Betriebsunterstützung Microsoft 365

Kurze Beschreibung

Microsoft 365 wird derzeit im Rahmen des Projektes "Microsoft 365+ gemeinsam digital" eingeführt. Der Beginn der Produktivsetzung ist für September 2023 geplant mit voller Betriebsbereitschaft ab 01.01.2024.
Der Auftraggeber ist sich bewusst, dass ein guter Betrieb von M365 für den erfolgreichen Einsatz von M365 maßgeblich ist. Deshalb möchte der AG die Verantwortung für den Betrieb von M365 nicht abgeben und stellt dafür internes Personal zur Verfügung.
Das interne Betriebsteam verfügt mit ca. 6 Mitarbeiter Kapazitäten (MAK) aus Sicht des Auftraggebers allerdings nicht über ausreichende Kapazitäten, um den Betrieb von Microsoft 365 und seinen Komponenten für den eingesetzten Umfang zu realisieren. Daher wird externe Unterstützung benötigt, damit die Anwender im Unternehmen in die Lage versetzt werden, den vollen Leistungsumfang von Microsoft 365 nutzen zu können.

Beschreibung der Beschaffung

Vertragsbeginn ist der 01.01.2024, Jedoch spätestens 2 Monate nach Auftragserteilung
Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate. Der Vertrag kann 2-mal um jeweils 12 Monate durch den AG verlängert werden. Die Verlängerung muss spätestens 3 Monate vor Ablauf durch den AG schriftlich erklärt werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftrag kann, um die in der Ausschreibung genannten Optionen erweitert werden:
- Der Vertrag kann 2-mal um jeweils 12 Monate durch den AG verlängert werden.
- Implementierungsaufräge 100 PT pro Jahr

Zusätzliche Informationen

Verfahrenshinweis: Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich das Recht vor auf Grundlage der Erstangebote die Aufträge zu vergeben (vgl. § 15 Abs. 4 SektVO), die Durchführung von Verhandlungen
Über den Vertragsgegenstand ist nach dem aktuellen Stand nicht vorgesehen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die unter III.1.1) - III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter zu erbringen.
Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bewerber/Bewerbergemeinschaften einzureichen:
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1) Existenznachweis durch Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers /jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft.
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2) Erklärungen, dass kein Ausschlussgründe nach § 123 und 124 GWB vorliegen.
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3) Erklärung, dass die Vorgaben des §§ 4 und 5 Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz sowie die Vorgaben des MiLoG eingehalten werden.
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4) Eigenerklärung zur Anwendung der Russland-Sanktionen im Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen vom 08.04.2022
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Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die unter III.1.1)-III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter zu erbringen.
Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bewerber/Bewerbergemeinschaften einzureichen:
Die Nachweise und Erklärungen sind bei Bewerbergemeinschaften von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Der/die Bewerber/Bewerbergemeinschaft kann sich bei der Erfüllung der Eignungsanforderungen gemäß Ziffer III.1.2) und III.1.3) der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe). Soweit die Bewerber/Bewerbergemeinschaften zum Nachweis der eigenen Eignung auf andere Unternehmen verweisen, müssen sie diese anderen Unternehmen bereits im Teilnahmeantrag mit Namen und Anschrift benennen. Außerdem ist auf den jeweiligen Formblättern für die Eignungsnachweise im Einzelnen deutlich zu machen, welche Angaben von diesem/diesen anderen Unternehmen stammen. Die Bewerber/Bewerbergemeinschaften müssen in diesem Fall außerdem nachweisen, dass sie auf die Mittel des/der anderen Unternehmen tatsächlich zugreifen können. Dieser Nachweis erfolgt durch die Vorlage einer Eigenerklärung (Verpflichtungserklärung) des/der anderen Unternehmen(s), in welcher diese(s) sich für den Fall der Erteilung des Zuschlags an den/die betreffende(n) Bewerber/Bewerbergemeinschaft(en) gegenüber diesem/n unwiderruflich verpflichtet/n, die erforderlichen Mittel während der Auftragsabwicklung zur Verfügung zu stellen. Die Verpflichtungserklärung ist im Fall der Eignungsleihe mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Ist beabsichtigt, Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, ohne dass sich der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf den oder die Nachunternehmer beruft, müssen die Bewerber/Bewerbergemeinschaften in ihrem Teilnahmeantrag die Art und den Umfang der von dem/den Nachunternehmer(n) übernommenen Teilleistungen zweifelsfrei angeben und die Nachunternehmer namentlich und mit Anschrift benennen. Die Bewerber/Bewerbergemeinschaften müssen außerdem nachweisen, dass sie auf die Mittel des/der Nachunternehmer(s) tatsächlich zugreifen können. Dieser Nachweis erfolgt durch die Vorlage einer Eigenerklärung (Verpflichtungserklärung) des/der Nachunternehmer(s), in welcher dieser sich für den Fall der Erteilung des Zuschlags an den/die betreffende(n) Bewerber/ Bewerbergemeinschaft(en) gegenüber diesem/n unwiderruflich verpflichtet, seine Mittel während der Auftragsabwicklung zur Verfügung zu stellen. Die Verpflichtungserklärung ist in diesem Fall (im Gegensatz zum Fall der Eignungsleihe) erst auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen. Der Auftraggeber wird von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bewerber vor Zuschlagserteilung unter Fristsetzung von sämtlichen Nachunternehmern darüber hinaus die Erklärungen nach Ziff. III.1.1.) 1.) bis 8.) anfordern. Werden diese Unterlagen nicht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.
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1) Erklärung über den Gesamtumsatz in der Europäischen Union des Bewerbers bzw. der einzelnen Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft der Geschäftsjahre 2020, 2021 sowie 2022,
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2) Erklärung über die Umsätze in der Europäischen Union im Tätigkeitsbereich des Auftrages, d.h. Betrieb von M365 der Geschäftsjahre 2020, 2021 sowie 2022,
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3) Erklärung über die Anzahl der Mitarbeiter in der Europäischen Union der Geschäftsjahre 2020, 2021 sowie 2022,
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4) Erklärung über die Anzahl Mitarbeiter in der Europäischen Union im Tätigkeitsbereich des Auftrages, d.h. Betrieb von M365 der Geschäftsjahre 2020, 2021 sowie 2022,
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5) Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit Angabe der Deckungssumme oder Erklärung, dass eine solche Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird.
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6) ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung,
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7) ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz,
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8) ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung.

zu 2) Der Mindestumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages muss mindestens im Schnitt der letzten drei Jahre pro Jahr 900.000,00 EUR betragen.
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zu 5) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Die Deckungssumme der nachgewiesenen oder zu erklärenden Versicherung muss mindestens 2.500.000 EUR je Schadensfall für Personen- und Sachschäden sowie 1.500.000 EUR je Schadensfall für sonstige Schäden (jeweils zweifach maximiert je Versicherungsjahr) betragen. - nicht älter als 6 Monate, Stichtag: Schlusstermin für die Abgabe der Teilnahmeanträge),

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die unter III.1.1) - III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter zu erbringen.
Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bewerber/Bewerbergemeinschaften einzureichen:
1) Es sind vier Referenzen anzugeben, welche nach Art, Umfang und Komplexität mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind (siehe II.1.4 und II.2.4) und deren Vertragsende zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht länger als 3 Jahre zurückliegen. Es können auch laufende Referenzen eingereicht werden, wobei diese bereits mindestens seit 6 Monaten gestartet sein müssen.
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Die Referenzen 1 bis 4 sind bei getrennten Auftraggebern zu belegen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzen stichprobenartig zu prüfen.
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2) Eigenerklärung Sprachkenntnisse; Sämtliche Kommunikation mit Ansprechpartnern des Auftraggebers erfolgt in deutscher Sprache.
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3) Nachweis Qualitätssicherungssystem gem. DIN EN 9001 sowie über ein Informationssicherheits-Managementsystems gem. DIN ISO 27001 oder gleichwertig
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4) Zusicherung Projektstart spätestens 2 Monate nach Auftragserteilung durch den AG

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

zu 1) Vergleichbare Leistung heißt:
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Referenz 1 bis 2:
Es müssen in den Referenzen 1 bis 2 mindestens die Betriebsunterstützung zu folgenden Themen enthalten sein: Exchange Online, Azure AD, Office Apps, Teams, SharePoint, OneDrive, sowie IT-Sicherheit und IT Compliance.
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Referenz 3
Es muss in der Referenzen 3 mindestens die Betriebsunterstützung zu folgenden Themen enthalten sein: Exchange Online, Azure AD, Office Apps, Teams, SharePoint, OneDrive, sowie IT-Sicherheit und IT Compliance
Zusätzlich müssen dabei mindestens die Betriebsunterstützung Intune, Power BI und Power Apps, Planner, ToDo, Stream, Task und Forms dargestellt werden.
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Referenz 4:
Bei einer Referenz sollte der Auftragnehmer darstellen, dass er neben dem Betrieb der M365 Tools Teams, SharePoint, Office und Exchange Online, auch Erfahrungen bei der Umsetzung von Arbeitsaufträgen mitbringt, die über den Betrieb hinaus gehen. Darzustellen sind die Aufgaben bei mindestens zwei der oben genannten Tools mit einer Umsetzungshöhe von mindestens 50 TEUR.
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Für alle Referenzen gilt mindestens 1.000 Nutzer.
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Es ist jeweils darzustellen: der Leistungsgegenstand sowie die Kontaktmedien, das Vorgangsvolumen in Vorgängen und EUR und die Anzahl des eingesetzten Personals. Ausführungszeiten und Angabe des Auftraggebers mit Ansprechpartner nebst Telefonnummer sind anzugeben.
zu 2) Die Sprachkenntnisse sämtliche eingesetzter Mitarbeitenden müssen mindestens im Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) verfügen.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist, sofern damit eine
wettbewerbsbeschränkende Vereinbarung gemäß § 1 GWB getroffen wird.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Abwicklung des Verfahrens sowie die Vergabe des Auftrags erfolgt unter Ausschluss des UN Kaufrechtsabkommens.
Die gesamte Abwicklung erfolgt in deutscher Sprache. Schriftverkehr und Verhandlungen werden in deutscherSprache geführt. Die Projektsprache ist deutsch. Sämtliche Unterlagen, Protokolle, Dokumentationen undKorrespondenzen sind in deutscher Sprache zu erstellen bzw. durchzuführen.

Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um einen Teilnahmewettbewerb nach der Sektorenverordnung. Der unter IV.2.2) genannte Abgabetermin bezieht sich ausschließlich auf die Abgabe der Teilnahmeanträge.
Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formblätter erstellt. Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags sind zwingend die Formblätter zu verwenden. Diese stehen unter dem unter v. g. Ziffer I.3) genannten Link zum Download zur Verfügung.
Nur die Informationen entsprechend der voranstehenden Vorgaben (Formblätter für Teilnahmeantrag einschließlich ggfs. dort erwähnter Anlagen) werden für die Auswahl der Bewerber zugrunde gelegt. Darüberhinausgehende Unterlagen bleiben unberücksichtigt. Bewerberfragen können nur über die Vergabeplattform(siehe Link unter v. g. Ziffer I.3) gestellt werden. Bewerberfragen, die nach dem 20.06.2023 eingehen, werden nicht mehr beantwortet.
Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform (siehe Link unter v. g. Ziffer I.3). Der Auftraggeber behält sich vor, unvollständige Teilnahmeanträge vom weiteren Verfahren auszuschließen oder einmalig § 51 (2) SektVO anzuwenden.
Die vollständigen Teilnahmeanträge werden auf die Erfüllung der geforderten Nachweise geprüft. Die geeigneten und ausgewählten Bewerber werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Die übrigen Bewerber scheiden aus dem weiteren Verfahren aus.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YM06X7S

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind -bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.