Beratervertrag - Begleitung der Digitalen Transformation beim Da-Di-Werk

Zentrale Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg für den Eigenbetrieb für Gebäudemanagement des Landkreises Darm

Das Da-Di-Werk plant in den kommenden Jahren sämtliche Geschäftsprozesse auf Digitalisierbarkeit zu überprüfen und gegebenenfalls zu digitalisieren. Im Rahmen dieser digitalen Transformation sollen alle Prozesse erfasst, strukturiert und daraufhin überprüft werden, ob eine Digitalisierung sinnvoll und technisch machbar ist. Ziel ist die Erarbeitung eines kohärenten Gesamtprozesses, in den auch schon bestehende digitale Lösungen eingebunden werden. Dadurch erwartet sich das Da-Di-Werk neben einer Produktivitäts- und Effizienzsteigerung auch eine erhöhte Flexibilität und Agilität. Auch möchte das Da-Die-Werk auf sich verändernde Kunden- und Geschäftspartnerbedürfnisse eingehen sowie der sich verändernden Gesetzeslage (bspw. im Hinblick auf eRechnung und eAkte) Rechnung tragen.
Die Digitalisierung soll dabei entlang des klassischen Optimierungsdreiklangs ausgerichtet werden: Digitalisierung nicht als Selbstzweck, sondern als Grundlage für sinnhafte Automatisierung und Vernetzung.
In einigen Teilbereichen des Da-Di-Werks sind bereits Prozesse digitalisiert. Fokus lag hier in den letzten Monaten auf den Abrechnungsprozessen. Das Da-Di-Werk empfängt seit November 2022 elektronische Rechnungen und bearbeitet diese in einem digitalen Workflow. Führendes System ist die CAFM-Software Speedikon FM. Diese soll nun um eine Workflow- bzw. Dokumenten-Management-Software (WMS/DMS) ergänzt werden. Das auszuschreibende System soll als Basis für Prozessdigitalisierung neben Speedikon dienen und die Umsetzung einer nutzerfreundlichen elektronischen Aktenführung ermöglichen. Weitere zentrale Bausteine der Digitalen Transformation in den nächsten Jahren ist die Umsetzung des digitalen Baurechnungsprozesses, die Digitalisierung der Beschaffung und die Einführung elektronischer Signaturen. Methodische Anforderungen ergeben sich aus der Erstellung und fortlaufenden Entwicklung einer Verfahrensdokumentation, einer zugehörigen Digitalisierungsroadmap sowie dem Aufbau eines Prozesskatalogs. Im Rahmen des Change-Managements bestehen wesentliche Aufgaben im Aufbau einer geeigneten Schulungsplattform sowie der Verankerung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
Zur Begleitung dieser Vorhaben wird nach Auftragserteilung ein Bearbeitungszeitraum von ca. 28 Monate angesetzt. Hierfür wird ein entsprechend qualifiziertes Beratungsunternehmen gesucht.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-06-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-05-12.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-05-12 Auftragsbekanntmachung
2023-05-25 Ergänzende Angaben
2023-09-26 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2023-05-12)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name:
“Zentrale Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg für den Eigenbetrieb für Gebäudemanagement des Landkreises Darmstadt-Dieburg Rheinstraße 91...”    Mehr anzeigen
Postanschrift: Jägertorstraße 207
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64289
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Auftragsvergabestelle
Telefon: +49 61518811535 📞
E-Mail: zavs@ladadi.de 📧
Fax: +49 61518812484 📠
Region: Darmstadt-Dieburg 🏙️
URL: http://www.ladadi.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.subreport-elvis.de 🌏
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
Kommunikation
Dokumente URL: www.subreport.de/E42834798 🌏
Teilnahme-URL: www.subreport.de/E42834798 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Beratervertrag - Begleitung der Digitalen Transformation beim Da-Di-Werk 00-09-000/23003311/A23/PH”
Produkte/Dienstleistungen: Software-Beratung 📦
Kurze Beschreibung:
“Das Da-Di-Werk plant in den kommenden Jahren sämtliche Geschäftsprozesse auf Digitalisierbarkeit zu überprüfen und gegebenenfalls zu digitalisieren. Im...”    Mehr anzeigen
Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 576 000 💰

1️⃣
Ort der Leistung: Darmstadt-Dieburg 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Ort der Leistungserbringung ist das Da-Di-Werk Gebäudemanagement in der Rheinstraße 91 in Darmstadt. Mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung und...”    Mehr anzeigen
Beschreibung der Beschaffung:
“Umsetzung elektronische Baurechnungen Basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU werden alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland sowohl zum Empfang als...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept & Herangehensweise
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projekt-Team
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 35
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 576 000 💰
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 28
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Beschreibung der Verlängerungen 28 Monate nach Projektstart besteht die Option auf Verlängerung: Der Vertrag kann optional einmalig um weitere 24 Monate...”    Mehr anzeigen
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Nach erfolgter Prüfung der eingereichten Bewerbungen anhand der nachfolgend beschriebenen Auswahlkriterien/Eignungskriterien sollen die 3-5 Bewerber...”    Mehr anzeigen
Informationen über Optionen
Optionen
Beschreibung der Optionen: (siehe Ziffer II.2.7: Verlängerungsoption)
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Achtung: Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform subreport ELViS abzugeben. Teilnahmeanträge...”    Mehr anzeigen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: Handelsregisterauszug für juristische Personen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Siehe auch Ziffer II.2.9 - Vorlage vergleichbarer Referenzprojekte - Vorlage von Zertifizierungen in Projektmanagementmethoden (bevorzugt PRINCE2® und...”    Mehr anzeigen
Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Es müssen mindestens 8 vergleichbare Referenzprojekte bei Kunden der öffentlichen Verwaltung vorgelegt werden. Unternehmensgröße (mindestens 20...”    Mehr anzeigen
Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter

Verfahren
Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen:
“Es ist eine Verlängerungsoption vorbehalten (sh. Ziffer II.2.7) Die Verlängerungsoption wird dadurch begründet, dass nach Umsetzung der Projektziele gegeben...”    Mehr anzeigen
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-06-14 09:40 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-09-29 📅

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen

“• Bewerbungen von Bewerbergemeinschaften und/oder die Benennung von Nachunternehmern (NU) sind zugelassen. • Bewerbergemeinschaften haben mit dem...”    Mehr anzeigen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Sieht sich ein Bewerber oder Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn...”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Quelle: OJS 2023/S 095-292811 (2023-05-12)
Ergänzende Angaben (2023-05-25)

Ergänzende Informationen
Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2023/S 095-292811

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: II.2.5)
Ort des zu ändernden Textes: Zuschlagskriterien
Alter Wert
Text:
“Qualitätskriterien: Kriterium Gewichtung Kriterium: Konzept & Herangehensweise 35 Kriterium: Konzept & Herangehensweise 50 Kriterium: Projekt-Team...”    Mehr anzeigen
Neuer Wert
Text:
“Qualitätskriterien: Kriterium Gewichtung Kriterium: Konzept & Herangehensweise 50 Kriterium: Projekt-Team 15 Kostenkriterien: Kriterium...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2023/S 102-322432 (2023-05-25)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-09-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 980571.43 💰

Verfahren
Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2023/S 095-292811

Auftragsvergabe

1️⃣
Titel: Beratervertrag - Begleitung der Digitalen Transformation beim Da-Di-Werk
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-09-26 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 3
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Bonpago GmbH
Postanschrift: Wildunger Straße 6a
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60487
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 576 000 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 980571.43 💰
Quelle: OJS 2023/S 188-589663 (2023-09-26)