Maßnahme "Konservierung, Digitalisierung und Verpackung von Urkunden

Landesarchiv NRW

Konservierung, Digitalisierung und Verpackung von Urkunden (mittelalterliche bzw. frühneuzeitliche)

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-03-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-02-06.

Wer?

• Landesarchiv NRW

Wie?

• Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven › Dienstleistungen von Archiven

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-02-06	Auftragsbekanntmachung
2026-03-05	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-02-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Maßnahme "Konservierung, Digitalisierung und Verpackung von Urkunden
Referenznummer: VA-2026-002
Kurze Beschreibung:

Konservierung, Digitalisierung und Verpackung von Urkunden (mittelalterliche bzw. frühneuzeitliche)

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Beliebiger Ort
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 3
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 3

1️⃣
Interne Kennung: 1
Titel: Konservierung, Digitalisierung und Verpackung von 2.491 Urkunden
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Insgesamt sollen 6.994 Urkunden konservatorisch behandelt, montiert, verpackt und schutzdigitalisiert werden.

Zusätzliche Informationen:

#Besonders auch geeignet für:other-sme# Die Rechnungsstellung hat zwingend bis zum 04.12.2026 zu erfolgen.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Dienstleistungen von Archiven 📦

Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Die Leistungserbingung hat in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers zu erfolgen. Lediglich die Abholung und Rückgabe des Archivguts erfolgt beim Auftraggeber.

Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-10 📅
Datum des Endes: 2026-11-30 📅
Vergabekriterien
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 40.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Testscans
Qualitätskriterium (Gewichtung): 0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzepts
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Referenzen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umweltfreundlichkeit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: 2
Titel: Konservierung, Digitalisierung und Verpackung von 2.186 Urkunden
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

3️⃣
Interne Kennung: 3
Titel: Konservierung, Digitalisierung und Verpackung von 2.317 Urkunden
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0003

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-10 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 21 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-02-25 23:59:59 📅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis der Versicherungssumme (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Versicherungswert von 400 EUR pro Urkunde für den Hin- und Rücktransport sowie für die Verweildauer in den Gebäuden des Auftragnehmers

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Qualifikation des eingesetzten Personals (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Die Leistung darf nur durch erfahrene Papierrestaurator/innen bzw. unter der ständigen Aufsicht und Anleitung erfahrener Papierrestaurator/innen durchgeführt werden

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Nachweis des Gesamtumsatzes (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Nachweis einer Brandmeldeanlage: Eine Brandmelde mit Weiterleitung zur Feuerwehr (Feuerwehraufschaltung) muss vorhanden sein - Nachweis einer Einbruchmeldeanlage: Eine Einbruchmeldeanlage mit Weiterleitung an Polizei oder Wachdienst muss gegeben sein - Testscans: Mit dem Angebot haben Bieter Testscans einzureichen. Die Anforderung ergeben sich aus dem Dokument "LAV NRW, Vorgaben Digitalisierungsprojekte, Technischer Teil, Aktenformate - V.1.0.1 - 2023 - 10 -23.docx - Nachweis der Transportstrecke: Vorlage der geplanten Transportstrecke (max. 10 Stunden Fahrtzeit)

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landesarchiv NRW
Nationale Registrierungsnummer: 05112-06001-13
Postanschrift: Schifferstr. 30
Postleitzahl: 47059
Postort: Duisburg
Region: Duisburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@lav.nrw.de 📧
Telefon: +49 20398721-0 📞
Fax: +49 20398721-111 📠
URL: https://www.archive.nrw.de/lav/index.php 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYAYT36VKZD3/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYAYT36VKZD3 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYAYT36VKZD3 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXS7YYAYT36VKZD3# Teilnahmeberechtigt sind grundsätzlich auch Bieter aus anderen EU-Mitgliedsstaaten. Eine Zuschlagserteilung erfolgt in diesem Fall jedoch nur vorbehaltlich der Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung durch die zuständigen Aufsichtsbehörden im Rahmen des Gesetzes zum Schutz von Kulturgut. Die Bewilligung dieses Antrages kann durch die zuständigen Aufsichtsbehörden verwehrt werden. Die gesamte Kommunikation erfolgt ausschließlich elektronisch über dieses Vergabeportal.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes NRW
Nationale Registrierungsnummer: 05111-06001-89
Postanschrift: Völklinger Str. 49
Postleitzahl: 40221
Postort: Düsseldorf
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@mkw.nrw.de 📧
Telefon: +49 211 896 04 📞
Fax: +49 211 896 4555 📠
URL: https://www.mkw.nrw/ 🌏
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland · c/o Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211473055 📞
Fax: +49 2211472889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-06+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 028-093692 (2026-02-06)

Auftragsbekanntmachung (2026-03-05)
Objekt
Dauer
Datum des Beginns: 2026-05-01 📅

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-10 12:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 20 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-03-25 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-05+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

In dem Dokument "VA-2026-002 Teilnahme-, Angebots und Vergabebedingungen.docx wurden die Sicherheitsanforderung "Der Nachweis einer Brandmeldeanlage mit direkter Weiterleitung an die Feuerwehr sowie ein Nachweis über einer Einbruchmeldeanlage mit Weiterleitung an Polizei oder Wachdienst müssen erbracht werden." ersatzlos gestrichen. Die verlangten Sicherheitsanforderungen stellten Bieter vor zu große Hürden. Bieter sind verpflichtet, eine ausreichende Betriebshaftlichtversicherung nachzuweisen. Die zusätzliche Belastung ist daher nicht notwendig. Es hat entsprechend der Änderungen eine Anpassung der Fristen stattgefunden.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-03-05 📅
Andere zusätzliche Informationen
Es wurden Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen.
Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: fb2c1cd3-3f0b-4ac5-8cbd-6de25ad8b257-01
Quelle: OJS 2026/S 046-157293 (2026-03-05)

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