Auftragsbekanntmachung (2026-01-07) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Stadtverwaltung Heilbronn - Aktenscan
Referenznummer: HN 10/18/25
Kurze Beschreibung:
“Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Stadt Heilbronn (AG) schreibt das Verscannen von Akten aus. Im Ergebnis sollen dabei
die bestehenden Akten 1:1 durch Digitalisate ersetzt werden. Die...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Stadt Heilbronn (AG) schreibt das Verscannen von Akten aus. Im Ergebnis sollen dabei
die bestehenden Akten 1:1 durch Digitalisate ersetzt werden. Die Akten bleiben aber erhalten. Sie sind
dem AG zurückzugeben und wieder dort zu platzieren, wo sie für den Auftragnehmer, nachfolgend mit
AN abgekürzt, zur Abholung bereitgestellt wurden.
Es sind Akten aus allen Bereichen der Verwaltung (vorerst Ausländer- und Sozialakten) im gesamten
Stadtgebiet Heilbronn mit Stadtteilen (zunächst im Innenstadtbereich) zu digitalisieren.
Über diese Ausschreibung soll ein Rahmenvertrag
mit einer Laufzeit von 48 Monaten erreicht werden.
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Ort der Leistung: Heilbronn, Stadtkreis🏙️
Dauer: 48 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Beginn spätestens am 01.05.2026.” Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): siehe Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen (Arbeitsbeginn, Verarbeitungsvolumen, Flexibilität)
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-02-10 09:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-02-10 09:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Öffnung entspr. § 55 VgV durch zwei Vertreter des Auftraggebers ohne Beisein der Bieter.
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
“Es sind ausschließlich digitale Angebote über www.subreport.de/E38913387 einzureichen.”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 49
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen Zertifikates.
Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Angebot (Ziff. 2.2.6 des Angebotsschreibens VgV 8) Eigenerklärungen darüber vorzulegen, dass der Bieter/Bewerber:
- nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bieter/Bewerber in Frage stellt,
- die gewerblichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllt, in die Handwerksrolle, das Berufsregister oder das Register der Industrie- und Handelskammer seines Sitzes oder Wohnsitzes oder der nach Maßgabe der Rechtsvorschriften seines Landes zuständigen Stelle eingetragen ist (Registerauszug erforderlich!),
- eine gültige Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen hat. (Nachweis erforderlich!)
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen Zertifikates.
Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Angebot (Ziff. 2.2.6 des Angebotsschreibens VgV 8) Eigenerklärungen darüber vorzulegen, dass der Bieter/ Bewerber:
— weder die Eröffnung eines Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens über sein Vermögen beantragt hat, noch dass ein solches Verfahren eröffnet ist oder mangels Masse abgelehnt wurde,
— sich nicht in Liquidation befindet,
— seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen ist,
— in den letzten 2 Jahren nicht gem. § 6 Satz 1 oder 2 Arbeitnehmerentsendegesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden ist.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen Zertifikates.
Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Angebot (Ziff. 2.2.6 des Angebotsschreibens VgV 8 ) folgende Eigenerklärungen vorzulegen:
- Tabellarische Aufstellung mit den in Ziff. 2.2.6 geforderten Mindestangaben über die Ausführung von Leistungen des Unternehmens in den letzten drei Jahren, die mit der zu vergebenden Leistung qualitativ und quantitativ vergleichbar sind, gerechnet vom Tag des Fertigstellungstermins der Leistung an.
Mindestanforderung: mindestens drei Leistungen vergleichbarer Aufträge
Die vorstehend zur Eigenerklärungen genannten Mindestanforderungen sind auch bei erfolgter Präqualifizierung zu erfüllen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung Bezug Russland:
- 05 VgV 9-1 Erklärung Russlandsanktionen”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Vorlage Datensicherheitskonzeptes:
Die Bieter haben mit Angebotsabgabe ein Datensicherheitskonzept gemäß Artikel 32 DSGVO mit technischen und...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Vorlage Datensicherheitskonzeptes:
Die Bieter haben mit Angebotsabgabe ein Datensicherheitskonzept gemäß Artikel 32 DSGVO mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, die gewährleisten, dass bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten, den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Rechnung getragen wird und der Datenschutz eingehalten wird, vorzulegen.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Verbot Nachunternehmer:
Da es sich bei den Akten aus dem „Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn“ um...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Verbot Nachunternehmer:
Da es sich bei den Akten aus dem „Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn“ um Inhalte mit höchst personenbezogenen Daten handelt (Ausländerakten, Sozialakten,..), wird hiermit gemäß § 47 (5) VgV darauf hingewiesen, dass die Dienstleistung des Scannens der Akten vom Bieter selbst ausgeführt werden muss.
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de📧
Telefon: +49 7219268730📞
Fax: +49 7219263985 📠
URL: https://www.rp-karlsruhe.de/servlet/PB/menu/1159131/index.html🌏 Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement -
Nationale Registrierungsnummer: Berichtseinheit-ID 00000358
Postanschrift: Moltkestr. 35
Postleitzahl: 74072
Postort: Heilbronn
Region: Heilbronn, Stadtkreis🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabemanagement@stadt-heilbronn.de📧
Telefon: +49 71 31 561241📞
Fax: +49 71 31 56 161241 📠
URL: http://www.heilbronn.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Informations- und Wartepflicht (§ 134 GWB – Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen)
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Informations- und Wartepflicht (§ 134 GWB – Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen)
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Abs. 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist.
Satz 2 nicht zitiert, da irrelevant.
Einleitung des Verfahrens vor der Vergabekammer, Antrag (§ 160 GWB):
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. §134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2026/S 006-012539 (2026-01-07)