Beschreibung der Beschaffung
Umsetzung elektronische Baurechnungen
Basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU werden alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland sowohl zum Empfang als auch zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Der maßgebende Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch ist die „XRechnung“, welche die nationale Ausgestaltung der europäischen Norm darstellt. Als kommunaler Eigenbetrieb unterliegt das Da-Di-Werk der gesetzlichen Verpflichtung zur Umstellung auf den Empfang und die Weiterverarbeitung von Rechnungen im Format XRechnung. Beim Da-Di-Werk hat sich die Gebäudemanagement-Software von Speedikon als führendes System etabliert, in welchem die Bearbeitung der Rechnungen erfolgt. Die Lösung für den elektronischen Rechnungseingang inkl. Lieferantenportal wird durch den Anbieter TIE Kinetix realisiert. In 2023 soll die digitale Bearbeitung von Baurechnungen, welche aktuell noch papierbasiert prozessiert werden, umgesetzt werden. Hierbei fallen u.a. folgende Aufgaben an:
• Ist-Prozess Erhebung
• Herausarbeiten von Optimierungspotenzialen und Entwicklung Soll-Prozess
• Prozessmodellierung und -beschreibung
• Szenarien zur Umsetzung (technische/organisatorisch) und Bewertung
• Erstellung Fachkonzept
• Testmanagement bei Umsetzung in Systemen
• Lieferantenansprache
• Schulungen
• Digitalisierung von Signaturen, von Aufträgen, Vertragsmanagement, Rechnungsausgang
Prozesse
Neben den technischen Aspekten, die üblicherweise durch Erhebung funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen berücksichtigt werden und wesentlicher Teil der Leistungsbeschreibung im Rahmen der Lösungsauswahl sind, gilt es vor Einführung elektronsicher Workflows und elektronischer Aktenführung diverse fachliche Fragestellungen zu beleuchten.
Die zentrale Fragestellung lautet hierbei, welche Prozesse zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang digitalisiert und in Verbindung mit einer elektronischen Veraktung und Verarbeitung gestaltet werden sollen. Eine entsprechende Roadmap ist zu erarbeiten.
Des Weiteren von zentraler Bedeutung ist die Erstellung eines Aktenplans. Der Aktenplan und die zugehörige Ablagestruktur bilden die Grundlage für das Dokumentenmanagement. In diesem Zusammenhang ist der Umgang mit Dokumenten, Nachrichten und Informationen zu regeln. Auch die Digitalisierung des Posteingangs und – zumindest des internen – Postausgangs werfen weitere, im Rahmen der Konzeption der E-Akte zu lösende, Fragestellungen auf. Die Archivierung und Langzeitspeicherung originär digitaler und digitalisierter Dokumente erfordert besondere Maßnahmen zum Schutz vor Änderung und Zerstörung. So müssen unter Berücksichtigung gesetzlicher Rahmenbedingungen u. a. die Erhaltung des Beweiswertes, die Nachweisbarkeit der Unverfälschtheit, die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und die Aussonderung von Dokumenten sichergestellt werden. Schließlich gilt es in diesem Zusammenhang, Regelungen zur Einsicht elektronischer Akten zu erarbeiten und zu dokumentieren.
Zusammengefasst fallen in diesem Arbeitspaket folgende Aufgaben an:
• Strategieentwicklung Prozessdigitalisierung
• Entwicklung Prozess-Landkarte
• Priorisierung und Roadmap
• Erstellung und Pflege Prozesskatalog
• Prozessmodellierung und -beschreibung nach BPNM 2.0
• Umsetzung elektronische Aktenführung
• Verfahrensdokumentation
• Feinkonzeption und Testmanagement bei Umsetzung in Systemen
• Ggf. Schulungen
Ausschreibung und Einführung WMS/DMS
Das mit diesem Projekt einzuführende WMS/DMS leistet einen wesentlichen strategischen Beitrag im Hinblick auf das Zielbild einer modernen, digitalisierten Administration, aber auch im Hinblick auf die digitale Transformation des
Da-Di-Werks insgesamt. Dokumente werden künftig überwiegend elektronisch erfasst, bearbeitet, ausgetauscht und archiviert. So können Mitarbeitende die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen effizient und kontextbezogen auffinden und somit beispielsweise Anträge schneller prüfen und freigeben.
Entsprechende Software soll im Jahr 2023 beschafft und eingeführt werden. Hierbei fallen u.a. folgende Aufgaben an:
• Projektbegleitung von Ausschreibung bis Einführung
• Modellierung und Beschreibung von 2-3 initial umzusetzenden
• Prozessen
• Anforderungsbeschreibung und Aufbereitung in Form eines Anforderungskatalogs
• Erstellung Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix
• Beantwortung von Bieterfragen
• Angebotsbewertung
• Begleitung Anbieterpräsentationen
• Erstellung Vergabeempfehlung
• Testmanagement und Abnahme
• Schulungen
• Umsetzung Langzeitarchivierung
• Begleitung der Alt-Daten Migration
Projektsteuerung und Change-Management
Da die Projektleitungen der jeweiligen Arbeitspakete teilweise mit Ressourcenengpässen konfrontiert sind, wird auch eine Unterstützung beim Projektmanagement benötigt. Darüber hinaus sollen die Beratenden in der Lage sein, auf Projektleitungsebene methodisch und inhaltlich (v.a. bei den Themen E-Rechnung und WMS/DMS) zu coachen.
Zusammengefasst fallen in diesem Arbeitspaket folgende Aufgaben an:
• Projektmanagement (auch agil)
• Coaching der Projektleitung
Um die Mitarbeitenden in den Transformationsprozess einzubinden, gilt es ein entsprechendes Veränderungsmanagement zu installieren. Verschiedene Faktoren wirken auf den Erfolg der digitalen Transformation des Da-Di-Werks. Zunächst müssen die notwendigen grundlegenden Rahmenbedingungen für die Digitalisierung geschaffen werden. Dies betrifft neben einer entsprechenden Infrastruktur auch (Daten-)Sicherheitsaspekte und Nutzerfreundlichkeit. Eine weitere Ebene stellt die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt: Hier geht es um vor allem um Kompetenzaufbau und Wissensmanagement. Abschließend ist Führung ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Digitalisierung. Hauptzielsetzung ist hier, die Digitalisierung mit Sinn zu erfüllen und diesen – zusammen mit den Leitplanken – zu kommunizieren.
Diese Veränderungen müssen gemanaged werden, wobei u.a. folgende Aufgaben anfallen:
• Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes
• Sicherstellung der Einbindung der Mitarbeitenden in den Transformationsprozess
• Aufbau entsprechender Infrastruktur für Wissensmanagement und Schulungen
• Etablierung eines Ideenmanagements im Hinblick auf einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
• Etablierung von Governance-Strukturen zur Umsetzung der digitalen Transformation