Die medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem (Körperschaft des öffentlichen Rechts) - nachfolgend MUL-CT genannt - als Auftraggeber (AG) plant auf Basis der gegenständlichen Ausschreibung einen Vertrag zur rechtskonformen Auslagerung, Lagerung und Vernichtung von Patientenakten der Jahrgänge 1996 - 2008 abzuschließen. Hintergrund sind beabsichtigte Abrissarbeiten von Gebäuden, in denen sich derzeit u.a. Archivräume befinden sowie der Neubau von Gebäuden. Die Patientenakten befinden sich in mehreren Gebäuden der MUL-CT. Die Räume sind über Treppen erreichbar. Die entsprechend auszulagernden Aktenbestände sind im Leistungs-verzeichnis nebst Anlagen näher bezeichnet. Es wird ein Dienstleister gesucht, der die zügige qualifizierte Auslagerung, die externe Lagerung entsprechend den Vorgaben zur Dokumentation, Archivierung und zum Datenschutz sowie die Vernichtung von Akten erbringt. Im Folgenden als Auftragnehmer (AN) bezeichnet.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-04-14.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-03-10.
Auftragsbekanntmachung (2026-03-10) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Auslagerung, Lagerung und Vernichtung von Patientenakten
Referenznummer: 2026-00257-260247
Kurze Beschreibung:
“Die medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem (Körperschaft des öffentlichen Rechts) - nachfolgend MUL-CT genannt - als Auftraggeber (AG) plant auf...”
Kurze Beschreibung
Die medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem (Körperschaft des öffentlichen Rechts) - nachfolgend MUL-CT genannt - als Auftraggeber (AG) plant auf Basis der gegenständlichen Ausschreibung einen Vertrag zur rechtskonformen Auslagerung, Lagerung und Vernichtung von Patientenakten der Jahrgänge 1996 - 2008 abzuschließen.
Hintergrund sind beabsichtigte Abrissarbeiten von Gebäuden, in denen sich derzeit u.a. Archivräume befinden sowie der Neubau von Gebäuden.
Die Patientenakten befinden sich in mehreren Gebäuden der MUL-CT. Die Räume sind über Treppen erreichbar. Die entsprechend auszulagernden Aktenbestände sind im Leistungs-verzeichnis nebst Anlagen näher bezeichnet.
Es wird ein Dienstleister gesucht, der die zügige qualifizierte Auslagerung, die externe Lagerung entsprechend den Vorgaben zur Dokumentation, Archivierung und zum Datenschutz sowie die Vernichtung von Akten erbringt. Im Folgenden als Auftragnehmer (AN) bezeichnet.
Mehr anzeigen
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Archivierung📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Ausfassen der Akten
Das Ausfassen der Akten muss unter Beibehaltung der vorgegebenen Sortierung/Ablage abgesichert werden. Es umfasst folgende Leistungen:
-...”
Beschreibung der Beschaffung
Ausfassen der Akten
Das Ausfassen der Akten muss unter Beibehaltung der vorgegebenen Sortierung/Ablage abgesichert werden. Es umfasst folgende Leistungen:
- Entnahme der Akten/Ordner aus den Regalen/Schränken in der Sortierreihenfolge, Falten der vom AN bereitgestellten Archivkartons.
- Verpacken von mehreren Patientenakten, abhängig von der Aktenstärke, in einen Archivkarton durch Mitarbeitende des AN. Das Maximalgewicht pro Karton beträgt ca. 25 Kilogramm.
- Bekleben der Archivkartons mit einem Barcodeetikett. Jeder Karton erhält eine eindeutige Nummer.
- Elektronische Erfassung je Patientenakte im Aktenverwaltungssystem des AN nach den vorgegebenen Suchkriterien (Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Behandlungsjahr, Nummer des Archivkartons und Vernichtungsdatum).
- Stapeln der Archivkartons auf Paletten
- Verpacken (Einstretchen der Palette)
- Transport der Paletten/Kartons bis zum LKW
- Be- und Entladen des LKWs
Transport der Akten in das Lager des AN
Palettieren der Kartons (ca. 20 Kartons mit Patientenakten pro Palette) und anschließender, datenschutzgerechter Abtransport.
Einlagerung in das Lager des AN
Einlagerung der Kartons und Verknüpfung mit einem Lagerplatz im IT-System des AN im zentralen Aktenlager.
Die Kartonagen sind Eigentum der MUL und sind ungeöffnet zu lagern.
Bereitstellung der Kartonagen nach Datenschutzrichtlinien der MUL-CT nach Aufforderung autorisierter Personen des AG zur Lieferung oder Einsichtnahme vor Ort.
Vernichtung
Übergabe einer jährlichen Übersicht über die zu vernichtenden Aktenbestände am Jahresanfang eines jeden Jahres an den AG. Nach erfolgter Unterschrift/Freigabe durch den AG werden die Akten vom AN unverzüglich datenschutzgerecht vernichtet.
Rücklieferung/Wiedereinlagerung von angeforderten Akten:
- Rücklieferung von Originalakten (Einzelakten): Die Rücklieferung der angeforderten Akten soll via Kurier an die Adresse des AG erfolgen. Angeforderte Akten werden direkt durch den AG entweder vernichtet oder zur Wiedereinlagerung an den AN zurückgegeben. Der AN muss die Akten dann wieder in den Karton einlegen, aus dem sie entnommen wurden. Siehe dazu Pkt. 6.6
Mehr anzeigen
Zusätzliche Informationen:
“1. Die Verfahrenskommunikation - auch die Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen etc. - wird ausschließlich elektronisch über den...”
Zusätzliche Informationen
1. Die Verfahrenskommunikation - auch die Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen etc. - wird ausschließlich elektronisch über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg abgewickelt. Fragen sind ausschließlich hierüber an die Vergabestelle zu richten! 2. Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf dem Vergabemarktplatz zum Download bereit (http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/) - ein Versand findet nicht statt. Interessenten sollten sich im eigenen Interesse zwecks Teilnahme an der Kommunikation kostenfrei und unter Angabe des korrekten Unternehmensnamens auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg registrieren und sicherstellen, dass Posteingänge über die angegebene E-Mail-Adresse regelmäßig - auch nach Angebotsschluss! - abgerufen bzw. überwacht werden. Um auszuschließen, dass die Nachrichten des Vergabemarktplatzes in den Spam-Ordner geraten und Bewerber bzw. Bieter verfahrensmaßgebliche Hinweise nicht erhalten, sollte der VMP-Absender "info@vergabemarktplatz.brandenburg.de" im eigenen Interesse auf die Liste der sicheren E-Mail-Adressen gesetzt werden. 3. Werden Angebote in elektronischer Form über den Vergabemarktplatz Brandenburg eingereicht, ist zwingend das Bietertool zu verwenden und sicherzustellen, dass nur gängige Dateiformate (xls, doc, odt. bzw. pdf) verwendet werden. Eine Einreichung der Angebote über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes oder per E-Mail ist nicht gestattet und führt zum Ausschluss! Bieter sollten rechtzeitig vor Fristablauf einen Test-Upload über das Bietertool durchführen und sich bei Problemen mit dem cosinex-Support in Verbindung setzen. Sollte der Upload im unmittelbaren Vorfeld des Fristablaufes technisch scheitern, ist zwingend Kontakt mit dem Auftraggeber herzustellen, bevor weitere Schritte unternommen werden.
Mehr anzeigen
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Lagerung und Lagerhaltung📦
Ort der Leistung: Cottbus, Kreisfreie Stadt🏙️ Dauer
Datum des Beginns: 2026-07-01 📅
Datum des Endes: 2040-01-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Auslagerungskosten gesamt (Anlage F)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lagerungskosten gesamt (Anlage F)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 65.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Vernichtungskosten gesamt (Anlage F)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): weitere Kosten/ Jahr (Anlage F)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Ist ein Datenschutzkonzept vorhanden, indem die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz verpflichtend sind.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Sind Sie nach DIN EN ISO 9001 und DIN ISO/ IEC 27001 zertifiziert?
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Haben Sie einen bestellten Datenschutzbeauftragten
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllt Ihr Lagerobjekt alle Anforderungen aus der DSGV und des Bundesdatenschutzgesetzes
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Ist die Integrität der Systeme gem. Art.32 Abs. 1 DSGVO geschützt?
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllen Sie die Vorgaben gem. Art. 32 der DSGVO zur Verfügbarkeits- und Belastbarkeit sowie Wiederherstellbarkeit der Verfügbarkeit
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Wurden/ werden Ihre Mitarbeiter zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen nach DSGVO verpflichtet? Verpflichtung auf das Berufsgeheimnis für alle betr. MA
Qualitätskriterium (Bezeichnung): insb. Der Transport (Transport der Akten muss unter Verschluss erfolgen, Verhinderung des Zugriffs für Dritte; physisch gesichert
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-14 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 59
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Handelsregisterauszug/Berufsregister (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Den aktuell gültigen Nachweis, für das laufende...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Handelsregisterauszug/Berufsregister (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Den aktuell gültigen Nachweis, für das laufende Kalenderjahr, der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis
auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung ) durch Kopie Handelsregisterauszug
oder vergleichbare Eintragung (mit den Mindestangaben: Name, Sitz und Unternehmensgegenstand) bei Tätigkeit im Rahmen einer Gesellschaft bzw. Erklärung
der Ausübung der selbständigen Tätigkeit für Freiberufler (Anmeldung beim Finanzamt),
für gewerblich Tätige: Gewerbeanmeldung;
Wurde diese Unterlage bereits für das laufende Kalenderjahr eingereicht, muss diese nicht nochmal den Vergabeunterlagen hinzugefügt werden.
Mehr anzeigen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Referenzen (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): - Mind. 3 Referenzen mit Universitätskliniken mit mind. 800 Betten bei denen eine...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Referenzen (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): - Mind. 3 Referenzen mit Universitätskliniken mit mind. 800 Betten bei denen eine vergleichbare Dienstleistung in Art und Weise der vom AN angeforderten abgeschlossen wurde
eine Referenzbescheinigung mit mindestens folgenden Angaben:
-Ansprechpartner;
-Art der ausgeführten Leistung;
-Auftragssumme;
-Ausführungszeitraum;
Mehr anzeigen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“TOMs- Technische Organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis eines Datenschutzbeauftragten (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis über das vorhandene Datenschutzkonzept ach DGSVO (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis Zertifizierung DIN EN ISO 9001 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis Zertifizierung DIN ISO/ IEC 27001 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis Zertifikat der ISO/IEC 21964-2 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis der Vernichtung nach DIN ISO 66399 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Präqualifizierte Unternehmen (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis durch Vorlage eines mindestens am...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Präqualifizierte Unternehmen (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis durch Vorlage eines mindestens am Tag der Angebotsfrist gültigen Zertifikates:
- der Eintragung in die Liste des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e.V.
(Präqualifikationsverzeichnis, PQ-VOB-Verein), oder
- der Eintragung in das Unternehmer- und Lieferanten -Verzeichnis der Auftragsberatungsstelle Brandenburg e.V. (ULV Brandenburg) mit Angabe der Zertifikatsnummer / Unternehmenscodes oder
-der Eintragung in das Unternehmer- und Lieferanten -Verzeichnis der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen (ULV Berlin) mit Angabe der Bescheinigungsnummer und des Zugangscodes oder
- der Eintragung in die bundesweite Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (PQVOL)
- der Eintragung in das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ)
Bitte beachten Sie die Gültigkeiten Ihrer Dokumente in den PQ-Verzeichnissen in Bezug auf die Gültigkeitsfristen der einzureichenden Nachweise/Bedingungen.
Mehr anzeigen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Mindestens am Tag der Angebotsfrist/Teilnahmefrist...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Mindestens am Tag der Angebotsfrist/Teilnahmefrist gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen (bei unbefristeten Bescheinigungen nicht älter als 6 Monate gerechnet ab Angebotsfrist)
Wurde diese Unterlage bereits für ein anderes Verfahren, welches nicht länger als 6 Monate zurück liegt, eingereicht und ist nicht älter als 6 Monate gerechnet ab Angebotsfrist, muss diese nicht nochmal den Vergabeunterlagen hinzugefügt werden.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Siehe Vergabeunterlagen”
“#Bekanntmachungs-ID: CXVHY67YTQ8M5813#
1.
Die Verfahrenskommunikation - auch die Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen etc. - wird ausschließlich...”
#Bekanntmachungs-ID: CXVHY67YTQ8M5813#
1.
Die Verfahrenskommunikation - auch die Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen etc. - wird ausschließlich elektronisch über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg abgewickelt. Fragen sind ausschließlich hierüber an die Vergabestelle zu richten!
2.
Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf dem Vergabemarktplatz zum Download bereit (http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/) - ein Versand findet nicht statt. Interessenten sollten sich im eigenen Interesse zwecks Teilnahme an der Kommunikation kostenfrei und unter Angabe des korrekten Unternehmensnamens auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg registrieren und sicherstellen, dass Posteingänge über die angegebene E-Mail-Adresse regelmäßig - auch nach Angebotsschluss! - abgerufen bzw. überwacht werden. Um auszuschließen, dass die Nachrichten des Vergabemarktplatzes in den Spam-Ordner geraten und Bewerber bzw. Bieter verfahrensmaßgebliche Hinweise nicht erhalten, sollte der VMP-Absender "info@vergabemarktplatz.brandenburg.de" im eigenen Interesse auf die Liste der sicheren E-Mail-Adressen gesetzt werden.
3.
Werden Angebote in elektronischer Form über den Vergabemarktplatz Brandenburg eingereicht, ist zwingend das Bietertool zu verwenden und sicherzustellen, dass nur gängige Dateiformate (xls, doc, odt. bzw. pdf) verwendet werden. Eine Einreichung der Angebote über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes oder per E-Mail ist nicht gestattet und führt zum Ausschluss! Bieter sollten rechtzeitig vor Fristablauf einen Test-Upload über das Bietertool durchführen und sich bei Problemen mit dem cosinex-Support in Verbindung setzen. Sollte der Upload im unmittelbaren Vorfeld des Fristablaufes technisch scheitern, ist zwingend Kontakt mit dem Auftraggeber herzustellen, bevor weitere Schritte unternommen werden.
4.
Die Vergabestelle behält sich das Recht vor, die Angaben der Bieter zu ihrer Eignung bis zur Zuschlagserteilung jederzeit zu verifizieren bzw. Informationen zur Eignung eines Bieters, die sie während des Vergabeverfahrens erhält, zu berücksichtigen.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Nationale Registrierungsnummer: t:03318661719
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postleitzahl: 14473
Postort: Potsdam
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@mwae.brandenburg.de📧
Telefon: +49 3318661-610📞
Fax: +49 3318661-652 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“§ 160 Abs. 3 GWB Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
§ 160 Abs. 3 GWB Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2026/S 049-170400 (2026-03-10)