62-2026-722-EA - Einführung und Nutzung eines Archivinformationssystems inklusive eines Digitalen Lesesaals und eines Digitalen Langzeitarchivs als Software as a Service

Stadt Regensburg

Einführung und Nutzung eines Archivinformationssystems - AIS - inklusive eines Digitalen Lesesaals - DLS - und eines Digitalen Langzeitarchivs - OAIS - als Software as a Service - SaaS -

Deadline

Deadline 2026-12-07

Wer?

• Stadt Regensburg

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Mittelfranken › Ansbach, Kreisfreie Stadt
• Oberpfalz › Regensburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-11-05	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-11-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: 62-2026-722-EA - Einführung und Nutzung eines Archivinformationssystems inklusive eines Digitalen Lesesaals und eines Digitalen Langzeitarchivs als Software as a Service
Referenznummer: 62-2026-722-EA
Kurze Beschreibung:

Einführung und Nutzung eines Archivinformationssystems - AIS - inklusive eines Digitalen Lesesaals - DLS - und eines Digitalen Langzeitarchivs - OAIS - als Software as a Service - SaaS -

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Beschreibung
Interne Kennung: 62-2026-722-EA
Titel: 62-2026-722-EA Einführung und Nutzung eines Archivinformationssystems inklusive eines Digitalen Lesesaals und eines Digitalen Langzeitarchivs als Software as a Service
Zusätzliche Informationen:

Laufzeit: Der Auftragnehmer soll voraussichtlich im 2. Quartal 2027 (spätestens 2 Monate nach Auf-tragserteilung) mit der Auftragsbearbeitung beginnen. Der Echtbetrieb muss spätestens im 3. Quartal 2027, hier spätestens zum 1. August 2027 beginnen können.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Planung im Bereich Systemimplementierung 📦
Postleitzahl: 93047
Stadt: Regensburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Regensburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 48 Monate
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Siehe Vergabeunterlagen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-12-07 23:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-12-08 07:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Nur Vertreter des Auftraggebers.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 81 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Eröffnungstermin: 2026-12-08 07:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Nur Vertreter des Auftraggebers.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-12-07 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen: Unterlagen werden gem. § 56 VgV nachgefordert.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angaben zu Leistungen - drei (3) Referenzen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind: https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=304526 Mindestanforderungen an die Referenz 1 (R1): • Einführung eines Archivinformationssystems als browserbasierte Webanwendung (On-Premises ODER Cloud) inkl. Ablösung eines Altsystems • Die Referenz stammt aus dem deutschsprachigen Raum • Die Referenz betrifft eine öffentliche Einrichtung (z.B. Behörde, Universität oder Forschungseinrichtung) Die Referenzleistung muss im Zeitraum seit dem 01.01.2021 erbracht worden sein. Es ist auch möglich, eine Referenz aus einem noch laufenden Projekt einzureichen, sofern das Projekt bereits weit fortgeschritten ist. Das bedeutet, dass die Datenmigration abgeschlossen ist und der Kunde sich mindestens bereits im Testbetrieb befindet. Mindestanforderungen an die Referenz 2 (R2): • Einführung eines Digitalen Lesesaals als browserbasierte Webanwendung (On-Premises ODER Cloud) • Die Referenz stammt aus dem deutschsprachigen Raum • Die Referenz betrifft eine öffentliche Einrichtung (z.B. Behörde, Universität oder Forschungseinrichtung) Die Referenzleistung muss im Zeitraum seit dem 01.01.2021 erbracht worden sein. Es ist auch möglich, eine Referenz aus einem noch laufenden Projekt einzureichen, sofern das Projekt bereits weit fortgeschritten ist. Das bedeutet, dass die Datenmigration abgeschlossen ist und der Kunde sich mindestens bereits im Testbetrieb befindet. Mindestanforderungen an die Referenz 3 (R3): • Betrieb eines Archivinformationssystems UND/ODER eines Digitalen Lesesaals UND/ODER eines Digitalen Langzeitarchivs (mindestens eines der drei genannten Systeme) als SaaS in der Cloud als browserbasierte Webanwendung • Die Referenz stammt aus dem deutschsprachigen Raum • Die Referenz betrifft eine öffentliche Einrichtung (z.B. Behörde, Universität oder Forschungseinrichtung) Es muss sich um eine Referenz aus dem laufenden Betrieb handeln. Das bedeutet, dass die initiale Einführung des Systems bereits abgeschlossen sein muss und sich das System seit mindestens sechs (6) Monaten im produktiven Einsatz befinden muss. Die Anforderung des Nachweises vergleichbarer Referenzen gem. FB L 124 Eigenerklärung zur Eignung gilt auch für präqualifizierte Bieter. Sollte das anbietende Unternehmen im Amtlichen Verzeichnis präqualifiziert sein, gelten alle im Präqualifizierungsverzeichnis hinterlegten Referenzen als mit dem Angebot eingereicht. Erfüllen diese die geforderten Kriterien inhaltlich nicht, ist eine Nachforderung weiterer, anderer Referenzen nicht möglich. Deshalb wird geraten, im Zweifelsfall die geforderten Referenzen physisch mit dem Angebot einzureichen. Sollten im Angebotsschreiben (FB L 213 bzw. FB L 653) unter der Ziffer 6 bzw. 5 keine Angaben gemacht worden sein, wird davon ausgegangen, dass keine Präqualifizierung vorliegt. Nimmt der Bieter im Hinblick auf die Kriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die Auftragsausführung haften, die "Verpflichtungserklärung" ist abzugeben (siehe Teilnahmebedingungen).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Angaben zu Leistungen - drei (3) Referenzen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind:
https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=304526

Mindestanforderungen an die Referenz 1 (R1):
• Einführung eines Archivinformationssystems als browserbasierte Webanwendung (On-Premises ODER Cloud) inkl. Ablösung eines Altsystems
• Die Referenz stammt aus dem deutschsprachigen Raum
• Die Referenz betrifft eine öffentliche Einrichtung (z.B. Behörde, Universität oder Forschungseinrichtung)
Die Referenzleistung muss im Zeitraum seit dem 01.01.2021 erbracht worden sein. Es ist auch möglich, eine Referenz aus einem noch laufenden Projekt einzureichen, sofern das Projekt bereits weit fortgeschritten ist. Das bedeutet, dass die Datenmigration abgeschlossen ist und der Kunde sich mindestens bereits im Testbetrieb befindet.

Mindestanforderungen an die Referenz 2 (R2):
• Einführung eines Digitalen Lesesaals als browserbasierte Webanwendung (On-Premises ODER Cloud)
• Die Referenz stammt aus dem deutschsprachigen Raum
• Die Referenz betrifft eine öffentliche Einrichtung (z.B. Behörde, Universität oder Forschungseinrichtung)
Die Referenzleistung muss im Zeitraum seit dem 01.01.2021 erbracht worden sein. Es ist auch möglich, eine Referenz aus einem noch laufenden Projekt einzureichen, sofern das Projekt bereits weit fortgeschritten ist. Das bedeutet, dass die Datenmigration abgeschlossen ist und der Kunde sich mindestens bereits im Testbetrieb befindet.

Mindestanforderungen an die Referenz 3 (R3):
• Betrieb eines Archivinformationssystems UND/ODER eines Digitalen Lesesaals UND/ODER eines Digitalen Langzeitarchivs (mindestens eines der drei genannten Systeme) als SaaS in der Cloud als browserbasierte Webanwendung
• Die Referenz stammt aus dem deutschsprachigen Raum
• Die Referenz betrifft eine öffentliche Einrichtung (z.B. Behörde, Universität oder Forschungseinrichtung)
Es muss sich um eine Referenz aus dem laufenden Betrieb handeln. Das bedeutet, dass die initiale Einführung des Systems bereits abgeschlossen sein muss und sich das System seit mindestens sechs (6) Monaten im produktiven Einsatz befinden muss.

Die Anforderung des Nachweises vergleichbarer Referenzen gem. FB L 124 Eigenerklärung zur Eignung gilt auch für präqualifizierte Bieter.
Sollte das anbietende Unternehmen im Amtlichen Verzeichnis präqualifiziert sein, gelten alle im Präqualifizierungsverzeichnis hinterlegten Referenzen als mit dem Angebot eingereicht.
Erfüllen diese die geforderten Kriterien inhaltlich nicht, ist eine Nachforderung weiterer, anderer Referenzen nicht möglich. Deshalb wird geraten, im Zweifelsfall die geforderten
Referenzen physisch mit dem Angebot einzureichen.
Sollten im Angebotsschreiben (FB L 213 bzw. FB L 653) unter der Ziffer 6 bzw. 5 keine Angaben gemacht worden sein, wird davon ausgegangen, dass keine
Präqualifizierung vorliegt.

Nimmt der Bieter im Hinblick auf die Kriterien für die technische
und berufliche Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer
Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die Auftragsausführung haften, die "Verpflichtungserklärung" ist abzugeben (siehe Teilnahmebedingungen).

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestanzahl von vier (4) Mitarbeitenden, damit davon ausgegangen werden kann, dass das Unternehmen bei der Projektumsetzung, im Betrieb und in der Weiterentwicklung auch im Vertretungsfall über eine entsprechende Leistungsfähigkeit und Erreichbarkeit verfügt. Es wird bestätigt, dass während der Vertragslaufzeit die Mindestanzahl von vier (4) Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=304526 Angaben zur Verfügbarkeit der für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Arbeitskräfte.

Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

- Angabe zu Registereintragungen, - Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Eine Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben, - in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, - in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, - dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, - dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: siehe Vergabeunterlagen.
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Es gelten die gesetzlichen Ausschlussvoraussetzungen nach §§ 123 bis 126 GWB. Der Bieter hat anzugeben, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und ob er selbst bzw. ein nach Satzung oder Gesetz für den Bieter Vertretungsberechtigter in den letzten zwei Jahren – • gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder Satz 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder • gem. § 98 c des Aufenthaltsgesetzes - gem. § 21 Abs. 1 Arbeitnehmerentsendegesetz oder • gem. § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder • einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist. Es können weitere Ausschlussgründe in den Vergabeunterlagen genannt sein.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Regensburg
Nationale Registrierungsnummer: 09-9003625-22
Postanschrift: D.-Martin-Luther-Str. 3
Postleitzahl: 93047
Postort: Regensburg
Region: Regensburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabeamt
E-Mail: vergabestelle@regensburg.de 📧
Telefon: +49 9415075629 📞
Fax: +49 9415074629 📠
URL: https://www.regensburg.de/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.vergabe.bayern.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/304526 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Der Bieter hat anzugeben inwieweit sein Unternehmen einen Bezug zu Russland hat. Dafür ist die "Eigenerklärung Bezug Russland" (FB 127/L127/III.127) auszufüllen und als Teil des Angebotes abzugeben. Diese Erklärung ist auch für Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher gem. den Bedingungen der Erklärung abzugeben. Angebote können ausschließlich von registrierten Bewerbern über die Vergabeplattform (www.vergabe.bayern.de bzw. iTWOtender) in Textform eingereicht werden. Die Kommunikation (Fragen, Auskünfte) erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform. Dabei ist das Tool Frage stellen bzw. Fragen/ Antworten zu verwenden.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Nordbayern bei der Regierung von Mittelfranken
Nationale Registrierungsnummer: 09-0630053-66
Abteilung: Nachprüfungsstelle
Postanschrift: Promenade 27
Postleitzahl: 91522
Postort: Ansbach
Region: Ansbach, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Nachprüfungsstelle
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de 📧
Telefon: +49 981531277 📞
Fax: +49 981531837 📠
URL: http://www.regierung.mittelfranken.bayern.de/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Regensburg - Vergabeamt
Nationale Registrierungsnummer: 09-9003625-22.1
Abteilung: Vergabeamt
Postanschrift: D.-Martin-Luther-Str. 3
Postleitzahl: 93047
Postort: Regensburg
Region: Regensburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Kontaktperson: Vergabeamt
E-Mail: vergabestelle@regensburg.de 📧
Telefon: +49 9415075629 📞
Fax: +49 9415074629 📠
URL: https://www.regensburg.de/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zu Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-11-05+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 217-777826 (2026-11-05)

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