Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP

Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP

Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Gegenstand der Ausschreibung sind Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 2.400 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen einmal im Monat im Abstand von vier Wochen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 312.000 Blatt aus etwa 2.400 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-02-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-01-29.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2026-01-29 Auftragsbekanntmachung
2026-02-20 Auftragsbekanntmachung
2026-04-29 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2026-01-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP
Referenznummer: 2026-1/22
Kurze Beschreibung:
Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Gegenstand der Ausschreibung sind Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 2.400 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen einmal im Monat im Abstand von vier Wochen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 312.000 Blatt aus etwa 2.400 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.
Mehr anzeigen
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: 2026-1/22
Beschreibung der Beschaffung:
Die Papierakten sollen einmal im Monat im Abstand von vier Wochen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 312.000 Blatt aus etwa 2.400 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich. Der AG hat vier Dienststellen, von denen jede für die Bearbeitung von Fällen in einer bestimmten Region in Rheinland-Pfalz zuständig ist. Koblenz Baedeker Str. 2-20, 56073 Koblenz Mainz Schießgartenstraße 6, 55118 Mainz Landau Reiterstraße 16, 76829 Landau Trier Moltkestraße 19, 54292 Trier. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Vergabeunterlagen. Weitere Informationen über den AG können im Internet unter der Adresse http://www.lsjv.rlp.de abgerufen werden.
Mehr anzeigen
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Bürohilfsarbeiten 📦
Land: Deutschland 🇩🇪
Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: nach Vereinbarung um maximal drei Monate bis 31.03.2027.
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Referenzen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-02-27 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6 Wochen
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-02-23 23:59:59 📅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Referenzen zur Digitalisierung von Gesundheitsdaten (Anlagen 8 und 8a)
Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Zum Nachweis der fachlichen Eignung hat der Bieter mit dem Angebot die folgenden Nachweise in Form von nicht beglaubigten Kopien einzureichen: a. Zertifizierung nach DIN ISO 27001 - Qualitätsmanagement (gem. Ziffer 7.1 der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B) b. Zertifizierung nach DIN ISO 9001 - Qualitätsmanagement (gem. Ziffer 7.2 der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B) c. Zertifizierung nach DIN ISO 66399 - Vernichtung (Schutzklassen) (gem. Ziffer. 7.3 der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B) d. Zertifizierung nach IDW PS 951 Typ 1 - Prüfung des internen Kontrollsystems beim Dienstleistungsunternehmen (gem. Ziffer 7.5 der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B) e. Zertifizierung nach Tier 3 - Rechenzentren (gem. Ziffer 7.4 der Leistungsbeschreibung -Fachlicher Teil (Teil B) f. Zertifikat über das Sprachlevel der Ansprechperson (gem. Ziffer 7.6 der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B).
Mehr anzeigen
Eignungskriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Grundlage ist die BSI Technische Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN) in der aktuellen Fassung. Die Integrität muss auf jeden Fall automatisiert gesichert werden, so kann dies beispielsweise durch ein qualifiziertes Fernsiegel nach eIDAS erfolgen. Die Dokumentation und die Prozesse müssen vor Beginn der Arbeiten mit dem AG abgestimmt werden.
Mehr anzeigen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: s. Vergabeunterlagen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP
Nationale Registrierungsnummer: 07-0013049100000-38
Postanschrift: Rheinallee 97-101
Postleitzahl: 55118
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle
E-Mail: kessler.kai@lsjv.rlp.de 📧
Telefon: +496131967-0 📞
URL: https://lsjv.rlp.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Kommunikation
Dokumente URL: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPYNXS/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPYNXS 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPYNXS 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXPDYYPYNXS#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland-Pfalz
Nationale Registrierungsnummer: 07-0011801100100-43
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Postleitzahl: 55116
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de 📧
Telefon: +49 6131 162234 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau - Vergabekammer - Stiftsstraße 9 55116 Mainz Telefon: 06131 / 16-2234 Fax: 06131 / 16-2113 vergabekammer.rlp(at)mwvlw.rlp.de
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-29+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 021-067991 (2026-01-29)
Auftragsbekanntmachung (2026-02-20)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-05 18:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-02-27 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-20+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:
Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit teilen wir Ihnen folgende Fristverlängerungen mit: Frist zur Einreichung von Fragen: 27.02.2026 Angebotsfrist: 05.03.2026, 18:00 Uhr. Bitte beachten Sie auch folgende Änderung: Zu Teil B, Leistungsbeschreibung, Kapitel 7.4 > Tier 3 Rechenzentrum: Wir teilen Ihnen hiermit mit, dass eine Zertifizierung nach ISO 27001 als ausreichend anerkannt wird. Demnach sind alle Verweise auf ein Tier 3 Rechenzentrum nicht mehr zu beachten. Der in der Anlage 2 (Ausschlusskriterien) genannte Punkt 7.4 entfällt somit. Im Rahmen der Ausschreibung wird die Zertifizierung nach BSI TR-03138 als gleichwertig anerkannt. Viele Grüße Die Vergabestelle des LSJV
Mehr anzeigen
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 2b34ce58-f2c6-47f6-be1a-4144ff663cf2-01
Quelle: OJS 2026/S 037-125490 (2026-02-20)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-04-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 201 542 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): 259 723 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): 121 764 💰
Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-15 📅

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 2026-1/22
Datum des Vertragsabschlusses: 2026-04-13 📅
Titel: Zuschlag
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 8
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 8
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstes Angebot: 259 723 💰
Niedrigstes Angebot: 121 764 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 201 542 EUR 💰
Kennung des Angebots: 2026-1/22
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Deutsche Post E-Post Solutions GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE252502768
Postanschrift: Fritz-Erler-Straße 4
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: d.weiser@deutschepost.de 📧
Telefon: 062112956-558 📞
URL: https://www.deutschepost.de/de/e/epost-solutions.html 🌏
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXPDYYPYK4C#
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-29+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 084-296889 (2026-04-29)
Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕
Verwandte Suchen 🔍
Region:
Deutschland Nordrhein-Westfalen Köln Bonn, Kreisfreie Stadt
Produkte/Dienstleistungen:
Dienstleistungen der öffentlichen... Dienstleistungen für Unternehmen: Recht,... Bürohilfsarbeiten