Beratung, Entwicklung und Betriebsunterstützung des eProcurement-Systems IVALUA der EnBW

Kurze Beschreibung

Bei der EnBW wurde im Jahr 2021 das eProcurement System Ivalua eingeführt. Derzeitig befindet sich die eProcurement Implementierung mit Ivalua in der After-Go-Live Phase. Ivalua wird für mehrere Gesellschaften des EnBW-Konzerns von ca. 5.800 Anforderern sowie im zentralen Einkaufsbereich von ca. 320 Einkäufern verwendet.

Weitere Integrationen mit Drittsystemen sind geplant.

Für die Betriebsphase werden bis zu zwei neuen Dienstleistern für die technologische und fachliche Betreuung gesucht, die die Einkaufsorganisation sowie die IT-Organisation auf dem Weg zu einer Self-Service Organisation unterstützen sollen.

Auch in der Betriebsphase soll die Ivalua Umgebung weiterentwickelt werden. Ein weiterer Fokus steht auf der Stabilisierung der Systemumgebung sowie der Steigerung der Anwenderzufriedenheit mit dem System und den implementierten Prozessen.

Mittelfristig soll die Anwenderorganisation und Systembetreuung sowohl hinsichtlich Wartung und Betrieb als auch innerhalb von Weiterentwicklungsinitiativen selbstständig in der Lage sein, alle zukünftige Herausforderungen ganzheitlich zu bewältigen.

Die EnBW hat einen wiederkehrenden Bedarf an Beraterdienstleistungen und Betriebsunterstützung in der After-Go-Live Phase und beabsichtigt daher die Beauftragung von geeigneten Dienstleistern.

Die abzuschließenden Rahmenverträge mit den Dienstleistern gelten für die EnBW sowie für sämtliche nach §§ 15 ff. AktG aktuelle und künftige Unternehmen. Basierend auf den Rahmenverträgen kommen durch Abrufe projektspezifische Einzelverträge im Dienst- oder Werkvertragsverhältnis zustande.

Zusätzliche Informationen

1. Zeitzone

Für alle Zeitangaben gilt die Zeitzone MESZ / MEZ.

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2. Vergabeplattform tender24

Das ausschreibende Unternehmen nutzt für dieses Vergabeverfahren die Vergabeplattform tender24 (https://www.tender24.de). Die Nutzung von tender24 steht den Bewerbern bzw. Bietern kostenlos zur Verfügung. Folgendes ist zu beachten:

- Am Vergabeverfahren können Unternehmen nur teilnehmen, wenn sie sich auf tender24 registriert haben. Die Registrierung ist auch Voraussetzung für die Einreichung von Fragen zur Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen und den Empfang hierauf bezogener Antworten des ausschreibenden Unternehmens. Die Registrierung ist für die Unternehmen kostenlos möglich.

- Es wird den Unternehmen empfohlen, schon frühzeitig den Zugriff auf die tender24-Plattform und dessen Bedienbarkeit zu prüfen. Sollte es zu Problemen kommen, steht den Bewerbern bzw. Bietern der Bieter-Support unter https://www.tender24.de/kontakt zur Verfügung.

- Die Kommunikation zwischen dem ausschreibenden Unternehmen und interessierten oder teilnehmenden Unternehmen erfolgt grundsätzlich über tender24 und das AI Bietercockpit.

- Sämtliche Unterlagen werden im Rahmen dieses Vergabeverfahrens über tender24 und das AI Bietercockpit zur Verfügung gestellt bzw. ausgetauscht.

- Die Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten ist ausschließlich mittels dem Bietercockpit über tender24 zulässig. Im AI Bietercockpit sind Teilnahmeanträge unter der Rubrik Teilnahmeanträge und Angebote unter der Rubrik Angebote im betreffenden Verfahren einzureichen.

- Im Menüpunkt Teilnahmeanträge bzw. Angebote wird das kostenlose AI Bietercockpit bereitgestellt, welches eine separate Installation erfordert. Voraussetzung für die Nutzung des Bietercockpit ist eine entsprechende Java-Laufzeitumgebung (AI Weblauncher). Diese wird Ihnen kostenfrei unter https://www.bietercockpit.de/install.html zur Verfügung gestellt, sofern diese nicht bereits auf dem Rechner installiert ist. Je nach Betriebsumgebung sind für die Installation der Laufzeitumgebung bzw. des Bietercockpits u. U. administrative Rechte erforderlich.

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3. Allgemeine Hinweise zur Einreichung von Unterlagen

Bei der Bearbeitung und Erstellung von Unterlagen im Rahmen der Teilnahmeanträge bzw. der Angebote sind folgende Anforderungen zu beachten:

- Alle Dokumente müssen in einem der folgenden Formate bereitgestellt werden: docx, xlsx, pdf. Zudem sind alle Dokumente gesamtheitlich komprimiert im zip-Format einzureichen.

- Die einzureichenden Unterlagen sind gemäß den Vorgaben für die Erstellung der Teilnahmeanträge bzw. Angebote zu strukturieren und kenntlich zu machen.

- Die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Dokumente sind sorgfältig zu prüfen und, soweit gefordert, auszufüllen und mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot einzureichen. Falls der vorgesehene Platz in diesen Dokumenten bzw. deren Textfeldern nicht ausreicht, können Dokumente als weitere Anlagen beigefügt werden. Es ist dann zwingend erforderlich, an der entsprechenden Stelle der durch das ausschreibende Unternehmen bereitgestellten Anlagen auf die jeweils zusätzlichen Anlagen des Bewerbers bzw. Bieters zu verweisen.

- Eine unvollständige Einreichung der geforderten Anlagen und Unterlagen mit einem Verweis auf Anlagen und Unterlagen, die z. B. in früheren Bewerbungen eingereicht wurden, ist nicht zulässig.

- Der Versand von Teilnahmeanträgen bzw. dazugehöriger Anlagen und Unterlagen auf einem anderen Weg als über tender24, z. B. per E-Mail, Fax, oder auf postalischem Wege, ist nicht zulässig.

Kurze Beschreibung

Die nachfolgende Leistungsbeschreibung beschreibt im Einzelnen die EnBW-spezifischen Bedürfnisse bei der Abnahme von Entwicklungs- und Betriebsunterstützungsdienstleistungen. Fokus in Los 2 ist die IT-Prozess- und Projektberatung rund um die Steuerung der Entwicklung und der Betriebsunterstützung.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsverfahren ist nur dann zulässig, wenn der Antragsteller unter anderem den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat und der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht wird (vgl. hierzu im einzelnen § 160 Absatz 3 GWB).

Kurze Beschreibung

Bei der EnBW wurde im Jahr 2021 das eProcurement System Ivalua eingeführt. Derzeitig befindet sich die eProcurement Implementierung mit Ivalua in der After-Go-Live Phase. Ivalua wird für mehrere Gesellschaften des EnBW-Konzerns von ca. 5.800 Anforderern sowie im zentralen Einkaufsbereich von ca. 320 Einkäufern verwendet.
Weitere Integrationen mit Drittsystemen sind geplant.

Für die Betriebsphase wird ein Dienstleister für die technologische und fachliche Betreuung gesucht, die die Einkaufsorganisation sowie die IT-Organisation auf dem Weg zu einer Self-Service Organisation unterstützen sollen.

Auch in der Betriebsphase soll die Ivalua Umgebung weiterentwickelt werden. Ein weiterer Fokus steht auf der Stabilisierung der Systemumgebung sowie der Steigerung der Anwenderzufriedenheit mit dem System und den implementierten Prozessen.

Mittelfristig soll die Anwenderorganisation und Systembetreuung sowohl hinsichtlich Wartung und Betrieb als auch innerhalb von Weiterentwicklungsinitiativen selbstständig in der Lage sein, alle zukünftige Herausforderungen ganzheitlich zu bewältigen.

Die EnBW hat einen wiederkehrenden Bedarf an Beraterdienstleistungen und Betriebsunterstützung in der After-Go-Live Phase und beabsichtigt daher die Beauftragung von geeigneten Dienstleistern.

Die abzuschließende Rahmenvertrag mit dem Dienstleister gelten für die EnBW sowie für sämtliche nach §§ 15 ff. AktG aktuelle und künftige Unternehmen. Basierend auf den Rahmenverträgen kommen durch Abrufe projektspezifische Einzelverträge im Dienst- oder Werkvertragsverhältnis zustande.

Beschreibung der Beschaffung

Die nachfolgende Leistungsbeschreibung beschreibt im Einzelnen die EnBW-spezifischen Bedürfnisse bei der Abnahme von Entwicklungs- und Betriebsunterstützungsdienstleistungen. Fokus in Los 2 ist die IT-Prozess- und Projektberatung rund um die Steuerung der Entwicklung und der Betriebsunterstützung.

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Die Betreuung der folgenden fachlichen Streams ist Bestandteil der Leistungserbringung:

1. Supplier Management (SM)

Der Stream Supplier Management ist für die fachliche und technische Ausprägung des Ivalua Moduls Supplier Risk & Performance und folgende Sub-Module:

- Supplier Information Management

- Risk Center

- Performance Evaluation

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2. Tender Management (TM)

Der Stream Tender Management ist für die fachliche und technische Ausprägung des Ivalua Moduls

Sourcing und folgende Sub-Module:

- Sourcing Projects & RFx

- Auctions

- Sourcing Decision Center

- Category Management

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3. Contract Management (CM)

Der Stream Contract Management ist für die fachliche und technische Ausprägung des Ivalua Moduls

Contract Management und folgende Sub-Module:

- Contract Repository

- Contract Authoring

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4. Requisition Management & Oder Management (RM-OM)

Der Stream Requisition Management & Oder Management ist für die fachliche und technische

Ausprägung des Ivalua Moduls eProcurement und folgende Sub-Module:

- Price List & Catalogs

- Purchase Requisitions

- Purchase Orders

- Receiving

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5. Integration

Der Stream Integration nimmt alle Konzepte aus den Fachbereichsanforderungen auf und legt die technische Anforderung zur Umsetzung der Schnittstellen in Ivalua und SAP aus.

Der Scope für diesen Stream ist die Realisierung der Schnittstelle von Ivalua nach SAP-PO und der Schnittstellen von SAP-PO nach Ivalua. Die Restintegration von SAP-PO nach SAP ECC/ S4-HANA wird von der EnBW projektiert und umgesetzt.

Ein weiterer Teil dieses Streams ist die Sicherstellung des Incident Managements (Bug Fixing) und der System Performance, hauptsächlich hinsichtlich der Auffälligkeiten, die im Daten Management oder innerhalb des Integrationsumfangs ersichtlich sind.

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6. Projekt Management Office

Innerhalb des Projekt Managements sind folgende Inhalte Bestandteil der Leistungserbringung:

- Steuerung hinsichtlich Weiterentwicklung und Steuerung der Ressourcen

- Steuerung der Weiterentwicklung und Steuerung der Ressourcen

- Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ivalua Success Manager: Enabling von

Ansprechpartnern, Innovationsmanagement

- Planung Allokation und Steuerung von Entwicklungs- und Upgrade-Sessions sowie Request Fullfillment

- Eskalationsmanagement und Alignment mit EnBW-Einkaufsorganisation

- Zyklische Kommunikation mit SaaS-Stakeholdern im Projekt

- Vollständige Pflege des Ticket-Systems auf Seiten des SaaS-Partners

- Kommunikationsunterstützung in Gremien und im Refinement

- Planung, Durchführung und Steuerung von Lieferleistungen an Saas-Partner (Testumfänge, Anforderungen)

- Hotfix-Betreuung

- Monitoring Service Level Agreements, Prüfung Service Level Reports, Performance

Improvement

- Change-Management und Change Durchführung

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Im Rahmen der Leistungserbringung sind alle Ressourcen seitens des Anbieters sicherzustellen. Diese Ressourcen müssen in der Lage sein, fachlich wie technisch Best Practice Lösungen in die fachlichen Streams einzubringen.

Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung)

Angabe unter "Begründung der Direktvergabe" ist nicht korrekt. Im Rahemen eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahemwettbewerb wurden nach Aufhebung eines Loses alle Bewerber mit diesem Los erneut zur Angebotsangabe ohne Teilnehmerwettbewerb aufgefordert.