Digitale Langzeitarchivierung für das Archiv Berlin 2023 (dLZA 2023) | Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-07-03	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. benötigt eine Software und deren technischen Support um ein standardkonformes vertrauenswürdiges digitales Langzeitarchiv aufzubauen und zu betreiben. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der dem Archiv der Max-Planck-Gesellschaft ein Softwaresystem samt skalierbarem technischem Support für ein standardkonformes vertrauenswürdiges digitales Langzeitarchiv (kurz: dLZA) anbietet.
Für eine ausführliche Leistungsbeschreibung siehe Kapitel 5 der Vergabeunterlagen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. - Generalverwaltung
handelnd für das
Archiv der Max-Planck-Gesellschaft
Boltzmannstraße 14
14195 Berlin-Dahlem
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de
Telefon: +49 (89) 2108-0
Fax: +49 89 2108-1111
www.mpg.de

Beschreibung der Beschaffung

Digitale Langzeitarchivierungslösung, die sich in die bestehende Infrastruktur des Archivs der MPG und der Rechenzentren der MPG einbinden lässt und eine standardkonforme vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung nach ISO 14721:2012 (OAIS-Referenzmodell) des digitalen Archivgutes der MPG ermöglicht. Für eine ausführliche Leistungsbeschreibung siehe Kapitel 5 der Vergabeunterlagen.
Der beabsichtigte Leistungsbeginn ist der 23.10.2023.
Laufzeit in Monaten: 60
Optionen: ja

Beschreibung der Optionen

Verlängerungsoption gemäß Ziffer II.2.7:
--
Der beabsichtigte Leistungsbeginn ist der 04.10.2023.
--
Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 5 Jahre (60 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, zuzüglich der Vor-laufzeit. Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht zu (jährliche Kündigungsoption). Macht der Auftraggeber von seinem Kündigungsrecht keinen Gebrauch, läuft der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch maximal 3 Jahre (36 Monate) weiter (Optionslaufzeit).
Siehe auch Mustervertrag; Anlage 1 zur Vergabeunterlage

Zusätzliche Informationen

A) Angebotsabgabe:
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Angebote können ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal www.tender24.de abgegeben werden. Die Einreichung von Angeboten auf dem Postweg, direkt, per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig.
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B) Bieterfragen/Zusätzliche Informationen:
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Bieterfragen zum Vergabeverfahren können ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Staatsanzeigers Baden-Württemberg - "www.tender24.de" - (eVergabe-Tool AI Vergabe) gestellt werden.
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Zusätzliche Informationen zur Vorbereitung der Angebote sowie Antworten zu Bieterfragen oder aufklärende/berichtigende Angaben zu den Vergabeunterlagen werden zeitgleich allen Bietern elektronisch über das Vergabeportal rechtzeitig vor Ab-lauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt und werden damit Teil der Vergabeunterlagen.
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Die Bieter sind grundsätzlich verpflichtet, sich selbstständig über den jeweils aktuellen Stand der Vergabeunterlagen sowie der Beantwortung der Bieterfragen über das Vergabeportal zu informieren. Eine systemseitige Benachrichtigung wird nur an beim Vergabeportal registrierte Nutzer versandt. Es wird daher empfohlen, sich möglichst frühzeitig freiwillig beim Vergabeportal zu registrieren.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

A) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A)
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 der VU Abschnitt "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort ge-nannten Ausschlussgründe vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen.
B) Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer: Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Telefon, Fax, E-Mail, Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]), falls gegeben die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungs-systems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer und Anga-ben zum möglichen Abruf der Dokumente), Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 der VU Abschnitt "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.
C) Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 der VU Abschnitt "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelas-sen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A) Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A)
Gefordert wird das Vorliegen einer Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen:
- für Personen- und Sachschäden mindestens 5 Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
- für Vermögensschäden mindestens 250.000,00 EUR (zweifach maximiert).
Der Auftraggeber akzeptiert hierfür entweder eine spezifische Projektdeckung (bei Projektversicherung/Excedentendeckung genügt eine 1-fache Maximierung), alternativ eine für die Vertragslaufzeit bestehende BHV mit mindestens der o.g. De-ckungssummen (und in diesem Falle 2-facher Maximierung je Versicherungsjahr). Hierzu hat der Bieter die entsprechende Eigenerklärung unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Haftpflichtversicherung" abzugeben.
Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglied der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots. Im Falle eines "bloßen" Unterauftragnehmereinsatzes behält sich der AG vor, vor Zuschlagserteilung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, ebenfalls den Nachweis eines entsprechenden Versicherungsschutzes für den jeweiligen Unter-auftragnehmer zu fordern.
B) Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) sowie den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Be-reich Softwarelösungen für Archive (EK-06-A) jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020 - 2022) in Euro netto abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das letzte Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.

Mindestanforderung zu A) EK-04-A: Betriebshaftpflichtversicherung:
Gefordert wird das Vorliegen einer Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen:
- für Personen- und Sachschäden mindestens 5 Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
- für Vermögensschäden mindestens 250.000,00 EUR (zweifach maximiert).
Der Auftraggeber akzeptiert hierfür entweder eine spezifische Projektdeckung (bei Projektversicherung/Excedentendeckung genügt eine 1-fache Maximierung), alternativ eine für die Vertragslaufzeit bestehende BHV mit mindestens der o.g. Deckungssummen (und in diesem Falle 2-facher Maximierung je Versicherungsjahr).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A) Unternehmensreferenzen (EK-07-A)
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass der Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügt. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Refe-renzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen des Bieters nachzuweisen.
Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende An-gaben enthalten: Leistungsempfänger inklusive Kontaktdaten; Angaben zum Auftragszeitraum; aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter selbst erbracht hat, Auftragsvolumen des selbst erbrachten Anteils (Auftragswert und zeitlicher Umfang).
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen jeweils folgende Mindestzahl an Referenzen einzureichen (= Mindestan-forderung, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird): mind. zwei (2) Referenzen für fachlich geführte Archive, die die Softwarelösung zum Zeitpunkt der Ausschreibung bereits im Produktivbetrieb für die digitale Langzeitarchivierung nach OAIS einsetzen.
Referenzen können noch fortdauernd sein; abgeschlossene Referenzen jedoch müssen in den drei Jahren vor der Be-kanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen (= Mindestanforderung an die Wertbarkeit der Referenz, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird).
Der Bieter hat jede Referenz auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Unterneh-mensreferenzen" darzustellen.
B) Maßnahmen zur IT Sicherheit (EK-08-A)
Der Bieter hat geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung der IT Sicherheit zu treffen. Zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit muss der Bieter eine Zertifizierung nach ISO 27001 (spätestens zum Leistungsbeginn) vor-weisen. Sofern zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch keine Zertifizierung nach ISO 27001 vorliegt, hat der Bieter unter Verwendung von Anlage 5 der VU Abschnitt "Maßnahmen zur IT Sicherheit" darzustellen, welche Schritte zum Erhalt des entsprechenden Zertifikats unternommen wurden. Aus den Darstellungen muss für den Auftraggeber plausibel hervorgehen, dass eine Zertifizierung spätestens zum Leistungsbeginn erfolgen wird.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Mindestanforderung zu A) Unternehmensreferenzen (EK-07-A):
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen jeweils folgende Mindestzahl an Referenzen einzureichen (= Mindestan-forderung, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird): mind. zwei (2) Referenzen für fachlich geführte Archive, die die Softwarelösung zum Zeitpunkt der Ausschreibung bereits im Produktivbetrieb für die digitale Langzeitarchivierung nach OAIS einsetzen.
Referenzen können noch fortdauernd sein; abgeschlossene Referenzen jedoch müssen in den drei Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen (= Mindestan-forderung an die Wertbarkeit der Referenz, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

A) Russland-Sanktionen (XK-01-A)
Jeder Bieter muss unter Verwendung von Anlage 6 der VU "Russland-Sanktionen" erklären, dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i. V. m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht (Ausschlusskriterium).
B) Zertifizierungsmöglichkeit der Langzeitarchivierungslösung nach ISO 16363 oder DIN 31644 (XK-02-A)
Die Zertifizierung der Langzeitarchivierungslösung nach ISO 16363 oder DIN 31644 wird von Seiten des Archivs angestrebt. Der Bieter sichert für den Fall der Auftragsausführung zu, dass eine entsprechende Zertifizierung mit der angebotenen technischen Lösung während der Vertragslaufzeit möglich ist und seitens des Bieters die für den Zertifizierungsprozess notwendigen Unterstützungsleistungen erbracht werden. Der Bieter hat mit dem Angebot eine entsprechende Erklärung in mittels der Anlage 7 der VU "Ausführungsbedingungen" Abschnitt "4.1.2.1 Zertifizierungsmöglichkeit der Langzeitarchivierungslösung nach ISO 16363 oder DIN 31644" abzugeben. Wird die Erklärung nicht abgegeben, führt dies zum Ausschluss des Angebots.
C) Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (XK-03-A)
Der Bieter ist im Falle der Auftragsausführung verpflichtet, die im Vertrag (vgl. Anlage 1) enthaltenen Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Die vertragliche Verpflichtung findet sich in § X im Vertrag (Anlage 1). Der Bieter hat mit dem Angebot eine entsprechende Erklärung in mittels der Anlage 7 der VU "Ausführungsbedingungen" Abschnitt "Einhaltung der Datenschutzbestimmungen" abzugeben. Wird die Erklärung nicht abgegeben, führt dies zum Ausschluss des Angebots.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter IV.2.2 genannten Frist gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bewerber/Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der /Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.