Archiv-Informationssystem (AIS)

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragsgegenstand umfasst:
Beschaffung einer Standardsoftware für ein Archivinformationssystem mit folgenden Hauptkomponenten:
• Erschließung und Recherche von analogen und digitalen Archivalien
• Digitaler Lesesaal:
i. Internet-Recherche
ii. Internet-Präsentation von Digitalisaten
iii. Internet-Präsentation von digitalen Archivalien
• Archivkundenverwaltung
• Archivalienbestellung
• Magazinverwaltung
a) Lizenzen:
• Lizenzmodell
• Benötigt werden für das AIS-System Lizenzen für 40 Anwender*innen, wovon mindestens 20 Anwender*innen zeitgleich im System arbeiten können
b) Schaffung der notwendigen Schnittstellen::
• Schnittstelle zwischen dLZA-System und AIS-System
c) Herbeiführen der Betriebsbereitschaft des Systems:
• Unterstützung von Installation und Konfiguration der Anwendung auf der IT-Systemlandschaft der Landeshauptstadt München bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft
• Inbetriebnahme der Schnittstellen
• Test und Fehlerbehebung (Testkonzept)
• Fachliche Unterstützung bei der Einführung (wird bei der Rolloutplannung konkretisiert)
d) Datenmigration:
• Migration der vollständigen Altdaten aus der AIS-Datenbank
• Erstellung eines Migrationskonzepts
• Erstellung einer Mapping-Tabelle auf Feldebene
• Automatisierte Migration der Daten und verknüpften Digitalisate
• Test und Qualitätssicherung der durchgeführten Datenmigration
e) Schulung:
• Remote-Schulungen für ca. 2 fachliche Administrator*innen inkl. jeweils abgestimmter digitaler Schulungsunterlagen (u.a. Dokumente, vorzugsweise in pdf)
• Remote-Schulung für ca. 25 Anwender*innen inkl. jeweils abgestimmter digitaler Schulungsunterlagen (u.a. Dokumente, vorzugsweise in pdf; darüber hinaus z.B. Videos für die Anwender)
• Sprache: Deutsch
f) Service und Wartung:
• Service und Wartung für das System über eine maximale Vertragslaufzeit von 15 Jahren.
• Störungsmeldungen erfolgen über ein Ticketsystem des Herstellers
• Zugriff auf das Ticketsystem muss mindestens für die Systemadministratoren gegeben sein
g) Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit:
• Fachliche Unterstützung: Customizing der auftraggeberspezifischen Anforderungen (Berater- u. Customizing-Kontingent/Jahr) über 12 Personentage (PT) pro Jahr, über die gesamte Laufzeit von 15 Jahren. Wobei gilt: ein PT sind acht Stunden pro Tag.
h) Dokumentation in deutscher Sprache:
• Betriebshandbuch
• Administrator-Handbuch
• Anwenderhandbuch mit fachlichem Adminstrator-Handbuch
i) Es ist eine Option für einen Mandanten vorgesehen. Der Mandant soll optional innerhalb der Vertragslaufzeit (5 Jahre initial) in Betrieb genommen werden. Es wird eine Entscheidung für bzw. wider diese Option bis Mitte 2025 angestrebt. Falls das angebotene System nicht mandantenfähig ist, ist es ebenfalls möglich, eine weitere Instanz für die Landeshauptstadt München zur Verfügung zu stellen.
Dies inkludiert Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, den Systemservice und die Datenmigration für einen weiteren Mandanten/ eine weitere Instanz.

Beschreibung der Optionen

Es ist geplant, die Software zukünftig stadtweit einzusetzen.
Dabei müssen unterschiedliche Abteilungen auf komplett
voneinander getrennten eigenen Datenbeständen arbeiten.
Daher ist eine Option für einen Mandanten vorgesehen. Falls
das angebotene System nicht mandantenfähig ist, ist es
ebenfalls möglich, eine weitere Instanz für die
Landeshauptstadt München zur Verfügung zu stellen.
Dies inkludiert Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, den
Systemservice und die Datenmigration für einen weiteren
Mandanten/eine weitere Instanz.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).