Digitalisierung von Bauakten

Stadt Erkelenz Der Bürgermeister

Abholung und Auslagerung der ca. 45.000 Bauakten sowie vollständige Digitalisierung innerhalb 10 Jahren. Schimmelsanierung und Aufbereitung der Akten. Jährlich sollen ca. 4.500 Akten digitalisiert werden. Zusätzlich ist eine kurzfristige digitale Zurverfügungstellung (Scan on Demand) von einzelnen Akten erforderlich.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-04-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-03-23.

Wer?

• Stadt Erkelenz Der Bürgermeister

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Heinsberg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-03-23	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-03-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung von Bauakten
Referenznummer: ZV-VgV-2026/23
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung: ZV-VgV-2026/23
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Bei den zu digitalisierenden Akten handelt es sich um Bauakten des Planungs- und Bauaufsichtsamtes. Die Bauakten befinden sich in ca. 25.000 Pendelakten und ca. 1.900 Archivboxen

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Um die Verfügbarkeit von Akten zu gewährleisten, die sich zur Digitalisierung beim Auftraggeber befinden, wird eingefordert, dass Akten digital in einer kurzen Reaktionszeit (24 Stunden) zur Verfügung gestellt werden. Es können bei Bedarf auch physische Akten angefordert werden, hier ist eine Bereitstellungszeit, während der allgemeinen Geschäftszeiten, von 5 Stunden wünschenswert. Die Akten müssen jedoch nach 24 Stunden im Rathaus der Stadt Erkelenz vorliegen.

Postanschrift: Johannismarkt
Postleitzahl: 41812
Stadt: Erkelenz
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Heinsberg 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-07-01 📅
Datum des Endes: 2036-06-30 📅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-29 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 51 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-04-17 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: Unterlagen können seitens der Vergabestelle nachgefordert werden.
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

VVB 234 - Erklaerung Bieter-_Arbeitsgemeinschaft 12-2017.docx (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

VVB 235 - Verzeichnis der Leistungen_Kapazitaeten anderer Unternehmen 12-2017.docx (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

siehe einzureichende Unterlagen: - Nachweis einer gültigen Genehmigung für die Ausübung der Tätigkeit Gebäudereinigung, die die ausgeschriebenen Reinigungsarten umfasst (Gewerbeannmeldung und Mitgliedschaft bei der HWK) - Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von - 5.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden - 200.000,00 EUR für Vermögensschäden pro Schadensfall abzuschließen. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss den Ersatz von Schäden aus dem Verlust von Schlüsseln für Gebäudeschließanlagen beinhalten. Die Deckungssummen müssen für Versicherungsfälle jeweils zweifach maximiert pro Kalenderjahr zur Verfügung stehen. Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019.docx oder Präqualifizierung ** Keine oder anderweitige Formerfordernis: - VVB 633 - Angebotsschreiben - VOL 07-2019.pdf - das ausgefüllte Leistungsverzeichnis mit Angebots

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: Gem. § 123 und 124 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Erkelenz Der Bürgermeister
Nationale Registrierungsnummer: 053700004004-31001-91
Postanschrift: Johannismarkt 17
Postleitzahl: 41812
Postort: Erkelenz
Region: Heinsberg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: ausschreibungen@erkelenz.de 📧
Telefon: +49 243185209 📞
Fax: +49 243185209 📠
URL: https://erkelenz.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY68YT7CEFCJY/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY68YT7CEFCJY 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY68YT7CEFCJY 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXVHY68YT7CEFCJY# Das Abrufen der Vergabeunterlagen ist über den anonymisierten Zugang möglich. Dem Bieter wird allerdings empfohlen, sich einmalig registrieren zu lassen, um so unmittelbar zusätzliche, nachträgliche Informationen erhalten zu können. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder Unrichtigkeiten, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich schriftlich darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form gegeben hat. Diese Hinweise müssen unverzüglich, spätestens bis zum 16.04.2026.bei der ausschreibenden Stelle eingehen. Gleiche Angebotssummen: Im Falle nach einer Wertung gleichauf liegender Angebote wird der bezuschlagte Bieter durch Losentscheid ermittelt. Die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe ergeben sich aus §§ 123 und 124 GWB. Nach § 19 Abs. 3 MiLoG fordern öffentliche Auftraggeber beim Wettbewerbsregister Auskünfte über rechtskräftige Bußgeldentscheidungen wegen einer Ordnungswidrigkeit nach § 21 Abs. 1 oder Abs. 2 MiLoG an. Skonto: Preisnachlässe mit Bedingungen (Skonto) werden bei der Auswertung der Angebote nur berücksichtigt, wenn die Zahlungsfrist mindestens 14 Tage beträgt. Sollten kürzere Zahlungsfristen im Angebot ausgewiesen sein, werden diese nicht bei der Auswertung der Angebote berücksichtigt, bleiben allerdings Inhalt des Angebotes und werden im Falle der Auftragserteilung Vertragsbestandteil. Vertrags-/Geschäfts- bzw. Zahlungsbedingungen: Vertrags-/Geschäftsbedingungen sowie Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers (sollten diese irrtümlicherweise bei einer Angebotsabgabe beigefügt werden) werden nicht Vertragsbestandteil. Es gelten die Bewerbungs- und Vertragsbedingungen des Auftraggebers. Bieterfragen: Mit der Abgabe des Angebotes wird bestätigt, dass alle Bieterfragen auf der Vergabeplattform zur Kenntnis genommen wurden und bei der Angebotserstellung berücksichtigt wurden.

Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXVHY68YT7CEFCJY#

Das Abrufen der Vergabeunterlagen ist über den anonymisierten Zugang möglich. Dem Bieter wird allerdings empfohlen, sich einmalig registrieren zu lassen, um so unmittelbar zusätzliche, nachträgliche Informationen erhalten zu können.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder Unrichtigkeiten, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich schriftlich darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form gegeben hat. Diese Hinweise müssen unverzüglich, spätestens bis zum 16.04.2026.bei der ausschreibenden Stelle eingehen.

Gleiche Angebotssummen:
Im Falle nach einer Wertung gleichauf liegender Angebote wird der bezuschlagte Bieter durch Losentscheid ermittelt.

Die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe ergeben sich aus §§ 123 und 124 GWB. Nach § 19 Abs. 3 MiLoG fordern öffentliche Auftraggeber beim Wettbewerbsregister Auskünfte über rechtskräftige Bußgeldentscheidungen wegen einer Ordnungswidrigkeit nach § 21 Abs. 1 oder Abs. 2 MiLoG an.

Skonto:
Preisnachlässe mit Bedingungen (Skonto) werden bei der Auswertung der Angebote nur berücksichtigt, wenn die Zahlungsfrist mindestens 14 Tage beträgt. Sollten kürzere Zahlungsfristen im Angebot ausgewiesen sein, werden diese nicht bei der Auswertung der Angebote berücksichtigt, bleiben allerdings Inhalt des Angebotes und werden im Falle der Auftragserteilung Vertragsbestandteil.

Vertrags-/Geschäfts- bzw. Zahlungsbedingungen:
Vertrags-/Geschäftsbedingungen sowie Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers (sollten diese irrtümlicherweise bei einer Angebotsabgabe beigefügt werden) werden nicht Vertragsbestandteil. Es gelten die Bewerbungs- und Vertragsbedingungen des Auftraggebers.

Bieterfragen:
Mit der Abgabe des Angebotes wird bestätigt, dass alle Bieterfragen auf der Vergabeplattform zur Kenntnis genommen wurden und bei der Angebotserstellung berücksichtigt wurden.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Kreis Heinsberg
Nationale Registrierungsnummer: 053700016016-39001-05
Postanschrift: Valkenburger Straße 45
Postleitzahl: 52525
Postort: Heinsberg
Region: Heinsberg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@kreis-heinsberg.de 📧
Telefon: +49 2452-13-0 📞
URL: https://www.kreis-heinsberg.de/startseite.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

15-Tages-Frist des § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB.2 Ein Bieter, der die Mitteilung erhält, dass seiner Rüge nicht abgeholfen wird, muss einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung einlegen. Danach wird er unzulässig. 30-Tages- und 6-Monats-Frist des § 135 Abs. 2, Abs. 1 Nr. 1 GWB. Ein Bieter, den der öffentliche Auftraggeber ohne Vorabinformation direkt oder im EU-Amtsblatt über einen Vertragsschluss informiert, muss einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 30 Kalendertagen und bei unterbliebener Information innerhalb von sechs Monaten nach Vertragsschluss einlegen. Danach wird er unzulässig.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-23+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 058-200186 (2026-03-23)

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