Beschreibung der Beschaffung
Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein weltweit tätiger Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung. Die GIZ hat mehr als 50 Jahre Erfahrung in unterschiedlichsten Feldern, von der Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung über Energie- und Umweltthemen bis hin zur Förderung von Frieden und Sicherheit. Das vielfältige Know-how des Bundesunternehmens GIZ wird rund um den Globus nachgefragt - von der deutschen Bundesregierung, Institutionen der Europäischen Union, den Vereinten Nationen und Regierungen anderer Länder.
Das GIZ-Team "Internationale Delegationen" (ID) ist das Eingangsportal für die Auftragsverantwortlichen aus der GIZ-Außenstruktur, die im Rahmen der GIZ-Vorhaben Delegationsreisen nach Deutschland und/oder Europa durchführen. Delegationsreisen stellen ein zentrales Instrument der internationalen Zusammenarbeit der GIZ dar und dienen dem Lernen auf beiden Seiten, dem Austausch zu politischen und fachlichen Themen sowie der Etablierung und Festigung von Kontakten und Netzwerken.
Eine erfolgreiche Delegationsreise ist wie eine Visitenkarte des Unternehmens, sei es bei High-Level-Gesprächen in den Bundesressorts, Landesministerien oder bei Terminen, Besichtigungen und Meetings auf Arbeitsebene. Zum Erfolg der Reise gehört auch eine professionelle Begleitung der Delegationsmitglieder während ihres gesamten Aufenthalts in Deutschland und/oder Europa.
An die logistischen Delegationsbegleiter*innen werden hohe Erwartungen hinsichtlich sprachlicher, organisatorischer und protokollarischer Kompetenzen gestellt. Kenntnisse der Delegationssprache werden gewünscht, Verständnis für andere Kulturen, Empathie sowie Offenheit im interkulturellen Kontext werden vorausgesetzt. Delegationsbegleiter*innen fungieren als feste Ansprechpartner*innen während der Reise und wissen auf kulturelle Fallstricke und Hindernisse hinzuweisen. Nehmen Träger hoher Staatsämter wie Minister*innen, Vize-Minister*innen, Staatssekretäre*innen oder Parlamentarier*innen an der Delegationsreise teil, wird die Delegation als hochrangig behandelt und erfordert von der Begleitperson Kenntnisse des diplomatischen Protokolls, welches ein zentraler Bestandteil von zwischenstaatlichen Interaktionen ist und so umgesetzt werden muss, dass ein reibungsloser Ablauf der geplanten Veranstaltung/Delegationsreise gewährleistet wird.
Es wird vorausgesetzt, dass die Delegationsbegleiter*innen sich vor Reisebeginn mit der Thematik der Delegationsreise, den zu besuchenden Städten und mit dem Heimatland der Gäste vertraut machen. Sie sind das Bindeglied zwischen den Gästen und den deutschen/europäischen Gesprächspartner*innen und tragen entscheidend dazu bei, ein positives Bild des Gegenübers als auch der GIZ zu fördern.
Die Delegationsbegleiter*innen begleiten die Gäste während einer festgesetzten Zeit zu den vereinbarten Informationsgesprächen. Vom Willkommensheißen bis zum Abschied am Flughafen versorgt der*die erfahrene*r Begleiter*in die Gäste umfassend mit Informationen, die benötigt werden, um den Aufenthalt in Deutschland bzw. Europa zu erleichtern und somit auch einem erfolgreichen Informationsaustausch beizutragen.
Folgende Dienstleistungen werden u.a. von Begleiter*innen erwartet:
- Auftragsgetreue stellvertretende Repräsentanz der Auftraggeberin GIZ
- Eigenständige Begleitung und Betreuung der Gruppe während des gesamten Aufenthaltes unter Beachtung des diplomatischen internationalen Protokolls
- Empfang und Begrüßung bzw. Verabschiedung der Delegationsteilnehmer*innen am Flughafen/Bahnhof/etc. unter Berücksichtigung der Protokollregeln und interkulturellen Gepflogenheiten
- Organisatorische Koordination des Programms
- Support des*r Dolmetschers*in
- Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Programms
- Kommunikation mit Teilnehmer*innen, GIZ, Referent*innen, Partnern, Restaurants etc.
- besonderes Augenmerk auf Einhaltung des Zeitplans
- Begleitung zu Ärzten bei akuten Erkrankungen der Delegationsteilnehmer*innen während der Reise (Reisekrankenversicherung der TN erfolgt i.d.R. durch die AG)
- Treuhänderische Verwaltung und Abrechnung eines für jede Reise individuell berechneten Vorschusses, der vor Beginn der Reise auf das Konto des*r Begleiter*in überwiesen wird.
- Auszahlung (und spätere Abrechnung) der Tagegelder für die Teilnehmer*innen aus dem Begleitervorschuss unter Beachtung der aktuellen "Finanziellen Richtlinien" der GIZ
- Bezahlung (und spätere Abrechnung) von Restaurantrechnungen bei Gruppenessen sowie von Reisekosten für die Teilnehmer*innen (z. B. Kauf von ÖPNV-Gruppen-Fahrkarten) unter Beachtung der aktuellen "Finanziellen Richtlinien" der GIZ
- Ggf. Fotodokumentation der Abläufe im Reiseprogramm und deren Aufbereitung und Versand an das Team ID
- Evaluierung der logistischen Abläufe/Stationen und Einreichung einer digitalen Auswertung an das Team ID