Digitalisierung 2024 (VE)

Beschreibung der Beschaffung

Inverse Vergabe der Digitalisierung von Urkunden des Sächsischen Staatsarchivs und deren restauratorische Begleitung mit einem Auftragsvolumen von 42.000 EUR netto = 49.980 EUR brutto.
1. Allgemeine Angaben
Art und Umfang der Leistung
Vergeben wird mit einem Auftragsvolumen von 42.000 EUR netto die Digitalisierung von mittelalterlichen Urkunden und deren restauratorische Begleitung einschließlich bedarfsweiser Planlegung, Montage und Neuverpackung. Erwartet werden als Ergebnis 24-Bit-Color-Bilddateien im Tiff-Format mit LZW-Komprimierung in der Version "Baseline-TIFF" und mindestens 400 dpi Auflösung bezogen auf die Originalgröße in der Qualitätsstufe ISO 19264-1 Level B, sowie die Übergabe der Digitalisate auf zwei identischen externen Festplatten einschließlich der vorgegebenen Metadaten an den Auftraggeber.
Leistungsort
Die Leistung ist innerhalb der Arbeitsräume des Hauptstaatsarchivs Dresden, Archivstraße 14, 01097 Dresden während der üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 6:00 Uhr bis 21:00 Uhr) zu erbringen.
Die Nachbearbeitung der Scans kann außerhalb beim Auftragnehmer erfolgen.
Leistungszeitraum
Der Leistungszeitraum ist zwischen dem 15. Januar und dem 30. August 2024 festgesetzt. Die Digitalisierung muss bis zum 15. August abgeschlossen sein. Das abschließende Metadatenmanagement kann außerhalb der Räumlichkeiten des Auftraggebers erfolgen. Nach Rücksprache mit dem Auftraggeber kann geprüft werden, ob einzelne Verpackungsarbeiten durch den/die Restaurator/in auch nach dem 15. August 2024 durchgeführt werden können.
Ausstattung und Technik
Einen Eindruck über den Standort Dresden gibt eine virtuelle Führung unter https://www.archiv.sachsen.de/virtueller-spaziergang-7178.html
Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer im Sächsischen Staatsarchiv am Standort Dresden, Archivstraße 14, Arbeitsräume zur Aufstellung der erforderlichen Reprotechnik zur Verfügung. Für die restauratorische Vorbereitung kann die hauseigene Restaurierungswerkstatt genutzt werden.
Der Auftragnehmer erhält die Berechtigungen, sich in allen für die Leistungserbringung erforderlichen Räumlichkeiten frei bewegen zu können.
Nach Zuschlagserteilung ist mit dem Sächsischen Bau- und Immobilienmanagement zur Nutzung der Räumlichkeiten ein Mietvertrag abzuschließen (siehe Anlage 07).
Die Vorgaben des Arbeits-, Brand- und des Datenschutzes sind streng einzuhalten. Der Auftragnehmer erhält vor Leistungsbeginn diesbezüglich eine Belehrung, die zu quittieren ist.
Der Auftragnehmer hat die Technik für die Aufnahme der Digitalisate und für das Qualitätsmanagement sowie für die Metadatenverwaltung mitzubringen. Der Auftragnehmer ist für die Anlieferung, den Aufbau und die Kalibrierung der Aufnahmetechnik selbst verantwortlich.
Ausstattungsgegenstände und Materialien der hauseigenen Restaurierungswerkstatt können nach Absprache mit dem Auftraggeber genutzt werden. Etwaiges ergänzend benötigtes Zubehör ist vom Auftragnehmer eigenständig zu beschaffen und mitzubringen.
Der Auftraggeber haftet gegenüber dem Auftragnehmer nur für Schäden an seiner Technik, die vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht worden.
2.2. Erläuterungen im Hinblick auf die vorgesehene Digitalisierung
a) Zustand, Urkunden
Die Urkunden befinden sich in einem dem Alter entsprechenden guten bis sehr guten Zustand. Die Digitalisierbarkeit des Bestandes wurde im Rahmen der vorbereitenden Maßnahmen geprüft und substanzgefährdende Schäden an Pergament und Papier (insbesondere Brüche, größere Risse und Fehlstellen, vor allem in den Faltungen) wurden gesichert. Etwa 10 % der Urkunden weisen vor allem an den Rändern und auf den Rückseiten leichte bis mittlere Verschmutzungen auf. Mit losen Schmutzauflagen ist jedoch nicht zu rechnen. Die Lesbarkeit der Urkundentexte ist in der Regel durch die Verschmutzung nicht wesentlich beeinträchtigt. Da rund 90 % der Urkunden gefaltet gelagert werden, ist insbesondere bei den Pergamenturkunden damit zu rechnen, dass sich diese - ohne vorbereitende Maßnahmen und ohne Beschwerung bzw. Vormontierung - nur eingeschränkt plan aufschlagen lassen.
b) Zustand, Siegel
Etwa 95 % der Urkunden enthalten ein oder mehrere Siegel, die einen besonders schonenden und vorsichtigen Umgang im Digitalisierungsprozess erfordern.
Die überwiegende Zahl der Siegel befindet sich in einem guten, stabilen Zustand. In wenigen gekennzeichneten Fällen (ca. 2 %) sind die Siegel an- oder durchgebrochen. Anzahl und Größe der Fragmente je Siegel variieren.
Pergamenturkunden: Bei der überwiegenden Zahl der Siegel handelt es sich um Wachssiegel. Metallsiegel kommen in seltenen Fällen auch vor. Vereinzelt sind die Siegel durch Kapseln aus Holz oder Metall geschützt, die geöffnet werden müssen. Die Mehrheit der Siegel ist mit Pergamentpresseln oder mit Urkundenschnüren an den Urkunden befestigt.
Papierurkunden: Die Siegel der Papierurkunden sind in der Regel mit einer Tektur versehen. Unter der Tektur ist die Siegelmasse (Wachs o.a.) oftmals gerissen oder gebrochen, so dass auch mit einer kleinteiligen Fragmentierung gerechnet werden muss.
c) Format
Es handelt sich um Urkunden aus dem 11. bis 16. Jhd. in Formaten bis A1. Die Siegel haben eine Stärke von bis zu 4 cm.
d) Der Leistungsbeschreibung sind Beispielfotos (Anlage 08) beigefügt

3. Aufgabenstellung
3.1. Prozessplanung und -abstimmung
Zu Prozessbeginn ist durch den Auftragnehmer - Reprograf/in und Restaurator/in - auf der Grundlage dieser Leistungsbeschreibung - eine verbindliche Prozess- und Zeitplanung zu erstellen und mit dem Auftraggeber abzustimmen. So ist die technische Ausstattung unter Berücksichtigung der räumlichen Voraussetzungen im Hauptstaatsarchiv zu planen und aufzubauen, die die Erfüllung der fachlichen Anforderungen (siehe 3.2 und 3.3) ermöglicht.
Damit verbunden sind ein Verfahren und ein Workflow für eine weitgehend effiziente Zusammenarbeit zwischen Reprografie und Restaurierung zu entwickeln. Dies soll bis zum 09. Februar 2024 abgeschlossen sein. Es ist zu berücksichtigen, dass die Urkundendigitalisierung Pilotcharakter hat und somit als Grundlage für entsprechende Folgedigitalisierungen dient.
Dem schließt sich zeitnah eine Testphase zur Erprobung und Evaluierung an, die ebenfalls durch Vertreter des Auftraggebers begleitet werden. Nach Freigabe der überprüften und ggf. angepassten Prozessplanung erfolgt die eigentliche Maßnahmendurchführung.
Auf Grund des Pilotcharakters ist zur Kontrolle der Leistungsdurchführung ein regelmäßiges Monitoring ca. aller 14 Tage mit dem Auftraggeber vorgesehen.
3.2. Restauratorische Leistungen
Die restauratorische Leistung umfasst die prozessbegleitende konservatorisch-restauratorische Vor- und Nachbereitung der Urkunden sowie die konservatorische Begleitung der Digitalisierung.
Liste der restauratorischen Einzelleistungen
1. Kons.-rest. Vorbereitung
1.1. Begutachtung (100 %)
1.2. Auffalten / Bereitstellen der Urkunden für Digitalisierung (100 %)
1.3. Weitergehende restauratorische Maßnahmen
1.3.1. Planlegen von Urkunden und Siegelbefestigungen (Pressel) (15 %)
1.3.2. (Reinigen von Urkunden in Einzelfällen) (1 %)
1.3.3. (Reinigen von Siegelbildern in Einzelfällen) (1 %)
1.4. Verpacken
1.4.1. Rückverpacken, gefaltete bzw. alte Lagerung incl. Siegelschutz (85 %)
1.4.2. Neupacken, planliegende Lagerung incl. Montage von Urkunden und Siegeln auf Einlegetablar (15 %)
2. Konservatorische Begleitung der Digitalisierung
2.1. Anleitung, konservatorische Prozessbegleitung Digitalisierungsdurchführung (Scanprozess)
2.2. Unterstützung der Reprografie bei der Digitalisierung besonders schwieriger Urkunden (10 %)
3. Dokumentation

1. Kons.-rest. Vorbereitung der Urkunden für die Digitalisierung
Die Urkunden werden durch den Auftraggeber aus dem Magazin in ihrer jeweiligen Verpackung ausgehoben und dem Auftragnehmer je nach Bedarf in den Bearbeitungsräumen bereitgestellt.
Dort sind die Urkunden aus ihrer Verpackung, in der Regel Urkundentaschen in Archivgutbehältern, zu entnehmen.
1.1 Begutachtung
Beschaffenheit und Erhaltungszustand der Urkunden sind im Hinblick auf ihre Digitalisierbarkeit zu überprüfen. So ist insbesondere festzustellen, welche der Urkunden von den Reprograf/innen selbstständig digitalisiert werden können und welche Urkunden der restauratorischen Begleitung bedürfen. Wird dabei ein restauratorischer Vorbereitungsbedarf festgestellt, der im Rahmen dieser Vergabe nicht gedeckt werden kann, so ist dieser zu dokumentieren und die jeweiligen Urkunden sind vorerst von der Digitalisierung auszuschließen.
1.2 Auffalten / Bereitstellen der Urkunden für Digitalisierung
Sämtliche Urkunden sind durch den/die Restaurator/in aufzufalten und bis zur Durchführung der Digitalisierung abgedeckt zu beschweren, um auf diese Weise die Rückstellkräfte minimalinvasiv zu reduzieren.
1.3 Weitergehende restauratorische Vorbereitungsarbeiten
Auf der Grundlage der Vorzustandserfassung durch den Auftraggeber und der ergänzenden restauratorischen Zustandsbewertung durch den Auftragnehmer sind ggf. bedarfsweise weitergehende restauratorische Maßnahmen zur Verbesserung der Planlage oder/und Lesbarkeit auszuführen.
1.3.1 Planlegen steifer oder stark verformter Pergament- oder Papierurkunden
(s. auch Verfahren zur Montierung der Urkunden für Digitalisierung)
Steife oder/und stark verformte Pergament- oder Papierurkunden incl. der jeweiligen Siegelpressel, die sich in der unter 1.2 beschriebenen Weise nicht ausreichend planlegen lassen, sind durch kontrollierte Befeuchtung z. B. durch Konditionieren mittels Feuchtekammer oder Auflegen von Feuchtigkeitskompressen ohne direkte Nässeeinwirkung planzulegen. Dabei sollen Unebenheiten durch Faltungen oder Schäden lediglich soweit flexibilisiert werden, dass die vorgesehene Montierung mit Magneten ermöglicht wird und beispielsweise in Faltungen verdeckte Textpassagen bei der Digitalisierung ausreichend freigelegt werden können.

Zusätzliche Informationen

1.3.2 Trockenreinigen von Pergament-/Papierurkunden
Eine Reinigung der Urkunden ist prinzipiell nicht vorgesehen. Ausnahmen sind zu begründen und mit dem Auftraggeber abzustimmen, z. B. für die folgenden Fälle:
• durch die Reinigung kann die Lesbarkeit erheblich verbessert werden oder
• eine Reinigung ist als vorbereitende Maßnahme für die feuchte Planlegung erforderlich, um eine zusätzliche Fixierung der Schmutzauflagen zu vermeiden.
1.3.3 Reinigen von Siegelbildern
In Ausnahmefällen und nur soweit dadurch der Digitalisierungsprozess nicht aufgehalten wird, können Reinigungsmaßnahmen bei Reduzieren festgebundener Oberflächenablagerungen zur Verbesserung der Wiedergabe der Siegelbilder durchgeführt werden. In diesen Fällen sieht der Auftraggeber eine Feuchtreinigung der Siegel durch einen mit demineralisiertem Wasser (ggf. Andicken mit Methylcellulose) angefeuchteten Pinsel, Wattestäbchen oder mit einem weichen Schwämmchen vor. Es soll mit möglichst wenig Feuchtigkeit gearbeitet werden. (Achtung! Nicht geeignet für Blätterteigsiegel!)
1.4 Verpacken incl. Montierung von Urkunden zur dauerhaften planliegenden Lagerung
Im Anschluss an die erfolgte Digitalisierung sind die Urkunden wieder zurück zu lagern.
1.4.1
Dabei ist die Mehrzahl der Urkunden wieder zu falten und in die alten Umschläge und Kartonagen einzulegen. In diesen Fällen sind ab- und anhängende Siegel ergänzend mit einer Siegelschutzhülle zu versehen. Dabei ist darauf zu achten, dass die vorgegebene Reihenfolge der Urkunden und damit die richtige Signaturfolge eingehalten wird. Beschädigte Umschläge sind bedarfsweise auszutauschen oder durch neue Urkundenmappen zu ergänzen. Bei Urkunden mit gefährdeten Siegeln, die bei Beibehaltung der bisherigen Faltung aufeinander liegen würden, ist alternativ eine teilweise Auffaltung und Umlagerung in die kleinste Urkundenkassette vorgesehen.
1.4.2
Mit Feuchtigkeit plangelegte Urkunden und Urkunden mit gebrochenen und/oder lose fragmentierten Siegeln sollen im Anschluss an die Digitalisierung nicht wieder gefaltet werden (15 % der Urkunden). Hierfür stehen in Abhängigkeit vom jeweiligen Urkundenformat alternativ Urkundenkassetten bzw. Urkundenboxen mit Einlegetablaren zur Verfügung. In diesen Fällen sind die Urkunden mit ihren Siegeln auf den Tablaren mit den vom Auftraggeber bereitgestellten Hilfsmaterialien (Polyesterstreifen, Ritzkarton, Siegelbananen) zu fixieren.
Jede Neuverpackung ist durch Bleistiftnotiz mit der jeweiligen Signatur zu versehen. Das Aufbringen der Signaturschilder erfolgt zu späterem Zeitpunkt durch den Auftraggeber.
Sämtliche Verpackungsmaterialien werden vom Auftraggeber gestellt.

2. Konservatorische Begleitung der Digitalisierung
2.1 Anleitung des Reprografen/der Reprografin im Umgang mit Urkunden / konservatorische Prozessbegleitung Digitalisierungsdurchführung (Scanprozess)
Um einerseits die Belastungen und damit das Schadensrisiko für die Urkunden zu minimieren und andererseits die erzielbare Wiedergabequalität der Digitalisate zu optimieren, ist der/die Restaurator/in dafür verantwortlich, den Digitalisierungsprozess diesbezüglich mitzugestalten und bedarfsweise den/die Reprograf/in entsprechend anzuleiten.
2.2 Unterstützung des/r Reprografen/in bei der Digitalisierung besonders schwieriger Urkunden
In denjenigen Fällen, bei denen
• die Siegel gebrochen sind oder/und lose
• lose Fragmente vorliegen und/oder
• die Pergamente nur unzureichend flexibilisiert und plangelegt werden können,
unterstützt der/die Restaurator/in den Digitalisierungsprozess, in dem er/sie die Handhabung der Urkunde incl. Vormontierung übernimmt.
3. Dokumentation
Die durchgeführten restauratorischen Maßnahmen wie Planlegen, Reinigen von Urkunden, Reinigen von Siegeln und die Umverpackung sind u. a. zur Kostenabrechnung in einer Excelliste (s. ergänzende Spalten in Konkordanzliste) und in einem Begleitprotokoll / Laufzettel zu erfassen. Ebenfalls aufzunehmen sind erkannte Schäden, soweit nicht schon durch den Auftraggeber erfolgt.
3.3. Reprografische Leistungen
Liste der reprografischen Einzelleistungen
1. Digitalisieren
1.1. Eigenständiges Digitalisieren der von der/dem Restaurator/in bereitgestellten Urkunden (ca. 90 % des Bestandes).
1.2. Restauratorisch begleitete Digitalisierung von schwierigen Vorlagen (ca. 10 %)
2. Visuelle Qualitätskontrolle der Digitalisate (prozessbegleitend) und technische Qualitätskontrolle
3. Metadatenmanagement
4. Dokumentation
1. Digitalisieren
1.1. Eigenständiges Digitalisieren der von der der/dem Restaurator/in bereitgestellten Urkunden (ca. 90 %)
1.2. Restauratorisch begleitete Digitalisierung von schwierigen Vorlagen (ca. 10 %)
Anforderungen an den Umgang mit Archivalien / Aufnahmetechnik
a) Da es sich um unikales historisches Material handelt, sind ein schonender Umgang und eine weitgehend belastungsfreie Aufnahmetechnik zu gewährleisten. Die Heterogenität des Materials, das auch Vorschädigungen wie Einrisse und Knicke sowie aufgrund der Siegel fragiles Material umfasst, erfordert einen fachkundigen und sensiblen Umgang mit dem Archivgut durch den beauftragten Auftragnehmer.
Hierzu ist die Unterstützung durch eine/n Restaurator/in vorgesehen, mit der die Planung und Prozessdurchführung laufend abzustimmen ist. Die Festlegungen der/des Restaurators/in sind für die Durchführung der Digitalisierung verbindlich und dürfen bei Bedarf nur nach Rücksprache angepasst werden.
b) Gemäß der restauratorischen Vorsortierung ist der größere Teil der Urkunden (90 %) ohne unmittelbare Unterstützung durch den/die Reprografen/in zu digitalisieren. Bei schwierigen Urkunden erfolgt die Digitalisierung jedoch gemeinsam (vgl. 2.2).
(weiter siehe Punkt VI.3)

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der konservatorisch-restauratorischen Arbeiten ist die Vorbereitung der Archivalien auf nachfolgende Digitalisierungsvorhaben.
Die Ausschreibung erfolgt zum Gesamtpreis von 30.600 EUR netto (36.414 EUR brutto), wo-bei für das Jahr 2024 eine Teilleistung zum Festpreis von 10.200 EUR netto (12.138 EUR brutto) sowie für 2025 die weitere Teilleistung zum Festpreis von 20.400 EUR netto (24.276 EUR brutto) festgesetzt ist.
Die erste Teilleistung ist zwischen dem 22.01.2024 und dem 06.09.2024 zu erbringen und abzurechnen. Der nachfolgende zweite Teil ist im Zeitraum zwischen dem 02. Januar 2025 und dem 04. Juli 2025 zu leisten.
Art und Umfang der Leistungen
Bedarfsweise konservatorisch-restauratorische Arbeiten an Archivgut:
1. Trockenreinigen: Absaugen/ Abbürsten/ Abradieren
2. Zustandserfassung (Ermittlung der Digitalisierbarkeit)
einschließlich Transport.
Im Rahmen dieser Vergabe sollen Akten gereinigt und gleichzeitig die Beschaffenheit des Archivgutes im Hinblick auf die sich anschließende Digitalisierung gemäß den Vorgaben des Auftraggebers beurteilt und erfasst werden.
Bestandsbeschreibung
a) Bei dem Archivgut handelt es sich um Akten und Amtsbücher des Archivbestands 30016 Kreisamt Schwarzenberg mit einem Gesamtumfang von etwa 95 lfm. Der Überliefe-rungsschwerpunkt des Bestandes liegt im 18./19. Jahrhundert, in geringerem Umfang rei-chen die Datierungen bis ins 16. Jahrhundert zurück.
b) Fast alle Archivalien sind in der sogenannten preußischen Aktenheftung gebunden. Dabei ist damit zu rechnen, dass die Schriftbereiche bis in den Heftfalz hineinreichen und die Einzeldokumente zur Lagenbildung umbrochen wurden.
c) Darüber hinaus sind in dem Bestand in geringem Maße auch buchmäßig gebundene Un-terlagen anzutreffen.
d) Das Grundformat der Akten- und Amtsbuchbände beträgt max. 27 x 39 cm (Breite x Länge gemäß Innenmaß der Archivgutbehälter). Die Bandstärken variieren zwischen we-nigen Blatt und 15 cm (Höhe des Archivgutbehälters). Der durchschnittliche Umfang pro Verzeichnungseinheit liegt bei 3,0 cm.
e) Die Formate der Einzeldokumente in den Aktenbänden weichen teils vom Grundformat der Akte ab: So ist nicht nur mit eingebundenen Kleinformaten, sondern auch mit einge-bundenen und teils mehrfach eingefalteten Überformaten zu rechnen.
f) Die überwiegend handschriftlichen Dokumente enthalten teils Verschluss- und teils Be-glaubigungssiegel mit und ohne Tekturen.
g) Die Akten sind im üblichen Maße mit Löschsand belegt.
h) Weiter ist mit folgenden (meist eingebundenen) Beilagen zu rechnen: Zeichnungen, Pläne, Tabellen und Druckschriften.
i) Die Farbigkeit der Vorlagen ergibt sich u. a. durch die handschriftlichen Einträge mit ver-schiedenartigen Tinten, Blei- und Farbstiften sowie durch kolorierte Karten und Pläne.
j) Nur ein Teil der Archivalien ist durchgängig und fortlaufend foliiert.
k) Für den Gesamtbestand wird eine durchschnittliche Anzahl von rund 5.000 Blatt pro lau-fendem Meter angenommen.
l) Verpackungszustand:
Sämtliche Akten sind einzeln in Papierbögen eingeschlagen und in Standardkartona-gen zur liegenden Aufbewahrung eingelegt. Sowohl die Einschlagbögen als auch die Kartonagen sind mit Signaturschildern versehen. Die auf den Akten aufgeklebten Sig-naturschilder sind in der Regel veraltet. Die aktuell gültige Signatur ist auf dem Akten-umschlag ergänzend (nur) mit Bleistift vermerkt. (Achtung: Bei Reinigung beachten!)
m) Erhaltungszustand:
 Der Bestand ist in erheblichem Maße durch die Ablagerung von luftgetragenen Schadstoffen (Stäube) verschmutzt.
 Wasser- und Schimmelschäden (Schätzung: 5 %; Altschäden) verweisen darüber hinaus auf eine erhöhte mikrobielle Belastung.
 Mechanische Schäden u. a. durch Stauchen der Randbereiche und durch die frühere Aktenbündelung haben zu teils umfangreichen Verformungen und Einrissen der Blatt-kanten geführt.
 Durch Schäden im Bindungsbereich ist mit vereinzelten Behinderungen beim Auf-schlagen und Umlegen der Einzelschriftstücke zu rechnen.
 Die Verschluss- und Beglaubigungssiegel sind teils gebrochen oder/ und kleinteilig fragmentiert.
Der Leistungsbeschreibung sind Beispielfotos angefügt, die Hinweise auf Beschaffenheit und Erhaltungszustand der Akten und Amtsbücher geben (Anlage Nr. 08).
Durchzuführende Maßnahmen
1. Reinigung
Die Reduzierung der Schmutzauflagen soll deren gesundheits- und materialschädigende Wir-kung unterbinden und gleichzeitig die Lesbarkeit des Schriftgutes verbessern. Außerdem ist die Reinigung Voraussetzung für ggf. erforderliche weitergehende restauratorische Maßnah-men.
Das Archivgut ist hierfür einer bedarfsweisen Trockenreinigung zu unterziehen. Dabei sollen insbesondere
1. die losen Schmutzauflagen (Staubablagerung) durch Absaugen (Abblasen) und Abkeh-ren (Bürsten, Pinsel) entfernt werden.
(Verschmutzte Einschlagbögen sind auszutauschen, loser Schmutz in den Kartonagen ist auszusaugen.)
2. Ein Radieren ist durchzuführen, falls dabei unmittelbar eine deutliche Aufhellung der Vorlagen erzielt werden kann oder die Radiermittel einen deutlichen Abtrag von Schmutzpartikeln erkennen lassen. Hierfür sieht der Auftragnehmer insbesondere die Verwendung von Latexschwämmen (Rußfresser) und in Ausnahmefällen (z.B. beson-ders empfindliche Blattränder) auch das Weichpartikelstrahlverfahren mit Arbocel BWW40 vor. Radiermittelrückstände sind zu entfernen.
Bemerkung: Löschsand muss grundsätzlich nicht entfernt werden. Ausnahmen bilden Akten/ Amtsbücher, bei denen ein vermehrtes Aufkommen von Löschsand auffällig ist und sich über die Falzbereiche hinaus auch auf den Blattflächen bemerkbar macht.
3. Bei Verdacht auf eine mikrobielle Kontamination ist insbesondere in den betroffenen Bereichen ein blattweises Vorgehen zwingend. Sämtliche lose Partikelauflagen (Schimmelrasen, Sporen u.a.) sind gründlich, aber gleichermaßen schonend zu entfer-nen.
4. ATP/AMP-Messungen: Der Auftraggeber sieht eine stichprobenweise Überprüfung der mikrobiellen Belastung durch ATP/AMP-Messungen vor. Dabei soll bei gewöhnlicher Verschmutzung aus jedem 10. Behälter die Verzeichnungseinheit mit der größten Ak-tennummer im Vor- und Nachzustand beprobt werden. Je Akte ist einerseits der Ak-tenumschlag im Bereich der stärksten Verschmutzung (visuelle Einschätzung) und an-dererseits das Akteninnere im Falzbereich (Aktenmitte) zu beproben. Bei Akten mit sichtbarem Befall ist bei jeder 10. Akte ergänzend eine Messung im Bereich der Parti-kelauflagen (sofern vorhanden) ebenfalls vor und nach der Reinigung vorzunehmen.
Die Reinigungsverfahren sind generell an den allgemeinen Zustand der Archivalien anzupas-sen. So ist dafür zu sorgen, dass bereits eingetretene Schäden im Bereich der Bindung oder auch der Blattkanten durch die Reinigung nicht vergrößert werden.
2. Rückverpackung
Abschließend werden die Archivalien wieder in die Kartonagen in der im StA üblichen Reihen-folge zurückgelagert (aufsteigende Signaturfolge). Die Akten werden mit dem Deckblatt nach oben eingelegt. Zum Höhenausgleich von Rückensteigungen (o.ä.) sind die Akten wechsel-seitig einzulagern.
Ein Austausch der Verpackungsmaterialien ist im Einzelfall vorzusehen, wenn diese zu klein oder stärker beschädigt sind.
3. Zustandserfassung und -dokumentation
Beschaffenheit und Zustand jeder Archivalie sind nach den Vorgaben des StA zu erfassen und sowohl in einem Begleitprotokoll/ einer Checkliste als auch in einer Übersichtstabelle (hier ausschließlich Mengenerfassung) zu dokumentieren (vgl. Anlagen 10-12). Ziel ist es, mit Hilfe der ermittelten Informationen einen zusätzlichen Vorbereitungsbedarf für die Digitalisierung zu ermitteln und eine qualifizierte Grundlage für die Auswahl geeigneter Digitalisierungstechniken und -verfahren zu schaffen.
Beilagen/ Einzeldokumente, die ggf. einen Anpassungsbedarf bei der Durchführung der Digi-talisierung erfordern, sind in der Akte durch Vermerk der jeweiligen Blattnummern im Begleit-protokoll /Checkliste und in der tabellarischen Übersicht auszuweisen.
4. Transport und Lagerung
Der Hin- und Rücktransport des Archivguts vom/zum Standort Chemnitz wird vom Auftrag-nehmer oder einem von ihm beauftragten, nachgewiesenermaßen geeigneten und zuverläs-sigen Spezialunternehmen durchgeführt. In Absprache mit dem Auftraggeber ist der Trans-port in bis zu zwei Tranchen möglich. Wenn möglich, kann der Hintransport für die Gesamt-leistung durchgeführt werden.
Die genauen Zeitpunkte der Hin- und Rücktransporte sind mit dem Leistungsort mindestens 5 Tage im Voraus abzustimmen.
Für das Verpacken und den Transport des Archivgutes dürfen ausschließlich Transportbehäl-ter und -geräte sowie holzfreie Paletten verwendet werden, deren Einsatz Schäden am Ar-chivgut oder eine Verschlimmerung von bestehenden Schäden verhindern. Diese Behälter hat der Auftragnehmer zu stellen. Das Archivgut ist ausschließlich horizontal zu transportieren und zu lagern. Es dürfen nicht mehr als sechs Kartons übereinander gestapelt werden. Ein Verrutschen der Kartons ist zu verhindern (Kantenschutz und Einstretchen).
Die Reihenfolge der Kartons sowie ihre innere Ordnung müssen nach dem Rücktransport wieder hergestellt sein. Die Abholung bzw. Zustellung erfolgt frei Haus, d.h. bis hinter die erste Tür des jeweiligen Standorts. Sie hat ohne Rückgriff auf Personal und Ausstattung des Auf-traggebers zu erfolgen.
Für den Transport ist eine vom Auftraggeber vorbereitete Übergabe-/ Übernahmeliste auszu-füllen.
Bei der Lagerung des Archivguts ist auf ein möglichst stabiles Klima zu achten; in den Maga-zinen des Auftraggebers lagert das zu bearbeitende Archivgut bei folgenden klimatischen Be-dingungen: 18°C +/- 2 bei 50% rel. Feuchte +/- 5.
Direkte Sonneneinstrahlung auf das Archivgut ist zu vermeiden. Darüber hinaus sollten Vor-kehrungen getroffen werden, um einem Schädlingsbefall wirksam vorzubeugen bzw. entge-genwirken zu können.
Den Angeboten ist das ausgefüllte Formular "Konservatorische Rahmenbedingungen" (Anl. 09) beizufügen.

Zusätzliche Informationen

Hier sind alle Rahmenbedingungen einzutragen, die während des Transports, der Bearbeitung und der Lagerung seitens des Auftragnehmers gewährleistet werden.
Musterbearbeitung/ Verfahrensbesprechung
Nach der Zuschlagserteilung ist eine Musterbearbeitung anhand vom Auftraggeber vorbe-stimmten Archivalien im Umfang von bis zu einem 1 lfm Archivgut durchzuführen. Im An-schluss erfolgt eine Verfahrensbesprechung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber, in der die Bearbeitungsqualität überprüft und etwaige Rückfragen beantwortet werden können. Ergeben sich innerhalb der Absprache dabei im Einzelfall Abweichungen von den Vorgaben der gültigen Leistungsbeschreibung sollen die relevanten Punkte schriftlich festgehalten wer-den.
Änderungen auf Ebene etwaiger Unterauftragnehmer
Der Auftragnehmer wird nach § 36 Abs. 3 S. 1 VgV verpflichtet, spätestens bei Beginn der Auftragsausführung die Namen, die Kontaktdaten und die gesetzlichen Vertreter seiner Un-terauftragnehmer mitzuteilen. Ferner hat er jede im Rahmen der Auftragsausführung eintre-tende Änderung auf Ebene der Unterauftragnehmer mitzuteilen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Los 1:
• Nachweis über den Berufs- oder Studienabschluss in der Fachrichtung Restaurie-rung/Konservierung Grafik, Archiv- und Bibliotheksgut mindestens einer für den Auftrag eingesetzten Person
• Vor der Zuschlagserteilung ist ein polizeiliches Führungszeugnis aller vor Ort am Projekt beteiligten Personen vorzulegen

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Los 1:
• Firmendarstellung mit Referenzen (Anlage Nr. 02),
• Bewerbereigenerklärungen (Anlage Nr. 03),
Los 2:
• Firmendarstellung mit Referenzen (Anlage Nr. 02),
• Bewerbereigenerklärungen (Anlage Nr. 03),

3.3. Reprografische Leistungen
Liste der reprografischen Einzelleistungen
1. Digitalisieren
1.1. Eigenständiges Digitalisieren der von der/dem Restaurator/in bereitgestellten Urkunden (ca. 90 % des Bestandes).
1.2. Restauratorisch begleitete Digitalisierung von schwierigen Vorlagen (ca. 10 %)
2. Visuelle Qualitätskontrolle der Digitalisate (prozessbegleitend) und technische Qualitätskontrolle
3. Metadatenmanagement
4. Dokumentation
1. Digitalisieren
1.1. Eigenständiges Digitalisieren der von der der/dem Restaurator/in bereitgestellten Urkunden (ca. 90 %)
1.2. Restauratorisch begleitete Digitalisierung von schwierigen Vorlagen (ca. 10 %)
Anforderungen an den Umgang mit Archivalien / Aufnahmetechnik
a) Da es sich um unikales historisches Material handelt, sind ein schonender Umgang und eine weitgehend belastungsfreie Aufnahmetechnik zu gewährleisten. Die Heterogenität des Materials, das auch Vorschädigungen wie Einrisse und Knicke sowie aufgrund der Siegel fragiles Material umfasst, erfordert einen fachkundigen und sensiblen Umgang mit dem Archivgut durch den beauftragten Auftragnehmer.
Hierzu ist die Unterstützung durch eine/n Restaurator/in vorgesehen, mit der die Planung und Prozessdurchführung laufend abzustimmen ist. Die Festlegungen der/des Restaurators/in sind für die Durchführung der Digitalisierung verbindlich und dürfen bei Bedarf nur nach Rücksprache angepasst werden.
b) Gemäß der restauratorischen Vorsortierung ist der größere Teil der Urkunden (90 %) ohne unmittelbare Unterstützung durch den/die Reprografen/in zu digitalisieren. Bei schwierigen Urkunden erfolgt die Digitalisierung jedoch gemeinsam (vgl. 2.2).
c) Zur Fixierung von Urkunden, Siegeln, sowie zum Umlegen einer schriftverdeckenden Plica (ca. 40 % der Urkunden) u. ä. während der eigentlichen Digitalisierung sieht der Auftraggeber vorrangig die Vormontierung mittels Magneten auf Metallplatten vor. Um ein weitgehend kontinuierliches und zeitsparendes Vorgehen zu gewährleisten, bietet sich hierfür ein arbeitsteiliges Verfahren mit zwei Arbeitskräften an.
Der Andruck gegen eine Glasplatte zum Niederhalten der (Pergament-)Urkunden ist nicht gestattet.
d) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die von ihm vorgesehene Aufnahmetechnik zur Erfüllung der Anforderungen bei Angebotserstellung gegenüber dem Auftraggeber darzustellen (Anlage 9). So ist der Technikeinsatz anwendungsbezogen zu beschreiben oder/und mit Fotos zu belegen. Darüber hinaus ist im Zuge der Auftragsdurchführung das gewählte Verfahren kontinuierlich zu überprüfen. Wird dabei Anpassungsbedarf festgestellt, so ist dem Auftraggeber ein alternatives Vorgehen vorzuschlagen und dafür - vor Fortsetzung der Bearbeitung - dessen Freigabe einzuholen.
e) Die Aufnahmetechnik muss die Reproduktion von Urkundenformaten bis A1 (Urkunde plus Siegel) unterstützen.
f) Generell sind Expositionszeiten, während derer die Urkunden dem Raumklima und dem Licht ungeschützt ausgesetzt sind, auf ein Minimum zu reduzieren.
Doch auch während der eigentlichen Phase der Digitalisierung ist darauf zu achten, dass die Wärme- und Lichteinwirkung weitgehend minimiert werden. Aufnahmetechniken und -verfahren, die vergleichsweise kurze Belichtungszeiten ermöglichen, sind bevorzugt anzubieten und einzusetzen. (Anlage 9)
g) Die Beleuchtungstechnik der Reproduktionseinheit sollte darüber hinaus aufgrund der Spezifik der Urkunden mit ihren Siegeln gleichermaßen eine weitgehend schattenfreie und über die Fläche gleichmäßige Beleuchtung ermöglichen als auch die Oberflächentextur wiedergeben können.
h) Nach der Digitalisierung sind die Urkunden wieder an den/die Restaurator/in zur Verpackung zurückzugeben.
Bildaufbau und Bildqualität
a) Gefordert wird die Erstellung von 24-Bit-Color-Bilddateien in der Qualitätsstufe ISO 19264-1 Level B im Tiff-Format mit LZW-Komprimierung in der Version "Baseline-TIFF" mit mindestens 400 dpi Auflösung bezogen auf die Originalgröße sowie die Ergänzung der Digitalisate mit den vorgegebenen Metadaten.
b) Jedem Digitalisat ist ein Metadatenkopf gemäß Anlage Nr. 10 mit den folgenden Angaben beizufügen: Verwahrendes Archiv, Bestandssignatur und Bestandsname, Archivaliensignatur, Aufnahmedatum, Kurzangabe Aufnahmetechnik und Kürzel des Auftragnehmers. Dies kann alternativ durch Beilegen der Informationen bei der Bilderfassung erfolgen oder durch paralleles, elektronisches Hinzurechnen.
Darüber hinaus sind bei jeder Aufnahme folgende Referenztestfelder fotografisch mit zu erfassen und in den Metadatenkopf zu integrieren: Miren (TE143) und Colorchecker mit Messskala (x-rite ColorChecker Classic Mini, Format 57 x 86 mm).
Die Hinweise zur einzusetzenden Technik und zu den erlaubten bzw. ausgeschlossenen Hilfsmitteln sind bindend.
c) Die Archivalien sind grundsätzlich vor einem neutralgrauen Hintergrund aufzunehmen.
d) Die Scans sind so anzufertigen, dass die gesamte Vorlage mit umlaufendem Rand abgebildet wird, damit erkennbar bleibt, dass nichts abgeschnitten wurde. Der Rand sollte in Anpassung an die Vorlagengröße und die Größe der erforderlichen Begleitinformationen so klein wie möglich gehalten werden, dabei eine Breite von ca. 5 mm jedoch nicht unterschreiten.
e) Anzufertigen sind Komplettaufnahmen der gesamten Urkunde einschließlich der Siegel (jeweils als Vorder- und Rückseite komplett). Eine separate Einzelaufnahme der Siegel ist nicht vorgesehen.
Wenn möglich, sind die Siegel nach unten abhängend auszurichten und aufzunehmen. Dabei ist darauf zu achten, dass Pergamentstreifen (Pressel) Siegelbild oder Schrift nicht verdecken.
f) Umgang mit Siegelfragmenten: Lose Siegelfragmente liegen einzeln verpackt bei der jeweiligen Urkunde und sind bei der Digitalisierung als Fragment der Urkunde beizulegen.
g) In Einzelfällen können aufgrund der Urkundenbeschaffenheit Zusatzaufnahmen notwendig sein, z. B.: verdeckte Schrift unter der Plica (Pergamentumbruch mit Siegelaufhängung), Urkunden mit vielen abhängenden Siegeln, Urkundenlibell (Urkundenheft aus einem oder mehreren Doppelblättern).
h) Beilagen, die sich neben der Urkunde in der Urkundenhülle befinden, sind ebenfalls mit zu digitalisieren (bei unter 1% der Urkunden).
2. Qualitätskontrolle der Digitalisate
Während des Digitalisierungsprozesses hat eine angemessene visuelle Qualitätskontrolle durch den Auftragnehmer stattzufinden. So soll sichergestellt werden, dass etwaige technische Fehler im Digitalisat frühzeitig erkannt werden und Aufnahmen ggf. wiederholt werden können, solange die Urkunde noch plangelegt ist. Erst nach erfolgter Freigabe durch das Qualitätsmanagement des Auftragnehmers (QM nach Vorgabe des Auftraggebers) werden die Urkunden zeitnah wieder gefaltet bzw. von der/m Restaurator/in in neue Kartons montiert, verpackt und durch den Auftraggeber in das Magazin reponiert.
Aufgrund des begrenzten Platzes für plangelegte Urkunden hat die Qualitätskontrolle zeitnah zur Aufnahme zu erfolgen. Einzelheiten dazu sind im Probelauf gemeinsam mit dem Auftraggeber und der/m Restaurator/in festzulegen.
Nachweis der Qualitätssicherung: Die im Verlauf der Bearbeitung am Anfang und dann in regelmäßigen Abständen zur Qualitätssicherung entstandenen Scans vom Universal Test Target (UTT) und die dazu gehörigen Auswertungsprotokolle (ISO 19264-1 Level B) sind mit Datum und Gerät zu benennen und in einem separaten Ordner namens "Qualitätssicherung" abzuspeichern und mitzuliefern.
3. Vorgaben für die Dateiablage und -benennung
a) Für jeden Bestand ist ein Ordner mit der Signatur des Bestandes anzulegen. Die Ablage der Digitalisate erfolgt innerhalb dieses Bestandsordners pro Archivaliensignatur in je einem Unterordner, der mit einer UUID (Universal Unique Identifier) bezeichnet ist. Die UUID entspricht einem Archivale.
Eine Konkordanzliste zwischen UUID und Archivaliensignatur wird dem Auftragnehmer vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
b) Die Benennung der Bilddateien soll nach folgenden Vorgaben von links beginnend erfolgen: UUID der Archivalie, Unterstrich, fortlaufende Nummer der Aufnahme pro Archivalie (4-stellig)_dreistellige Partialzählung.
Beispiel: b6c5bd2a-912d-4cc9-8f17-d0dd63e11f74_0028_000
Der Auftragnehmer dokumentiert das Digitalisierungsergebnis in der vom Auftraggeber übergebenen Konkordanzliste. Er trägt dort für jede UUID die Anzahl der angefertigten Digitalisate ein und dokumentiert ggf. den Mehraufwand. Diese Liste ist im Dateiordner des Bestandes abzulegen.
Die erzeugten Bilddateien sind vom Auftragnehmer in zwei identischen Sätzen auf hochwertigen und lagerungsbeständigen, eindeutig den Inhalt kennzeichnenden Wechselfestplatten nach vorheriger Terminabstimmung an den Auftraggeber (ein Exemplar an Sächsisches Staatsarchiv, Archivzentrum Hubertusburg, Gebäude 71 - 79, 04779 Wermsdorf, das zweite Exemplar an den Standort Dresden) zu übergeben.
Diese Festplatten sollten durchgängig von einem Typ und Hersteller sein und sind nach folgendem Schema zu kennzeichnen:
[Name des Auftragnehmers]_[Jahr]_[Geschäftszeichen]_[laufende Festplattennummer/ Ableitung für das Duplikat]. Des Weiteren ist der enthaltene Bestand anzugeben.
Beispiel: Name: Musterfirma_2024_GZ: ... _01/02
Bestand: 12856 Domkapitel Meißen
3.4. Grundeinweisung und Probelauf
Mit Projektbeginn erfolgt eine Grundeinweisung vor Ort inkl. aktenkundiger Belehrung zum Brand- und Datenschutz sowie ein mit dem Auftraggeber abzustimmender Probelauf. In diesem wird der anzuwendende Workflow und das Qualitätsmanagement gemeinsam abgestimmt und bedarfsweise angepasst. Vgl. auch Punkt 3.1.
4. Mängel, Leistungsverzug, Rücktritt
Bei mangelhaftem Umgang mit dem Archivgut, mangelhafter Qualität der Leistung sowie Nichteinhaltung vereinbarter bzw. festgelegter Termine während der Bearbeitung behält sich der Auftraggeber außerdem den Rücktritt vom Vertrag vor, sofern eine Nachbesserung oder Beseitigung der Mängel nicht innerhalb einer Frist von 21 Kalendertagen erfolgt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Abs. 3 GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Beschreibung der Beschaffung

Vergeben wird mit einem Auftragsvolumen von 42.000 EUR netto die Digitalisierung von mittelalterlichen Urkunden und deren restauratorische Begleitung einschließlich bedarfsweiser Planlegung, Montage und Neuverpackung. Erwartet werden als Ergebnis 24-Bit-Color-Bilddateien im Tiff-Format mit LZW-Komprimierung in der Version „Baseline-TIFF“ und mindestens 400 dpi Auflösung bezogen auf die Originalgröße in der Qualitätsstufe ISO 19264-1 Level B, sowie die Übergabe der Digitalisate auf zwei identischen externen Festplatten einschließlich der vorgegebenen Metadaten an den Auftraggeber.