Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Kostenstabilisierung und Effizienzsteigerung - SIGMA

Kurze Beschreibung

Auftrags- und Leistungsbeschreibung 1 Ergebnistypen Im Rahmen des Vorhabens SIGMA werden unter Einbindung der externen Beratungsdienstleistungsgesellschaft in zwei Themenfeldern insgesamt 13 Ergebnistypen erarbeitet werden. 1.1 Ergebnistypen im Überblick Das Vorhaben wirkt in zwei Themenfeldern, die für das Erreichen der Ziele des Vorhabens rele-vant sind, wobei innerhalb jedes Themenfelds bestimmte Ergebnistypen zu erarbeiten sein wer-den: I. Themenfeld Sollkosten 2024-2027: Kostenarten-(-gruppen-)differenzierte Festlegung von Sollkosten (d.h. Kostenansätzen, deren Erzielung SAB-intern angestrebt wird und die unterhalb der genehmigten Plankosten für die Geschäftsjahre 2024-2027 liegen. 1. "Benchmark"-basierte Kostenreduktionspotentiale 2024-2027: Unter Einsatz einer vergleichenden Analyse der Istkosten von Bundes-/ Landesförderinstituten fundierte Kostenreduktionspotentiale in den bestehenden Plankostenansätzen ausgewählter Kostenarten(-gruppen) für die Geschäftsjahre 2024-2027 der SAB. 2. Sollkosten-Wertansätze 2024-2027: Wertansätze für die Sollkosten in den ausgewählten Kostenarten(-gruppen) für die Geschäftsjahre 2024-2027. 3. Katalog der Maßnahmen zur Sollkosten-Erzielung 2024-2027: Qualitativ beschriebene, quantitativ bewertete, fundierte und mittels Meilensteinplan terminlich unterlegte Maßnahmen zur Erzielung der angesetzten Sollkosten 2024-2027. 4. Gesamt-"Business Case" der Maßnahmen im Katalog: Abbildung der Umsetzungsaufwendungen und des erwarteten Nutzens der Maßnahmen zur Sollkosten-Erzielung in einem Business Case. II. Themenfeld Sollkosten-optimale Ziel-Prozess- und Ablauforganisation: Feinkonzeption und Operationalisierung einer strategischen Prozessorganisation für die SAB, welche geeignet ist, die zu erzielenden Sollkosten und Planerträge zu generieren. 1. Ziel-Prozessmodell: Ziel-Prozesslandkarte und Ziel-Prozesskatalog für die Geschäftsprozesse der SAB. 2. Operationalisiertes Ziel-Prozessmodell für die IT-Funktion: Definierter Ziel-Leistungskatalog für die IT unter Berücksichtigung der BAIT, validierte Ziel-Wertschöpfungstiefe, definierte Ziel-IT-Prozesse und -IT-Aufbauorganisation sowie Kosten- und Kapazitätsdimensionierung der IT-Funktion. 3. Operationalisiertes Ziel-Prozessmodell für die Ausführungsprozesse der SAB (bis-lang "Zuschussgewährung", "Kreditgewährung", "Einsatz sonstiger Förderinstrumente" und "Einführung Förderprogramme und Pflege Produktportfolio"; zukünftig in Abhängigkeit vom Ziel-Prozessmodell): Festgelegte Prozessleistungskennzahlen ("Process Performance Indicators"/ PPI), definierte und modellierte Ziel-Ausführungsprozesse sowie deren Kapazitätsdimensionierung und Ableitung der Implikationen für die Ziel-Aufbauorganisation der SAB. 4. Operationalisiertes Ziel-Prozessmodell für die Unterstützungsprozesse der SAB (bislang "Treasurygeschäfte/ Fondsvermögen", "Finanzen/ Rechnungswesen", "Notfallmanagement", "Kommunikation" etc.; zukünftig in Abhängigkeit vom Ziel-Prozessmodell): Festgelegte Prozessleistungskennzahlen ("Process Performance Indicators"/ PPI), de-finierte und modellierte Ziel-Unterstützungsprozesse sowie deren Kapazitätsdimensionierung und Ableitung der Implikationen für die Ziel-Aufbauorganisation der SAB. 5. Operationalisiertes Ziel-Prozessmodell für die Überwachungs- und Prüfungsprozesse der SAB (bislang Compliance", "Informationssicherheit", "Revision"; zukünftig in Abhängigkeit vom Ziel-Prozessmodell): Festgelegte Prozessleistungskennzahlen ("Process Performance Indicators"/ PPI), definierte und modellierte Ziel-Überwachungs- und Prüfungsprozesse sowie deren Kapazitätsdimensionierung und Ableitung der Implikationen für die Ziel-Aufbauorganisation der SAB. 6. Operationalisiertes Ziel-Prozessmodell für die Steuerungs- und Führungsprozesse der SAB (bislang "Strategieprozess", "Risiko- und Banksteuerung"; zukünftig in Abhängigkeit vom Ziel-Prozessmodell): Festgelegte Prozessleistungskennzahlen ("Process Performance Indicators"/ PPI), definierte und modellierte Ziel-Steuerungs- und Führungsprozesse sowie deren Kapazitätsdimensionierung und Ableitung der Implikationen für die Ziel-Aufbauorganisation der SAB. 7. Ziel-Aufbauorganisation der SAB: Aus dem operationalisierten Prozessmodell abgeleitetes Ziel-Organigramm einschließlich beschriebener Ziel-Organisationseinheiten unter Angabe des Zusammenspiels mit den übrigen Bestandteilen der Geschäftsarchitektur der SAB. 8. Maßnahmen zur Transformation der Ist- in die strategische Ziel-Prozessorganisation: Darstellung der für die Realisierung der Ziel-Prozessorganisation (Ziel-Prozessmodell, Ziel-Geschäftsprozesse) sowie Ziel-Aufbauorganisation durchzuführenden Maßnahmen. 9. "Business Case" der Maßnahmen zur Transformation in die strategische Ziel-Prozessorganisation: Abbildung der Wirtschaftlichkeitsberechnung jeder empfohlenen Maßnahme zur Transformation in die strategische Ziel-Prozessorganisation.

Beschreibung der Beschaffung

Die Beratungs- und Unterstützungsleistungen werden seit April 2024 durch den Auftragnehmer (AN) erbracht. Dieser wurde nach Durchführung eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gebunden. Der Projektstatus und die enge Einbindung des bisherigen AN erfordern seine weitere Tätigkeit im Projekt bis Ende Dezember 2024 und eine Erhöhung des vorgesehenen Kontingents an Projekttagen. Im Rahmen des Projektes SIGMA werden unter Einbindung des AN in verschiedenen Themenfeldern Ergebnistypen erarbeitet. Das Vorhaben wirkt unter der Mitwirkung des AN unter anderem in zwei Themenfeldern: I. Themenfeld Sollkosten 2024-2027: Kostenarten-(-gruppen-) differenzierte Festlegung von Sollkosten (d.h. Kostenansätzen, deren Erzielung SAB-intern angestrebt wird und die unterhalb der genehmigten Plankosten für die Geschäftsjahre 2024-2027 liegen und entsprechende Maßnahmenableitung. II. Themenfeld Sollkosten-optimale Ziel-Prozess- und Ablauforganisation: Feinkonzeption und Operationalisierung einer strategischen Prozessorganisation für die SAB, welche geeignet ist, die zu erzielenden Sollkosten und Planerträge zu generieren und Ableitung einer Ziel-Aufbauorganisation der SAB. Begründung zur Wahl des Vergabeverfahrens: Die Auftragsänderung bezieht sich im Wesentlichen auf eine notwendige Erhöhung des Kontingents an Projekttagen (100 Projekttage) sowie eine zeitliche Ausweitung der Leistungserbringung um 2 Monate Die geänderten Leistungen umfassen zusätzlich notwendige Leistungen im Rahmen der bereits beauftragen Themenfelder. Es handelt sich um zusätzlich erforderliche Dienstleistungen im Sinne des § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB, die nicht in den ursprünglichen Vergabeunterlagen vorgesehen waren. Ein Wechsel des Auftragnehmers kann aus wirtschaftlichen Gründen nicht erfolgen. Ein Wechsel des Auftragnehmers ist mit erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten für den öffentlichen Auftraggeber verbunden, und zwar aus folgenden Gründen: Der AN hat i. R. seiner bisherigen Tätigkeit alle für die weitere Bearbeitung notwendigen Benchmark-Vergleiche sowie Plankostenansätze notwendigen Daten mit seinen eigenen Methoden, Mitteln und Knowhow erarbeitet. Die dabei erarbeiteten Daten stellen die Grundlage für die daraus abzuleitenden Maßnahmen zur Sollkosten-Erzielung und daraus folgend des Business-Case dar. Die zugrunde liegenden Daten sind vertraulich und Eigentum des AN. Die verwendeten Daten sind wesentlicher Be-standteil der noch ausstehenden Maßnahmenableitung und daraus folgend des Business-Case. Es muss sichergestellt werden, dass die Weiterbearbeitung im I. Themengebiet unter Nutzung des bereits im Projekt eingebrachten Know-How und der Mittel des AN nahtlos fortgeführt bzw. vollendet werden kann. Weiterhin hat der AN im Rahmen seiner bisherigen Tätigkeit im II. Themengebiet umfangreiches Spezialwissen und Kenntnisse der Prozesslandschaft der SAB, für die Unterstützung bei der Erstellung von operationalisierten Prozessmodellen und dem Ziel-Prozessmodell entwickelt, welche unabdingbar für die weitere Bearbeitung sind. Der AN hat mit seinen eigenen Methoden und Mitteln wesentlich an der bisherigen Konzeption der Ziel-Aufbauorganisation der SAB mitgewirkt. Das dadurch aufgebaute Ver-trauen zu entscheidenden Gremien der SAB sowie das dabei eingeflossene Gedankengut der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des AN ist aus technischer Sicht notwendig, um die weiteren Aufgaben im verbleibenden Projektzeitraum umzusetzen. Insbesondere im Themenfeld II wurden zusätzliche Leistungen notwendig welche aus technischen Gründen nur durch den bisherigen AN ausgeführt werden können. Der AN hat mit den beschrieben eigenen Methoden und Mitteln wesentliches Gedankengut und Know-how in die Erarbeitung der - Grundzüge der Strukturelemente der zukünftigen Aufbauorganisation des AG investiert. Es hat sich gezeigt, dass die weitere Ausarbeitung der detaillierten Strukturen, Prozessabhängigkeiten etc. umfangreiche Vorkenntnisse aus den bereits durchgeführten Leistungen benötigen und auch da-für externe Erfahrungen und Mittel und Methoden zur zielgerichteten Definition der Strukturen und Prozesse zwingend notwendig sind. Der AN soll als zusätzliche Leistungen die detaillierte Ausarbeitung der Aufbauorganisation parallel zur Erarbeitung der Ziel-Prozess-Landschaft begleiten, steuern und mit seiner Expertise und Know-how bis zur Entscheidungsreife anreichern. Der AN muss die bereits erarbeiteten Leistungen nahtlos und unter Anwendung der im bisherigen Projektverlauf erworbenen Spezialkenntnis der Organisation des AG weiterführen. Aufgrund der beschriebenen Erfordernisse, wäre ein Wechsel des AN mit erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten verbunden: Ein anderen AN müsste sich zunächst in die bisherigen Ergebnisse des AN einarbeiten, um sicherzustellen, dass er die Leistungen im gegebenen Projektrahmen nahtlos aufnehmen und erbringen kann. Die bedeutet eine Aufarbeitung u. a. der folgenden bis-her erbrachten Leistungen durch den AN Themenfeld I: Fortführung der Sachkostenanalysen und Ableitung von Maßnahmen unter Berücksichtigung aller bereits erbrachten Leistungen und Ergebnisse auf Grundlage der Benchmarkvergleiche anderen LFI, welche als vertrauliche Daten Eigentum des AN sind Themenfeld II: Nahtlose Weiterführung der Erarbeitung der detaillierten Strukturen zur Aufbauorganisation unter Berücksichtigung aller durch den AN bisher vorbereiteten Daten, Erworbenen Kenntnisse der Organisation und Prozesslandschaft des AG Es wird angenommen, dass die Einarbeitung eines neuen AN mindestens 70 Projekttage (PT) in Anspruch nehmen wird (basierend auf den bisher eingesetzten PT des AN und davon 30% Einarbeitungsaufwand). Dies ist in Relation der notwendigen Auftragsänderungen (ca. 98 Projekttage) unverhältnismäßig hoch. Aus dem oben Gesagtem folgt, dass die Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 Nr 2 erfüllt sind. Eine erneute Ausschreibung ist deshalb nicht erforderlich.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YYZHVQW


Die Beratungs- und Unterstützungsleistungen werden seit April 2024 durch den Auftragnehmer (AN) erbracht. Dieser wurde nach Durchführung eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit vorgeschalte-tem Teilnahmewettbewerb gebunden. Der Projektstatus und die enge Einbindung des bisherigen AN erfordern seine weitere Tätigkeit im Projekt bis Ende Dezember 2024 und eine Erhöhung des vorgesehenen Kontingents an Projekttagen. Im Rahmen des Projektes SIGMA werden unter Einbindung des AN in verschiedenen Themenfeldern Ergebnistypen erarbeitet. Das Vorhaben wirkt unter der Mitwirkung des AN unter anderem in zwei Themenfeldern: I. Themenfeld Sollkosten 2024-2027: Kostenarten-(-gruppen-)differenzierte Festlegung von Sollkos-ten (d.h. Kostenansätzen, deren Erzielung SAB-intern angestrebt wird und die unterhalb der genehmig-ten Plankosten für die Geschäftsjahre 2024-2027 liegen und entsprechende Maßnahmenableitung. II. Themenfeld Sollkosten-optimale Ziel-Prozess- und Ablauforganisation: Feinkonzeption und Operationalisierung einer strategischen Prozessorganisation für die SAB, welche geeignet ist, die zu erzielenden Sollkosten und Planerträge zu generieren und Ableitung einer Ziel-Aufbauorganisation der SAB. Begründung zur Wahl des Vergabeverfahrens: Die Auftragsänderung bezieht sich im Wesentlichen auf eine notwendige Erhöhung des Kontingents an Projekttagen (100 Projekttage) sowie eine zeitliche Ausweitung der Leistungserbringung um 2 Mo-nate Die geänderten Leistungen umfassen zusätzlich notwendige Leistungen im Rahmen der bereits beauftragen Themenfelder. Es handelt sich um zusätzlich erforderliche Dienstleistungen im Sinne des § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB, die nicht in den ursprünglichen Vergabeunterlagen vorgesehen waren. Ein Wechsel des Auftragnehmers kann aus wirtschaftlichen Gründen nicht erfolgen. Ein Wechsel des Auftragnehmers ist mit erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten für den öffentlichen Auftraggeber verbunden, und zwar aus folgenden Gründen: Der AN hat i. R. seiner bisherigen Tätigkeit alle für die weitere Bearbeitung notwendigen Benchmark-Vergleiche sowie Plankostenansätze notwendigen Daten mit seinen eigenen Methoden, Mitteln und Knowhow erarbeitet. Die dabei erarbeiteten Daten stellen die Grundlage für die daraus abzuleitenden Maßnahmen zur Sollkosten-Erzielung und daraus folgend des Business-Case dar. Die zugrunde lie-genden Daten sind vertraulich und Eigentum des AN. Die verwendeten Daten sind wesentlicher Be-standteil der noch ausstehenden Maßnahmenableitung und daraus folgend des Business-Case. Es muss sichergestellt werden, dass die Weiterbearbeitung im I. Themengebiet unter Nutzung des bereits im Projekt eingebrachten Know-How und der Mittel des AN nahtlos fortgeführt bzw. vollendet werden kann. Weiterhin hat der AN im Rahmen seiner bisherigen Tätigkeit im II. Themengebiet umfangreiches Spezialwissen und Kenntnisse der Prozesslandschaft der SAB, für die Unterstützung bei der Erstellung von operationalisierten Prozessmodellen und dem Ziel-Prozessmodell entwickelt, welche unabdingbar für die weitere Bearbeitung sind. Der AN hat mit seinen eigenen Methoden und Mitteln wesentlich an der bisherigen Konzeption der Ziel-Aufbauorganisation der SAB mitgewirkt. Das dadurch aufgebaute Vertrauen zu entscheidenden Gremien der SAB sowie das dabei eingeflossene Gedankengut der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des AN ist aus technischer Sicht notwendig, um die weiteren Aufgaben im verbleibenden Projektzeitraum umzusetzen. Insbesondere im Themenfeld II wurden zusätzliche Leistungen notwendig welche aus technischen Gründen nur durch den bisherigen AN ausgeführt werden können. Der AN hat mit den beschrieben eigenen Methoden und Mitteln wesentliches Gedankengut und Know-how in die Erarbeitung der - Grundzüge der Strukturelemente der zukünftigen Aufbauorganisation des AG investiert. Es hat sich gezeigt, dass die weitere Ausarbeitung der detaillierten Strukturen, Prozessabhängigkeiten etc. umfangreiche Vorkenntnisse aus den bereits durchgeführten Leistungen benötigen und auch da-für externe Erfahrungen und Mittel und Methoden zur zielgerichteten Definition der Strukturen und Prozesse zwingend notwendig sind. Der AN soll als zusätzliche Leistungen die detaillierte Ausarbeitung der Aufbauorganisation parallel zur Erarbeitung der Ziel-Prozess-Landschaft begleiten, steuern und mit seiner Expertise und Know-how bis zur Entscheidungsreife anreichern. Der AN muss die bereits erarbeiteten Leistungen nahtlos und unter Anwendung der im bisherigen Projektverlauf erworbenen Spezialkenntnis der Organisation des AG weiterführen. Aufgrund der beschriebenen Erfordernisse, wäre ein Wechsel des AN mit erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten verbunden: Ein anderen AN müsste sich zunächst in die bisherigen Ergebnisse des AN einarbeiten, um sicherzustellen, dass er die Leistungen im gegebenen Projektrahmen nahtlos aufnehmen und erbringen kann. Die bedeutet eine Aufarbeitung u. a. der folgenden bis-her erbrachten Leistungen durch den AN Themenfeld I: Fortführung der Sachkostenanalysen und Ableitung von Maßnahmen unter Berücksichtigung aller bereits erbrachten Leistungen und Ergebnisse auf Grundlage der Benchmarkvergleiche anderen LFI, welche als vertrauliche Daten Eigentum des AN sind Themenfeld II: Nahtlose Weiterführung der Erarbeitung der detaillierten Strukturen zur Aufbauorganisation unter Berücksichtigung aller durch den AN bisher vorbereiteten Daten, Erworbenen Kenntnisse der Organisati-on und Prozesslandschaft des AG Es wird angenommen, dass die Einarbeitung eines neuen AN mindestens 70 Projekttage (PT) in Anspruch nehmen wird (basierend auf den bisher eingesetzten PT des AN und davon 30% Einarbeitungsaufwand). Dies ist in Relation der notwendigen Auftragsänderungen (ca. 98 Projekttage) unverhältnismäßig hoch. Aus dem oben Gesagtem folgt, dass die Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 Nr 2 erfüllt sind. Eine erneute Ausschreibung ist deshalb nicht erforderlich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist / Angebotsfrist gerügt werden. Ebenso sind sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften spätestens 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme zu rügen. Die Auftraggeberin bittet darum, Rügen grds. an vergabe@voeb-service.de (in der Bekanntmachung benannt) anzubringen. Zudem bittet die Auftraggeberin darum, nach Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote Rügen nur noch durch den mit der Verfahrensvollmacht Bevollmächtigten zu übermitteln. Die Auftraggeberin weist ausdrücklich darauf hin, dass Rügen abweichend von der bevorzugten Erhebung über das Deutsche Vergabeportal (www.dtvp.de) und durch den in der Verfahrensvollmacht Bevollmächtigten nach den gesetzlichen Regelungen auch auf anderem Wege oder durch andere Personen erhoben werden dürfen. Der Nachweis der Zustellung der Rüge obliegt dem Bieter. In jedem Fall liegt es im Interesse eines Bewerbers, die Rüge in Schriftform anzubringen und die Berechtigung des Absenders eindeutig nachzuweisen. Für die Erhebung eines Nachprüfungsantrags sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten. Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bieter einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens nur innerhalb von 15 Tagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die Nichtabhilfe stellen. Eine spätere Anrufung der Vergabekammer aufgrund des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ausgeschlossen.