"Software Asset Management-Tool", ECA-2026-017

Bundesdruckerei GmbH

Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist somit die zeitlich befristete Überlassung eines Software Asset Management-Softwareproduktes nebst zugehöriger Softwarepflege, der technischen Implementierungs- und Supportleistungen sowie der Beratung des AG im Produktivbetrieb. Nähere Informationen zum konkreten Leistungsgegenstand können der den Vergabeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung (Anlage 1) nebst Kriterienkatalog (Anlage 2) entnommen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-02-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-01-26.

Wer?

• Bundesdruckerei GmbH

Wie?

• Softwareprogrammierung und -beratung › Dienstleistungen in Verbindung mit Software

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-01-26	Auftragsbekanntmachung
2026-02-23	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-01-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: "Software Asset Management-Tool", ECA-2026-017
Referenznummer: ECA-2026-017
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist somit die zeitlich befristete Überlassung eines Software Asset Management-Softwareproduktes nebst zugehöriger...”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 3 800 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: ECA-2026-017
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand dieser Ausschreibung ist ein Software-Asset-Management-Tool für das Lizenzmanagement der Bundesdruckerei-Gruppe nebst zugehöriger Softwarepflege,...”

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist ein Software-Asset-Management-Tool für das Lizenzmanagement der Bundesdruckerei-Gruppe nebst zugehöriger Softwarepflege, der technischen Implementierungs- und Supportleistungen sowie der Beratung der AG im nachfolgenden Produktivbetrieb. Gesucht wird entweder eine On-Prem im eigenen Rechenzentrum oder in AWS (Amazon Web Services) betreibbare Lösung für das Software-Asset-Management, welche die im Kriterienkatalog (Anlage 2) aufgeführten Funktionalitäten umfasst. Die Lösung soll im Idealfall aus einem einzigen Softwareprodukt bzw. einer Produkt-Suite bestehen, darf jedoch auch dedizierte Module/Add-Ons/Programmkomponenten umfassen, falls solche für die Erfüllung bestimmter Anforderungen erforderlich sind. Die anzubietende Softwarelösung muss dabei in einem Mietmodell angeboten werden und allein nach der Anzahl der in der Lösung erfassten IT-User (Mitarbeitende der AG, inkl. deren Affiliates, sowie etwaige externe Anwendende), für die Lizenzbedarfe ermittelt werden, lizenziert werden. Der Lizenzbedarf für die anzubietende Lösung muss auf jährlicher Basis (30 Tage vor Jahrestag des Vertragsschlusses) ermittelt werden können. Unterjährige Schwankungen im Lizenzbedarf der anzubietenden Lösung dürfen keine Relevanz für den vertragskonformen Einsatz haben (True-up oder True-down-Prinzip vergleichbar mit Microsoft). Darüber hinaus sollen ebenfalls Dienstleistungen im Rahmen der Implementierung (kurz: Grundinstallation des SAM-Tools und notwendiger Komponenten, Anbindung definierter Schnittstellen, Import kaufmännischer Bestandsdaten mit dem Ziel der Erstellung einer initialen Microsoft-Bilanz) und weitere Unterstützungsleistungen im Produktivbetrieb erbracht werden. In der Phase der Implementierung sollen insgesamt drei Instanzen (DEV, TEST, PROD) On-Prem im eigenen internen Rechenzentrum oder im eigenen Hoheitsgebiet in AWS für die Bundesdruckerei GmbH aufgebaut, die definierten Schnittstellen angebunden, vorhandene kaufmännische Daten importiert und eine erste Initialbilanz für den Hersteller Microsoft auf Grundlage der vorhandenen technischen und kaufmännischen Daten erstellt werden. Ein erstes Management-Reporting sowie die Schulung des Lizenzmanagementteams sind ebenfalls Bestandteile dieser ersten Phase. Das SAM-Tool soll am Ende der ersten Phase in den Betrieb übergehen. In der daran anschließenden Betriebsphase wird der Fokus der Bundesdruckerei GmbH auf - dem Ausbau der Datenqualität, - dem Customizing des SAM-Tools, - der Anbindung weiterer Schnittstellen, - dem Onboarding weiterer Software-Hersteller (Aufbau technischer und kaufmännischer Daten und Reporting) und - dem Aufbau einer bidirektionalen Datenübertragung an die zentralen Systeme CMDB und LeanIX - dem Aufbau des SAM-Tools als Konzernlösung durch Anbindung von Affiliates (Tochter- und Schwestergesellschaften) liegen. Nähere Informationen zum konkreten Leistungsgegenstand können der den Vergabeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung (Anlage 1) nebst Kriterienkatalog (Anlage 2) entnommen werden.

Zusätzliche Informationen:
“Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet.”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Die Leistungen sind grundsätzlich am Standort des Auftragnehmers zu erbringen. Es gelten die nachfolgenden Einschränkungen, sofern die jeweiligen...”
Postanschrift: Kommandantenstraße 18
Postleitzahl: 10969
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer: 4 (YEAR)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Jahren ausgedrückt.
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:
“Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und endet nach Ablauf von 48 (achtundvierzig) Monaten. Die Vertragslaufzeit verlängert sich für die...”
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der angebotenen Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-02-26 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-02-26 10:01:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): 10969 Berlin
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
“Bieter sind gemäß § 55 VgV Abs. 2 S. 2 VgV zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-02-26 10:01:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:
“10969 Berlin”
Zusätzliche Informationen:
“Bieter sind gemäß § 55 VgV Abs. 2 S. 2 VgV zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-02-16 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:
“Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Ablauf einer von ihm gesetzten angemessenen Nachfrist Erklärungen und Nachweise nachzufordern. Nähere...”
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Auszug aus dem Handelsregister, der den zum Zeitpunkt der Angebotsfrist aktuellen Stand wiedergibt und nicht älter als drei (3) Monate (bezogen auf den...”
Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“ausgefüllte "Bieterselbstauskunft"; unter zwingenden Angaben zum - Netto-Gesamtumsatz (in EUR) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre; Sollte das...”
Eignungskriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“ausgefüllte "Bieterselbstauskunft"; unter zwingenden Angaben zum - Netto-Gesamtumsatz (in EUR) hinsichtlich mit zum Leistungsgegenstand vergleichbaren...”
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis einer aktuellen gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je Schadensfall von mind. 2,5 Mio. EUR zweifach maximiert...”
Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“ausgefüllte "Bieterselbstauskunft", unter zwingenden Angaben zu a) Gesamtanzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils...”
Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“ausgefüllte "Bieterselbstauskunft", unter zwingenden Angaben zum Vorhandensein von für die Systemplanung und -einrichtung sowie für die sich anschließenden...”
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis gemäß "Referenzerklärung" von Referenzprojekten aus den letzten drei (3) Jahren ausgehend vom Zeitpunkt der Angebotsfrist , welche mit den zu...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Die Bieter haben sich gegenüber dem Auftraggeber zu verpflichten, die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens...”
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB Hierzu legen die Bieter mit dem Angebot a) das vollständig ausgefüllte Formblatt...”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bundesdruckerei GmbH
Nationale Registrierungsnummer: 992-80152-82
Postanschrift: Kommandantenstraße 18
Postleitzahl: 10969
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: FP ECA - Office for EU-Contract awarding (Vergabestelle)
E-Mail: vergabestelle@bdr.de 📧
Telefon: +49 302598-0 📞
Fax: +49 302598-6074 📠
URL: http://www.bundesdruckerei.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YVWM400/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YVWM400 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YVWM400 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“#Bekanntmachungs-ID: CXP4YVWM400# Die Angebote sind grundsätzlich ausschließlich elektronisch in Textform über das Online-Vergabeportal DTVP einzureichen....”
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 22894990 📞
Fax: +49 2289499163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1)...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-26+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 019-063401 (2026-01-26)

Auftragsbekanntmachung (2026-02-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 3 800 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-03 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-03-03 10:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-03-03 10:01:00 📅

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-23+01:00 📅

Änderungen
Neuer Wert
Text:
“Verlängerung der Angebotsfrist, derzeit endend am 26.02.2026, 10:00 Uhr, auf den 03.03.2026, 10:00 Uhr.”
Andere zusätzliche Informationen

“Verlängerung der Angebotsfrist, derzeit endend am 26.02.2026, 10:00 Uhr, auf den 03.03.2026, 10:00 Uhr.”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: d5614c4f-5dd7-4f11-8ce6-fb548739e7f6-01
Quelle: OJS 2026/S 038-128254 (2026-02-23)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Softwareprogrammierung und -beratung (>20)

Dienstleistungen in Verbindung mit Software (>20)