Beschaffung von Dienstleistungen für die Konzeption und Umsetzung der Transformation eines SAP ERP-Systems nach SAP S/4HANA

Leitungspartner GmbH

Die Leitungspartner GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Stadtwerke Düren GmbH und führt als kommunales Unternehmen den Betrieb öffentlicher Versorgungsnetze in Düren und Merzenich durch.
Die Leitungspartner GmbH verwendet zurzeit ein SAP ERP-System für die Abwicklung kaufmännischer Geschäftsprozesse. Vor dem Hintergrund, dass der Hersteller SAP die Wartung der Anwendung bis zum Jahre 2027 eingestellt haben wird, beabsichtigt die Leitungspartner GmbH die Transformation ihres SAP ERP-Systems nach SAP S/4HANA bis 30.06.2026.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-12-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-10-20.

Wer?

• Leitungspartner GmbH

Wie?

Wo?

• Köln › Düren

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-10-20	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-10-20)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Leitungspartner GmbH
Postanschrift: Arnoldsweilerstr. 60
Postort: Düren
Postleitzahl: 52351
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@leitungspartner.de 📧
Region: Düren 🏙️
URL: www.leitungspartner.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E61451357 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Beschaffung von Dienstleistungen für die Konzeption und Umsetzung der Transformation eines SAP ERP-Systems nach SAP S/4HANA”
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Kurze Beschreibung:
“Die Leitungspartner GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Stadtwerke Düren GmbH und führt als kommunales Unternehmen den Betrieb öffentlicher...”

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Planung von Informationssystemen oder -technologie 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Beratung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Konfiguration 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Entwicklung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Projektüberwachung, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Projektgestaltung, außer Projektgestaltung von Bauarbeiten 📦
Ort der Leistung: Düren 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Düren
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Leitungspartner GmbH verantwortet den Betrieb und die Weiterentwicklung des SAP ERP-Systems für die Stadtwerke Düren Gruppe. Zur Unterstützung der...”
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Transformationsprojekt
Qualitätskriterium (Gewichtung): 36
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Mitarbeiterqualifikationen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Meilensteinplan
Qualitätskriterium (Gewichtung): 9
Kostenkriterium (Name): Gesamtpreis Transformationsprojekt
Kostenkriterium (Gewichtung): 32
Kostenkriterium (Name): Tagessätze
Kostenkriterium (Gewichtung): 6
Kostenkriterium (Name): Spesensätze
Kostenkriterium (Gewichtung): 2
Dauer
Datum des Beginns: 2024-08-01 📅
Datum des Endes: 2026-06-30 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Der Vertrag beginnt voraussichtlich am 01.08.2024 und endet mit Abschluss der Migration, welche voraussichtlich am 30.06.2026 abgeschlossen sein soll.”
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Die Teilnahmeanträge werden auf Vollständigkeit geprüft. Anschließend wird geprüft, welche Bewerber die Eignungskriterien erfüllen. Liegen mehrere geeignete...”

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Teilnahmeanträge werden auf Vollständigkeit geprüft. Anschließend wird geprüft, welche Bewerber die Eignungskriterien erfüllen. Liegen mehrere geeignete Bewerber vor, findet eine Begrenzung der Bewerber statt. Sofern die Zahl geeigneter Bewerber geringer ist als vier, findet keine Begrenzung statt. Inwieweit maximal fünf Bewerber zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert werden, bleibt der Leitungspartner GmbH vorbehalten.
Im Folgenden werden die für die Bewertung der Eignung maßgeblichen Kriterien nebst ihrer Gewichtung aufgelistet.
1) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (5 %)
2) Marktposition und Marktausrichtung (5 %)
3) Leistungsportfolio und Leistungsfähigkeit (25 %)
4) Kapazitäten und Kompetenzen (15 %)
5) Partnerschaften (5 %)
6) Referenz 1 (15 %)
7) Referenz 2 (15 %)
8) Referenz 3 (15 %)
Die unter den vorstehenden Kriterien erzielten Bewertungen des jeweiligen Bewerbers werden addiert und bilden die für die Auswahl relevante Gesamtbewertung. Die maximal zu erzielende Gesamtbewertung beträgt 100 Prozentpunkte. Weitergehende Informationen zur Bewertungsmethode und Einzelheiten der Oberkriterien finden sich in dem Dokument "Eignungsbewertungsmatrix" als Teil der Vergabeunterlage wieder. Dieses Dokument enthält für jedes der genannten Kriterien eine Tabelle und drei Tabellen für die Bewertung der drei einzureichenden Referenzen. Die Bewerber werden entsprechend ihrer Gesamtbewertung in absteigender Reihenfolge berücksichtigt. Insoweit haben Bewerber das Dokument "Eignungsbewertungsmatrix" vollständig ausgefüllt und fristgerecht mit ihrem Teilnahmeantrag einzureichen.
Bei gleicher Bewertung derjenigen Bewerber, die auf Platz 5 der absteigenden Bewertung liegen, erhält der Bewerber mit der besseren Bewertung in Bezug auf die Referenzen den Vorzug. Anderenfalls entscheidet das Los.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“In Form von Eigenerklärungen wird gefordert: - Erklärung zur Einhaltung von deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien, - Erklärung über ein...”

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

In Form von Eigenerklärungen wird gefordert:
- Erklärung zur Einhaltung von deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien,
- Erklärung über ein positives Betriebsergebnis,
- Erklärung über das Nichtbestehen von Ausschlussgründen gemäß § 123 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
- Erklärung über das Nichtbestehen von Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB
- Eigenerklärung zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns (AEntG bzw. MiLoG), soweit erforderlich,
- Eigenerklärung, dass keine gesellschafts-/konzernrechtlichen oder personellen Verflechtungen (bspw. über Geschäftsführer, Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder) mit anderen Unternehmen vorliegen, welche geeignet sein können, im Auftragsfall die Besorgnis eines gegenwärtigen oder künftigen Interessenkonflikts auszulösen,
- Eigenerklärung zur unverzüglichen schriftlichen Information des Arbeitgebers, falls sich die die Eigenerklärung betreffenden Umstände nach Einreichung der Bewerbungsunterlagen oder nach Bestätigung der Präqualifizierung ändern sollten,
- Eigenerklärung zur Anerkennung der Projektsprache (Dokumenten- und Vertragssprache) Deutsch und zur Gewährleistung deutscher Sprachkenntnisse in Wort und Schrift bei allen direkten Ansprechpartnern der Leitungspartner GmbH wie Projektleiter auf Muttersprachenniveau,
- Eigenerklärung zur Anerkennung der Teilnahme- und Angebotsbedingungen,
- Eigenerklärung zur Richtigkeit der getätigten Angaben.
Für die vorstehenden Erklärungen ist das Dokument "Bewerbungsbogen Bewerber/Federführer" bzw. "Bewerbungsbogen Mitglied Bewerbergemeinschaft" vollständig ausgefüllt einzureichen.
- Eigenerklärung zum Russlandbezug
Für die vorstehende Erklärung ist das Formblatt "Eigenerklärung Russlandbezug" zu verwenden.
- Eigenerklärung bezüglich § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes
Für die vorstehende Erklärung ist das Formblatt "Eigenerklärung Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz" zu verwenden.
In Form von Fremdnachweisen wird gefordert:
- Handelsregisterauszug oder Registerauszug gleichwertiger Art, nicht älter als 12 Monate, gerechnet ab dem Tag der Einreichung der Bewerbungsunterlagen
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) kann als vorläufiger Nachweis zur Eignung eingereicht werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“In Form von Eigenerklärungen wird gefordert: - der Gesamtumsatz des Unternehmens hat in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mindestens...”
Bedingungen für die Teilnahme

“Mindestbedingungen: - Die Deckungssumme der Versicherungen muss mindestens jeweils € 2.500.000,00 für Personenschäden und mindestens € 5.000.000,00 für...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Mindestbedingungen: - Eigenerklärung, dass der Bewerber zum Zeitpunkt des Teilnahmewettbewerbs über mindestens 25 (fünfundzwanzig) festangestellte...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Abgabe einer Verschwiegenheitserklärung. Diese ist den Vergabeunterlagen beigefügt und vom Bewerber unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die...”
Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-12-01 11:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2024-01-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2024-05-31 📅

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Die Leitungspartner GmbH behält sich den Zuschlag auf ein Erstangebot ausdrücklich vor. Bei der Beteiligung von Bewerbergemeinschaften haben diese mit ihrem...”

Die Leitungspartner GmbH behält sich den Zuschlag auf ein Erstangebot ausdrücklich vor.
Bei der Beteiligung von Bewerbergemeinschaften haben diese mit ihrem Angebot eine Aufstellung der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages sowie eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung einzureichen, dass der bevollmächtigte Vertreter alle weiteren Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Verfahren vertritt und alle Mitglieder bei der Auftragsausführung als Gesamtschuldner haften. Hierfür ist das Formblatt "Bewerbungsbogen Bewerber/Federführer" zu verwenden. Jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft hat das Dokument "Bewerbungsbogen Mitglied Bewerbergemeinschaft" ausgefüllt einzureichen.
Die Erklärungen und Nachweise nach Abschnitt III. sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen, außer es ist an gegebener Stelle mit einem abweichenden Hinweis versehen.
Die Leitungspartner GmbH behält sich vor, gegebenenfalls Fremdnachweise für die unter Abschnitt III.
geforderten Eigenerklärungen nachzufordern, um die Eigenerklärungen zu verifizieren.
Zusätzlich haben Bewerber mit ihrer Teilnahme eine Einverständniserklärung bzgl. der Erhebung
personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 DSGVO einzureichen.
Eignungsleihe
Der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft kann im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er bzw. sie nachweist, dass ihm bzw. ihr die für den Auftrag erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen werden. Hierzu ist/sind dieses bzw. diese anderen Unternehmen unter Verwendung des Formblatts "Verpflichtungserklärung Eignungsleiher" zu benennen und im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs einzureichen. Zudem sind für das bzw. die eignungsleihenden Unternehmen die genannten Eignungsnachweise einzureichen. Die unter Abschnitt III. 1.2 (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und III. 1.3 (technische und berufliche Leistungsfähigkeit) bezeichneten Unterlagen hat der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft im Falle der Eignungsleihe mit dem Teilnahmeantrag für diese Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft auf die Fähigkeiten der Dritten zum Nachweis seiner/ihrer wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit beruft. Außerdem hat der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft für den Teilnahmewettbewerb auch von diesem Dritten eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB sowie § 124 GWB vorzulegen. Hierfür ist das Formblatt "Verpflichtungserklärung Eignungsleiher" zu verwenden.
Nachunternehmer
Beabsichtigt ein Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft, Teile des Auftrags durch Nachunternehmer zu erbringen und will der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft sich zugleich auf deren wirtschaftliche und/oder finanzielle sowie technische und/oder berufliche Leistungsfähigkeit berufen, sind die Vorgaben der Eignungsleihe zu beachten. Beabsichtigt ein Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft, Teile des Auftrags durch Nachunternehmer zu erbringen, ohne sich zugleich auf deren wirtschaftliche und/oder finanzielle sowie technische und/oder berufliche Leistungsfähigkeit zu berufen, müssen die Teile des Auftrags, die im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte vergeben werden, im Formblatt "Bewerbungsbogen Bewerber/Federführer" angegeben werden. Soweit zumutbar, sind im Formblatt "Bewerbungsbogen Bewerber/Federführer" die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen und eine Verpflichtungserklärung im Formblatt "Verpflichtungserklärung Nachunternehmer" einzureichen. In Bezug auf den für den Zuschlag vorgesehenen Bieter prüft die Auftraggeberin vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss des/der Unterauftragnehmer(s) vorliegen. Dies erfolgt durch die Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Formblatt "Verpflichtungserklärung Nachunternehmer".
Begrenzung der zur Verhandlungsrunde einzuladenden Bieter:
Die form- und fristgerecht eingereichten Erstangebote werden einer vorläufigen Wertung anhand der Zuschlagskriterien zugeführt. Die Zuschlagskriterien nebst Bewertungssystematik werden mit der Aufforderung zur Abgabe von Erstangeboten zur Verfügung gestellt. Diejenigen Bieter, die nach den dort abgebildeten Maßstäben die drei bestplatzierten Angebote abgegeben haben, werden jeweils zur Verhandlungsrunde eingeladen. Die vorstehende Begrenzung der Bieter findet nur statt, wenn mehr als drei Bieter ein Erstangebot abgegeben haben. Die Bieter werden entsprechend ihrer Gesamtbewertung in absteigender Reihenfolge berücksichtigt. Bei Punktegleichstand von mehr als 3 Bietern entscheidet das Los.
Unternehmen, die sich auf das hiesige Vergabeverfahren bewerben, haben im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes eine Verschwiegenheitserklärung in Textform abzugeben. Deren konkreter Inhalt ist dem Formblatt "Verschwiegenheitserklärung" zu entnehmen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Postort: Köln
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473045 📞
Fax: +49 2211472889 📠
URL: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/ Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Nr....”

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/ Bewerber/ Bieter sowie auf
die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen
gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.
§ 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:
Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach
§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt.
Die Vergabestelle weist insbesondere darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens
gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB unzulässig ist, wenn nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer
Rüge nicht abhelfen zu wollen (Nichtabhilfeentscheidung), mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.
Die Vergabestelle wird gemäß § 134 GWB die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen,
hiervon vor Zuschlagserteilung nach Maßgabe des § 134 GWB informieren. Bei schriftlicher Information darf der
Vertrag erst 15 Kalendertage, bei Information auf elektronischem Weg oder per Telefax erst 10 Kalendertage
nach Absendung der Information geschlossen werden (§134 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der
Absendung der Information durch den Auftraggeber, § 134 GWB.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Postort: Köln
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473045 📞
Fax: +49 2211472889 📠
URL: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Quelle: OJS 2023/S 206-649653 (2023-10-20)

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