Vergabemanagementsystem für die Region Hannover

Region Hannover

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-09-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-08-26.

Wer?

• Region Hannover

Wie?

• Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Bereitstellung von Software

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-08-26	Auftragsbekanntmachung
2025-09-01	Auftragsbekanntmachung
2025-09-09	Auftragsbekanntmachung
2025-09-17	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-08-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Vergabemanagementsystem für die Region Hannover
Referenznummer: 30.02-2025/0266
Kurze Beschreibung: Vergabemanagementsystem für die Region Hannover
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Bereitstellung von Software 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Beschreibung der Beschaffung:

- Zurverfügungstellung eines Vergabemanagementsystems einschl. Vergabeplattform als Software as a Service und Überlassung/Einräumung der erforderlichen Lizenzen. - Überlassung, Konfiguration, Pflege und Inbetriebnahme des Vergabemanagementsystems einschl. Vergabeplattform als Software as a Service für die Region Hannover. - Webbasierter Betrieb für voraussichtlich 1.200 Nutzer/-Innen für u.a. neun Untermandanten/Kooperationen. - Vertragspartnerin ist ausschließlich die Region Hannover. - Abwicklung von voraussichtlich 1.000 formellen Vergabeverfahren jährlich. - Vertragszeitraum 60 Monate plus fünf einjährige Verlängerungsoptionen (max. Vertragszeitraum 120 Monate). - Kostenfreier Support im First, Second- und Third-Level-Bereich. - Durchführung von Schulungsterminen.

Dauer
Datum des Beginns: 2026-09-07 📅
Datum des Endes: 2036-09-06 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 5
Weitere Informationen zur Verlängerung:

- Verlängerungsoption auf insgesamt maximal 10 Vertragsjahre. - Ggf. Auftragserweiterung nach § 132 GWB bei Entwicklung neuer Programmversionen im Vertragszeitraum.

Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Für den Fall, dass die beschriebenen und im Angebot zugesicherten Anforderungen von der Auftragnehmer*in bis zum Ende der Testphase (30.06.2026) verschuldensabhängig nicht umgesetzt werden können bzw. absehbar ist, dass eine vertragsgemäße Umsetzung unwahrscheinlich ist, behält sich die Region Hannover eine außerordentliche Kündigung vor. Für den Fall, dass der/die Ausschreibungsgewinner*in vor vollständiger Leistungserbringung (insbes. nach Ablauf der Testphase bzw. vor Leistungsbeginn) wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses bis Platz 5 auf der Grundlage ihrer Angebote anzutragen. Dieses Vergabeverfahren steht unter dem ausdrücklichen Vorbehalt, dass das zuständige Organ der Region Hannover (hier: Regionsversammlung) diese bzgl. der Zuschlagserteilung ermächtigt. Diese Entscheidung wird voraussichtlich im September 2025 getroffen, sodass frühzeitig Planungssicherheit für die anbietenden Unternehmen gewährleistet werden kann. Sollten im Vertragszeitraum neuere Softwareversionen (z.B. Upgrades) der Auftragnehmer*in entwickelt werden, behält sich die Region Hannover vor, dieses Upgrade bzw. die neue Programmversion im Rahmen einer Auftragserweiterung nach § 132 Abs. 2 GWB zu beauftragen. Die o.g. Auftragsänderungen gelten nur, wenn sich die daraus ergebende Erhöhung des Gesamtpreises innerhalb des von § 132 Abs. 2 GWB vorgegeben Rahmens halten. Es ist eine Grundlaufzeit von 60 Monaten ab Zuschlagserteilung plus fünf einseitiger, einjähriger Verlängerungsoptionen (Entscheidung obliegt der Auftraggeber*in) für weitere 60 Monate vorgesehen. Die maximale Vertragslaufzeit kann also maximal 10 Jahre (120 Monate) betragen. Soweit die Auftraggeberin den Vertrag nicht spätestens 6 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt, verlängert sich die Vertragslaufzeit nach 60 Monaten um jeweils ein Jahr (bis max. 10 Jahre).

Beschreibung der Optionen

Für den Fall, dass die beschriebenen und im Angebot zugesicherten Anforderungen von der Auftragnehmer*in bis zum Ende der Testphase (30.06.2026) verschuldensabhängig nicht umgesetzt werden können bzw. absehbar ist, dass eine vertragsgemäße Umsetzung unwahrscheinlich ist, behält sich die Region Hannover eine außerordentliche Kündigung vor.

Für den Fall, dass der/die Ausschreibungsgewinner*in vor vollständiger Leistungserbringung (insbes. nach Ablauf der Testphase bzw. vor Leistungsbeginn) wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses bis Platz 5 auf der Grundlage ihrer Angebote anzutragen.

Dieses Vergabeverfahren steht unter dem ausdrücklichen Vorbehalt, dass das zuständige Organ der Region Hannover (hier: Regionsversammlung) diese bzgl. der Zuschlagserteilung ermächtigt. Diese Entscheidung wird voraussichtlich im September 2025 getroffen, sodass frühzeitig Planungssicherheit für die anbietenden Unternehmen gewährleistet werden kann.

Sollten im Vertragszeitraum neuere Softwareversionen (z.B. Upgrades) der Auftragnehmer*in entwickelt werden, behält sich die Region Hannover vor, dieses Upgrade bzw. die neue Programmversion im Rahmen einer Auftragserweiterung nach § 132 Abs. 2 GWB zu beauftragen.
Die o.g. Auftragsänderungen gelten nur, wenn sich die daraus ergebende Erhöhung des Gesamtpreises innerhalb des von § 132 Abs. 2 GWB vorgegeben Rahmens halten.

Es ist eine Grundlaufzeit von 60 Monaten ab Zuschlagserteilung plus fünf einseitiger, einjähriger Verlängerungsoptionen (Entscheidung obliegt der Auftraggeber*in) für weitere 60 Monate vorgesehen. Die maximale Vertragslaufzeit kann also maximal 10 Jahre (120 Monate) betragen. Soweit die Auftraggeberin den Vertrag nicht spätestens 6 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt, verlängert sich die Vertragslaufzeit nach 60 Monaten um jeweils ein Jahr (bis max. 10 Jahre).

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität/Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Beschreibung
Ort der Leistung: Region Hannover 🏙️
Postleitzahl: 30169
Stadt: Hannover
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-09-26 08:45:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Es findet keine öffentliche Angebotsöffnung statt.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 97 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Zusätzliche Informationen: Es findet keine öffentliche Angebotsöffnung statt.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 VgV.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind: Sie erklären, dass sie in den letzten drei Jahren vergleichbare Liefer- bzw. Dienstleistungen ausgeführt haben (Nachweis Eigenerklärung Region Hannover). Soweit die Nachweise nicht bereits mit Abgabe des Teilnahmeantrags / Angebots verlangt wurden, werden Sie - je nach Notwendigkeit - folgende Referenzen der letzten drei Jahre mit mindestens folgenden Angaben auf gesondertes Verlangen vorlegen: • Ansprechpartner*in, • Art der ausgeführten Leistung, • Auftragssumme, • Ausführungszeitraum. Als vergleichbare Leistungen werden anerkannt: Wird auf gesondertes Verlangen angefordert: Drei Referenzen aus den letzten drei Kalenderjahren (2022-2024). Inhalt: "Betrieb eines Vergabemanagementsystems bei einem/einer öffentlichen Auftraggeber*in mit mindestens 500 Mitarbeiter*innen"

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angaben zu Arbeitskräften: Sie erklären, dass Sie die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen (Nachweis: Eigenerklärung Region Hannover). Auf gesondertes Verlangen - je nach Notwendigkeit - die Zahl der in den letzten drei Jahren jahresdurchschnittlich Beschäftigten.

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Jahresumsatz: Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022, 2023, 2024) Nachweis: Eigenerklärung Region Hannover.

Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Jahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags: Umsatz des Unternehmens in dem Tätigkeitsbereich in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen (2022, 2023, 2024). Nachweis: Eigenerklärung Region Hannover. Als vergleichbare Leistungen werden anerkannt: Betrieb eines Vergabemanagementsystems bei einem/einer öffentlichen Auftraggeber*in. Der geforderte Mindestjahresumsatz (brutto) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags beträgt: 140.000 € Nachweis auf gesondertes Verlangen: Geeignete Bestätigung/Bescheinigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers / Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse / Gewinn- und Verlustrechnungen über Mindestjahresumsatz der Geschäftsjahre 2022 - 2024.

Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

ANGABEN ZUR BEFÄHIGUNG UND ERLAUBNIS ZUR BERUFSAUSÜBUNG: Berufsregisterauszug oder Eintrag bei der Industrie- und Handelskammer; Eintragung in der Handwerksrolle (Nachweis: Gewerbeanmeldung / Berufs-/Handelsregisterauszug / Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie- und Handelskammer) Nachweis: Eigenerklärung Region Hannover und auf gesondertes Verlangen Gewerbeanmeldung oder andere Nachweise.

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Ab einer Auftragssumme über 30.000 € netto erfolgt eine Anforderung des Wettbewerbsregisterauszuges gem. § 6 WRegG durch den Auftraggeber. Dieser Auszug dient als Nachweis für das Nichtvorliegen sämtlicher nachfolgender Ausschlussgründe, sofern nicht gesonderte Nachweise angegeben sind (Nachweis: Eigenerklärung Region Hannover).

Nachweis: Eigenerklärung Region Hannover

Unbedenklichkeit des Finanamtes, der Sozialkassen oder Freistellungserklärung nach § 48 EStG und Eigenerklärung Region Hannover.

§§ 123-126 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB). Bei Nichterfüllung der Anforderungen des Art. 5k der VO (EU) Nr. 833/2014, die in der Erklärung RUS Sanktionen aufgeführt sind, greift das Zuschlagsverbot für das betroffene Unternehmen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Region Hannover
Nationale Registrierungsnummer: 03241-0-62
Postanschrift: Hildesheimer Str. 20
Postleitzahl: 30169
Postort: Hannover
Region: Region Hannover 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Team Zentrale Vergabeangelegenheiten
E-Mail: zentrale.vergabe@region-hannover.de 📧
Telefon: +49 511-616-24979 📞
Fax: +49 511-616-34158 📠
URL: https://www.ausschreibungen-hannover.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-1989d0ea3f4-b82764be2741cc5 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Nationale Registrierungsnummer: t:04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postleitzahl: 21339
Postort: Lüneburg
Region: Lüneburg, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Telefon: +49 4131-15-3308 📞
Fax: +49 4131-15-2943 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Soweit Ihrer Rüge nicht abgeholfen wurde, ist gegen diese Entscheidung ein Antrag auf Nachprüfung durch die Vergabekammer beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr, Regierungsvertretung Lüneburg, auf der Hude 2, 21339 Lüneburg, zulässig. Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Nach § 161 GWB ist der Antrag schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen, unverzüglich zu begründen und soll ein bestimmtes Begehren enthalten (§ 161 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-26+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 163-557657 (2025-08-26)

Auftragsbekanntmachung (2025-09-01)
Objekt
Beschreibung
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Zusätzliche Informationen:

#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-01+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Andere zusätzliche Informationen
Ergänzung bei den Zuschlagskriterien in der Beschreibung des Preises.
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: a59a45d6-f76e-4a63-972c-4c88aeba0cb4-01
Quelle: OJS 2025/S 167-570413 (2025-09-01)

Auftragsbekanntmachung (2025-09-09)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-09+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Andere zusätzliche Informationen
Ergänzung bei den Zuschlagskriterien in der Beschreibung des Preises.
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 3850dcae-329a-41f0-bcde-2ee8c262d00f-01
Quelle: OJS 2025/S 173-591808 (2025-09-09)

Auftragsbekanntmachung (2025-09-17)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-01 08:45:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Region Hannover Hildesheimer Str. 20 30169 Hannover
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 91 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Ort des Eröffnungstermins:

Region Hannover Hildesheimer Str. 20 30169 Hannover

Begründung der Verfahrenswahl:

Die einzureichenden Angebote enthalten besonders schutzwürdige Daten, die bei Verwendung allgemein verfügbarer oder alternativer elektronischer Mittel nicht angemessen geschützt werden können (§ 53 Abs. 4 VgV). Die Angebote sind ausschließlich auf dem Postweg mittels verschlossenem Umschlag (mit Angebotskennzettel auf dem Umschlag) einzureichen.

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Begründung, warum eine elektronische Einreichung nicht möglich ist: Schutz besonders sensibler Informationen
Elektronische Einreichung: Nicht zulässig

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-17+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Andere zusätzliche Informationen

Anpassung der Angebotsfrist sowie Änderung der Informationen zum Einreichen der Angebote.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 2c48889c-5ca7-4591-83c9-13c25b3805a9-01
Quelle: OJS 2025/S 179-612591 (2025-09-17)

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