Rahmenvereinbarung Bildredaktion und Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs

Deutsches Rotes Kreuz e.V. Generalsekretariat

Bilder wecken Emotionen und prägen die Wahrnehmung des visuellen Auftritts. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation und spielen damit eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Menschen für humanitäre Anliegen zu erreichen und für die Arbeit des Deutschen Roten Kreuzes (DRK) zu interessieren. So vielfältig wie das Rote Kreuz so vielfältig ist auch dessen Bilderwelt. Bei aller Vielfalt an Themen, Aufgaben und Einsätzen, folgen das statische wie auch das bewegte Bild einer Bildsprache, die zum DRK passt und seinen Werten entspricht. Die Bildredaktion des DRK steht allen Bereichen und Mitarbeitenden des DRK-Generalsekretariats mit ihrem Service zur Verfügung und unterstützt sie bei der täglichen Arbeit mit Bild- und Filmmaterial sowohl auf der technisch-administrativen als auch auf der inhaltlichen Ebene. Durch den Auftragnehmer sind nach Einzelabruf durch das DRK folgende Leistungen im Bereich Medienmanagement zu erbringen: Los1: - Bildredaktion - Administration der Mediendatenbank - Bildrechte und Medienverwaltung - Organisation und Durchführung von Fotoshootings Los2: - Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-04-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-03-24.

Wer?

• Deutsches Rotes Kreuz e.V. Generalsekretariat

Wie?

• Datendienste › Datenbankdienste
• Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven › Dienstleistungen von Archiven

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-03-24	Auftragsbekanntmachung
2026-04-10	Auftragsbekanntmachung
2026-04-20	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-03-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung Bildredaktion und Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs
Referenznummer: DRK-2026-001
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Datenbankdienste 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 550 000 EUR 💰
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: 1
Titel: Bildredaktion
Geschätzter Wert ohne MwSt: 400 000 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung:

Leistungsbeschreibung Punkt 3.4. Leistungsumfang einzelner Komponenten LOS 1 - Fixleistungen: Bildredaktion: Beschaffung und Prüfung von Bildern, Videos und Rohfilmmaterial, Verschlagwortung und Einpflegen des Materials in die Datenbank. Die Beschaffung erfolgt z.T. über die Mitgliedsverbände des DRK als auch über Dritte (externe Bilddatenbanken/Bilddienste). Recherche und Rechteklärung sind Teil dieser Aufgabe. Beantwortung von Anfragen aus dem Verband und von Dritten (z.B. Schulbuchverlage, Filmproduktionen), das Bild- oder Filmmaterial vom bzw. über das Rote Kreuz benötigen. Kundenbetreuung und Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs, Erteilung von Freigaben in Abstimmung mit der Fachabteilung. Administration der Mediendatenbank: Systempflege, Benutzerverwaltung, Schulungen und Anwendersupport (inklusive Hotline), Pflege des Datenbestandes, Beratung zur konzeptionellen Weiterentwicklung des Systems im Hinblick auf weitere Pools. >> Aktuell genutzte Datenbank: Easydb Version 5.93.3. Erfahrung mit der Datenbank Easy DB sind gewünscht. Übergang und Migration auf ein neues Datenbanksystem in 2026 wird erwogen. Begleitung des Prozesses und Erfahrung mit neuen DAM-Systemen sind wünschenswert. Bildrechte und Medienverwaltung: Klärung von Rechten und Lizenzen, Überarbeitung von Verträgen und Nutzungsbedingungen, Kooperation mit Agenturen, Verlagen und Produktionsgesellschaften. LOS 1 - Optionale Leistungen: Zusätzliche und größere Aufträge, die nicht über das monatliche Stundenkontingent geleistet werden können und im Auftragsfall separat vergütet werden: - Organisation und Durchführung von Fotoshootings - Stetige Erweiterung des Bestands durch aktuelles und neues Bildmaterial zu den unterschiedlichen Themen- und Arbeitsbereichen des DRK - Planung und komplette Organisation von Fotoshootings (Briefings, Fotograf, Location, Modelle, Maske), Rechteeinholung, Model Release, finale Bildbearbeitung und Einpflegen in die Mediendatenbank - Begleitung der Shootings und Sicherstellung aller erscheinungsbildlichen Vorgaben zu Fotoqualität und Branding des DRK - Spezielle Bildbearbeitung (Retusche / Bildmontage) - Reise- und Übernachtungskosten auf Nachweis und Basis des Bundesreisekostengesetzes

Postanschrift: Carstennstraße 58
Postleitzahl: 12205
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer: 12 Monate
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Optionale Vertragsbedingung: Der Auftraggeber behält sich vor, die Rahmenvereinbarung dreimalig, um jeweils 12 Monate bei gleichbleibenden Bedingungen, zu verlängern. Die Inanspruchnahme der Verlängerung erfolgt stillschweigend, sofern der Auftraggeber nicht spätestens 3 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich kündigt. Der Vertrag endet jedoch spätestens nach 48 Monaten oder bei Erreichen der budgetären Obergrenze des jeweiligen Loses. Es bedarf keiner schriftlichen Kündigung zum Vertragsende.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erstellen eines Schulungskonzeptes für die Nutzung der Mediendatenbank. Unterkriterium "Anwenderfreundlichkeit des Konzeptes"
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erstellen eines Schulungskonzeptes für die Nutzung der Mediendatenbank. Unterkriterium "Wirksamkeit der Wissensvermittlung""
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: 2
Titel: Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs
Geschätzter Wert ohne MwSt: 150 000 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung:

Das 1922 gegründete DRK-Bildarchiv dokumentiert mit rund 60.000 Fotografien die Geschichte des Deutschen Roten Kreuzes - von der Weimarer Republik über beide Weltkriege und die NS-Zeit bis zu den vielfältigen Aufgaben des DRK nach 1945 sowie internationalen Einsätzen. Der Bestand umfasst Schwarzweiß- und Farbfotos, Negative, Dias, Alben und digitale Medien. Seit 2010 wird das analoge Material systematisch digitalisiert. Etwa 9.000 Bilder sowie Plakate, historische Film- und Tondokumente und Beiträge des DRK-Zeitzeugenarchivs sind in der DRK-Mediendatenbank verfügbar. Nicht mehr benötigte visuelle, auditive und audio-visuelle Medien der aktuellen Mediendatenbank werden bewertet und ins digitale Medienarchiv überführt. Dieses umfasst derzeit rund 14.800 Einheiten aus verschiedenen Beständen und Sammlungen. Das Ziel ist, die visuelle, auditive und audio-visuelle Medien zur Geschichte des DRK dauerhaft zu sichern und für die Nutzung bereitzustellen. Der Auftrag umfasst alle Aufgaben zur Erreichung dieses Ziels. Zu diesen Aufgaben gehören: - Ordnung, Sichtung und Bewertung des analogen und digitalen Bild- und Medienbestands - Konservatorische Betreuung und Langzeitarchivierung der visuelle, auditive und audio-visuelle Bestände - Erschließung (inhaltliche Beschreibung und Verschlagwortung) nach einheitlichen und in der Bildbranche üblichen Standards und dem vorhandenen DRK-Regelwerk - Klärung von Urheber- und Nutzungsrechten - Recherche in eigenen Beständen sowie in externen Bildarchiven und Datenbanken - Benutzerbetreuung: Bearbeitung von internen und externen Anfragen und Unterstützung von Nutzern bei der Recherche (vor Ort und im digitalen Bestand) - Digitalisierung von analogem Bildmaterial und Bildbearbeitung - Kooperation mit anderen Bildarchiven und Bildagenturen - Pflege und Weiterentwicklung der relevanten Internetseiten, u.a. zum DRK-Bildarchiv und zum Zeitzeugen-Archiv - Systempflege, Benutzerverwaltung etc. - Mitarbeit bei der strategischen Weiterentwicklung des DRK-Bildarchivs

Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Archiven 📦
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bildredaktion für eine wissenschaftliche Publikation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Archiven 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:

Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-04-23 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-04-23 13:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-04-23 13:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-04-16 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

§ 56 Abs. 3 VgV Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Aufforderung Punkt 2.2.1. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit a) Unternehmensreferenz(en) für Los 1 - Bildredaktion Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch den Nachweis von insgesamt vier vergleichbare(n) Unternehmensreferenz(en) geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an die Unternehmensreferenz(en) für Los 1: - Bewirtschaftung einer Mediendatenbank, - Nutzerpflege für interne und externe User und - Referenzauftrag nicht älter als drei Jahre ab Abschluss des Auftrags.

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Aufforderung Punkt 2.2.1. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit c) Angaben zu Fachkräften für Los 1 - Bildredaktion Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch die Angabe(n) zu den einzusetzenden Fachkräften geprüft. Für die Auftragswahrnehmung hat der Bieter sicherzustellen, dass er über die nachstehenden Fachkräfte für den Zeitraum der Auftragsausführung verfügt: Projektleiter (m/w/d): Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich und mit Personalhoheit für seinen Mitarbeiterstab ausgestattet ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für den Auftraggeber bereit zu stellen. Der Projektleiter hat die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen: - die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern des Auftraggebers gewährleistet ist; - zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich "Bildredaktion" aufweisen; Projektleiter-Stellvertreter (m/w/d): Der Bieter hat einen Projektleiter-Stellvertreter zu benennen, der den Projektleiter im Falle einer Verhinderung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollumfänglich vertreten kann. Die Anforderungen an die Projektleitung gelten entsprechend für die Stellvertretung.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Aufforderung Punkt 2.2.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit a) Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Los 1 - Bildredaktion Die wirtschaftliche und finanzielle Eignung der Bieter wird durch den Nachweis einer, zum Zeitpunkt des Bindefristendes, aufrechten Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung geprüft. Für die nachzuweisende Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung gelten die nachstehenden Deckungssummen: (1) für Personen- und Sachschäden: mindestens 1.000.000,00 EUR (2) für Vermögensschäden: mindestens 500.000,00 EUR Diese Deckungssummen sind maßgeblich sofern gesetzlich keine höheren Deckungssummen vorgeschrieben sind. Die Begrenzung der Gesamtleistungen für alle Versicherungsleistungen eines Versicherungsjahres darf nicht geringer sein als das Doppelte der oben angeführten Deckungssummen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Deutsches Rotes Kreuz e.V. Generalsekretariat
Nationale Registrierungsnummer: DE 122123471
Postanschrift: Carstennstraße 58
Postleitzahl: 12205
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Team 54 - Vergabe
E-Mail: d.drews@drk.de 📧
Telefon: +49 3085404-0 📞
URL: https://www.drk.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF1M0ZS/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF1M0ZS 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF1M0ZS 🌏
Name: Das Vergabeverfahren wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform "Deutsches Vergabeportal" durchgeführt.
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXP4YF1M0ZS# Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen.

Körper überprüfen
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt. Ein am Auftrag interessiertes Unternehmen, das eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften sieht, kann den Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen bei nachfolgender Adresse geltend machen: Deutsches Roten Kreuz e.V. Team Recht / Compliance Carstennstraße 58 12205 Berlin

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-24+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 059-205704 (2026-03-24)

Auftragsbekanntmachung (2026-04-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 550 000 EUR 💰
Beschreibung
400 000 EUR 💰
150 000 EUR 💰

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-10+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Der Fehler liegt lediglich in er Bekanntmachung vor. In den Vergabeunterlagen ist der korrekte Wert von 800.000 EUR angegeben. Eine Korrektur der Vergabeunterlagen ist nicht notwendig.

Andere zusätzliche Informationen

Unter 2.1.3 der Bekanntmachung ist der Höchstwert der Rahmenvereinbarung mit 8.000.000 EUR angesetzt. Dies geschah durch einen Eingabefehler in der Maske der Vergabeplattform. Der korrekte Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt 800.000 EUR.

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 0d6f081b-61a9-472e-90c6-91c564bf61c5-01
Quelle: OJS 2026/S 071-250470 (2026-04-10)

Auftragsbekanntmachung (2026-04-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 550 000 EUR 💰
Beschreibung
400 000 EUR 💰
150 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-07 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-05-07 13:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-05-07 13:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-20+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Aufgrund der Vielzahl von eingegangenen Bieterfragen wird die Angebotsfrist auf den 07.05.2026, 13:00 Uhr verlängert. Im Zuge dessen wird die Angebotsfrist auf der Aufforderung entsprechend angepasst.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-04-20 📅
Andere zusätzliche Informationen

Aufgrund der Vielzahl von eingegangenen Bieterfragen wird die Angebotsfrist auf den 07.05.2026, 13:00 Uhr verlängert.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: fe98becf-8c58-462c-a80d-2ae1c6f9e337-01
Quelle: OJS 2026/S 078-274107 (2026-04-20)

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