Versanddienstleistungen Lagerung, Konfektionierung, Hauspost, Messelogistik und weltweite Belieferung von Endverbrauchern und Geschäftskunden

Kurze Beschreibung

. Ausgangslage und Zielsetzung Die Auftraggeberin beabsichtigt mit der gegenständlichen Ausschreibung einen Rahmenvertrag über Dienst-leistungen zum Fulfillment (Bestellannahme & Kommissionierung; Konfektion & Verpackung; Frankierung), Lager- und Lieferleistungen einschließlich Bearbeitung der Hauspost der Auftraggeberin, Frachtsendungen & Messelogistik (weltweit), Mailingaktionen, Retourenmanagement, Verpackungsentsorgung und Inventurun-terstützung nach Maßgabe dieser Leistungsbeschreibung zu schließen. Aufgrund der auftragsspezifischen Anforderungen, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden, kann eine Aufteilung in Fach- oder Mengenlose nicht erfolgen. Die Auftraggeberin übernimmt im Rahmen des ihr übertragenen Destinationsmarketings u.a. folgende Auf-gaben: - Teilnahme weltweit auf Messen und Kongressen - Vermittlung/Verkauf von Souvenirs, Eintrittskarten und Tickets für den öffentlichen Personennah-verkehr an Endkunden und Händler. Der Warenvertrieb erfolgt in den Berlin Tourist Informationen (nachfolgend "BTI") der Auftraggeberin. Die Produkte müssen daher in die BTIs geliefert werden und von dort bei Bedarf abgeholt werden. Insbesonde-re erwartet die Auftraggeberin, dass der Auftragnehmer bei auftretenden Engpässen kurzfristig benötigte Nachlieferungen innerhalb von maximal 2 Stunden ab Anforderung im Stadtgebiet Berlin (einschließlich BTI am Flughafen Schönefeld) sicherstellt (Ausschlusskriterium Leistung). Derzeit unterhält die Auftraggeberin nachfolgend genannte BTIs: Berlin Tourist Infos: BTI im Hauptbahnhof Erdgeschoss/ Eingang Europaplatz 10557 Berlin-Tiergarten Öffnungszeiten tgl. 8 - 21 Uhr BTI im Brandenburger Tor Pariser Platz 10117 Berlin- Mitte Öffnungszeiten 09:30 - 19 Uhr (April - Oktober); 09:30 - 18:00 Uhr (November - März) BTI im Flughafen BER Terminal 1 Ebene E0 Willy-Brandt-Platz 1 12529 Schönefeld Öffnungszeiten tgl. 9:00 - 21:00 Uhr BTI im Humboldt Forum EG Eingangsbereich Schlossplatz 10178 Berlin Öffnungszeiten tgl. 10:00 - 18:00 Uhr Die Zahl der Berlin Tourist Infos kann sich im Vertragszeitraum erweitern oder verringern. Die Auftraggeberin teilt die Änderungen dem Auftragnehmer rechtzeitig, spätestens jedoch vier Wochen vor dem (angepass-ten) Leistungsbeginn, mit. Derzeit nutzt die Auftraggeberin ein Lager in Berlin mit durchschnittlich 300 Paletten-Stellplätzen und ca. 170 Regalfächern für Informationsmaterialien und Verkaufswaren. Von diesem Betrieb/ Lager werden alle Wa-renein und -ausgänge, das Retourenmanagement und Briefsendungen bearbeitet sowie Produkte der Auf-traggeberin gelagert. Diese Lagerkapazität wird als Mindestanforderung weiterhin benötigt. Die Lagerkapazi-tät kann sich jedoch im Leistungszeitraum erhöhen oder reduzieren. Der Aufragnehmer hat daher auf Ände-rungen kurzfristig und flexibel zu reagieren. Sämtliche Kosten für Fracht und Porto werden bei dem Auftragnehmer als durchlaufender Posten geführt und durch die Auftraggeberin gegen Nachweis erstattet. Die Auftraggeberin arbeitet derzeit mit der Unternehmenssoftware Microsoft Dynamics NAV 2018 (nachfol-gend nur "NAV"), über welche sämtliche Bestellvorgänge bei dem Auftragnehmer eingehen und abgewi-ckelt werden. Die Computer inkl. Software werden dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellt. Die Auftrag-geberin behält sich vor, die Software entsprechend des technischen Fortschrittes auf neuere Versionen zu aktualisieren oder gegen eine neue Unternehmenssoftware auszutauschen. Schnittstellen zu externen Dienstleistern wie z.B. DHL , UPS, DPD etc. müssen durch den Auftragnehmer eingerichtet werden und be-triebsbereit gehalten werden. Für Schnittstellen oder deren Einrichtung werden keine zusätzlichen Kosten erstattet, sie sind also in die Gesamtkosten einzurechnen. Rahmenvertrag Die Leistungen sind in einem Rahmenvertrag zu erbringen, um dem hohen Maß der Auftraggeberin an Flexi-bilität gegenüber den während der Vertragslaufzeit steigenden Aufgaben und Ansprüchen der Partner und Kunden gerecht zu werden. Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 4 Jahren also vom 01.03.2026 - 28.02.2030. Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor (Option), den Rahmenvertag um zwei Jahre bis zum 29.02.2032 zu verlängern. Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens 3 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Der Rahmenvertrag wird kein Auftragsvolumen festlegen. Maßgeblich sind die Einzelaufträge auf der Grund-lage der im Rahmenvertrag vereinbarten Konditionen. Bedarfsleistungen werden im Rahmen von Einzelauf-trägen beim Auftragnehmer abgerufen. Es müssen auf Seiten des Auftragnehmers ausreichend Personal-ressourcen zur Verfügung stehen, um parallel mehrere Leistungen abrufen zu können. Der Auftragnehmer, der den Zuschlag erhalten hat, hat den Umzug des Lagers zu planen und durchzuführen. Der Umzug muss so organisiert sein, so dass ein störungsfreier Betriebsablauf schnellstmöglich gewährleistet ist. Der Preis für den Umzug mit ca. 400 Paletten von Berlin Lichterfelde in den Betriebssitz des Auftragneh-mers ist im Preisblatt anzugeben. Der Preis für den Umzug beinhaltet neben dem reinen Transport der Palet-ten, eine Inventur am Standort des Auftragnehmers sowie das Prüfen und Einlagern der Ware und das Erfas-sen/Prüfen/ Korrigieren der Waren in NAV.

Beschreibung der Beschaffung

Art und Umfang der zu vergebenden Leistung und Spezifizierungen 2.1 Fulfillment a) Bestellannahme und Kommissionierung Im Monat gehen durchschnittlich 500 Bestellungen ein. Das tatsächliche Auftragsvolumen unterliegt dabei jedoch saisonal bedingten Schwankungen, auf die der Auftragnehmer kurzfristig und flexibel reagieren muss. Die Auftraggeberin garantiert kein verbindliches Mindest- oder Höchstvolumen an Aufträgen. Die Bestellungen der Kunden (Endverbraucher, Partner aus der Kongress- und Reiseindustrie, sonstige Un-ternehmen, die Hotelerie oder direkt aus einer der Abteilungen der Auftraggeberin) werden überwiegend per NAV und ggf. per E-Mail an den Auftragnehmer übermittelt. Die Übermittlung erfolgt entweder über die Auftraggeberin oder direkt über Geschäftspartner bzw. Kunden der Auftraggeberin. Zu diesem Zweck hat der Auftragnehmer ständig neben einem funktionierenden Telefon und einen Internetzugang mit mindes-ten 2 MBit Datenrate betriebsbereit zu halten. visitBerlin stellt hierzu bis zu 2 PCs mit entsprechender Soft-ware sowie ein Gerät zum Verbindungsaufbau zum visitBerlin-Netz zur Verfügung. Systemseitig werden die abzuarbeitenden Aufträge in folgende Bereiche untergliedert für den Auftragneh-mer dargestellt: - Lagerausgang Umlagerung (Belieferung der Ladengeschäfte) - Lagerausgang Aufträge (Belieferung von Kunden) - Lagerausgang Onlineshop Aufträge (Belieferung von Onlinekunden) - Aufträge für Ticketlieferungen, Flyerlieferungen, Druckerzeugnislieferungen - Lagereingänge. Die Bestellungen sind auszuführen und Lieferscheine sowie Rechnungen nach Vervollständigung (z.B. Porto-kosten) auszudrucken und der entsprechenden Lieferung beizulegen. Eine Informationsmöglichkeit über NAV zu Artikeln und Kunden besteht für den Auftragnehmer. Die Bestellvorgänge umfassen im einzelnen Waren und Informationsmaterialien (Print) wie folgt: - Berlin Welcome Card in verschiedenen Ticketvarianten - City Tour Card in verschiedenen Varianten - Museumspässe in Varianten - Kombiprodukte aus der Berlin Welcome Card und Museumspass - Stadtpläne und Broschüren über Berlin und Umland - Merchandising-Artikel - Banner und Plakate. Leistungsgegenstand ist weiterhin die Erfassung und Verwaltung eingehender Aufträge der BTI zur Nachlie-ferung von Waren und Printmedien, die täglich via NAV beim Auftragnehmer eingehen. Dazu gehört auch die Rücknahme und fachgerechte Entsorgung von nicht mehr benötigtem Verpackungsmaterial. Lieferscheine und Rechnungen Der Auftragnehmer erstellt für jede eingehende Bestellung über NAV einen Lieferschein. Der Lieferschein ist jeder konfektionierten Warensendung beizulegen. Im Rahmen von B2B-Sendungen wird der Auftragnehmer vor Versand in Kenntnis gesetzt, ob es sich um eine Warensendung handelt, die im Rahmen eines Kommissionsgeschäftes erfolgt (keine Rechnung zu die-sem Zeitpunkt) oder ob der Kooperationspartner die Ware bereits mit der Übersendung erwirbt (zeitgleicher Erhalt der Rechnung). Bei Warensendungen an Endverbraucher hat der Auftragnehmer stets zusammen mit dem Lieferschein eine Rechnung beizufügen. Gutschriften werden von der Auftraggeberin erstellt und an den Kunden durch den Auftragnehmer übersandt, sofern er zuvor die Warenrücksendung ordnungsgemäß in NAV erfasst hat. Im Übrigen sind Lieferscheine, Gutschriften, Rechnungen usw. ausschließlich über NAV zu erfassen und zu verwalten. Alle Vorgänge sind unter Berücksichtigung einer ordnungsgemäßen Buchführung und entsprechend der Vorgaben der Auftraggeberin und Systemrichtlinien von NAV durchzuführen. b) Konfektionierung und Verpackung Bis 13.00 Uhr an Werktagen eingegangene Bestellungen müssen taggleich bearbeitet und versandt werden. Bestellte Waren sind nach den Vorgaben der Auftraggeberin und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlich-keit und Sparsamkeit zu konfektionieren und zu verpacken. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die für den Bestellvorgang zugrundeliegende Warenmenge und den jeweiligen Versendungsort, die den Kosten nach günstigste Porto-Fracht- und Verpackungsbedingungen gewählt werden. Dabei sind Güte und Qualität der Waren durch die Konfektionierung nicht zu beeinträchtigen und die jeweils gesetzlichen Bestimmungen sowie Vorschriften des Zolls für das jeweilige Zielland zur Anwendung zu bringen. Dazu gehört das Ausstellen von Proforma-Rechnungen und Zollinhaltserklärungen. Bei Zollrelevanten Versendungen hat der Auftrag-nehmer eine entsprechende Anmeldung bei Zoll oder beim Kurier-/ Transportdienstleister vorzunehmen. Die Konfektionierung hat zudem die Belange des Umweltschutzes bestmöglich zu wahren. Die Auftraggeberin behält sich vor, für bestimmte werbliche Aktionen die Verwendung von Sonderverpa-ckungen zu verlangen. Die Kosten für die Verpackung sind in den Angebotspreis (Konfektionierung + Verpackung) einzukalkulieren. Sonderarbeiten im Rahmen der Konfektionierung (Abrufleistung) Der Auftragnehmer hat zu gewährleisten, dass in Abstimmung mit der Auftraggeberin kurzfristig auch Son-derarbeiten im Rahmen der Konfektionierung/Versendung erbracht werden können. Zu den Sonderarbei-ten gehören Mailing- und Packaktionen im Rahmen von Veranstaltungen nach Vorgaben der Auftraggeberin (z.B. Anbringen von Aufklebern, Anbringung von Preisschildern an Produkten, Entfernen von Einlegern aus Broschüren, das Auspreisen von Waren, Zusammenstellen von Pressemappen, Kundengeschenken etc.). Die Vergütung dieser Sonderleistungen erfolgt auf Stundenbasis. Der Auftragnehmer hat im Preisblatt einen Stundensatz für die Sonderleistungen anzugeben. Der Auftragnehmer verpflichtet sich ein Stundenkonto zu führen und dieses der Auftraggeberin auf Verlangen nachzuweisen. Bitte entnehmen Sie die weiteren Punkte der Leistungsbeschreibung von Seite 7 bis Seite 15ff.

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:other-sme#


Ausschlusskriterien: o Belieferung der BTI im Bedarfsfall innerhalb von max. 2 Stunden ab Zeitpunkt der Bedarfs-meldung o Erreichbarkeit über Telefon und E-Mail in der Zeit von 7.00 - 17.00 Uhr o Realisierung von ca. 350-500 Lieferungen pro Monat, wobei zwischen der Bedarfsmeldung an den Auftragnehmer und der Ankunft der Waren bei den Wiederverkäufern i.d.R. 2 Tage liegen dürfen (Standardlieferung) Jeder Bieter hat eine schriftliche Erklärung zu den Ausschlusskriterien beizufügen, in der er die Einhaltung dieser Ausschlusskriterien garantiert. Nutzen sie hierzu die Eigenerklärung über die Einhaltung der Ausschlusskriterien.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer über fachspezifische Erfahrungen in der Ausführung ver-gleichbarer Aufträge verfügt. Dem Angebot sind mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren nach Maßgabe der Eigenerklärung Referenzen beizufügen

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Angaben zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung 0 Der Bieter versichert, über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 500.000 EUR für Personenschäden, Sachschäden und für Vermögensschäden zu unterhalten oder 0 Der Bieter versichert, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen. Der Bieter muss als Mindestanforderung eine der oben genannten Anforderungen erfüllen. Der Nachweis der Versicherung ist unmittelbar nach Vertragsschluss vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Der Kenntnis- bzw. Qualifikationsstand des zum Einsatz kommenden Personals ist mittels der Eigenerklärung "Qualifikation des zum Einsatz kommenden Personals" zu belegen. Die Auftraggeberin behält sich vor, weitergehende Nachweise (bspw. Zertifikate, Zeugnisse) anzufordern. Ausbildungsstand/Kenntnisse (bitte angeben): 0 qualifizierte Ausbildung im Bereich Logistik/Lagerhaltung oder über eine gleichwertige Ausbildung (Mindestan-forderung) 0 sichere Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift (Mindestanforderung) Ein Zertifikat ist auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin beizufügen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, ein-geleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)