Digitalisierung 2024 (VE)

Zusätzliche Informationen

1.3.2 Trockenreinigen von Pergament-/Papierurkunden

Eine Reinigung der Urkunden ist prinzipiell nicht vorgesehen. Ausnahmen sind zu begründen und mit dem Auftraggeber abzustimmen, z. B. für die folgenden Fälle:

• durch die Reinigung kann die Lesbarkeit erheblich verbessert werden oder

• eine Reinigung ist als vorbereitende Maßnahme für die feuchte Planlegung erforderlich, um eine zusätzliche Fixierung der Schmutzauflagen zu vermeiden.

1.3.3 Reinigen von Siegelbildern

In Ausnahmefällen und nur soweit dadurch der Digitalisierungsprozess nicht aufgehalten wird, können Reinigungsmaßnahmen bei Reduzieren festgebundener Oberflächenablagerungen zur Verbesserung der Wiedergabe der Siegelbilder durchgeführt werden. In diesen Fällen sieht der Auftraggeber eine Feuchtreinigung der Siegel durch einen mit demineralisiertem Wasser (ggf. Andicken mit Methylcellulose) angefeuchteten Pinsel, Wattestäbchen oder mit einem weichen Schwämmchen vor. Es soll mit möglichst wenig Feuchtigkeit gearbeitet werden. (Achtung! Nicht geeignet für Blätterteigsiegel!)

1.4 Verpacken incl. Montierung von Urkunden zur dauerhaften planliegenden Lagerung

Im Anschluss an die erfolgte Digitalisierung sind die Urkunden wieder zurück zu lagern.

1.4.1

Dabei ist die Mehrzahl der Urkunden wieder zu falten und in die alten Umschläge und Kartonagen einzulegen. In diesen Fällen sind ab- und anhängende Siegel ergänzend mit einer Siegelschutzhülle zu versehen. Dabei ist darauf zu achten, dass die vorgegebene Reihenfolge der Urkunden und damit die richtige Signaturfolge eingehalten wird. Beschädigte Umschläge sind bedarfsweise auszutauschen oder durch neue Urkundenmappen zu ergänzen. Bei Urkunden mit gefährdeten Siegeln, die bei Beibehaltung der bisherigen Faltung aufeinander liegen würden, ist alternativ eine teilweise Auffaltung und Umlagerung in die kleinste Urkundenkassette vorgesehen.

1.4.2

Mit Feuchtigkeit plangelegte Urkunden und Urkunden mit gebrochenen und/oder lose fragmentierten Siegeln sollen im Anschluss an die Digitalisierung nicht wieder gefaltet werden (15 % der Urkunden). Hierfür stehen in Abhängigkeit vom jeweiligen Urkundenformat alternativ Urkundenkassetten bzw. Urkundenboxen mit Einlegetablaren zur Verfügung. In diesen Fällen sind die Urkunden mit ihren Siegeln auf den Tablaren mit den vom Auftraggeber bereitgestellten Hilfsmaterialien (Polyesterstreifen, Ritzkarton, Siegelbananen) zu fixieren.

Jede Neuverpackung ist durch Bleistiftnotiz mit der jeweiligen Signatur zu versehen. Das Aufbringen der Signaturschilder erfolgt zu späterem Zeitpunkt durch den Auftraggeber.

Sämtliche Verpackungsmaterialien werden vom Auftraggeber gestellt.

2. Konservatorische Begleitung der Digitalisierung

2.1 Anleitung des Reprografen/der Reprografin im Umgang mit Urkunden / konservatorische Prozessbegleitung Digitalisierungsdurchführung (Scanprozess)

Um einerseits die Belastungen und damit das Schadensrisiko für die Urkunden zu minimieren und andererseits die erzielbare Wiedergabequalität der Digitalisate zu optimieren, ist der/die Restaurator/in dafür verantwortlich, den Digitalisierungsprozess diesbezüglich mitzugestalten und bedarfsweise den/die Reprograf/in entsprechend anzuleiten.

2.2 Unterstützung des/r Reprografen/in bei der Digitalisierung besonders schwieriger Urkunden

In denjenigen Fällen, bei denen

• die Siegel gebrochen sind oder/und lose

• lose Fragmente vorliegen und/oder

• die Pergamente nur unzureichend flexibilisiert und plangelegt werden können,

unterstützt der/die Restaurator/in den Digitalisierungsprozess, in dem er/sie die Handhabung der Urkunde incl. Vormontierung übernimmt.

3. Dokumentation

Die durchgeführten restauratorischen Maßnahmen wie Planlegen, Reinigen von Urkunden, Reinigen von Siegeln und die Umverpackung sind u. a. zur Kostenabrechnung in einer Excelliste (s. ergänzende Spalten in Konkordanzliste) und in einem Begleitprotokoll / Laufzettel zu erfassen. Ebenfalls aufzunehmen sind erkannte Schäden, soweit nicht schon durch den Auftraggeber erfolgt.

3.3. Reprografische Leistungen

Liste der reprografischen Einzelleistungen

1. Digitalisieren

1.1. Eigenständiges Digitalisieren der von der/dem Restaurator/in bereitgestellten Urkunden (ca. 90 % des Bestandes).

1.2. Restauratorisch begleitete Digitalisierung von schwierigen Vorlagen (ca. 10 %)

2. Visuelle Qualitätskontrolle der Digitalisate (prozessbegleitend) und technische Qualitätskontrolle

3. Metadatenmanagement

4. Dokumentation

1. Digitalisieren

1.1. Eigenständiges Digitalisieren der von der der/dem Restaurator/in bereitgestellten Urkunden (ca. 90 %)

1.2. Restauratorisch begleitete Digitalisierung von schwierigen Vorlagen (ca. 10 %)

Anforderungen an den Umgang mit Archivalien / Aufnahmetechnik

a) Da es sich um unikales historisches Material handelt, sind ein schonender Umgang und eine weitgehend belastungsfreie Aufnahmetechnik zu gewährleisten. Die Heterogenität des Materials, das auch Vorschädigungen wie Einrisse und Knicke sowie aufgrund der Siegel fragiles Material umfasst, erfordert einen fachkundigen und sensiblen Umgang mit dem Archivgut durch den beauftragten Auftragnehmer.

Hierzu ist die Unterstützung durch eine/n Restaurator/in vorgesehen, mit der die Planung und Prozessdurchführung laufend abzustimmen ist. Die Festlegungen der/des Restaurators/in sind für die Durchführung der Digitalisierung verbindlich und dürfen bei Bedarf nur nach Rücksprache angepasst werden.

b) Gemäß der restauratorischen Vorsortierung ist der größere Teil der Urkunden (90 %) ohne unmittelbare Unterstützung durch den/die Reprografen/in zu digitalisieren. Bei schwierigen Urkunden erfolgt die Digitalisierung jedoch gemeinsam (vgl. 2.2).

(weiter siehe Punkt VI.3)

Kurze Beschreibung

Inverse Vergabe der Digitalisierung von Urkunden des Sächsischen Staatsarchivs und deren restauratorische Begleitung mit einem Auftragsvolumen von 42.000 EUR netto = 49.980 EUR brutto.

Kurze Beschreibung

Die Ausschreibung erfolgt zum Gesamtpreis von 30.600 EUR netto (36.414 EUR brutto), wo-bei für das Jahr 2024 eine Teilleistung zum Festpreis von 10.200 EUR netto (12.138 EUR brutto) sowie für 2025 die weitere Teilleistung zum Festpreis von 20.400 EUR netto (24.276 EUR brutto) festgesetzt ist.

Befähigung zur Berufsausübung

• Nachweis über den Berufs- oder Studienabschluss in der Fachrichtung Restaurie-rung/Konservierung Grafik, Archiv- und Bibliotheksgut mindestens einer für den Auftrag eingesetzten Person

Kurze Beschreibung

Vergeben wird mit einem Auftragsvolumen von 42.000 EUR netto die Digitalisierung von mittelalterlichen Urkunden und deren restauratorische Begleitung einschließlich bedarfsweiser Planlegung, Montage und Neuverpackung. Erwartet werden als Ergebnis 24-Bit-Color-Bilddateien im Tiff-Format mit LZW-Komprimierung in der Version „Baseline-TIFF“ und mindestens 400 dpi Auflösung bezogen auf die Originalgröße in der Qualitätsstufe ISO 19264-1 Level B, sowie die Übergabe der Digitalisate auf zwei identischen externen Festplatten einschließlich der vorgegebenen Metadaten an den Auftraggeber.