Ausschreibung von Leistungen zur Ablösung der SAP Personaleinsatzplanung, sowie der Einführung einer Dienstplanungssoftware

Kurze Beschreibung

Ziel des gegenständlichen Beschaffungsvorhabens ist die Einführung einer modernen Dienstplanungssoftware sowie die Implementierung der Software in die bestehende Systemlandschaft nebst Service- und Wartungsleistungen. Zur Umsetzung der IT-Strategie in der
Personaleinsatzplanung muss vor Einführung einer neuen Dienstplanungssoftware eine Ablösung des Bestandssystem SAP Personaleinsatzplanung durch den Auftragnehmer erfolgen. Die Ablösung der SAP Personaleinsatzplanung ist ebenfalls Gegenstand dieser Ausschreibung.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel des gegenständlichen Beschaffungsvorhabens ist die Vergabe eines Auftrags zur Ablösung der SAP Personaleinsatzplanung sowie die Einführung einer Dienstplanungssoftware. Zu den wesentlichen Leistungspflichten des Auftragnehmers zählen:
a) Ablösung der SAP Personaleinsatzplanung,
b) Bereitstellung einer Dienstplanungssoftware mit nachfolgenden wesentlichen Funktionalitäten, nämlich
- Personaleinsatzplanung,
- (automatisierte) Dienstplanerstellung unter Berücksichtigung von u.a. Schichtplänen, ortsabhängiger Zuordnung und Einhaltung der bestehenden Arbeitsgesetze,
- Urlaubseintragung und Urlaubsfreigabe,
- Abbildung von Abwesenheit aufgrund Krankheit in Zeitwirtschaft sowie
- Mitarbeiterintegration per Self Service und mobiler Lösung.
c) Implementierung der Dienstplanungssoftware und dabei insbesondere
- Realisierung der erforderlichen Schnittstellen zwischen der Softwarelösung und bei den München Klinik gGmbH im Einsatz befindlichen Systemen wie z.B. das SAP System zur Personalabrechnung, Zeiterfassungssystem, OP-Planungssystem, und Krankheitsverwaltung,
- Datenmigration in das neue System,
- Einrichtung der Nutzergruppen,
- Durchführung von Funktionstests,
- Parametrierung der Dienstplanungssoftware unter Berücksichtigung der Anforderungen des Auftraggebers sowie
- sonstige Unterstützungsleistungen des Auftragnehmers bei der Einführung sowie Fortentwicklung der Softwarelösung.
d) Schulung der Key-User im Zeitraum während und nach der Implementierung der Softwarelösung.
e) Erbringung von Service- und Wartungsleistungen.
Sämtliche Leistungen sind vom Auftragnehmer unter Sicherstellung eines unterbrechungsfreien Klinikbetriebs und stets in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber zu erbringen. Der Auftragnehmer hat darauf hinzuwirken, dass unter anderem der Umfang von Abstimmungen und der Aufwand für Schnittstellenrealisierung durch Ausarbeitung eines Implementierungsstandard unmittelbar nach Auftragserteilung soweit möglich reduziert wird.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Öffentliche Aufträge sind gemäß § 122 Abs. 1 GWB i.V.m. § 42 VgV an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen zu vergeben, die zudem nicht nach den §§ 123, 124 GWB ausgeschlossen worden sind. Um festzustellen, ob ein Unternehmen geeignet ist, hat der Auftraggeber nach Maßgabe der vergaberechtlichen Bestimmungen auf der Grundlage der ihm zum Zeitpunkt der Eignungsprüfung verfügbaren Informationen eine in die Zukunft auf die mögliche Auftragsausführung gerichtete Prognose vorzunehmen. Daraus ergibt sich die folgende Reihenfolge und der dargestellte Prüfungs- bzw. Wertungsumfang. Von dem Auftraggeber ist beabsichtigt, gemäß § 51 VgV höchstens fünf geeignete Unternehmen (Bewerber) auszuwählen und im nächsten Verfahrensschritt zur Angebotsabgabe und zur Teilnahme an Verhandlungen aufzufordern.
Im Einzelnen:
(1) Keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB
Im ersten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften, ob Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB einschlägig sind bzw. - falls dies der Fall sein sollte -, ob wirksame Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB durchgeführt und nachgewiesen sind oder ob die Höchstfristen für einen Ausschluss nach § 126 GWB überschritten sind. Weiterhin prüft der Auftraggeber, ob der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft die Anforderungen im Zusammenhang mit der Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung vom 29. Oktober 1996 Nr. 476-2-151 (AIIMBI. S.701, StAnz. Nr. 44) im Zusammenhang mit der Technologie von L. Ron Hubbard erfüllt. Zudem prüft der Auftraggeber, ob der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft einen Bezug zu Russland im Sinne der Verordnung der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, aufweist.
(2) Erfüllung der Mindestanforderungen
Im zweiten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften - die auf der 1. Prüfungsstufe nicht vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen waren - die Erfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung.
Solche Anforderungen sind ausdrücklich als "Mindestanforderung" gekennzeichnet. Die Nichterfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung führt zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
(3) Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen
Im dritten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften - die auf der 1. und 2. Stufe nicht vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen waren -, den Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen mit dem Auftragsgegenstand.
(a) Die Punktwerte - jeweils 1 Punkt (zugleich Erfüllung der Mindestanforderung) bis 6 Punkte - werden anhand der wertungsfähigen Referenzen des Bewerbers (bzw. der Bewerbergemeinschaft) nach folgenden Maßgaben vergeben:
(aa) Anzahl der Referenzen und
(bb) Anzahl der mit der/den Referenz(en) erfassten Anzahl an Mitarbeitern.
Details zum Wertungsvorgang sind in Teil C der Vergabeunterlagen ("Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmeantrag") enthalten.
(b) Die ermittelten Punktwerte werden addiert, sodass insgesamt maximal 12 Punkte ("Gesamtpunktzahl") erreicht werden können. Jener Bewerber (bzw. Bewerbergemeinschaft) mit der höchsten Gesamtpunktzahl wird an erster Stelle gereiht. Bewerber (bzw. Bewerbergemeinschaften) mit gleicher bzw. niedrigerer Gesamtpunktzahl werden absteigend auf den nachfolgenden Rangplätzen gereiht, bis die Rangplätze 1 bis 5 ermittelt sind.
(c) Für den Fall, dass zwei oder mehr Bewerber dieselbe Gesamtpunktzahl erreichen und damit mehr als fünf Bewerber die Rangplätze 1 bis 5 belegen könnten, wird in analoger Anwendung § 75 Abs. 6 VgV eine Losentscheidung unter den Bewerbern mit derselben Gesamtpunkzahl herbeigeführt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
(1) Angabe von Firmennamen, Anschrift, Name des Ansprechpartners für das Vergabeverfahren nebst Kontaktdaten;
(2) Bewerbergemeinschaften sind zugelassen und haben sich bereits als solche zu bewerben. Mit dem Teilnahmeantrag muss eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Bewerbergemeinschaftserklärung gemäß § 53 Abs. 9 VgV vorgelegt werden, in der erklärt wird, dass
(a) im Auftragsfall die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft erfolgt;
(b) alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist;
(c) der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber den Auftraggebern rechtsverbindlich vertritt;
(d) alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften;
(e) der konkrete Leistungsumfang jedes Mitglieds angegeben oder eine leistungsübergreifende Verantwortlichkeit ausdrücklich bestätigt wird.Wird diese Bewerbergemeinschaftserklärung nicht mit dem Teilnahmeantrag eingereicht, wird die Bewerbergemeinschaft zwingend ausgeschlossen.
(3) Erklärung, dass keine Ausschlussgründe im Sinne von §§ 123, 124 GWB vorliegen;
(4) Erklärung im Zusammenhang mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, dass kein Bezug zu Russland besteht;
(5) Erklärung im Zusammenhang mit der Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung vom 29. Oktober 1996 Nr. 476-2-151 (AIIMBI. S.701, StAnz. Nr. 44) und der Technologie von L. Ron Hubbard;
(6) Der Bewerber (bzw. das Mitglied der Bewerbergemeinschaft) erklärt zudem, dass er
(a) die gewerbe- bzw. berufsrechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung selbst erfüllt oder durch Dritte, wobei er dies auf einem Beiblatt erläutert, falls er diese Voraussetzungen nicht selbst erfüllt;
(b) Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen der Auftraggeber und der Vergabestelle keine Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat;
(c) unverzüglich weitere gewünschte Angaben machen bzw. Nachweise vorlegen wird, falls die Auftraggeber Rückfragen oder weiteren Klärungsbedarf insbesondere zur Eignung äußert oder Erläuterungen oder Nachweise wünscht (z. B. die Bescheinigung eines Sozialversicherungsträgers, einen Gewerbezentral- oder Handelsregisterauszug oder eine Bankerklärung);
(d) nicht zu einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister verpflichtet ist oder er in einem solchen eingetragen ist, und zwar unter der Nummer [Nr.] beim Register (Bezeichnung, Ort); und
(e) die Auftraggeber unverzüglich informiere(n) und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen sowie ggf. Nachweise abgeben werde(n), falls sich während des weiteren Verfahrens (vor oder nach Angebotsabgabe) Änderungen an den von ihm vorstehend erklärten Sachverhalten oder anderen für ihn erkennbar relevanten Voraussetzungen für eine Zuschlagserteilung ergeben;
(7) Einverständniserklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für das Vergabeverfahren und zur Abfrage von Eintragungen nach § 6 Abs. 1 Satz 1 WRegG;
(8) Falls sich der Bewerber (bzw. die Bewerbergemeinschaft) für das Projekt auf Kenntnisse, Fähigkeiten, Ressourcen o. a. Mittel Dritter beruft, zudem Angabe von Leistungsbereich, Name und Adresse des Dritten, Art und Weise der Einbindung des Dritten (z. B. Unterauftragnehmer) und Bestätigung, dass auf Verlangen der Auftraggeber unverzüglich die Verpflichtungserklärung(en) für wesentliche Teilleistungen auf der Vorlage des
Formblatts Verpflichtungserklärung des Dritten dazu vorgelegt werden, dass ihm die erforderlichen Mittel dieser Unternehmen zur Verfügung stehen, und für Unternehmen, die nach ihrem Umfang und/oder ihrer Bedeutung wesentliche Leistungsteile erbringen sollen, entsprechende Erklärungen und auf Anforderung Nachweise zur Eignung;
(9) Erklärung über die vertrauliche Behandlung schutzwürdiger Informationen (Teil B der Vergabeunterlagen).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
(1) Nachweis (Kopie der Versicherungspolice bzw. Bestätigung durch Versicherungsunternehmen) über eine gültige Betriebs- und Vermögensschadenshaftpflichtversicherung - nicht älter als 12 Monate - von einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherungsunternehmen. Diese Versicherung muss nachfolgende Anforderungen erfüllen (Mindestanforderungen):
(a) Deckungssumme von mindestens EUR 3 Mio.;
(b) Erfassung von Personen- und Sachschäden.
Sofern eine Betriebs- und Vermögensschadenshaftpflichtversicherung die Mindestanforderungen nicht erfüllt, ist als Nachweis eine Eigenerklärung (Bestätigung durch Versicherungsunternehmer) vorzulegen, wonach sich der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft zum Abschluss bzw. Erweiterung einer Versicherung gemäß diesen Anforderungen im Falle der Auftragserteilung verpflichtet;
(2) Erklärung über den Gesamtumsatz in Deutschland in EUR (netto) des Bewerbers in den Jahren 2020, 2021 und 2022 und Angaben zur Dauer des jeweiligen Geschäftsjahres (falls nicht mit Kalenderjahr identisch) sowie zum Beginn der Geschäftstätigkeit (bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit nach 2020);
(3) Erklärung über den Umsatz in Deutschland in EUR (netto) mit vergleichbaren Leistungen, d.h. mit Leistungen im Zusammenhang mit der Einführung einer Dienstplanungssoftware nebst Service- und Wartungsleistungen im klinischen Bereich in den Jahren 2020, 2021 und 2022 und Angaben zur Dauer des jeweiligen Geschäftsjahres (falls nicht mit Kalenderjahr identisch) sowie zum Beginn der Geschäftstätigkeit (bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit nach 2020).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
(1) Angabe von mindestens zwei abgeschlossenen Referenzprojekten, die mit den zu vergebenden Leistungen nach der Aufgabenstellung (Art, Umfang, Komplexität des Auftrags) vergleichbar sind (Mindestanforderung). Anzugeben sind Referenzauftraggeber mit Ansprechpartner, Art des Auftraggebers, Projektleiter beim Auftraggeber, Anzahl der Mitarbeiter des Auftraggebers, Inhalt und Zeitraum der Leistungserbringung sowie Projektvolumen in EUR (netto).
(a) Folgende Anforderungen müssen durch jede Referenz einzeln erfüllt werden (Mindestanforderungen):
(aa) Leistungen wurden im Zeitraum 1. März 2020 bis einschließlich 28. Februar 2023 oder aktueller durch Inbetriebnahme abgeschlossen und
(bb) Referenzauftraggeber muss öffentlicher, kirchlicher, privater oder gemeinnütziger Krankenhausträger in Deutschland mit mindestens 1.000 Mitarbeitern sein.
(cc) Referenz beinhaltet die Einführung einer Dienstplanungssoftware mit mindestens nachfolgendem Funktionsumfang, nämlich
o Personalbedarfsermittlung,
o Personaleinsatzplanung sowie
o Planungsautomatik
und
(dd) das Projektvolumen muss bezogen auf Bereitstellen der Softwarelösung sowie Einführung (Implementierung und Schulung) mindestens EUR 250.000,00 (netto) betragen.
(2) Angaben zum vorgesehenen Projektleiter und stellvertretenden Projektleiter mit Nachweis der fachlichen Qualifikation durch Vorlage der Berufszulassung,
Dauer der Zugehörigkeit zum Bewerber bzw. Mitglied der Bewerbergemeinschaft und zur Berufserfahrung in Jahren anderseits.
(3) Erklärung über durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl (2020, 2021 und 2022) sowie
(4) Erklärung über die beabsichtige Vergabe von Unteraufträgen und Vorlage einer Verpflichtungserklärung des als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmens.

Die Vergabeunterlagen für das gegenständliche Verfahren können unter dem Direktlink der eVergabeplattform abgerufen werden und sind gemäß §§ 41 Abs. 1, 9 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt auf der eVergabeplattform verfügbar. Eine Bewerbung um die Teilnahme am Verhandlungsverfahren (Teilnahmeantrag) ist ausschließlich mittels des vorgegebenen Bewerbungsformulars (Teil D der Vergabeunterlagen) nebst den dazugehörigen Anlagen möglich. Mit dem Teilnahmeantrag sind sämtliche geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sowie die Vertraulichkeitserklärung (Teil B der Vergabeunterlagen) einzureichen. Angaben, Erklärungen und Nachweise, die von einem Bewerber nicht bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist vorgelegt wurden, können bis zum Ablauf einer von den Auftraggebern zu bestimmender Nachfrist bei dem Bewerber angefordert werden. Reicht der Bewerber die geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise nicht innerhalb einer verbindlich gesetzten Nachfrist ein, so wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Die Auftraggeber sind nicht verpflichtet, dem Bewerber Gelegenheit zur Ergänzung seiner Angaben nach Ablauf der Bewerbungsfrist zu geben. Der Teilnahmeantrag muss alle geforderten Unterlagen und Nachweise enthalten und ist gemäß § 53 Abs. 1 VgV i. V. m. § 126b BGB in
Textform elektronisch zu übermitteln. Das heißt, die verbindlichen Erklärungen im Teilnahmeantrag müssen dabei durch Unterschrift, Nachbildung der Unterschrift (Faksimile), eingescannte Unterschrift oder Nennung des Namens des Erklärenden ersichtlich sein. Teilnahmeanträge, die den vorstehenden Anforderungen nicht entsprechen, werden nicht berücksichtigt. Eine Übermittlung des Teilnahmeantrages per Post/Boten, Telefax oder E-Mail ist ausgeschlossen. Für den Fall einer Bewerbung als Bewerbergemeinschaft muss jedes einzelne Mitglied das Bewerbungsformular (Teil D der Vergabeunterlagen) nebst den dazugehörigen Anlagen sowie die Vertraulichkeitserklärung (Teil B der Vergabeunterlagen) ausfüllen und gemäß den vorgenannten Vorgaben auf der angegebenen eVergabeplattform zusammen mit dem Teilnahmeantrag der anderen Mitglieder der Bewerbergemeinschaft in Textform gemäß § 53 Abs. 1 VgV i. V. m. § 126b BGB einreichen, wobei auf die vorstehenden Ausführungen zur Einreichung des Teilnahmeantrags verwiesen wird. Weitere Verfahrensbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, dort in den Teilen A ("Allgemeine Verfahrensbedingungen"), C ("Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb") und E ("Vergabebedingungen für Angebots- und Verhandlungsphase").
Bekanntmachungs-ID: CXP4YL56N17

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Für die Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf die §§ 155 ff. GWB verwiesen. Hinsichtlich der zu beachten Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten.
Dieser lautet:
"Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."