Beschaffung und Betrieb einer Bewerbungsmanagementsoftware (E-Recruiting)

Beschreibung der Beschaffung

Die TU Berlin plant die Beschaffung und den Betrieb einer Bewerbungsmanagementsoftware (E-Recruiting). Ziel ist es, eine Bewerbungsmanagementsoftware, die Zeit-, Kosten- und Wettbewerbsvorteile ermöglicht, an der TU Berlin zu implementieren. Die Software soll bestmöglich, einfach und übersichtlich den kompletten Personalbeschaffungsprozess abbilden - von der Stellenausschreibung über den Online-Bewerbungseingang und einer digitalen Kommunikation mit den Bewerber:innen sowie Einladungen zu Gesprächen bis hin zur Überleitung aller benötigter Daten für die Einstellung. Durch die Bewerbungsmanagementsoftware soll extern wie intern ein attraktiver, transparenter und effizienter Prozess gestaltet werden.

Beschreibung der Optionen

Die Leistungen "Hyper-Care-Phase" und "Schulungsphase II" sind optionale Leistungen. Deren Anbietung ist nicht verpflichtend (kein Mindestkriterium), jedoch wünschenswert. Die optionalen Leistungen sind im Angebot jeweils separat, unter der Angabe der zusätzlichen Kosten inkl. ggf. notwendiger Nebenkosten auszuweisen und fließen nicht in den Gesamtangebotspreis mit ein.
Die Entscheidung ob eine der genannten optionalen Leistungen ggf. ergänzend beauftragt wird, ist abhängig vom Projektverlauf und kann daher erst spätestens 3 Monate vor Projektende erfolgen. Der:die Auftragnehmer:in muss sich daher bis zum Ende der Projektlaufzeit an die für diese Positionen angegebenen Preise gebunden halten. Ein Anspruch auf Beauftragung seitens der:des Auftragnehmer*in besteht nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachstehenden Besonderen Vertragsbedingungen sowie Eigenerklärungen sind von den Bietern bzw. jedem Mitglied der Bietergemeinschaft zu beachten und ggf. auszufüllen und einzureichen. Ausländische Bieter/ Bietergemeinschaften dürfen jeweils vergleichbare Nachweise ihres Herkunftslandes vorlegen; der Gleichwertigkeitsnachweis des jeweiligen vergleichbaren Nachweises ist mit dem Angebot vorzulegen.
1. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gemäß Vordruck "Vom Unternehmen einzureichende Unterlagen" - liegt den Vergabeunterlagen bei. Zusätzlich kann auch die Bescheinigung der Eintragung in das Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV-Bescheinigung) bzw. eine Bescheinigung anderer geeigneter Präqualifikationsstellen vorgelegt werden.). Der Bieter kann an Stelle der geforderten Eigenerklärung zur Eignung eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung gemäß § 50 VgV vorlegen.
2. Hinweise zur Einhaltung restriktiver Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren gemäß Vordruck "Vom Unternehmen einzureichende Unterlagen" - liegt den Vergabeunterlagen bei.
3. Besondere Vertragsbedingungen zum Mindeststundenentgelt nach § 9 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz gemäß Vordruck "Vertragsbedingungen" - liegt den Vergabeunterlagen bei.
4. Besondere Vertragsbedingungen zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen sowie Eigenerklärung nach § 8 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz gemäß Vordruck "Vom Unternehmen einzureichende Unterlagen und Vertragsbedingungen" - liegt den Vergabeunterlagen bei.
5. Besondere Vertragsbedingungen sowie Eigenerklärung zur Frauenförderverordnung nach § 13 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz gemäß Vordruck "Vom Unternehmen einzureichende Unterlagen und Vertragsbedingungen" - liegt den Vergabeunterlagen bei.
6. Besondere Vertragsbedingungen zur Verhinderung von Benachteiligungen nach § 14 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz gemäß Vordruck "Vertragsbedingungen" liegt den Vergabeunterlagen bei.
7. Besondere Vertragsbedingungen über Kontrollen und Sanktionen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz gemäß Vordruck "Vertragsbedingungen" - liegt den Vergabeunterlagen bei.
8. Besondere Vertragsbedingungen über Umweltschutzanforderungen gemäß Vordruck "Vom Unternehmen einzureichende Unterlagen und Vertragsbedingungen" - liegt den Vergabeunterlagen bei.
9. Eigenerklärung zu ggf. vorgesehenen Nachunternehmen bzw. zur Eignungsleihe gemäß Vordruck "Vom Unternehmen einzureichende Unterlagen" - liegt den Vergabeunterlagen bei.
10. Eigenerklärung zur ggf. bestehenden Bietergemeinschaft gemäß Vordruck "Vom Unternehmen einzureichende Unterlagen" - liegt den Vergabeunterlagen bei.
Ab einem geschätzten Auftragswert von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer), besteht für öffentliche Auftraggeber gemäß § 6 Wettbewerbsregistergesetz (WRegG) vor Erteilung des Zuschlags eine Abfragepflicht beim Wettbewerbsregister. In § 6 WRegG ist festgelegt, unter welchen Voraussetzungen eine Abfrage erfolgen darf. Konzessionsgeber sowie Sektorenauftraggeber sind ab Erreichen der EU-Schwellenwerte zur Abfrage verpflichtet. Durch das beim Bundeskartellamt eingerichtete Wettbewerbsregister zum Schutz des Wettbewerbs werden Auftraggebern im Sinne von § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Informationen über Ausschlussgründe eines Bieters im Sinne der §§ 123 und 124 GWB zur Verfügung gestellt. Die hierfür erforderlichen Daten werden druch die Zentrale Beschaffung vom Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, nachgefordert.
Hinweis: Eingereichte Eigenerklärungen sind durch den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung durch die Zentrale Beschaffung kurzfristig durch Vorlage entsprechender Nachweise bzw. Bescheinigungen der zuständigen Stellen zu bestätigen.
Dies gilt auch für Nachweise gem. Ziffer III.1.2 und 1.3

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Detaillierte Übersicht (EK) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Das Angebot muss Spezifikationsdokumente (technische Beschreibung, o.ä..), aus der die Einhaltung der geforderten Spezifikationen inklusive die benötigten technischen Anschlussparameter hervorgeht, enthalten.
- Referenzen (EK) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angaben über mindestens 3 Referenzen. Dabei muss es sich um durchgeführte Leistungen ähnlicher Art und ähnlichen Umfangs der letzten 5 Jahre handeln. Die Leistung ist vergleichbar, wenn es sich um die Implementierung einer Bewerbungsmanagementsoftware (E-Recruiting) handelt für mind. 300 effektive Nutzer:innen. Mindestens eine Referenz zeigt hierbei Erfahrungen mit einer staatlichen Hochschule in Deutschland. Mindestens 2 Referenzen belegen die Anbindung der E-Recruiting Lösung an ein SAP HCM System.
Die Referenzen müssen jeweils mindestens folgende Angaben enthalten: Firma / Behörde, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitraum, Leistungsdaten.
- Produktbeschreibung (EK) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der:die Bieter:in legt dem Angebot eine ausführliche Produktbeschreibung bei, aus der die Erfüllung sämtlicher Kriterien hervorgeht.
- Kriterienkatalog (ZK) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der ausgefüllte Kriterienkatalog (Tabellenblatt "Kriterienkatalog" im Dokument OV-024-23_Preisblatt) ist vollständig ausgefüllt inklusive ausführlicher Produktbeschreibungen, aus der die Erfüllung sämtlicher Kriterien hervorgeht, mit Angebotsabgabe einzureichen. Die eingereichte Produktbeschreibung wird zusammen mit dem ausgefüllten Kriterienkatalog anhand der Kriterien unter Punkt 9.2 und 9.3 bewertet und für die Zuschlagsermittlung herangezogen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen:
- Angebotsschreiben des Bieters (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der*die Bieter*in muss mit Angebotsabgabe das in den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Angebotsschreiben vollständig ausgefüllt einreichen.
- Preisblatt (ZK) (mit dem Angebot vorzulegen): Der*die Bieter*in muss mit Angebotsabgabe das in den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Preisblatt vollständig ausgefüllt einreichen.
- Vom Unternehmen einzureichende Erklärungen EU (EK) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der*die Bieter*in muss mit Angebotsabgabe das in den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Dokument "vom Unternehmen einzureichende Erklärungen" vollständig ausgefüllt einreichen.
- Erreichbarkeit (EK) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der:die Bieter:in hat in Form einer Eigenerklärung zu bestätigen, dass die Erreichbarkeit des deutschsprachigen Kundenservice montags bis freitags von 08.00 Uhr bis 17:00 Uhr sichergestellt ist.
- Datensicherheitskonzept (EK) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Das der von dem:der Auftragnehmer:in angebotenen Lösung zugrundeliegende Datenschutzkonzept ist darzustellen. Insbesondere ist die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften und Gesetze (DSGVO, BDSG und ähnliche) plausibel darzustellen. Ggf. vorhandene fachspezifische Zertifizierungen sind zu benennen.
Aus dem Konzept müssen die Mindestanforderungen aus dem Kriterienkatalog eindeutig erkennbar sein. Der:die Bieter:in beschreibt die Umsetzung dieser Datensicherheit ausführlich. Die Auftraggeberin behält sich vor entsprechende Nachweise/Zertifizierungen im Zuge der Zuschlagsentscheidung nachzufordern.
- Auftragsverarbeitungsvereinbarung (EK) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der:die Bieterin reicht mit Angebotsabgabe eine Vorlage der gemäß Punkt 4.2 beschriebenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung ein.
- Ressourcen (EK) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der:die Bieter:in garantiert in Form einer Eigenerklärung, die verbindliche personelle Ressourcenbereitstellung für das Vorhaben. Dies betrifft insbesondere den in Kapitel 6 avisierten Zeitplan.
- Präsentation (EK) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der:die Bieter:in bestätigt in Form einer Eigenerklärung die Bereitschaft zur Präsentation des angebotenen Systems im Rahmen einer online Präsentation. Die Aufforderung inklusive Einladung zur online Präsentation erfolgt durch den Auftraggeber im Rahmen der Angebotsprüfung und -wertung.

Das Angebot einschließlich der Anlagen sowie jeglicher Schriftverkehr mit dem Auftraggeber sind in deutscher Sprache abzufassen.
Bekanntmachungs-ID: CXS0YEAY1YAZZAUQ

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).
Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.
Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).