Transformationsprojekt SAP S/4 HANA

Essener Systemhaus

Beratung zur Transformation des bestehenden SAP Systems zu SAP S/4 HANA

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-01-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-12-08.

Wer?

• Essener Systemhaus

Wie?

Wo?

• Düsseldorf › Essen, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-12-08	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-12-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Transformationsprojekt SAP S/4 HANA
Referenznummer: 2025-47
Kurze Beschreibung: Beratung zur Transformation des bestehenden SAP Systems zu SAP S/4 HANA
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2025-47
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Beratung zur Transformation des bestehenden SAP Systems zu SAP S/4 HANA im Bereich der städtischen Gesellschaften

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Software-Beratung 📦

Systemberatung 📦

Systemberatung und technische Beratung 📦

Stadt: 45145
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-19 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 67 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-01-09 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Die Vergabestelle behält sich vor, Bietende gem. § 56 Abs. 2 VgV aufzufordern, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten angemessenen Nachfrist - fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder - fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Wenn die nachzureichenden, zu vervollständigenden und/oder zu korrigierenden Unterlagen daraufhin nicht innerhalb der Nachfrist bei der Vergabestelle eingehen, führt dies zum Ausschluss der Bietenden vom weiteren Vergabeverfahren. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für wesentliche Preisangaben (vgl. § 56 Abs. 3 VgV).

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens zwei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzleistungen in den letzten drei Jahren. Mindestanforderungen: Referenzen sind nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags vergleichbar, wenn die im Folgenden genannten Merkmale erfüllt sind: 1. Mindestens eine Migration mehrerer Systeme in ein zentrales S/4HANA-System - Migration mehrerer Altsysteme in ein zentrales SAP S/4HANA-System im Greenfield-Ansatz unter Anwendung einer Selective Data Transition (SDT)-Methodik - Das Referenzprojekt muss die Übernahme von Stammdaten und offenen Posten aus unterschiedlichen Quellsystemen beinhalten. - Implementierung von SAP Fiori als primäres Benutzerinterface, einschließlich Anpassung und Erweiterung standardisierter Fiori-Apps an kundenspezifische Anforderungen, um die Nutzung des klassischen SAP GUI weitestgehend abzulösen 2. Mindestens ein SAP-Transformationsprojekt im Umfeld öffentlicher Gesellschaften - Durchführung des Referenzprojekts im öffentlichen Sektor, bei öffentlichen Beteiligungsgesellschaften oder Non-Profit-Organisationen, idealerweise in einem kommunalen Konzernverbund. - Nachweis, dass bei der Umsetzung besondere Anforderungen des öffentlichen Sektors berücksichtigt wurden (z. B. Haushaltsrecht, Datenschutz, Vergabeanforderungen). Bitte beachten: Die Transformation nach SAP S/4HANA konzentriert sich ausschließlich auf die kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse der beteiligten Gesellschaften. Hoheitliche Verfahren und spezialisierte Public-Sector-Lösungen, wie PSCD, sind nicht Gegenstand des Projekts. 3. Angaben zur Projektgröße: - Für jedes Referenzprojekt sind folgende Angaben zu machen: - Anzahl der beteiligten Gesellschaften/Mandanten/Buchungskreise - Art der Gesellschaften - Anzahl der angebundenen Schnittstellen - Projektlaufzeit Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular ´Referenzen´ zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens zwei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzleistungen in den letzten drei Jahren.

Mindestanforderungen:
Referenzen sind nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags vergleichbar, wenn die im Folgenden genannten Merkmale erfüllt sind:

1. Mindestens eine Migration mehrerer Systeme in ein zentrales S/4HANA-System
- Migration mehrerer Altsysteme in ein zentrales SAP S/4HANA-System im Greenfield-Ansatz unter Anwendung einer Selective Data Transition (SDT)-Methodik
- Das Referenzprojekt muss die Übernahme von Stammdaten und offenen Posten aus unterschiedlichen Quellsystemen beinhalten.
- Implementierung von SAP Fiori als primäres Benutzerinterface, einschließlich Anpassung und Erweiterung standardisierter Fiori-Apps an kundenspezifische Anforderungen, um die Nutzung des klassischen SAP GUI weitestgehend abzulösen

2. Mindestens ein SAP-Transformationsprojekt im Umfeld öffentlicher Gesellschaften
- Durchführung des Referenzprojekts im öffentlichen Sektor, bei öffentlichen Beteiligungsgesellschaften oder Non-Profit-Organisationen, idealerweise in einem kommunalen Konzernverbund.
- Nachweis, dass bei der Umsetzung besondere Anforderungen des öffentlichen Sektors berücksichtigt wurden (z. B. Haushaltsrecht, Datenschutz, Vergabeanforderungen).
Bitte beachten: Die Transformation nach SAP S/4HANA konzentriert sich ausschließlich auf die kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse der beteiligten Gesellschaften. Hoheitliche Verfahren und spezialisierte Public-Sector-Lösungen, wie PSCD, sind nicht Gegenstand des Projekts.

3. Angaben zur Projektgröße:
- Für jedes Referenzprojekt sind folgende Angaben zu machen:
- Anzahl der beteiligten Gesellschaften/Mandanten/Buchungskreise
- Art der Gesellschaften
- Anzahl der angebundenen Schnittstellen
- Projektlaufzeit

Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular ´Referenzen´ zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis Betriebshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vor-zulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist. Die Versicherung sollte den Zusatzbaustein "Produkthaftpflichtversicherung" beinhalten. Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einzureichende Unterlagen: - Gemäß Formular 325

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und…

… § 123 Abs. 1 Nr. 1 GWB

… § 123 Abs. 1 Nr. 2 und 3 GWB

… § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB

… §123 Abs. 1 Nr. 6, 7, 8 und 9 GWB

… § 123 Abs. 1 Nr. 10 GWB

… § 123 Abs. 4 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 5 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 8 und 9 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Essener Systemhaus
Nationale Registrierungsnummer: DE119651740
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Postleitzahl: 45145
Postort: Essen
Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: einkauf@esh.essen.de 📧
Telefon: 000 📞
URL: https://www.esh-essen.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTJDUA5ZY/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTJDUA5ZY 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTJDUA5ZY 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTJDUA5ZY# Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 09.01.2026, 12:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221-1473055 📞
Fax: +49 221-1472889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-08+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 237-814875 (2025-12-08)

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