Rahmenvereinbarung Bildredaktion und Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs | Deutsches Rotes Kreuz e.V. Generalsekretariat | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2026-03-24	Auftragsbekanntmachung
2026-04-10	Auftragsbekanntmachung
2026-04-20	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Bilder wecken Emotionen und prägen die Wahrnehmung des visuellen Auftritts. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation und spielen damit eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Menschen für humanitäre Anliegen zu erreichen und für die Arbeit des Deutschen Roten Kreuzes (DRK) zu interessieren. So vielfältig wie das Rote Kreuz so vielfältig ist auch dessen Bilderwelt. Bei aller Vielfalt an Themen, Aufgaben und Einsätzen, folgen das statische wie auch das bewegte Bild einer Bildsprache, die zum DRK passt und seinen Werten entspricht. Die Bildredaktion des DRK steht allen Bereichen und Mitarbeitenden des DRK-Generalsekretariats mit ihrem Service zur Verfügung und unterstützt sie bei der täglichen Arbeit mit Bild- und Filmmaterial sowohl auf der technisch-administrativen als auch auf der inhaltlichen Ebene. Durch den Auftragnehmer sind nach Einzelabruf durch das DRK folgende Leistungen im Bereich Medienmanagement zu erbringen: Los1: - Bildredaktion - Administration der Mediendatenbank - Bildrechte und Medienverwaltung - Organisation und Durchführung von Fotoshootings Los2: - Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs

Beschreibung der Beschaffung

Leistungsbeschreibung Punkt 3.4. Leistungsumfang einzelner Komponenten LOS 1 - Fixleistungen: Bildredaktion: Beschaffung und Prüfung von Bildern, Videos und Rohfilmmaterial, Verschlagwortung und Einpflegen des Materials in die Datenbank. Die Beschaffung erfolgt z.T. über die Mitgliedsverbände des DRK als auch über Dritte (externe Bilddatenbanken/Bilddienste). Recherche und Rechteklärung sind Teil dieser Aufgabe. Beantwortung von Anfragen aus dem Verband und von Dritten (z.B. Schulbuchverlage, Filmproduktionen), das Bild- oder Filmmaterial vom bzw. über das Rote Kreuz benötigen. Kundenbetreuung und Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs, Erteilung von Freigaben in Abstimmung mit der Fachabteilung. Administration der Mediendatenbank: Systempflege, Benutzerverwaltung, Schulungen und Anwendersupport (inklusive Hotline), Pflege des Datenbestandes, Beratung zur konzeptionellen Weiterentwicklung des Systems im Hinblick auf weitere Pools. >> Aktuell genutzte Datenbank: Easydb Version 5.93.3. Erfahrung mit der Datenbank Easy DB sind gewünscht. Übergang und Migration auf ein neues Datenbanksystem in 2026 wird erwogen. Begleitung des Prozesses und Erfahrung mit neuen DAM-Systemen sind wünschenswert. Bildrechte und Medienverwaltung: Klärung von Rechten und Lizenzen, Überarbeitung von Verträgen und Nutzungsbedingungen, Kooperation mit Agenturen, Verlagen und Produktionsgesellschaften. LOS 1 - Optionale Leistungen: Zusätzliche und größere Aufträge, die nicht über das monatliche Stundenkontingent geleistet werden können und im Auftragsfall separat vergütet werden: - Organisation und Durchführung von Fotoshootings - Stetige Erweiterung des Bestands durch aktuelles und neues Bildmaterial zu den unterschiedlichen Themen- und Arbeitsbereichen des DRK - Planung und komplette Organisation von Fotoshootings (Briefings, Fotograf, Location, Modelle, Maske), Rechteeinholung, Model Release, finale Bildbearbeitung und Einpflegen in die Mediendatenbank - Begleitung der Shootings und Sicherstellung aller erscheinungsbildlichen Vorgaben zu Fotoqualität und Branding des DRK - Spezielle Bildbearbeitung (Retusche / Bildmontage) - Reise- und Übernachtungskosten auf Nachweis und Basis des Bundesreisekostengesetzes

Beschreibung der Beschaffung

Das 1922 gegründete DRK-Bildarchiv dokumentiert mit rund 60.000 Fotografien die Geschichte des Deutschen Roten Kreuzes - von der Weimarer Republik über beide Weltkriege und die NS-Zeit bis zu den vielfältigen Aufgaben des DRK nach 1945 sowie internationalen Einsätzen. Der Bestand umfasst Schwarzweiß- und Farbfotos, Negative, Dias, Alben und digitale Medien. Seit 2010 wird das analoge Material systematisch digitalisiert. Etwa 9.000 Bilder sowie Plakate, historische Film- und Tondokumente und Beiträge des DRK-Zeitzeugenarchivs sind in der DRK-Mediendatenbank verfügbar. Nicht mehr benötigte visuelle, auditive und audio-visuelle Medien der aktuellen Mediendatenbank werden bewertet und ins digitale Medienarchiv überführt. Dieses umfasst derzeit rund 14.800 Einheiten aus verschiedenen Beständen und Sammlungen. Das Ziel ist, die visuelle, auditive und audio-visuelle Medien zur Geschichte des DRK dauerhaft zu sichern und für die Nutzung bereitzustellen. Der Auftrag umfasst alle Aufgaben zur Erreichung dieses Ziels. Zu diesen Aufgaben gehören: - Ordnung, Sichtung und Bewertung des analogen und digitalen Bild- und Medienbestands - Konservatorische Betreuung und Langzeitarchivierung der visuelle, auditive und audio-visuelle Bestände - Erschließung (inhaltliche Beschreibung und Verschlagwortung) nach einheitlichen und in der Bildbranche üblichen Standards und dem vorhandenen DRK-Regelwerk - Klärung von Urheber- und Nutzungsrechten - Recherche in eigenen Beständen sowie in externen Bildarchiven und Datenbanken - Benutzerbetreuung: Bearbeitung von internen und externen Anfragen und Unterstützung von Nutzern bei der Recherche (vor Ort und im digitalen Bestand) - Digitalisierung von analogem Bildmaterial und Bildbearbeitung - Kooperation mit anderen Bildarchiven und Bildagenturen - Pflege und Weiterentwicklung der relevanten Internetseiten, u.a. zum DRK-Bildarchiv und zum Zeitzeugen-Archiv - Systempflege, Benutzerverwaltung etc. - Mitarbeit bei der strategischen Weiterentwicklung des DRK-Bildarchivs

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Aufforderung Punkt 2.2.1. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit a) Unternehmensreferenz(en) für Los 1 - Bildredaktion Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch den Nachweis von insgesamt vier vergleichbare(n) Unternehmensreferenz(en) geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an die Unternehmensreferenz(en) für Los 1: - Bewirtschaftung einer Mediendatenbank, - Nutzerpflege für interne und externe User und - Referenzauftrag nicht älter als drei Jahre ab Abschluss des Auftrags.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Aufforderung Punkt 2.2.1. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit c) Angaben zu Fachkräften für Los 1 - Bildredaktion Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch die Angabe(n) zu den einzusetzenden Fachkräften geprüft. Für die Auftragswahrnehmung hat der Bieter sicherzustellen, dass er über die nachstehenden Fachkräfte für den Zeitraum der Auftragsausführung verfügt: Projektleiter (m/w/d): Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich und mit Personalhoheit für seinen Mitarbeiterstab ausgestattet ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für den Auftraggeber bereit zu stellen. Der Projektleiter hat die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen: - die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern des Auftraggebers gewährleistet ist; - zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich "Bildredaktion" aufweisen; Projektleiter-Stellvertreter (m/w/d): Der Bieter hat einen Projektleiter-Stellvertreter zu benennen, der den Projektleiter im Falle einer Verhinderung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollumfänglich vertreten kann. Die Anforderungen an die Projektleitung gelten entsprechend für die Stellvertretung.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Aufforderung Punkt 2.2.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit a) Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Los 1 - Bildredaktion Die wirtschaftliche und finanzielle Eignung der Bieter wird durch den Nachweis einer, zum Zeitpunkt des Bindefristendes, aufrechten Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung geprüft. Für die nachzuweisende Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung gelten die nachstehenden Deckungssummen: (1) für Personen- und Sachschäden: mindestens 1.000.000,00 EUR (2) für Vermögensschäden: mindestens 500.000,00 EUR Diese Deckungssummen sind maßgeblich sofern gesetzlich keine höheren Deckungssummen vorgeschrieben sind. Die Begrenzung der Gesamtleistungen für alle Versicherungsleistungen eines Versicherungsjahres darf nicht geringer sein als das Doppelte der oben angeführten Deckungssummen.

#Bekanntmachungs-ID: CXP4YF1M0ZS#

Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt. Ein am Auftrag interessiertes Unternehmen, das eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften sieht, kann den Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen bei nachfolgender Adresse geltend machen: Deutsches Roten Kreuz e.V. Team Recht / Compliance Carstennstraße 58 12205 Berlin

Text

Der Fehler liegt lediglich in er Bekanntmachung vor. In den Vergabeunterlagen ist der korrekte Wert von 800.000 EUR angegeben. Eine Korrektur der Vergabeunterlagen ist nicht notwendig.

Unter 2.1.3 der Bekanntmachung ist der Höchstwert der Rahmenvereinbarung mit 8.000.000 EUR angesetzt. Dies geschah durch einen Eingabefehler in der Maske der Vergabeplattform. Der korrekte Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt 800.000 EUR.

Text

Aufgrund der Vielzahl von eingegangenen Bieterfragen wird die Angebotsfrist auf den 07.05.2026, 13:00 Uhr verlängert. Im Zuge dessen wird die Angebotsfrist auf der Aufforderung entsprechend angepasst.

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