Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Gegenstand der Ausschreibung sind Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 2.400 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen einmal im Monat im Abstand von vier Wochen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 312.000 Blatt aus etwa 2.400 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-02-27.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-01-29.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Auftragsbekanntmachung (2026-01-29) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP
Referenznummer: 2026-1/22
Kurze Beschreibung:
“Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein...”
Kurze Beschreibung
Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Gegenstand der Ausschreibung sind Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 2.400 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen einmal im Monat im Abstand von vier Wochen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 312.000 Blatt aus etwa 2.400 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.
Die Papierakten sollen einmal im Monat im Abstand von vier Wochen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 312.000 Blatt aus etwa 2.400 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich. Der AG hat vier Dienststellen, von denen jede für die Bearbeitung von Fällen in einer bestimmten Region in Rheinland-Pfalz zuständig ist. Koblenz Baedeker Str. 2-20, 56073 Koblenz Mainz Schießgartenstraße 6, 55118 Mainz Landau Reiterstraße 16, 76829 Landau Trier Moltkestraße 19, 54292 Trier. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Vergabeunterlagen. Weitere Informationen über den AG können im Internet unter der Adresse http://www.lsjv.rlp.de abgerufen werden.
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Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Bürohilfsarbeiten📦 Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Referenzen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-02-27 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Referenzen zur Digitalisierung von Gesundheitsdaten (Anlagen 8 und 8a)”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Zum Nachweis der fachlichen Eignung hat der Bieter mit dem Angebot die folgenden Nachweise in Form von nicht beglaubigten Kopien einzureichen: a....”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Zum Nachweis der fachlichen Eignung hat der Bieter mit dem Angebot die folgenden Nachweise in Form von nicht beglaubigten Kopien einzureichen: a. Zertifizierung nach DIN ISO 27001 - Qualitätsmanagement (gem. Ziffer 7.1 der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B) b. Zertifizierung nach DIN ISO 9001 - Qualitätsmanagement (gem. Ziffer 7.2 der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B) c. Zertifizierung nach DIN ISO 66399 - Vernichtung (Schutzklassen) (gem. Ziffer. 7.3 der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B) d. Zertifizierung nach IDW PS 951 Typ 1 - Prüfung des internen Kontrollsystems beim Dienstleistungsunternehmen (gem. Ziffer 7.5 der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B) e. Zertifizierung nach Tier 3 - Rechenzentren (gem. Ziffer 7.4 der Leistungsbeschreibung -Fachlicher Teil (Teil B) f. Zertifikat über das Sprachlevel der Ansprechperson (gem. Ziffer 7.6 der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B).
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Grundlage ist die BSI Technische Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN) in der aktuellen Fassung. Die Integrität muss auf jeden Fall...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Grundlage ist die BSI Technische Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN) in der aktuellen Fassung. Die Integrität muss auf jeden Fall automatisiert gesichert werden, so kann dies beispielsweise durch ein qualifiziertes Fernsiegel nach eIDAS erfolgen. Die Dokumentation und die Prozesse müssen vor Beginn der Arbeiten mit dem AG abgestimmt werden.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“s. Vergabeunterlagen.”
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2026/S 021-067991 (2026-01-29)
Auftragsbekanntmachung (2026-02-20) Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-05 18:00:00 📅
Änderungen Neuer Wert
Text:
“Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit teilen wir Ihnen folgende Fristverlängerungen mit: Frist zur Einreichung von Fragen: 27.02.2026 Angebotsfrist:...”
Text
Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit teilen wir Ihnen folgende Fristverlängerungen mit: Frist zur Einreichung von Fragen: 27.02.2026 Angebotsfrist: 05.03.2026, 18:00 Uhr. Bitte beachten Sie auch folgende Änderung: Zu Teil B, Leistungsbeschreibung, Kapitel 7.4 > Tier 3 Rechenzentrum: Wir teilen Ihnen hiermit mit, dass eine Zertifizierung nach ISO 27001 als ausreichend anerkannt wird. Demnach sind alle Verweise auf ein Tier 3 Rechenzentrum nicht mehr zu beachten. Der in der Anlage 2 (Ausschlusskriterien) genannte Punkt 7.4 entfällt somit. Im Rahmen der Ausschreibung wird die Zertifizierung nach BSI TR-03138 als gleichwertig anerkannt. Viele Grüße Die Vergabestelle des LSJV
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Quelle: OJS 2026/S 037-125490 (2026-02-20)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-04-29) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 201 542 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): 259 723 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): 121 764 💰
Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-15 📅
Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 2026-1/22
Datum des Vertragsabschlusses: 2026-04-13 📅
Titel: Zuschlag
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 8
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 8
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstes Angebot: 259 723 💰
Niedrigstes Angebot: 121 764 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 201 542 EUR 💰
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Deutsche Post E-Post Solutions GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE252502768
Postanschrift: Fritz-Erler-Straße 4
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: d.weiser@deutschepost.de📧
Telefon: 062112956-558📞
URL: https://www.deutschepost.de/de/e/epost-solutions.html🌏