Unterstützung Telefondienstleistungen (Telefonzentrale / Kundenservicecenter))

Beschreibung der Beschaffung

Die Deutsche Rentenversicherung Bund beabsichtigt den Abschluss eines EVB - IT Dienstvertrages für die Unterstützung der Dienstleistung der telefonischen Vermittlung von Gesprächen, der Beantwortung einfacher fachlicher Anfragen sowie die Unterstützung bei Kampagnen (jährlich wiederkehrend oder auch einmalig).

Laufzeit des Vertrags:
24 Monate zuzüglich der optionalen zweimaligen Verlängerung um jeweils 12 Monate
Der Vertrag beginnt am 01.07.2025 und endet am 30.06.2027 mit der Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils 12 Monate - längstens bis zum 30.06.2029.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Unternehmensreferenzen: zwei, mit dem gegenständlichen Auftrag technisch und hinsichtlich des Leistungsumfangs (u. a. Auftragsvolumen, Gespräche am Tag, Gesprächsdauer) vergleichbare Referenzen unterschiedlicher Auftraggeber, davon mindestens eine aus dem öffentlichen Dienst in der Bundesrepublik Deutschland

Zusätzliche Informationen

1) Hinweise zur Abgabe von Angeboten

Angebote müssen über das Bietercockpit der Deutschen Rentenversicherung Bund (https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/einkaufskoordination/NetServer) ausgefüllt und eingereicht werden.

Diese können
- elektronisch mit fortgeschrittener Signatur
- elektronisch mit qualifizierter Signatur
- elektronisch ohne Signatur (Textform)
abgegeben werden.

Das Vergabeverfahren wird über die elektronische Vergabeplattform der Deutschen
Rentenversicherung Bund (https:// www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/
einkaufskoordination/NetServer) durchgeführt.

Für die Angebotsabgabe stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung:

a) Angebotsabgabe ohne Signatur: (elektronisch in Textform):
Die Abgabe eines elektronischen Angebotes ohne Signatur wird bezeichnet als Angebotsabgabe "elektronisch in Textform". Hierfür ist nach Erstellung und Abgabe des Angebotes der Bearbeitungsschritt "Einfache elektronische Signatur" zu
aktivieren.

b) Angebotsabgabe mit fortgeschrittener bzw. qualifizierter Signatur:
Für die Abgabe von elektronischen Angeboten benötigen Sie eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur. Sie erhalten diese Signaturen (gegen ein Entgelt) bei einer Vielzahl von Anbietern. Bitte informieren Sie sich hierrüber im Internet.

Achten Sie bitte darauf, dass die Signatur für die "e- Vergabe" zugelassen ist. Die Bereitstellung einer Signatur durch den von Ihnen gewählten Anbieter sollte mit einer Lieferzeit von mindestens 2 Wochen kalkuliert werden. Bitte beachten Sie dies bei Ihrer Angebotsplanung.

Für Testzwecke haben wir eine "Testausschreibung Betriebswirtschaftlicher Service mit Losen (DRV Bund) FV12-23-0596-01-00" auf unserer Vergabeplattform angelegt. Bitte nutzen Sie diese vor Ihrer ersten "echten" elektronischen Angebotsabgabe.
Bei technischen Problemen mit der Vergabesoftware wenden Sie sich bitte an unsere
Hotline.
Telefonnummer: 030 - 865 84776
Telefonische Erreichbarkeit: Mo-Do von 08:00 bis 15:00 Uhr und Fr von 08:00 bis 14:00 Uhr

2) Bieterfragen

Bieterfragen mit Anspruch auf Beantwortung müssen bis zum 14.04.2025 über die Vergabeplattform gestellt werden und werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.
Fristgerecht eingegangene Bieterfragen und deren Antworten werden über die Vergabeplattform allen Interessenten bekannt gegeben.

3) Mit dem Angebot sind folgende Vordrucke oder Unterlagen einzureichen:

- vollständig elektronisch im Bietercockpit ausgefülltes Leistungsverzeichnis
- vollständig elektronisch im Bietercockpit ausgefülltes Angebotsschreiben
- vollständig ausgefülltes Preisblatt
Datei: "Preisblatt_FV15-24-0521-13-04.xlsx" -> im Format PDF und Excel
- ausgefüllte Anlage Anlage 1 Referenzen
Datei: "Anlage_1_0521-13-04_Referenzen" -> im Format PDF und Excel
- Fachliches Konzept
- Kurze Unternehmensdarstellung
- Handelsregisterauszug (nicht älter als 12 Monate)
- ausgefüllten Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)
Datei: "FV15-24-13-04_AnlageD5_AV-Vertrag.docx" -> im Format PDF und Word
- vollständig ausgefüllten TOM-Katalog - Anlage 4 zum AV-Vertrag
Datei " FV15-24-0521-13-04_Anlage_D5_A4_TOM-Katalog.xlsx " -> im Format PDF und Excel

Für den Fall der Einbeziehung von Unterauftragnehmern oder bei Bietergemeinschaften sind mit dem Angebot die Erklärungen auch für die Unterauftragnehmer bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft einzureichen:
- vollständig ausgefüllte und unterschriebene Anlage 2 Bietergemeinschaft
Datei: "Anlage_2_0521-13-04_Erklaerung_Bietergemeinschaft.docx" -> im Format PDF
- vollständig ausgefüllte und unterschriebene Anlage 3 Unterauftragnehmer und / oder Eignungsleihe Datei: "Anlage_3_0521-13-04_Verpflichtungserklärung_UA_Eignungsleihe.docx" -> im Format PDF

Die editierbaren Dateien dürfen inhaltlich nicht verändert werden. Es sind lediglich die
notwendigen Eintragungen/Unterschriften vorzunehmen.

4) Die Einreichung einer ULV-Bescheinigung einer zur Ausstellung berechtigten Einrichtung (nicht älter als 12 Monate) kann alternativ zur Einreichung einiger der genannten Nachweise erfolgen. Dabei ist vom Bieter nachzuweisen, welche Eignungsnachweise durch die Bescheinigung ersetzt werden.

Angaben zur Aktualität bzw. Gültigkeitsdauer der Nachweise beziehen sich auf den Zeitpunkt des Schlusstermins für die Abgabe der Angebote.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Enthalten die Bekanntmachung oder die Ausschreibungsunterlagen Unklarheiten, Widersprüche oder verstoßen diese nach Auffassung der Bieters gegen geltendes Recht, so haben die Bieter die Vergabestelle unverzüglich schriftlich darauf hinzuweisen. Unterbleibt ein solcher Hinweis trotz Erkennbarkeit, kann der Bieter aus diesen Aspekten keine Rechte geltend machen.

Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.