Abschluss von Rahmenvereinbarungen mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern

Kurze Beschreibung

Die BVG betreibt Sicherheits- und Serviceleitstellenumgebungen bestehend aus den Systemen NISYS (Notruf- und Informationssystem), Notrufsäulen, Leitstellensoftware und Videotechnik einschließlich der daran angebundenen Zentralen- und Stationstechnik. Das NISYS ist als KRITIS IT Systemumgebung eingestuft.
Die BVG benötigt die Unterstützung externer Partner und Dienstleister in spezifischen technischen, IT- und sonstigen Fachbereichsthemen.
Der Bedarf an Unterstützungsdienstleistungen geht es sowohl um konzeptionelle Fragestellungen innerhalb eines Fachbereiches als auch um fachübergreifende Themen sowie um Schnittstellen zwischen den Fachbereichen einerseits und zu externen Part-ner*innen / Dienstleistern. Mit den hier ausgeschriebenen Rahmenvereinbarungen möchte sich der AG die Unterstützung externer Dienstleister mit Know-how zu fach- wie auch projektspezifischen Themen, Aufgabenstellungen und Projekten sichern, um deren Skills in den kommenden Jahren bei der Umsetzung zahlreicher Projekte nutzen zu können.

Bei Los 1 geht es um den Abschluss von Rahmenvereinbarung für fachspezifische
Unterstützungsdienstleistungen und bei Los 2 um den Abschluss von Rahmenvereinbarung für Unterstützungsdienstleistungen im Projektmanagement.

Beschreibung der Beschaffung

Der Leistungsgegenstand in Los 1 wird im Rahmen von Einzelbeauftragungen insbesondere folgende Aufgaben in den Bereichen Notruf- und Informationssysteme, Videotechnik, Leitstellensysteme, Kommunikationstechnik, Notrufsäulen und KRITIS-IT Systeme und umfassen:
 Analyse von fachlich-methodischen und/oder übergeordneten Anforderungen. Die Analyse umfasst bspw. die Erfassung des Ist-Zustandes, Erkennen von Problemstellungen.
 Konzeption von fachlich-methodischen und/oder übergeordneten Themenstellungen
 Durchführung von Moderation und Workshops, Dokumentation und Präsen-tation von Ergebnissen gegenüber dem Management
 Beratungsleistung von Fachexpertise in den für die relevanten Marktstandards, sowie Fach- Branchen und Methodenwissen
 Planung, Konzeption und Begleitung von Projekten ggf. mit Übernahme von Projektmanagement
 Bauüberwachung (Planung, Koordinierung der Dienstleister, vor Ort Prä-senz, Berichterstattung, Abschlussbericht)
 Projektunterstützung mit dem Schwerpunkt IT Sicherheit/KRITIS
 Beratung bei der Implementierung von IT - Systemen, Systemarchitekten
 Erstellung von Leistungsverzeichnissen, unter Berücksichtigung von branchenüblichen Standards, inklusive des Vergleichs verschiedener auf dem Markt befindlicher Lösungen
 Mitwirkung und Begleitung bei der Erstellung von weiteren Vergabeunterlagen und Pflichtenheften
 Erstellung von Marktrecherchen der genannten Themenbereiche
 Erstellung von Fachkonzepten und Dokumentationen
 Planung und Bauüberwachung passiver Kabelinfrastruktur (Datenkabel, Lichtwellenleiter) einschließlich Ausrüstung von Fernmelderäumen
 Mitwirkung bei Migrationsprojekten unter der Bedingung des Parallelbetriebes im Bereich Projektplanung, Bauüberwachung oder Projektreporting aus den aufgezählten Systembereichen.
(maximales Auftragsvolumen: 6300 Personentage)

Beschreibung der Optionen

Der AG hat die Möglichkeit/Option, den Vertrag vom 01.02.2028 bis maximal 31.01.2032 fortzuführen.
Der AG wird die Inanspruchnahme etwaiger Optionen rechtzeitig gegenüber dem AN schriftlich anzeigen.

Beschreibung der Beschaffung

Das Leistungsspektrum in Los 2 wird im Rahmen der Einzelbeauftragung insbesondere folgende Aufgaben umfassen:
 Projektleitung: Der Projektleiter des AN vertritt den AG im Bedarfsfall im Hin-blick auf Verantwortung für die Realisierung der Leistungen hinsichtlich In-haltes, Ergebnisse, Qualität, Kosten und Zeit.
 Der Aufgabenbereich für Projektleiter umfasst im Wesentlichen:
- Der Projektleiter des AN muss innerhalb der Rahmenarbeitszeit in der Lage sein, den AG zu den Punkten Leistungsstatus, Risiken und Probleme sowie über die zu klärenden Punkte zur Leistung, zu informieren
- Verantwortlich für die Einhaltung, Sicherung und Durchführung aller mit der BVG abgestimmten Rechte und Pflichten
- Controlling in Bezug auf die eigenen Ressourcen zur Überwachung des tatsächlichen Aufwands
- Koordinierung der eigenen Berater
- Vorbereitung und Erstellung von Entscheidungsvorlagen
- Steuert alle Managementprozesse (Strukturierung, Planung, Kontrolle, Bewertung, Berichterstattung, Abschluss)
- Sorgt für eine ordnungsgemäße Übergabe an AG und einen geregel-ten Abschluss
- Ist für die Kommunikation innerhalb des Teams als auch gegenüber AG und Dritten verantwortlich
- Durchführung von Moderation und Workshops, Dokumentation und Präsentation von Ergebnissen gegenüber dem Management
- Bearbeiten von Aufgabenstellungen (dazu zählen auch selbstständige zielorientierte Zeitplanung, Überwachung der termingerechten Abarbeitung, Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Projektsitzungen, Erarbeitung von Projektberichten zur internen und externen Verwendung)
Die Unterstützungsleistung soll die erfolgreiche Steuerung des Projekts im Rahmen der vorgegebenen Ziele sicherstellen. Dabei sind folgende Aufgaben von besonderer Bedeutung:
Fachliche Begleitung:
• Koordination der internen Aufgaben
• Abstimmung der Prozess Anforderungen mit den Stakeholdern
• Begleitung von Fachworkshops
• Risikoanalyse und Behandlung von Risiken
• Durchführung des Projektcontrollings
Management of Change:
• Abgleich der Projektplanung mit dem Projektportfolio
• Erstellung und Umsetzung einer Kommunikationsstrategie (Berichtswesen, Veranstaltungen, etc.)
• Durchführung des Ressourcenmanagements
• Vorbereitung und Durchführung von Awarenessmeetings
• Erstellung und Durchführung von Management-Präsentationen

Die zu beauftragende Projektleitung soll die erfolgreiche Steuerung des Projekts im Rahmen der vorgegebenen Ziele sicherstellen. Weitere Einzelheiten siehe Leistungsbeschreibung.
(maximales Auftragsvolumen: 1000 Personentage)

1. Der Auftraggeber ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs. 1 Nr. 1 GWB und unterliegt neben dem GWB und der SektVO insbesondere dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
2. Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb (TNW) des Verhandlungsverfahrens begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die Teilnahme am Verhandlungsverfahren ITD2-0551-2023 bewerben. Das ausgefüllte AI Leistungsverzeichnis ist erst mit dem Angebot einzureichen.
3. Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlich unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform AI (vgl. Ziff.I.3) unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme u. des Aktenzeichens ITD2-0551-2023 zu erfolgen. Die Bewerber hat Fragen über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform dem AG zu stellen. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum 28.09.2023 an die unter Ziffer I.1) bezeichnete Stelle unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3) eingegangen sind. Der Auftraggeber behält sich vor, verspätete Anfragen nicht zu beantworten. Mündliche Bewerberfragen werden nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen (auch die Formulare) u. Beantwortung von Fragen von Bewerbern zum TNW sowie sonstige Klarstellungen des AG, die das Vergabeverfahren betreffen, auf der Plattform AI veröffentlichen. Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen Informationen u. Klarstellungen des AG sowie Antworten von Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Bewerber sollen für die Erstellung der Teilnahmeanträge/Angebote die vom AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten Angaben, Erklärungen u. Nachweise ergänzen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend.
4. Der AG weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird u. der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird.
5. Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren (s. auch III.1): Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8) dieser Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt. BewGe dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen; Mitglieder einer BewGe dürfen sich nicht mehrfach, entweder in einer weiteren BewGe oder als Einzelbewerber um die Teilnahme bewerben. Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen sind bei Vorliegen einer BewerberGe für jedes Mitglied der BewGe separat vorzulegen.
Sämtliche Mitglieder der BewGe bzw. der Vertreter der BewGe haben/hat darüber hinaus zu erklären, dass die Bildung keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Weiterhin ist von den Mitgliedern der BewGe bzw. dem Vertreter dieser zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben. Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Es kann auf Anlagen verwiesen werden.
6. Beabsichtigt der Bewerber sich hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (Dritter / Nachunternehmer /konzernverbundener Unternehmen) zu berufen (Eignungsleihe), so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen insoweit in einem gesonderten Formular vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt. Zusätzlich hat der Bewerber gesondert mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die entsprechenden Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird. Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet.
Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise/Angaben /Erklärungen für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
7. Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formulare erstellt. Diese sind für die Einreichung der Teilnahmeanträge zu verwenden und über die Vergabeplattform gem. I.1 herunterzuladen.
Eine vorherige Registrierung auf v. g. Vergabeplattform ist erforderlich. Die Teilnahmeanträge müssen bis zum Schlusstermin (s. Ziffer IV.2.2) über die Vergabeplattform in Textform eingereicht werden.
Mit dem Teilnahmeantrag müssen alle notwendigen Unterlagen/ Nachweise (s. Ziffer III.1) eingereicht werden.
8. Voraussichtliche Frist für die Einreichung der Erstanagebote: 10.11.2023, 10:00 Uhr
Der Bieter hat als Teil seines Angebots das ausgefüllte Leistungsverzeichnis einzureichen. In diesem hat er auszuweisen, wie er die Leistungsanforderungen erfüllt; ggf. ist dies durch entsprechende Erläuterungen zu ergänzen, soweit dies im
Leistungsverzeichnis vorgesehen ist. Auf die entsprechende Stelle im Angebot ist zu verweisen. Erfüllt der Bieter die Leistungsbeschreibung
(Mindestanforderungen der BVG) nicht, wird er vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Die BVG behält sich vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlungen auf das Erstangebot zu erteilen. Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich in der Zeit vom 04.12.-08.12.2023 statt. Nach Abschluss der Verhandlungen werden die verbliebenen
Bieter aufgefordert, ihre überarbeiteten verbindlichen Angebote abzugeben. Diese werden dann gemäß der bekanntgemachten Zuschlagskriterien ausgewertet.
9. Datenschutz: Der Bewerber hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber trägt der Bewerber die datenschutzrechtliche Verantwortung und hat entsprechend die Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z.B. durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher Personen).
10. Jeder Bieter darf pro Los nur ein Angebot unterbreiten.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.