81294358-Los 1: Sprachkundige Logistische Begleitung von Internationalen Delegationsreisen der GIZ nach Deutschland und/oder Europa

Kurze Beschreibung

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein weltweit tätiger Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung. Die GIZ hat mehr als 50 Jahre Erfahrung in unterschiedlichsten Feldern, von der Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung über Energie- und Umweltthemen bis hin zur Förderung von Frieden und Sicherheit. Das vielfältige Know-how des Bundesunternehmens GIZ wird rund um den Globus nachgefragt - von der deutschen Bundesregierung, Institutionen der Europäischen Union, den Vereinten Nationen und Regierungen anderer Länder.
Das GIZ-Team "Internationale Delegationen" (ID) ist das Eingangsportal für die Auftragsverantwortlichen aus der GIZ-Außenstruktur, die im Rahmen der GIZ-Vorhaben Delegationsreisen nach Deutschland und/oder Europa durchführen. Delegationsreisen stellen ein zentrales Instrument der internationalen Zusammenarbeit der GIZ dar und dienen dem Lernen auf beiden Seiten, dem Austausch zu politischen und fachlichen Themen sowie der Etablierung und Festigung von Kontakten und Netzwerken.
Eine erfolgreiche Delegationsreise ist wie eine Visitenkarte des Unternehmens, sei es bei High-Level-Gesprächen in den Bundesressorts, Landesministerien oder bei Terminen, Besichtigungen und Meetings auf Arbeitsebene. Zum Erfolg der Reise gehört auch eine professionelle Begleitung der Delegationsmitglieder während ihres gesamten Aufenthalts in Deutschland und/oder Europa.
An die logistischen Delegationsbegleiter*innen werden hohe Erwartungen hinsichtlich sprachlicher, organisatorischer und protokollarischer Kompetenzen gestellt. Kenntnisse der Delegationssprache werden gewünscht, Verständnis für andere Kulturen, Empathie sowie Offenheit im interkulturellen Kontext werden vorausgesetzt. Delegationsbegleiter*innen fungieren als feste Ansprechpartner*innen während der Reise und wissen auf kulturelle Fallstricke und Hindernisse hinzuweisen. Es wird vorausgesetzt, dass die Delegationsbegleiter*innen sich vor Reisebeginn mit der Thematik der Delegationsreise, den zu besuchenden Städten und mit dem Heimatland der Gäste vertraut machen. Sie sind das Bindeglied zwischen den Gästen und den deutschen/europäischen Gesprächspartner*innen und tragen entscheidend dazu bei, ein positives Bild des Gegenübers als auch der GIZ zu fördern.
Die Delegationsbegleiter*innen begleiten die Gäste während einer festgesetzten Zeit zu den vereinbarten Informationsgesprächen. Vom Willkommensheißen bis zum Abschied am Flughafen versorgt der*die erfahrene*r Begleiter*in die Gäste umfassend mit Informationen, die benötigt werden, um den Aufenthalt in Deutschland bzw. Europa zu erleichtern und somit auch einem erfolgreichen Informationsaustausch beizutragen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein weltweit tätiger Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung. Die GIZ hat mehr als 50 Jahre Erfahrung in unterschiedlichsten Feldern, von der Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung über Energie- und Umweltthemen bis hin zur Förderung von Frieden und Sicherheit. Das vielfältige Know-how des Bundesunternehmens GIZ wird rund um den Globus nachgefragt - von der deutschen Bundesregierung, Institutionen der Europäischen Union, den Vereinten Nationen und Regierungen anderer Länder.
Das GIZ-Team "Internationale Delegationen" (ID) ist das Eingangsportal für die Auftragsverantwortlichen aus der GIZ-Außenstruktur, die im Rahmen der GIZ-Vorhaben Delegationsreisen nach Deutschland und/oder Europa durchführen. Delegationsreisen stellen ein zentrales Instrument der internationalen Zusammenarbeit der GIZ dar und dienen dem Lernen auf beiden Seiten, dem Austausch zu politischen und fachlichen Themen sowie der Etablierung und Festigung von Kontakten und Netzwerken.
Eine erfolgreiche Delegationsreise ist wie eine Visitenkarte des Unternehmens, sei es bei High-Level-Gesprächen in den Bundesressorts, Landesministerien oder bei Terminen, Besichtigungen und Meetings auf Arbeitsebene. Zum Erfolg der Reise gehört auch eine professionelle Begleitung der Delegationsmitglieder während ihres gesamten Aufenthalts in Deutschland und/oder Europa.
An die logistischen Delegationsbegleiter*innen werden hohe Erwartungen hinsichtlich sprachlicher, organisatorischer und protokollarischer Kompetenzen gestellt. Kenntnisse der Delegationssprache werden gewünscht, Verständnis für andere Kulturen, Empathie sowie Offenheit im interkulturellen Kontext werden vorausgesetzt. Delegationsbegleiter*innen fungieren als feste Ansprechpartner*innen während der Reise und wissen auf kulturelle Fallstricke und Hindernisse hinzuweisen. Es wird vorausgesetzt, dass die Delegationsbegleiter*innen sich vor Reisebeginn mit der Thematik der Delegationsreise, den zu besuchenden Städten und mit dem Heimatland der Gäste vertraut machen. Sie sind das Bindeglied zwischen den Gästen und den deutschen/europäischen Gesprächspartner*innen und tragen entscheidend dazu bei, ein positives Bild des Gegenübers als auch der GIZ zu fördern.
Die Delegationsbegleiter*innen begleiten die Gäste während einer festgesetzten Zeit zu den vereinbarten Informationsgesprächen. Vom Willkommensheißen bis zum Abschied am Flughafen versorgt der*die erfahrene*r Begleiter*in die Gäste umfassend mit Informationen, die benötigt werden, um den Aufenthalt in Deutschland bzw. Europa zu erleichtern und somit auch einem erfolgreichen Informationsaustausch beizutragen.
Folgende Dienstleistungen werden u.a. von Begleiter*innen erwartet:
- Auftragsgetreue stellvertretende Repräsentanz der Auftraggeberin GIZ
- Eigenständige Begleitung und Betreuung der Gruppe während des gesamten Aufenthaltes
- Empfang und Begrüßung bzw. Verabschiedung der Delegationsteilnehmer*innen am Flughafen/Bahnhof/etc. unter Berücksichtigung der Protokollregeln und interkulturellen Gepflogenheiten
- Organisatorische Koordination des Programms
- Support des*r Dolmetschers*in
- Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Programms
- Kommunikation mit Teilnehmer*innen, GIZ, Referent*innen, Partnern, Restaurants etc.
- besonderes Augenmerk auf Einhaltung des Zeitplans
- Begleitung zu Ärzten bei akuten Erkrankungen der Delegationsteilnehmer*innen während der Reise (Reisekrankenversicherung der TN erfolgt i.d.R. durch die AG)
- Treuhänderische Verwaltung und Abrechnung eines für jede Reise individuell berechneten Vorschusses, der vor Beginn der Reise auf das Konto des*r Begleiter*in überwiesen wird.
- Auszahlung (und spätere Abrechnung) der Tagegelder für die Teilnehmer*innen aus dem Begleitervorschuss unter Beachtung der aktuellen "Finanziellen Richtlinien" der GIZ
- Bezahlung (und spätere Abrechnung) von Restaurantrechnungen bei Gruppenessen sowie von Reisekosten für die Teilnehmer*innen (z. B. Kauf von ÖPNV-Gruppen-Fahrkarten) unter Beachtung der aktuellen "Finanziellen Richtlinien" der GIZ
- Ggf. Fotodokumentation der Abläufe im Reiseprogramm und deren Aufbereitung und Versand an das Team ID
- Evaluierung der logistischen Abläufe/Stationen und Einreichung einer digitalen Auswertung an das Team ID

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche Leistungsbeschreibung

Beschreibung der Optionen

Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche Leistungsbeschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Die Einreichung eines Handelsregisterauszuges bei entsprechenden juristischen Personen ist erforderlich; bei ausländischen Unternehmen aus gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslandes. Sofern Sie als Bewerber-/Bietergemeinschaft am Verfahren teilnehmen, ist die Einreichung eines Auszuges für alle beteiligten Unternehmen erforderlich. Das Ausstellungdatum darf nicht mehr als 6 Monate zurückliegen. Die Auszüge sind in der Sprache der Eigenerklärung (deutsch) einzureichen. Soweit die Nachweise in einer anderen Sprache existieren, muss neben dem Original eine Übersetzung in die Verfahrenssprache (deutsch) eingereicht werden.
Sonstiges:
a. Angaben zur Person oder zum Firmennamen und zur Anschrift; bei Unternehmen wirtschaftlich Berechtigten, Bankverbindung, Handelsregisternummer, Steuernummer, USt.-Identifikationsnummer, Ansprechpartner/in für Rückfragen;
b. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 und/oder § 124 GWB vorliegen;
c. Eigenerklärung, ob wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG eine Geldbuße von wenigstens zweitausendfünfhundert Euro verhängt wurde
d. Eigenerklärung, ob auf Grund eines Verstoßes nach § 24 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) innerhalb der letzten drei Jahre eine Geldbuße von wenigstens 175.000 Euro verhängt wurde
e. Integritätserklärung
f. Eigenerklärung zu EU-Russlandsanktionen
g. Soweit ein Bewerber im Hinblick auf auf die erforderliche wirtschaftliche und/oder finanzielle und/oder technische und/oder berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten eines anderen Unternehmens in Anspruch nehmen will (Eignungsleihe), hat er durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung nachzuweisen, dass ihm die entsprechenden Kapazitäten zur Auftragsdurchführung zur Verfügung stehen;
h. Bei Beteiligung als Bewerbergemeinschaft: Bewerber-/Bietergemeinschaften müssen ein federführendes Mitglied bestimmen und dieses bevollmächtigen, die Gemeinschaft zu vertreten und Zahlungen mit befreiender Wirkung auch für die übrigen Mitglieder in Empfang zu nehmen. Eine entsprechende Vereinbarung, die von allen Mitgliedern unterschrieben ist, muss dem Teilnahmeantrag beigefügt werden. Hierfür ist das von der GIZ bereit gestellte Muster zu verwenden
i. Bei einem Unterauftrag ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers mit dem Angebot einzureichen sowie ferner eine Erklärung einzureichen, dass auf diesen keine Ausschlussgründe nach § 123 und/oder § 124 GWB zutreffen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für das Angebot sind die zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden.
Grundlage der Bewertung sind nur Referenzprojekte mit einem Mindestauftragsvolumen von jeweils 1.500 EUR:
- Mindestens 5 Referenzprojekte im Fachgebiet Begleitung Delegationsreisen in den letzten 5 Jahren.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Grundlage der Bewertung sind nur Referenzprojekte mit einem Mindestauftragsvolumen von jeweils 1.500 EUR:
- Mindestens 5 Referenzprojekte im Fachgebiet Begleitung Delegationsreisen in den letzten 5 Jahren.

Die Kommunikation in diesem Verfahren findet ausschließlich über das Kommunikationstool im Projektbereich des Vergabeportals statt.
Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6Y77W

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.