Beratervertrag - Begleitung der Digitalen Transformation beim Da-Di-Werk
Zentrale Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg für den Eigenbetrieb für Gebäudemanagement des Landkreises Darm
Das Da-Di-Werk plant in den kommenden Jahren sämtliche Geschäftsprozesse auf Digitalisierbarkeit zu überprüfen und gegebenenfalls zu digitalisieren. Im Rahmen dieser digitalen Transformation sollen alle Prozesse erfasst, strukturiert und daraufhin überprüft werden, ob eine Digitalisierung sinnvoll und technisch machbar ist. Ziel ist die Erarbeitung eines kohärenten Gesamtprozesses, in den auch schon bestehende digitale Lösungen eingebunden werden. Dadurch erwartet sich das Da-Di-Werk neben einer Produktivitäts- und Effizienzsteigerung auch eine erhöhte Flexibilität und Agilität. Auch möchte das Da-Die-Werk auf sich verändernde Kunden- und Geschäftspartnerbedürfnisse eingehen sowie der sich verändernden Gesetzeslage (bspw. im Hinblick auf eRechnung und eAkte) Rechnung tragen.
Die Digitalisierung soll dabei entlang des klassischen Optimierungsdreiklangs ausgerichtet werden: Digitalisierung nicht als Selbstzweck, sondern als Grundlage für sinnhafte Automatisierung und Vernetzung.
In einigen Teilbereichen des Da-Di-Werks sind bereits Prozesse digitalisiert. Fokus lag hier in den letzten Monaten auf den Abrechnungsprozessen. Das Da-Di-Werk empfängt seit November 2022 elektronische Rechnungen und bearbeitet diese in einem digitalen Workflow. Führendes System ist die CAFM-Software Speedikon FM. Diese soll nun um eine Workflow- bzw. Dokumenten-Management-Software (WMS/DMS) ergänzt werden. Das auszuschreibende System soll als Basis für Prozessdigitalisierung neben Speedikon dienen und die Umsetzung einer nutzerfreundlichen elektronischen Aktenführung ermöglichen. Weitere zentrale Bausteine der Digitalen Transformation in den nächsten Jahren ist die Umsetzung des digitalen Baurechnungsprozesses, die Digitalisierung der Beschaffung und die Einführung elektronischer Signaturen. Methodische Anforderungen ergeben sich aus der Erstellung und fortlaufenden Entwicklung einer Verfahrensdokumentation, einer zugehörigen Digitalisierungsroadmap sowie dem Aufbau eines Prozesskatalogs. Im Rahmen des Change-Managements bestehen wesentliche Aufgaben im Aufbau einer geeigneten Schulungsplattform sowie der Verankerung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
Zur Begleitung dieser Vorhaben wird nach Auftragserteilung ein Bearbeitungszeitraum von ca. 28 Monate angesetzt. Hierfür wird ein entsprechend qualifiziertes Beratungsunternehmen gesucht.
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-06-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-05-12.
AnbieterDie folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum | Dokument |
|---|---|
| 2023-05-12 | Auftragsbekanntmachung |
| 2023-05-25 | Ergänzende Angaben |
| 2023-09-26 | Bekanntmachung über vergebene Aufträge |
Auftragsbekanntmachung (2023-05-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Software-Beratung
Referenznummer: 00-09-000/23003311/A23/PH
Kurze Beschreibung:
“Das Da-Di-Werk plant in den kommenden Jahren sämtliche Geschäftsprozesse auf Digitalisierbarkeit zu überprüfen und gegebenenfalls zu digitalisieren. Im...”
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Software-Beratung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Darmstadt-Dieburg 🏙️
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Zentrale Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg für den Eigenbetrieb für Gebäudemanagement des Landkreises Darmstadt-Dieburg Rheinstraße 91 | 64295 Darmstadt
Postanschrift: Jägertorstraße 207
Postleitzahl: 64289
Postort: Darmstadt
Kontakt
Internetadresse: http://www.ladadi.de 🌏
E-Mail: zavs@ladadi.de 📧
Telefon: +49 61518811535 📞
Fax: +49 61518812484 📠
URL der Dokumente: http://www.subreport.de/E42834798 🌏
URL der Teilnahme: http://www.subreport.de/E42834798 🌏
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-12 📅
Einreichungsfrist: 2023-06-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 095-292811
ABl. S-Ausgabe: 95
Zusätzliche Informationen
“Achtung: Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform subreport ELViS abzugeben. Teilnahmeanträge...”
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Das Da-Di-Werk plant in den kommenden Jahren sämtliche Geschäftsprozesse auf Digitalisierbarkeit zu überprüfen und gegebenenfalls zu digitalisieren. Im...”
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“Die Digitalisierung soll dabei entlang des klassischen Optimierungsdreiklangs ausgerichtet werden: Digitalisierung nicht als Selbstzweck, sondern als...”
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“In einigen Teilbereichen des Da-Di-Werks sind bereits Prozesse digitalisiert. Fokus lag hier in den letzten Monaten auf den Abrechnungsprozessen. Das...”
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“Zur Begleitung dieser Vorhaben wird nach Auftragserteilung ein Bearbeitungszeitraum von ca. 28 Monate angesetzt. Hierfür wird ein entsprechend...”
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Geschätzter Gesamtwert: 576 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
“Umsetzung elektronische Baurechnungen”
“Basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU werden alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland sowohl zum Empfang als auch zur Verarbeitung von...”
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“• Ist-Prozess Erhebung”
“• Herausarbeiten von Optimierungspotenzialen und Entwicklung Soll-Prozess”
“• Prozessmodellierung und -beschreibung”
“• Szenarien zur Umsetzung (technische/organisatorisch) und Bewertung”
“• Erstellung Fachkonzept”
“• Testmanagement bei Umsetzung in Systemen”
“• Lieferantenansprache”
“• Schulungen”
“• Digitalisierung von Signaturen, von Aufträgen, Vertragsmanagement, Rechnungsausgang”
“Prozesse”
“Neben den technischen Aspekten, die üblicherweise durch Erhebung funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen berücksichtigt werden und wesentlicher...”
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“Die zentrale Fragestellung lautet hierbei, welche Prozesse zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang digitalisiert und in Verbindung mit einer...”
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“Des Weiteren von zentraler Bedeutung ist die Erstellung eines Aktenplans. Der Aktenplan und die zugehörige Ablagestruktur bilden die Grundlage für das...”
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“Zusammengefasst fallen in diesem Arbeitspaket folgende Aufgaben an:”
“• Strategieentwicklung Prozessdigitalisierung”
“• Entwicklung Prozess-Landkarte”
“• Priorisierung und Roadmap”
“• Erstellung und Pflege Prozesskatalog”
“• Prozessmodellierung und -beschreibung nach BPNM 2.0”
“• Umsetzung elektronische Aktenführung”
“• Verfahrensdokumentation”
“• Feinkonzeption und Testmanagement bei Umsetzung in Systemen”
“• Ggf. Schulungen”
“Ausschreibung und Einführung WMS/DMS”
“Das mit diesem Projekt einzuführende WMS/DMS leistet einen wesentlichen strategischen Beitrag im Hinblick auf das Zielbild einer modernen, digitalisierten...”
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“Da-Di-Werks insgesamt. Dokumente werden künftig überwiegend elektronisch erfasst, bearbeitet, ausgetauscht und archiviert. So können Mitarbeitende die für...”
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“Entsprechende Software soll im Jahr 2023 beschafft und eingeführt werden. Hierbei fallen u.a. folgende Aufgaben an:”
“• Projektbegleitung von Ausschreibung bis Einführung”
“• Modellierung und Beschreibung von 2-3 initial umzusetzenden”
“• Prozessen”
“• Anforderungsbeschreibung und Aufbereitung in Form eines Anforderungskatalogs”
“• Erstellung Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix”
“• Beantwortung von Bieterfragen”
“• Angebotsbewertung”
“• Begleitung Anbieterpräsentationen”
“• Erstellung Vergabeempfehlung”
“• Testmanagement und Abnahme”
“• Umsetzung Langzeitarchivierung”
“• Begleitung der Alt-Daten Migration”
“Projektsteuerung und Change-Management”
“Da die Projektleitungen der jeweiligen Arbeitspakete teilweise mit Ressourcenengpässen konfrontiert sind, wird auch eine Unterstützung beim...”
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“• Projektmanagement (auch agil)”
“• Coaching der Projektleitung”
“Um die Mitarbeitenden in den Transformationsprozess einzubinden, gilt es ein entsprechendes Veränderungsmanagement zu installieren. Verschiedene Faktoren...”
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“Diese Veränderungen müssen gemanaged werden, wobei u.a. folgende Aufgaben anfallen:”
“• Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes”
“• Sicherstellung der Einbindung der Mitarbeitenden in den Transformationsprozess”
“• Aufbau entsprechender Infrastruktur für Wissensmanagement und Schulungen”
“• Etablierung eines Ideenmanagements im Hinblick auf einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess”
“• Etablierung von Governance-Strukturen zur Umsetzung der digitalen Transformation”
Geschätzter Wert ohne MwSt: 576 000 EUR 💰
Dauer: 28 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
“Beschreibung der Verlängerungen 28 Monate nach Projektstart besteht die Option auf Verlängerung:”
“Der Vertrag kann optional einmalig um weitere 24 Monate verlängert werden. Bei einer optionalen Verlängerung gelten die gleichen Tagessätze bzw. Stundensätze.”
Beschreibung der Optionen:
“(siehe Ziffer II.2.7: Verlängerungsoption)”
Zusätzliche Informationen:
“Achtung: Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform subreport ELViS abzugeben. Teilnahmeanträge...”
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“sind nicht zugelassen.”
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Ort der Leistungserbringung ist das Da-Di-Werk Gebäudemanagement in der Rheinstraße 91 in Darmstadt. Mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung und...”
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“Einsatzort: Da-Di- Werk, Rheinstraße 91 | 64295 Darmstadt.”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“Handelsregisterauszug für juristische Personen”
Technische und berufliche Fähigkeiten:
“Siehe auch Ziffer II.2.9”
“- Vorlage vergleichbarer Referenzprojekte”
“- Vorlage von Zertifizierungen in Projektmanagementmethoden (bevorzugt PRINCE2® und SCRUM)”
“- Expertise in einem oder mehreren Standards im Kontext Projekt- und Qualitätsmanagement (z. B. DIN ISO 10006 Qualitätsmanagement in Projekten, DIN ISO 9001...”
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“- Unternehmensgröße”
“Anforderungen an die Beratenden”
“Gegenstand der externen Beratung ist eine entgeltliche Leistung auf vertraglicher Basis, die dem Ziel dient, im Hinblick auf konkrete...”
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Mindeststandards:
“Es müssen mindestens 8 vergleichbare Referenzprojekte bei Kunden der öffentlichen Verwaltung vorgelegt werden.”
“Unternehmensgröße (mindestens 20 Mitarbeitende)”
“Das eingesetzte Beraterteam muss über folgende Kenntnisse und Erfahrungen verfügen:”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung bei der Erarbeitung von Digitalisierungsstrategien/-Roadmaps in der öffentlichen Verwaltung”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Begleitung von Ausschreibungsverfahren von WMS/DMS in der öffentlichen Verwaltung”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Begleitung der Umsetzung von fachlichen Anforderungen in systemtechnische Strukturen, insbesondere...”
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“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Prozessanalyse (Prozessaufnahme, -modellierung nach BPMN und -optimierung)”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Umsetzung von elektronischen Beschaffungs- und Abrechnungsprozessen in der öffentlichen Verwaltung”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung der Umsetzung des Standards XRechnung”
“• Tiefgehende Kenntnisse zum Thema elektronische Signaturen”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung sowohl in klassischen als auch in agilen Projektmanagementmethoden (Zertifizierung in...”
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“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung im Change-Management (Zertifizierung erwünscht)”
“• Erfahrungen in der beratenden Unterstützung von Organisationen des Gebäudemanagements”
“• Tiefgehende Kenntnisse der öffentlichen Verwaltung, ihrer Organisation und Funktionsweise”
“• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift”
Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Nach erfolgter Prüfung der eingereichten Bewerbungen anhand der nachfolgend beschriebenen Auswahlkriterien/Eignungskriterien sollen die 3-5 Bewerber...”
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“Die Auswahl erfolgt anhand einer vergleichenden Bewertung der eingereichten Teilnahmeanträge und den erfüllten Auswahlkriterien.”
“• Es müssen mindestens 8 vergleichbare Referenzprojekte bei Kunden der öffentlichen Verwaltung vorgelegt werden. Beispielprojekte wären hier z.B....”
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“(Weitere Projekte werden mit als Bonus vergütet)”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung sowohl in klassischen als auch in agilen Projektmanagementmethoden (Zertifizierung in...”
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“• Expertise in einem oder mehreren Standards im Kontext mit Projekt- und Qualitätsmanagement (z. B. DIN ISO 10006 Qualitätsmanagement in Projekten, DIN ISO...”
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“• Unternehmensgröße (mindestens 20 Mitarbeitende)”
“Ist die Anzahl der geeigneten Bewerber größer als die festgelegte Höchstzahl der Bieter im Verfahren, so entscheidet das Los.”
Justification for the framework agreement:
“Es ist eine Verlängerungsoption vorbehalten (sh. Ziffer II.2.7) Die Verlängerungsoption wird dadurch begründet, dass nach Umsetzung der Projektziele gegeben...”
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Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
“Es ist eine Verlängerungsoption vorbehalten (sh. Ziffer II.2.7) Die Verlängerungsoption wird dadurch begründet, dass nach Umsetzung der Projektziele gegeben...”
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:40
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-09-29 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept & Herangehensweise
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35
50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projekt-Team
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 35
Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Auftragsvergabestelle
Adresse des Käuferprofils: www.subreport-elvis.de 🌏
Dokumente URL: www.subreport.de/E42834798 🌏
URL der Teilnahme: www.subreport.de/E42834798 🌏
URL der Dokumente: www.subreport.de/E42834798 🌏
Referenz
Zusätzliche Informationen
“• Bewerbungen von Bewerbergemeinschaften und/oder die Benennung von Nachunternehmern (NU) sind zugelassen.”
“• Bewerbergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen und eine von sämtlichen Mitgliedern unterschriebene...”
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“• Möchte sich der Bewerber zum Nachweis seiner Eignung (wirtschaftlich, finanziell, technisch, beruflich) anderer Unternehmen bedienen, so muss er Art und...”
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“• Möchte der Bewerber Teile der Leistungen durch NU erbringen lassen, so sind diese nach Art und Umfang in dem Formblatt Verzeichnis Nachunternehmer/...”
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“• Die erforderlichen Angaben, Erklärungen, sowie Nachweise zur Eignung des Bewerbers sind im Falle von Bewerbergemeinschaften, sowie bei einem vorgesehenen...”
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“• Der Auftraggeber kann vom Bieter eine Urkalkulation elektronisch in einer vor der Einsichtnahme Dritter geschützten Form oder in einem gesonderten...”
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“• Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und/oder Verurteilungen wird mit der Abgabe des Teilnahmeantrags versichert. Die Nachforderung von Nachweisen...”
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“• Die Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) zur Tariftreue und Mindestlohnpflicht (nach §§ 4 bis 6 HVTG ist mit...”
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“• Die Eigenerklärung RU-Sanktionen bei der Vergabe ist ebenfalls von allen Bewerbern und den Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag...”
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“• Vergaberechtsrelevante Mehrfachbeteiligungen, die zu einem Verstoß gegen den Geheimwettbewerb führen, sind unzulässig. Die Bewerber müssen im...”
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“• Die Bewerbungsunterlagen können ausschließlich digital und kostenlos unter www.subreport.de/E42834798 heruntergeladen werden. Alle weiteren Informationen...”
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“• Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen über die Funktion „Bewerbung/Angebot abgegeben“ elektronisch via: www.subreport.de”
“• Es werden nur Bewerbungen mit fristgerecht eingereichtem, vollständig ausgefülltem und ordnungsgemäß in Textform nach § 126b BGB erstelltem...”
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“• Bewerbungen nur für Teilleistungen führen zum Ausschluss der Bewerbung.”
“• Zur Bewerbung sind zwingend die vom Auftraggeber vorgegebenen Vergabeunterlagen zu verwenden.”
“• Rückfragen zu den zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen (1. Phase des Verfahrens) sind bis spätestens 02.06.2023 per E-Mail an zavs@ladadi.de oder...”
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Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“Sieht sich ein Bewerber oder Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn...”
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“Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur...”
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“Teilt der Auftraggeber dem Bewerber oder Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, oder bleibt er untätig, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von...”
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“Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert.”
“Ein Vertrag darf bei elektronischer Übermittlung erst 10 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Die...”
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“Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag...”
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“Die Unwirksamkeit einer Auftragserteilung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30...”
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Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Quelle: OJS 2023/S 095-292811 (2023-05-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Software-Beratung
Referenznummer: 00-09-000/23003311/A23/PH
Kurze Beschreibung:
“Das Da-Di-Werk plant in den kommenden Jahren sämtliche Geschäftsprozesse auf Digitalisierbarkeit zu überprüfen und gegebenenfalls zu digitalisieren. Im...”
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Software-Beratung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Darmstadt-Dieburg 🏙️
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Zentrale Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg für den Eigenbetrieb für Gebäudemanagement des Landkreises Darmstadt-Dieburg Rheinstraße 91 | 64295 Darmstadt
Postanschrift: Jägertorstraße 207
Postleitzahl: 64289
Postort: Darmstadt
Kontakt
Internetadresse: http://www.ladadi.de 🌏
E-Mail: zavs@ladadi.de 📧
Telefon: +49 61518811535 📞
Fax: +49 61518812484 📠
URL der Dokumente: http://www.subreport.de/E42834798 🌏
URL der Teilnahme: http://www.subreport.de/E42834798 🌏
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-12 📅
Einreichungsfrist: 2023-06-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 095-292811
ABl. S-Ausgabe: 95
Zusätzliche Informationen
“Achtung: Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform subreport ELViS abzugeben. Teilnahmeanträge...”
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Das Da-Di-Werk plant in den kommenden Jahren sämtliche Geschäftsprozesse auf Digitalisierbarkeit zu überprüfen und gegebenenfalls zu digitalisieren. Im...”
“Die Digitalisierung soll dabei entlang des klassischen Optimierungsdreiklangs ausgerichtet werden: Digitalisierung nicht als Selbstzweck, sondern als...”
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“In einigen Teilbereichen des Da-Di-Werks sind bereits Prozesse digitalisiert. Fokus lag hier in den letzten Monaten auf den Abrechnungsprozessen. Das...”
“Zur Begleitung dieser Vorhaben wird nach Auftragserteilung ein Bearbeitungszeitraum von ca. 28 Monate angesetzt. Hierfür wird ein entsprechend...”
Kurze Beschreibung:
“Umsetzung elektronische Baurechnungen”
“Basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU werden alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland sowohl zum Empfang als auch zur Verarbeitung von...”
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“• Ist-Prozess Erhebung”
“• Herausarbeiten von Optimierungspotenzialen und Entwicklung Soll-Prozess”
“• Prozessmodellierung und -beschreibung”
“• Szenarien zur Umsetzung (technische/organisatorisch) und Bewertung”
“• Erstellung Fachkonzept”
“• Testmanagement bei Umsetzung in Systemen”
“• Lieferantenansprache”
“• Schulungen”
“• Digitalisierung von Signaturen, von Aufträgen, Vertragsmanagement, Rechnungsausgang”
“Prozesse”
“Neben den technischen Aspekten, die üblicherweise durch Erhebung funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen berücksichtigt werden und wesentlicher...”
“Die zentrale Fragestellung lautet hierbei, welche Prozesse zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang digitalisiert und in Verbindung mit einer...”
“Des Weiteren von zentraler Bedeutung ist die Erstellung eines Aktenplans. Der Aktenplan und die zugehörige Ablagestruktur bilden die Grundlage für das...”
“Zusammengefasst fallen in diesem Arbeitspaket folgende Aufgaben an:”
“• Strategieentwicklung Prozessdigitalisierung”
“• Entwicklung Prozess-Landkarte”
“• Priorisierung und Roadmap”
“• Erstellung und Pflege Prozesskatalog”
“• Prozessmodellierung und -beschreibung nach BPNM 2.0”
“• Umsetzung elektronische Aktenführung”
“• Verfahrensdokumentation”
“• Feinkonzeption und Testmanagement bei Umsetzung in Systemen”
“• Ggf. Schulungen”
“Ausschreibung und Einführung WMS/DMS”
“Das mit diesem Projekt einzuführende WMS/DMS leistet einen wesentlichen strategischen Beitrag im Hinblick auf das Zielbild einer modernen, digitalisierten...”
“Da-Di-Werks insgesamt. Dokumente werden künftig überwiegend elektronisch erfasst, bearbeitet, ausgetauscht und archiviert. So können Mitarbeitende die für...”
“Entsprechende Software soll im Jahr 2023 beschafft und eingeführt werden. Hierbei fallen u.a. folgende Aufgaben an:”
“• Projektbegleitung von Ausschreibung bis Einführung”
“• Modellierung und Beschreibung von 2-3 initial umzusetzenden”
“• Prozessen”
“• Anforderungsbeschreibung und Aufbereitung in Form eines Anforderungskatalogs”
“• Erstellung Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix”
“• Beantwortung von Bieterfragen”
“• Angebotsbewertung”
“• Begleitung Anbieterpräsentationen”
“• Erstellung Vergabeempfehlung”
“• Testmanagement und Abnahme”
“• Umsetzung Langzeitarchivierung”
“• Begleitung der Alt-Daten Migration”
“Projektsteuerung und Change-Management”
“Da die Projektleitungen der jeweiligen Arbeitspakete teilweise mit Ressourcenengpässen konfrontiert sind, wird auch eine Unterstützung beim...”
“• Projektmanagement (auch agil)”
“• Coaching der Projektleitung”
“Um die Mitarbeitenden in den Transformationsprozess einzubinden, gilt es ein entsprechendes Veränderungsmanagement zu installieren. Verschiedene Faktoren...”
“Diese Veränderungen müssen gemanaged werden, wobei u.a. folgende Aufgaben anfallen:”
“• Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes”
“• Sicherstellung der Einbindung der Mitarbeitenden in den Transformationsprozess”
“• Aufbau entsprechender Infrastruktur für Wissensmanagement und Schulungen”
“• Etablierung eines Ideenmanagements im Hinblick auf einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess”
“• Etablierung von Governance-Strukturen zur Umsetzung der digitalen Transformation”
Dauer: 28 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
“Beschreibung der Verlängerungen 28 Monate nach Projektstart besteht die Option auf Verlängerung:”
“Der Vertrag kann optional einmalig um weitere 24 Monate verlängert werden. Bei einer optionalen Verlängerung gelten die gleichen Tagessätze bzw. Stundensätze.”
Beschreibung der Optionen:
“(siehe Ziffer II.2.7: Verlängerungsoption)”
Zusätzliche Informationen:
“Achtung: Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform subreport ELViS abzugeben. Teilnahmeanträge...”
“sind nicht zugelassen.”
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Ort der Leistungserbringung ist das Da-Di-Werk Gebäudemanagement in der Rheinstraße 91 in Darmstadt. Mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung und...”
“Einsatzort: Da-Di- Werk, Rheinstraße 91 | 64295 Darmstadt.”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“Handelsregisterauszug für juristische Personen”
Technische und berufliche Fähigkeiten:
“Siehe auch Ziffer II.2.9”
“- Vorlage vergleichbarer Referenzprojekte”
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“- Vorlage von Zertifizierungen in Projektmanagementmethoden (bevorzugt PRINCE2® und SCRUM)”
“- Expertise in einem oder mehreren Standards im Kontext Projekt- und Qualitätsmanagement (z. B. DIN ISO 10006 Qualitätsmanagement in Projekten, DIN ISO 9001...”
“- Unternehmensgröße”
“Anforderungen an die Beratenden”
“Gegenstand der externen Beratung ist eine entgeltliche Leistung auf vertraglicher Basis, die dem Ziel dient, im Hinblick auf konkrete...”
“Es müssen mindestens 8 vergleichbare Referenzprojekte bei Kunden der öffentlichen Verwaltung vorgelegt werden.”
“Unternehmensgröße (mindestens 20 Mitarbeitende)”
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“Das eingesetzte Beraterteam muss über folgende Kenntnisse und Erfahrungen verfügen:”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung bei der Erarbeitung von Digitalisierungsstrategien/-Roadmaps in der öffentlichen Verwaltung”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Begleitung von Ausschreibungsverfahren von WMS/DMS in der öffentlichen Verwaltung”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Begleitung der Umsetzung von fachlichen Anforderungen in systemtechnische Strukturen, insbesondere...”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Prozessanalyse (Prozessaufnahme, -modellierung nach BPMN und -optimierung)”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Umsetzung von elektronischen Beschaffungs- und Abrechnungsprozessen in der öffentlichen Verwaltung”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung der Umsetzung des Standards XRechnung”
“• Tiefgehende Kenntnisse zum Thema elektronische Signaturen”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung sowohl in klassischen als auch in agilen Projektmanagementmethoden (Zertifizierung in...”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung im Change-Management (Zertifizierung erwünscht)”
“• Erfahrungen in der beratenden Unterstützung von Organisationen des Gebäudemanagements”
“• Tiefgehende Kenntnisse der öffentlichen Verwaltung, ihrer Organisation und Funktionsweise”
“• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift”
Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Nach erfolgter Prüfung der eingereichten Bewerbungen anhand der nachfolgend beschriebenen Auswahlkriterien/Eignungskriterien sollen die 3-5 Bewerber...”
“Die Auswahl erfolgt anhand einer vergleichenden Bewertung der eingereichten Teilnahmeanträge und den erfüllten Auswahlkriterien.”
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“• Es müssen mindestens 8 vergleichbare Referenzprojekte bei Kunden der öffentlichen Verwaltung vorgelegt werden. Beispielprojekte wären hier z.B....”
“(Weitere Projekte werden mit als Bonus vergütet)”
“• Tiefgehende Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung sowohl in klassischen als auch in agilen Projektmanagementmethoden (Zertifizierung in...”
“• Expertise in einem oder mehreren Standards im Kontext mit Projekt- und Qualitätsmanagement (z. B. DIN ISO 10006 Qualitätsmanagement in Projekten, DIN ISO...”
“• Unternehmensgröße (mindestens 20 Mitarbeitende)”
“Ist die Anzahl der geeigneten Bewerber größer als die festgelegte Höchstzahl der Bieter im Verfahren, so entscheidet das Los.”
“Es ist eine Verlängerungsoption vorbehalten (sh. Ziffer II.2.7) Die Verlängerungsoption wird dadurch begründet, dass nach Umsetzung der Projektziele gegeben...”
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
“Es ist eine Verlängerungsoption vorbehalten (sh. Ziffer II.2.7) Die Verlängerungsoption wird dadurch begründet, dass nach Umsetzung der Projektziele gegeben...”
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:40
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-09-29 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept & Herangehensweise
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35
50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projekt-Team
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 35
Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Auftragsvergabestelle
Adresse des Käuferprofils: www.subreport-elvis.de 🌏
Dokumente URL: www.subreport.de/E42834798 🌏
URL der Teilnahme: www.subreport.de/E42834798 🌏
URL der Dokumente: www.subreport.de/E42834798 🌏
Referenz
Zusätzliche Informationen
“• Bewerbungen von Bewerbergemeinschaften und/oder die Benennung von Nachunternehmern (NU) sind zugelassen.”
“• Bewerbergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen und eine von sämtlichen Mitgliedern unterschriebene...”
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“• Möchte sich der Bewerber zum Nachweis seiner Eignung (wirtschaftlich, finanziell, technisch, beruflich) anderer Unternehmen bedienen, so muss er Art und...”
“• Möchte der Bewerber Teile der Leistungen durch NU erbringen lassen, so sind diese nach Art und Umfang in dem Formblatt Verzeichnis Nachunternehmer/...”
“• Die erforderlichen Angaben, Erklärungen, sowie Nachweise zur Eignung des Bewerbers sind im Falle von Bewerbergemeinschaften, sowie bei einem vorgesehenen...”
“• Der Auftraggeber kann vom Bieter eine Urkalkulation elektronisch in einer vor der Einsichtnahme Dritter geschützten Form oder in einem gesonderten...”
“• Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und/oder Verurteilungen wird mit der Abgabe des Teilnahmeantrags versichert. Die Nachforderung von Nachweisen...”
“• Die Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) zur Tariftreue und Mindestlohnpflicht (nach §§ 4 bis 6 HVTG ist mit...”
“• Die Eigenerklärung RU-Sanktionen bei der Vergabe ist ebenfalls von allen Bewerbern und den Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag...”
“• Vergaberechtsrelevante Mehrfachbeteiligungen, die zu einem Verstoß gegen den Geheimwettbewerb führen, sind unzulässig. Die Bewerber müssen im...”
“• Die Bewerbungsunterlagen können ausschließlich digital und kostenlos unter www.subreport.de/E42834798 heruntergeladen werden. Alle weiteren Informationen...”
“• Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen über die Funktion „Bewerbung/Angebot abgegeben“ elektronisch via: www.subreport.de”
“• Es werden nur Bewerbungen mit fristgerecht eingereichtem, vollständig ausgefülltem und ordnungsgemäß in Textform nach § 126b BGB erstelltem...”
“• Bewerbungen nur für Teilleistungen führen zum Ausschluss der Bewerbung.”
“• Zur Bewerbung sind zwingend die vom Auftraggeber vorgegebenen Vergabeunterlagen zu verwenden.”
“• Rückfragen zu den zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen (1. Phase des Verfahrens) sind bis spätestens 02.06.2023 per E-Mail an zavs@ladadi.de oder...”
Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“Sieht sich ein Bewerber oder Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn...”
“Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur...”
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“Teilt der Auftraggeber dem Bewerber oder Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, oder bleibt er untätig, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von...”
“Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert.”
“Ein Vertrag darf bei elektronischer Übermittlung erst 10 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Die...”
“Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag...”
“Die Unwirksamkeit einer Auftragserteilung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30...”
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Quelle: OJS 2023/S 095-292811 (2023-05-12)
Ergänzende Angaben (2023-05-25)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 102-322432
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 095-292811
ABl. S-Ausgabe: 102
Quelle: OJS 2023/S 102-322432 (2023-05-25)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 102-322432
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 095-292811
ABl. S-Ausgabe: 102
Quelle: OJS 2023/S 102-322432 (2023-05-25)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-09-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 980571.43 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 188-589663
ABl. S-Ausgabe: 188
Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-09-26 📅
Name: Bonpago GmbH
Postanschrift: Wildunger Straße 6a
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60487
Land: Deutschland 🇩🇪
Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 980571.43 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2023/S 188-589663 (2023-09-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 980571.43 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 188-589663
ABl. S-Ausgabe: 188
Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-09-26 📅
Name: Bonpago GmbH
Postanschrift: Wildunger Straße 6a
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60487
Land: Deutschland 🇩🇪
Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 980571.43 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2023/S 188-589663 (2023-09-26)
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