Scandienstleistung

Landeshauptstadt Hannover - Fachbereich Gebäudemanagement

Digitalisierung des Papierarchivs im Fachbereich Gebäudemanagement der Landeshauptstadt Hannover: Scandienstleistung von ca. 7.000 Aktenordnern (überwiegend DIN A4, rund 2,5 Mio Blatt Scanvolumen); Auftragsabwicklung in ca. 10 annähernd gleichen Tranchen; Berücksichtigung des Verfahrens des ersetzenden Scannens gemäß Technische Richtlinie Resiscan (BSI TR 03138); kurzfristige Bereitstellung so genannter Eilfälle in digitaler Form innerhalb von 48 Stunden durch den Auftragnehmer, alternativ Rücktransport an den Auftraggeber innerhalb von 48 Stunden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-04-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-03-17.

Wer?

• Landeshauptstadt Hannover - Fachbereich Gebäudemanagement

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-03-17	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-03-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scandienstleistung
Referenznummer: 19-0339-25
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 0
Postleitzahl: 30159
Stadt: Hannover
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Region Hannover 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-08-01 📅
Datum des Endes: 2026-10-30 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-04-25 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-04-25 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): siehe Kontaktstelle
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Bietende und/oder Ihre Bevollmächtigten sind zur Öffnungsverhandlung nicht zugelassen.

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 46 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2025-04-25 10:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: siehe Kontaktstelle
Zusätzliche Informationen:

Bietende und/oder Ihre Bevollmächtigten sind zur Öffnungsverhandlung nicht zugelassen.

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-04-18 10:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Durch Bietende können fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogenen Unterlagen nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachgereicht werden – ausgenommen sind Preise. Es gilt § 56 Abs. 2 VgV.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage mit dem Angebot: Eigenerklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister oder der Handwerksrolle, sofern eine Verpflichtung zur Eintragung in den genannten Registern besteht; Vorlage auf gesondertes Verlangen innerhalb der gesetzten Frist: Handelsregisterauszug, Eintragung in der Handwerksrolle (Handwerkskarte), Berufsregisterauszug der Industrie- und Handelskammer, Vereinsregisterauszug, Partnerschaftsregisterauszug bzw. Auszug der Mitgliederverzeichnisse der Berufskammern der Länder. Es sind die nach dem Recht des Herkunftsstaates maßgeblichen Dokumente vorzulegen.

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage mit dem Angebot: Eigenerklärung, über den Umsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage mit dem Angebot: Nachweis eines Versicherungsunternehmens, dass im Auftragsfall eine Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden mit einer versicherten Summe von mind. 1 Mio. Euro pro Schaden und Jahr besteht.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage mit dem Angebot: Erklärung, in den letzten fünf Kalenderjahren vergleichbare Leistungen ausgeführt zu haben; drei Referenzen der letzten drei Jahre mit mindestens folgenden Angaben: Ansprechpartner; Art der ausgeführten Leistung; Auftragssumme; Ausführungszeitraum; Art und Umfang der Referenzen: Durchführung von mindestens drei erfolgreichen, vergleichbaren Digitalisierungsprojekten (Akten und großformatige Pläne/Zeichnungen mit PDF/A-1-Konvertierungen) sowie einem darauf bezogenen Auftragsvolumen von jeweils mehr als 200.000 Euro netto; Durchführung von mindestens drei erfolgreichen, vergleichbaren Digitalisierungsprojekten für die öffentliche Verwaltung.

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage mit dem Angebot: Zertifizierung gemäß BSI: Der Bieter verfügt über eine Zertifizierung gemäß BSI Technische Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN)“ oder den Nachweis, dass die Technische Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN)“ eingehalten ist. Hierfür ist eine Eigenerklärung beizubringen sowie Anlage P der TR 03138 auszufüllen und somit die Geeignetheit des Verfahrens nachzuweisen.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage mit dem Angebot: Erklärung, dass dem Unternehmen die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung stehen; Vorlage auf gesondertes Verlangen innerhalb der gesetzten Frist: Angaben über die Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte und Benennung des für die Leitung vorgesehenen Personals.

Eignungskriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage auf gesondertes Verlangen innerhalb der gesetzten Frist: Erklärung über welche Ausstattung, welche Geräte und welche technische Ausrüstung der Bieter fürdie Ausführung des Auftrags verfügt.

Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage mit dem Angebot: Angabe, welche Teile des Auftrags der Unternehmer als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (VHB Formblatt 235); Vorlage auf gesondertes Verlangen innerhalb der gesetzten Frist: Nachweis, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten anderer Unternehmen bei Unteraufträgen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Er hat den Namen sowie die Kontaktdaten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen (VHB Formblatt 236).

Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Es gelten die Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 des GWB bzw. soweit im Vergabeverfahren zutreffend die §§ 42 Abs. 1, 57 VgV.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landeshauptstadt Hannover - Fachbereich Gebäudemanagement
Nationale Registrierungsnummer: OE19
Postanschrift: Aegidientorplatz 1
Postleitzahl: 30159
Postort: Hannover
Region: Region Hannover 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Landeshauptstadt Hannover - Zentrale Submission
E-Mail: submission@hannover-stadt.de 📧
Telefon: +49 511-168-42870 📞
Fax: +49 511-168-42087 📠
URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://meinauftrag.rib.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/101/tenderId/23628 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Vorlage mit dem Angebot: 1. Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation 1.1 Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet 1.2 Ein rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan ist anzugeben 2. Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber oder Bieter in Frage stellt 2.1 Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB vorliegen 2.2 Erklärung, dass ich/wir in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden bin/sind 2.3 Erklärung, dass ein Ausschlussgrund gemäß § 124 GWB vorliegt 2.4 Erklärung, dass ein Ausschlussgrund gemäß § 123 GWB vorliegt, jedoch Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen wurden, durch die die Zuverlässigkeit wiederhergestellt wurde 3. Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung 3.1 Erklärung, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt wurde 3.2 Bestätigung der Mitgliedschaft zur Berufsgenossenschaft Vorlage auf gesondertes Verlangen innerhalb der gesetzten Frist: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen, ggfs. rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan

Zusätzliche Informationen

Vorlage mit dem Angebot:

1. Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation
1.1 Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet
1.2 Ein rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan ist anzugeben

2. Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber oder Bieter in Frage stellt
2.1 Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB vorliegen
2.2 Erklärung, dass ich/wir in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden bin/sind
2.3 Erklärung, dass ein Ausschlussgrund gemäß § 124 GWB vorliegt
2.4 Erklärung, dass ein Ausschlussgrund gemäß § 123 GWB vorliegt, jedoch Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen wurden, durch die die Zuverlässigkeit wiederhergestellt wurde

3. Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung
3.1 Erklärung, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt wurde
3.2 Bestätigung der Mitgliedschaft zur Berufsgenossenschaft

Vorlage auf gesondertes Verlangen innerhalb der gesetzten Frist:
Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen, ggfs. rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Nieders. beim Nieders. Ministerium f. Wirtschaft, Verkehr, Bauen u. Digitalisierung
Nationale Registrierungsnummer: VK Niedersachsen
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postleitzahl: 21339
Postort: Lüneburg
Region: Lüneburg, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Telefon: 000 📞
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: 1. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. 2. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. 3. Der Antrag ist unzulässig, soweit a) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, d) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-03-17+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 054-172905 (2025-03-17)

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