl: 66386
Postort: St. Ingbert
Region: Saarpfalz-Kreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: PD Berater der Öffentlichen Hand GmbH
E-Mail: vergabe@pd-g.de 📧
Telefon: +49 00000000 📞
Adresse des Käuferprofils: https://bieterportal.pd-g.e-va.eu/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterportal.pd-g.e-va.eu/?tid=4bb6b7112f51722023ee7c92cc1665e6 🌏
Teilnahme-URL: https://bieterportal.pd-g.e-va.eu/?tid=4bb6b7112f51722023ee7c92cc1665e6 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Saarlands
Nationale Registrierungsnummer: 98137_10004708
Postanschrift: Franz-Josef-Röder-Str. 17
Postleitzahl: 66119
Postort: Saarbrücken
Region: Regionalverband Saarbrücken 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammern@wirtschaft.saarland.de 📧
Telefon: +49 681 501 4994 📞
Fax: +49 681 501 3506 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-02+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 147-508105 (2025-07-31)

Auftragsbekanntmachung (2025-08-21)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-09-18 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-09-18 12:05:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 10 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-09-18 12:05:00 📅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

. Der Bieter hat drei Referenzprojekte von öffentlichen Auftraggebern vorzulegen, die nach dem Jahr 2020 durchgeführt wurden und erkennen lassen, dass der Bieter in der Lage ist, vergleichbare Aufgabenstellungen umzusetzen. Diese Voraussetzung wird von Referenzen erfüllt, die jeweils ein Mindestvolumen von 16.000.000 Blatt umfassen, und innerhalb eines Zeitraums von einem Jahr erfolgreich abgeschlossen wurden; bei einem Projektvolumen von mehr als 16.000.000 Blatt erhöht sich der Zeitraum, innerhalb dessen das Projekt erfolgreich abgeschlossen worden sein muss, proportional zu dem Projektvolumen. Bei Referenzen, die ein Volumen von weniger als 16.000.000 Blatt umfassen, ist darzustellen, weshalb gleichwohl erwartet werden kann dass der Bieter ein Volumen von 16.000.000 Blatt in einem Jahr bewältigen kann, beispielsweise weil er parallel mehrere kleinere Projekte bearbeitet hat, die zusammen das benannte Volumen erreichen.

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-23+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:

Für "Additional Information Deadline" (LOT-0001) wurde der Wert "2025-08-26+02:00" gelöscht.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-08-21 📅
Neuer Wert
Text:

Für "Additional Information Deadline" (LOT-0001) wurde der Wert "23:59:00+02:00" gelöscht.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Wie: Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Neuer Wert

Der Wert für "Selection Criteria Description" (LOT-0001) wurde geändert von "Der Dienstleister hat drei Referenzprojekte von öffentlichen Auftraggebern vorzulegen, die jeweils ein Mindestvolumen von 16.000.000 Blatt umfassen, nach dem Jahr 2020 durchgeführt und innerhalb eines Zeitraums von höchstens einem Jahr erfolgreich abgeschlossen wurden." auf "Der Bieter hat drei Referenzprojekte von öffentlichen Auftraggebern vorzulegen, die nach dem Jahr 2020 durchgeführt wurden und erkennen lassen, dass der Bieter in der Lage ist, vergleichbare Aufgabenstellungen umzusetzen. Diese Voraussetzung wird von Referenzen erfüllt, die jeweils ein Mindestvolumen von 16.000.000 Blatt umfassen, und innerhalb eines Zeitraums von einem Jahr erfolgreich abgeschlossen wurden; bei einem Projektvolumen von mehr als 16.000.000 Blatt erhöht sich der Zeitraum, innerhalb dessen das Projekt erfolgreich abgeschlossen worden sein muss, proportional zu dem Projektvolumen. Bei Referenzen, die ein Volumen von weniger als 16.000.000 Blatt umfassen, ist darzustellen, weshalb gleichwohl erwartet werden kann dass der Bieter ein Volumen von 16.000.000 Blatt in einem Jahr bewältigen kann, beispielsweise weil er parallel mehrere kleinere Projekte bearbeitet hat, die zusammen das benannte Volumen erreichen."

Der Wert für "Deadline Receipt Tenders" (LOT-0001) wurde von "2025-09-04+02:00" auf "2025-09-18+02:00" geändert.

Der Wert für "Tender Validity Deadline" (LOT-0001) wurde von "24" auf "10" geändert.

Der Wert für "Public Opening Date" (LOT-0001) wurde von "2025-09-04+02:00" auf "2025-09-18+02:00" geändert.

Andere zusätzliche Informationen
Anpassung an Marktgegebenheiten.
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Veröffentlichung
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: a32e80b4-194b-4aea-a564-5fd7ede752d3-01
Quelle: OJS 2025/S 161-551987 (2025-08-21)

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