Digitalisierung von Bestandsakten (59418400)

Stadt Freiburg i. Br. - Vergabemanagement

Digitalisierung von Bestandsakten. Digitialisierung/Indizierung von ca. 600 lfm (Hängeakten) sowie 35 lfm (Ordner) Bestands-Fachakten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-03-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-01-29.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• RICOH Deutschland GmbH

Wer?

• Stadt Freiburg i. Br. - Vergabemanagement

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Karlsruhe › Karlsruhe, Stadtkreis
• Freiburg › Freiburg im Breisgau, Stadtkreis
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-01-29	Auftragsbekanntmachung
2026-02-25	Auftragsbekanntmachung
2026-05-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2026-01-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung von Bestandsakten (59418400)
Referenznummer: 2026000371
Kurze Beschreibung:
“Digitalisierung von Bestandsakten. Digitialisierung/Indizierung von ca. 600 lfm (Hängeakten) sowie 35 lfm (Ordner) Bestands-Fachakten.”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 4dc996b8-7644-447c-b3a5-a30ff241deac
Beschreibung der Beschaffung:
“Digitalisierung von Bestandsakten. Digitialisierung/Indizierung von ca. 600 lfm (Hängeakten) sowie 35 lfm (Ordner) Bestands-Fachakten.”
Zusätzliche Informationen:
“Beginn: spätestens innerhalb von 28 Kalendertagen nach Zuschlagserteilung Ende: 7 Monate nach Abholung des ersten Aktenbestandes.”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Postleitzahl: 79106
Stadt: Freiburg i.Br.
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Freiburg im Breisgau, Stadtkreis 🏙️
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-03 09:20:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 62
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-02-24 12:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
“Gemäß § 56 Abs. 2 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.”
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“(1) Nachweise und Erklärungen zur Eignung gemäß §§ 45, 46 VgV und §§ 123, 124 GWB entsprechend 124_LD (Umsatz vergleichbarer Leistungen der letzten drei...”

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

(1) Nachweise und Erklärungen zur Eignung gemäß §§ 45, 46 VgV und §§ 123, 124 GWB entsprechend 124_LD (Umsatz vergleichbarer Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre, Referenzen über vergleichbare Leistungen der letzten drei Jahre, Arbeitskräfte, Berufsregistereintragung, Insolvenzverfahren, Liquidation, keine schwere Verfehlung, Gewerbezentralregisterauszug, Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Sozialversicherungsbeiträgen, Berufsgenossenschaft). Zur Berücksichtigung von Referenzen über vergleichbare Leistungen werden insbesondere folgende Aspekte im Vergleich zur ausgeschriebenen Leistung herangezogen: Art der Maßnahme, Auftragsvolumen, Ausführungsdauer, technische und gerätespezifische Anforderungen, Ausstattung (Personal, Maschinen) mit ausreichender Verfügbarkeit, Art und Weise sowie Besonderheiten der Ausführung. Konkretisierungen hierzu können sich ggf. aus den Vergabeunterlagen ergeben. Außerdem wird von der Vergabestelle gemäß § 6 WRegG ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt angefordert.

(2) Bei vorgesehenem Nachunternehmereinsatz ist mit Angebotsabgabe Art und Umfang der Nachunternehmerleistungen zu benennen (VHB-Formblatt 235). Spätestens auf Verlangen sind einzureichen: die Namen der Nachunternehmer, die Nachweise zur Eignung des Nachunternehmers (zur Erfüllung der Eignungsanforderungen bzw. entsprechend den geforderten Nachweisen des Bieters) sowie eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers, dass im Auftragsfalle die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen und im Falle einer Eignungsleihe eine gemeinsame Haftung übernommen wird (VHB-Formblatt 236).

(3) Bei vorgesehener Bietergemeinschaft (BG): Erklärung mit Angabe der Mitglieder, des geschäftsführenden Mitglieds, welches die BG rechtsverbindlich vertritt sowie die Erklärung, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften (VHB-Formblatt 234). Die Eignungsanforderungen sind grundsätzlich von der BG insgesamt zu erfüllen, sofern nicht die Vorlage gemäß Formblatt 001 Stadt- FR (Nachweisliste UVgO/VgV) ausdrücklich von jedem Mitglied gefordert wird, wie insbesondere gemäß Ziffer (4) und (5).

(4) Verpflichtungserklärung zur Einhaltung von Mindestentgelten nach dem LTMG (Formblatt 007 Stadt-FR).

(5) Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Formblatt 004 Stadt-FR).

(6) Eigenerklärung zur Einhaltung der Sanktionen der EU gegen russische Unternehmen / Personen / Lieferanten (Auftragsverbot).

Die aufgeführten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind mittels Eigenerklärungen, Präqualifikation oder Bescheinigungen einzureichen. Akzeptiert wird auch die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) soweit die geforderten Angaben enthalten sind. Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise belegen zu lassen. Bei ausländischen Unternehmen sind gleichwertige Nachweise zur Eignung zugelassen. Die zur Verfügung gestellten Formblätter sind zu verwenden.

Die Nachweise sind möglichst mit Angebotsabgabe bzw. spätestens auf Verlangen des Auftraggebers einzureichen. Näheres siehe Ausschreibungsunterlagen, insbesondere die Zusammenstellung der einzureichenden Eignungsnachweise gemäß Formblatt 001 Stadt-FR (Nachweisliste UVgO/VgV).

Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV.”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Freiburg i. Br. - Vergabemanagement
Nationale Registrierungsnummer: c46cf5d5-78c4-4fd0-acdc-c8c2a83807bf
Abteilung: Vergabemanagement
Postanschrift: Fehrenbachallee 12
Postleitzahl: 79106
Postort: Freiburg im Breisgau
Region: Freiburg im Breisgau, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabemanagement
E-Mail: vergabemanagement@freiburg.de 📧
Telefon: +49 7612014083 📞
Fax: +49 7612014089 📠
URL: https://regionfreiburg.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/deeplink/subproject/192c76cb-6f16-4c0a-a0c7-69be45f7fcd7 🌏
Teilnahme-URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/deeplink/subproject/192c76cb-6f16-4c0a-a0c7-69be45f7fcd7 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Die Ausschreibungsunterlagen werden ausschließlich digital über das Vergabeportal der Region Freiburg http://regionfreiburg.deutsche-evergabe.de zur...”
Körper überprüfen
Name: Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 4ebcde0c-5e1d-420e-b125-cd0393f8dcda
Abteilung: Vergabekammer
Postanschrift: Kapellenstraße 17
Postleitzahl: 76131
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 7219268730 📞
Fax: +49 7219263985 📠
URL: http://www.rp.baden-wuerttemberg.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 4ebcde0c-5e1d-420e-b125-cd0393f8dcda
Abteilung: Vergabekammer
Postanschrift: Kapellenstraße 17
Postleitzahl: 76131
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 7219268730 📞
Fax: +49 7219263985 📠
URL: http://www.rp.baden-wuerttemberg.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Der Antrag auf ein Nachprüfungsverfahren ist nach § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen -GWB- unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-29+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 021-068533 (2026-01-29)

Auftragsbekanntmachung (2026-02-25)
Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/deeplink/subproject/414cf8fc-4d8b-43bd-9364-a951a4bfffbf 🌏
Teilnahme-URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/deeplink/subproject/414cf8fc-4d8b-43bd-9364-a951a4bfffbf 🌏

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-25+01:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: d0e8945e-62fa-47c9-8c78-0353e90e9a5e-01
Quelle: OJS 2026/S 040-134807 (2026-02-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-05-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 0 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): 0 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): 0 💰
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Aufgrund § 39 Abs. 6 VgV ist die Angabe des Gesamtwertes (je Los) nicht vorgesehen.”

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: CON-0001 - Ricoh Deutschland GmbH
Datum des Vertragsabschlusses: 2026-04-16 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 16
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstes Angebot: 0 💰
Niedrigstes Angebot: 0 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 0 EUR 💰
Kennung des Angebots: 2026689529
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Ricoh Deutschland GmbH
Nationale Registrierungsnummer: 69101be2-6846-457c-b8e9-149a286a0a44
Postleitzahl: 30179
Postort: Hannover
Region: Region Hannover 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: tender.procedure@service.ricoh.de 📧
Telefon: +49 51167423260 📞
Fax: +49 51167422230 📠
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-13+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 093-334290 (2026-05-13)

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