Ausschreibung ITSM System

Kurze Beschreibung

Die enercity sucht ein neues ITSM System. Es sollen durch das System insbesondere Lösungen zu den folgenden Funktionalitäten enthalten sein:
- Anwender-Self-Service Portal
- Service Desk
- Incident Management
- Problem Management
- Knowledge Management
- Asset und Configuration Management (sowie die Abbildung einer integrierten CMDB)
- Service Level Management
- Service Portfolio und Service Catalogue Management
- Service Request Fulfillment
- Change & Release Management
Das ITSM System soll eine optimale Integration bzw. eine effiziente Schnittstelle für:
- Lizenz Management bzw. Schnittstelle zu vorhandenen Lizenz Management,
- Identity- und Access Management
- Monitoring
bieten.

Beschreibung der Beschaffung

Zentrale Bedeutung haben für die enercity die folgenden Kriterien, die durch das Angebot des Bieters zwingend abgedeckt werden müssen:
- Die Lösung muss als SaaS-Lösung über 3 separate Instanzen (Dev/Test/Prod) angeboten werden.
- Das Hosting muss innerhalb einer DSGVO-konformen Cloud-Lösung, bereitgestellt durch den Anbieter, erfolgen.
- Die Lösung muss insgesamt DSGVO-Konformität gewährleisten.
- Kommunikations- und Vertragssprache für sämtliche Vorgänge (Support-, Produktunterstützung, Schulung, Hotline) ist deutsch.
- Es gilt deutsches Vertragsrecht inkl. deutschem Gerichtsstand
- Die Lösung muss nicht-englischsprachigen Mitarbeitern der ENERCITY erlauben, die Lösung zu verstehen, zu bedienen und entsprechenden Menüführungen innerhalb der Lösung ohne englische Sprachkenntnisse zu folgen.
- Durch den Anbieter muss ein System Support und Produktunterstützung erbracht werden.
- Schulungen für Ihr ITSM-System müssen auf Wunsch in deutscher Sprache angeboten werden.
- Die Implementierung durch den Anbieter oder durch einen vom Anbieter vorgeschlagenen Partner beinhaltet entsprechende Schulungsunterlagen in deutscher Sprache.
- Die Support-Zeiten für den 1st Level (Hotline, E-Mail, Chat) sind mindestens von: Mo. - Fr. 07:00 - 18:00 Uhr zu erbringen.
- Mandanten dürfen nur Ihre jeweils eigenen Tickets der Organisation (Vorgänge) sehen und bearbeiten.
- Ein Mandant darf wiederum im Unternehmensverbund weitere Mandanten haben.
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Auftragserteilung: geplant Oktober 2024
Projektstart: geplant 01.01.2025
Projektdauer Erstimplementierung (geschätzt): ca. 9-12 Monate
Go Live und damit Vertrags Beginn des SaaS Vertrages: voraussichtlich der 01.10.2025
Die Einführung des neuen Systems soll als Big-Bang erfolgen. D.h. es werden nicht schleichend einzelne Prozesse eingeführt, sondern nach Implementierung der Kernprozesse der Cut-Over System-alt nach System-neu soll die Einführung als "Big-Bang" erfolgen.
Die Laufzeit des Vertrags beträgt zunächst 48 Monate und verlängert sich jeweils automatisch um ein weiteres Jahr, wenn der Vertrag nicht mindestens 6 Monat vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wurde.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Laufzeit des Vertrags beträgt zunächst 48 Monate und verlängert sich jeweils automatisch um ein weiteres Jahr, wenn der Vertrag nicht mindestens 6 Monat vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wurde.

Zusätzliche Informationen

Verfahrenshinweis: Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich das Recht vor auf Grundlage der Erstangebote die Aufträge zu vergeben (vgl. § 15 Abs. 4 SektVO), die Durchführung von Verhandlungen
Über den Vertragsgegenstand ist nach dem aktuellen Stand nicht vorgesehen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die unter III.1.1) - III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter zu erbringen.
Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bewerber/Bewerbergemeinschaften einzureichen:
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1) Existenznachweis durch Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers /jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft.
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2) Erklärungen, dass kein Ausschlussgründe nach § 123 und 124 GWB vorliegen.
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3) Erklärung, dass die Vorgaben des §§ 4 und 5 Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz sowie die Vorgaben des MiLoG eingehalten werden.
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4) Eigenerklärung zur Anwendung der Russland-Sanktionen im Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen vom 08.04.2022
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Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die unter III.1.1)-III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter zu erbringen.
Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bewerber/Bewerbergemeinschaften einzureichen:
Die Nachweise und Erklärungen sind bei Bewerbergemeinschaften von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Der/die Bewerber/Bewerbergemeinschaft kann sich bei der Erfüllung der Eignungsanforderungen gemäß Ziffer III.1.2) und III.1.3) der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe). Soweit die Bewerber/Bewerbergemeinschaften zum Nachweis der eigenen Eignung auf andere Unternehmen verweisen, müssen sie diese anderen Unternehmen bereits im Teilnahmeantrag mit Namen und Anschrift benennen. Außerdem ist auf den jeweiligen Formblättern für die Eignungsnachweise im Einzelnen deutlich zu machen, welche Angaben von diesem/diesen anderen Unternehmen stammen. Die Bewerber/Bewerbergemeinschaften müssen in diesem Fall außerdem nachweisen, dass sie auf die Mittel des/der anderen Unternehmen tatsächlich zugreifen können. Dieser Nachweis erfolgt durch die Vorlage einer Eigenerklärung (Verpflichtungserklärung) des/der anderen Unternehmen(s), in welcher diese(s) sich für den Fall der Erteilung des Zuschlags an den/die betreffende(n) Bewerber/Bewerbergemeinschaft(en) gegenüber diesem/n unwiderruflich verpflichtet/n, die erforderlichen Mittel während der Auftragsabwicklung zur Verfügung zu stellen. Die Verpflichtungserklärung ist im Fall der Eignungsleihe mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Ist beabsichtigt, Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, ohne dass sich der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf den oder die Nachunternehmer beruft, müssen die Bewerber/Bewerbergemeinschaften in ihrem Teilnahmeantrag die Art und den Umfang der von dem/den Nachunternehmer(n) übernommenen Teilleistungen zweifelsfrei angeben und die Nachunternehmer namentlich und mit Anschrift benennen. Die Bewerber/Bewerbergemeinschaften müssen außerdem nachweisen, dass sie auf die Mittel des/der Nachunternehmer(s) tatsächlich zugreifen können. Dieser Nachweis erfolgt durch die Vorlage einer Eigenerklärung (Verpflichtungserklärung) des/der Nachunternehmer(s), in welcher dieser sich für den Fall der Erteilung des Zuschlags an den/die betreffende(n) Bewerber/ Bewerbergemeinschaft(en) gegenüber diesem/n unwiderruflich verpflichtet, seine Mittel während der Auftragsabwicklung zur Verfügung zu stellen. Die Verpflichtungserklärung ist in diesem Fall (im Gegensatz zum Fall der Eignungsleihe) erst auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen. Der Auftraggeber wird von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bewerber vor Zuschlagserteilung unter Fristsetzung von sämtlichen Nachunternehmern darüber hinaus die Erklärungen nach Ziff. III.1.1.) 1.) bis 8.) anfordern. Werden diese Unterlagen nicht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.
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1) Erklärung über den Gesamtumsatz in der Europäischen Union im Tätigkeitsbereich des Auftrages, d.h. Implementierung & Betrieb ITSM System des Bewerbers bzw. der einzelnen Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft der Geschäftsjahre 2020, 2021 sowie 2022,
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2) Erklärung über die Anzahl der Mitarbeiter weltweit und in der Europäischen Union,
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3) Erklärung über die Anzahl der ITSM Kunden im europäischen Wirtschaftsraum, in Deutschland und im öffentlichen Sektor
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4) Erklärung über die Anzahl der implementierten ITSM SaaS-Lösungen weltweit und in Deutschland
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5) Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit Angabe der Deckungssumme oder Erklärung, dass eine solche Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird.
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6) ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung,
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7) ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz,
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8) ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung.

zu 1) Der Mindestumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages muss mindestens im Schnitt der letzten drei Jahre pro Jahr 50 Mio EUR betragen.
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zu 2) Mindestmitarbeiterzahl
... weltweit (mind. 500)
... davon in Deutschland (mind. 250)
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zu 3) Mindestanzahl an ITSM Kunden
... im europäischen Wirtschaftsraum (mind. 100 Stück)
... davon in Deutschland (mind. 20)
....davon im öffentlichen Sektor (mind. 10)
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zu 4) Anzahl ITSM SaaS-Lösungen implementiert
... weltweit (mind. 50 Stück)
... davon in Deutschland .(mind. 20)
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zu 5) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Die Deckungssumme der nachgewiesenen oder zu erklärenden Versicherung muss mindestens 2.500.000 EUR je Schadensfall für Personen- und Sachschäden sowie 1.500.000 EUR je Schadensfall für sonstige Schäden (jeweils zweifach maximiert je Versicherungsjahr) betragen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die unter III.1.1) - III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter zu erbringen.
Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bewerber/Bewerbergemeinschaften einzureichen:
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1) Es sind zwei Referenzen anzugeben, welche nach Art, Umfang und Komplexität mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind (siehe II.1.4 und II.2.4) und deren Vertragsende zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht länger als 3 Jahre zurückliegen.
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Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzen stichprobenartig zu prüfen.
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2) Eigenerklärung Sprachkenntnisse; Sämtliche eingesetzte Mitarbeitender verfügen über Kenntnisse der deutschen Sprache mindestens auf dem Niveau C2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) und das sämtliche Kommunikation mit Ansprechpartnern des Auftraggebers in deutscher Sprache erfolgt.
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3) Nachweis Informationssicherheits-Managementsystems gem. DIN ISO 27001 oder gleichwertig
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4) Eigenerklärung Prozesse nach ITIL implementiert
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5) Zusicherung Projektstart spätestens 2 Monate nach Auftragserteilung durch den AG

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

zu 1) Vergleichbare Leistung heißt:
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- Kunde: Mittelständisches Unternehmen >1.000 <5.000 Mitarbeiter
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- Mittelständisches Unternehmen (kein IT-Provider) vorwiegend im deutschen Markt tätig (>70% Umsatz 2022 im deutschen Markt)
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- Branche: Mindestens eine Referenz im Bereich Energieversorger
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- Implementierung einer ITSM SaaS-Lösung in den Modulen:
- Incident Mgt.
- Request Fulfillment Mgt. / Service Catalog Mgt.
- Change Mgt.
- Asset- und Configuration Management inkl. CMDB
- Service Level Mgt. / Service Reporting
- Event Mgt.
- Service Portfolio & Service Catalog Mgt.
- Problem Mgt.
- Financial Mgt.
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- Aufbau einer deutschsprachigen Wissensdatenbank;
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- Schnittstellen zu MS ADFS, One-Identity; Lizenzmanagement; SCCM
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- Erst-Implementierung für alle o.a. Prozesse inkl. Schnittstellenrealisierung ohne Datenübernahme erfolgreich abgeschlossen
- Implementierungsbudget: ca. 100-150 Beratertage für Erstimplementierung der Basisprozesse
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Es ist jeweils darzustellen: der Leistungsgegenstand sowie die Kontaktmedien, das Vorgangsvolumen in Vorgängen und EUR und die Anzahl des eingesetzten Personals. Ausführungszeiten und Angabe des Auftraggebers mit Ansprechpartner nebst Telefonnummer sind anzugeben.
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zu 2) Die Sprachkenntnisse sämtliche eingesetzter Mitarbeitenden müssen mindestens im Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) verfügen.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist, sofern damit eine
wettbewerbsbeschränkende Vereinbarung gemäß § 1 GWB getroffen wird.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Abwicklung des Verfahrens sowie die Vergabe des Auftrags erfolgt unter Ausschluss des UN Kaufrechtsabkommens.
Die gesamte Abwicklung erfolgt in deutscher Sprache. Schriftverkehr und Verhandlungen werden in deutscherSprache geführt. Die Projektsprache ist deutsch. Sämtliche Unterlagen, Protokolle, Dokumentationen undKorrespondenzen sind in deutscher Sprache zu erstellen bzw. durchzuführen.

Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um einen Teilnahmewettbewerb nach der Sektorenverordnung. Der unter IV.2.2) genannte Abgabetermin bezieht sich ausschließlich auf die Abgabe der Teilnahmeanträge.
Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formblätter erstellt. Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags sind zwingend die Formblätter zu verwenden. Diese stehen unter dem unter v. g. Ziffer I.3) genannten Link zum Download zur Verfügung.
Nur die Informationen entsprechend der voranstehenden Vorgaben (Formblätter für Teilnahmeantrag einschließlich ggfs. dort erwähnter Anlagen) werden für die Auswahl der Bewerber zugrunde gelegt. Darüberhinausgehende Unterlagen bleiben unberücksichtigt. Bewerberfragen können nur über die Vergabeplattform(siehe Link unter v. g. Ziffer I.3) gestellt werden. Bewerberfragen, die nach dem 12.10.2023 eingehen, werden nicht mehr beantwortet.
Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform (siehe Link unter v. g. Ziffer I.3). Der Auftraggeber behält sich vor, unvollständige Teilnahmeanträge vom weiteren Verfahren auszuschließen oder einmalig § 51 (2) SektVO anzuwenden.
Die vollständigen Teilnahmeanträge werden auf die Erfüllung der geforderten Nachweise geprüft. Die geeigneten und ausgewählten Bewerber werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Die übrigen Bewerber scheiden aus dem weiteren Verfahren aus.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YM06222

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind -bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.